Основные направления совершенствования документации

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

1. Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению.

ОКУД – классификатор (перечислены унифицированные системы документации)

2. Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде:

ГОСТ

ГОСТ Р (государственный стандарт)

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП (стандарты предприятий), СТО (стандарт организаций)

Общее методическое руководство постановки делопроизводства в России осуществляют архивные органы.

Классификация документов

· По видам деятельности (по назначению)

- научно-технические

- технологические

- управленческие

- плановые

- финансовые

- по личному составу и т.д.

· По наименованию

- приказы

- решения

- положения

- штатное расписание

- инструкции

- служебные записки

- справки

- распорядительные записки и т.д.

· По способу фиксации информации

- письменные документы (рукописные, машинописные, типографские, подготовлены на множительных аппаратах, напечатанные на ПК)

- графические

- фото-, кино-, аудио-, видеодокументы

- документы, созданные на компьютерах и хранящиеся там на различных носителях (презентации, базы данных, текстовые документы; их содержание и защита должны отвечать некоторым требованиям)

· По месту составления

- документы для решения внешних вопросов

§ входящая документация

§ исходящая документация

- документы для решения внутренних вопросов

· По степени сложности

- простые документы (один вопрос рассматривается)

- сложные документы (рассматривается несколько вопросов)

· По степени гласности

- открытые (несекретные) документы

- документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальная информация, коммерческая тайна)

· По юридической силе

- подлинные документы

§ действительные

§ недействительные (один ГОСТ заменили другим ГОСТом)

- подложные документы

· По срокам использования

- срочные документы (со сроком исполнения соответствующими законами, актами регламентируются, телеграммы; документы с пометкой «срочно»)

- несрочные документы

· По степени подготовки

- черновики

- подлинники (с подлинника могут быть изготовлены копии, выписка из документа и дубликат подлинника). Копия – идентичное заверенное лицом восполнение документа.

· По происхождению

- служебные документы (подготовлены на предприятиях, организациях)

- личные письма, заявления граждан

· По срокам хранения

- документы постоянного хранения (те которые в архиве хранятся вечно)

- документы временного хранения со сроком

§ до 10 лет

§ > 10 лет

· По степени обязательности

- информационные (содержат сведения, факты о какой – либо деятельности, к исполнению необязательны)

- директивные (обязательны к исполнению)

· По степени унификации

- индивидуальные (оригинальные) документы (являются по содержанию специфическими и служат для разового применения)

- типовые документы (служат для изложения однородных процессов и явлений: типовые правила внутреннего распорядка)

- трафаретные документы (разрабатываются на базе шаблонов: налоговая декларация)

- примерные документы (носят ориентировочный характер и используются для составления, оформления документов по аналогии)

- документы, унифицированные в виде анкеты и таблицы

· По характеру содержания

- первичные (содержит исходную информацию, которая может потом обобщаться суммироваться в каких-либо вторичных документах)

- вторичные

Общие нормы и правила оформления документов

(ГОСТР6.30-03, ддля управленческих документов)

1. Размеры бумаги

А4 и А5 (раньше еще было и А3)

Размеры полей:

левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм., правое – не менее 10 мм.

Нумерация страниц:

в многостраничных документах нумеруются все страницы кроме первой. Номер страницы наносится на верхнее поле листа по середине на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер пишется арабскими цифрами, без знаков препинания, а также без указания слова «страница».

Оформление дат

1.Цифровой способ. (09.02.2011);

2.Словесно-цифровой способ (09 февраля 2011 года/ 09 февраля 2011 г.; в отчетном 2010/2011 году; 1999 - 2005 гг.; если только из указания года – в 2011 году, / если с месяцем - в январе 2011 г.)

Допускаемое сокращение слов

1.Слова при географических названиях.

Город – г., поселок – п., село – с., поселок городского типа – пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург, а также городов, в названиях которых есть слово город (Новгород, Волгоград, Белгород), буква «г.» не ставится.

2.Слова при фамилиях.

Господин – г-н, госпожа – г-жа, товарищ – т., начальник – нач., профессор – проф., доцент – доц.

3.Слова, употребляемые при цифрах.

Пункт 3 – п. 3, подпункт 2.1 – подп. 2.1, раздел 5 – разд. 5, рисунок – рис. 4, таблица 3.4 – табл. 3.4.

4.Слова при указании денежных единиц.

Рубль – р., тысяч рублей – тыс. р., млн. р., млрд. р.

5.Слова, сокращения которых пишутся через дефис.

Министерство – м-во, производство – пр-во, хозяйство – хоз-во, количество – кол-во, район – р-н, завод – з-д.

6.Буквенные аббревиатуры.

Российская Федерация – РФ, научно-исследовательский институт – НИИ, ОАО, ЗАО, Персональный компьютер – ПК, и т.д.

7.Словосочетания.

И так далее - и т.д., и тому подобное – и т.п., и другие – и др., и прочее – и пр., то есть – т.е.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе (при этом показывается принятый вариант сокращения/аббревиатуры) непосредственно после первого упоминания полного написания сокращаемого слова или словосочетания.

Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по разному или писать их в одном месте полностью или сокращенно не допускается.

НЕ допускаются следующие сокращения:

ед. изм. – единица измерения

напр. – например

т.г. – текущего года

с.г. – сего года

т.н. – так называемый

т.к. – так как

т.о. – таким образом

м.б. – может быть

д.б. – должно быть

ф-ла – формула

ур-ние – уравнение

Написание чисел

Многозначные числа формируются справа налево по 3 цифры (12 395 157, 1 000).

Числа в обозначениях или марках машин или других технических устройств на группы не разделяются и пишутся либо слитно, если цифры предшествуют буквам (1К62М), либо через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ГАЗ-21).

Простые дроби пишутся через косую черту (1/2).

В десятичных дробях цифры формируются по 3 слева направо (1, 095 144 3).

Номера телефонов разбиваются на группы цифр.

Порядковые числительные пишутся с падежными окончаниями через дефис (3-й – третий вопрос).

При использовании римских цифр падежные окончания не ставятся (XXI век).

Если арабская цифра входит в словесно – цифровое выражение, ее пишут через дефис (9-этажный).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (ребенок в возрасте пяти лет; порядка сорока штук (приблизительно)).

В названиях праздников и дат следующее за цифрой слово пишется с большой буквы (8 Марта).

Написание физических величин

Все меры длины, площади и т.п. обозначаются цифрами. Единицы счета приводятся сокращенно. Точка в конце не ставится. Между последней цифрой численного значения и обозначением единицы измерения оставляется пробел (20 кг, 15 м, 10 м/с, -25 С, 760 мм рт. ст., 50 %).

Написание математических формул

Математические формулы в документах рекомендуется отделять от текста сверху и снизу одной пустой строкой (а именно тройным междустрочным интервалом, но не всегда применяется). Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами рекомендуется делать пропуски в один пробел.

Пояснения к значениям символов приводятся под формулой, написание которой в этом случае заканчивается запятой:

где А - ….;

В - ….;

С - …..

Если формул в тексте несколько – они нумеруются. Нумерация производится арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулами в границе правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номеров раздела текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

(1) (1.1)

(2) (1.2)

(10)

Нельзя: (1.2.1)

При ссылке в документе на формулу ее выполняют по образу: «согласно формуле (4)».

Оформление таблиц

Таблица 00

Заголовок таблицы

(5)		(1)
		(2)

(6)
(6)		(3)
(4)

(1) – заголовки граф

(2) – подзаголовки граф

(3) – графы

(4) – боковик

(5) - головка таблицы

(6) – строки таблицы

Нумерация таблиц производится аналогично нумерации формул: сквозная/ по разделам. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: Таблица 1.

Таблица может размещаться непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице, но не далее, или в приложении к документу. При переносе таблицы на другую страницу графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение Таблицы 2» / «Окончание Таблицы 2» (выравнивается по правому краю) и повторяют только сроки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы при этом не проводят. Не допускается вводить в таблице отдельную графу номер по порядку.

Числовые значения показателей, приводимые в графах проставляются на уровне последней строки наименования показателей, а словесная характеристика на уровне первой строки.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна.

Оформление некоторых знаков препинания и символов

Знаки препинания печатаются без пробела после соответствующих слов/цифр. Следующие за ними слова отделяются пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом: (слово) слово. Внутри кавычек и скобок пробелы не ставятся. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками ставятся без пробела: (слово), слово.

Знак тире при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется. При использовании знака тире» в качестве заменителя слова «есть» - он отделяется пробелами с двух сторон.

№ 2 (с пробелом между ними! )

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒