Организационно-нормативные документы.

Предприятия, учреждения, организации независимо от форм собственности, подчинения и видов деятельности в работе с пер­соналом используют наряду с нормативно-правовыми актами ло­кальные (внутренние) организационно-правовые документы, а имен­но:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положения о структурных подразделениях;

- должностные инструкции;

- положение об оплате труда;

- положение о премировании;

- положение о вознаграждении по итогам работы за год.

Основным документом среди указанных являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют права и обязанности всех участников трудового процесса. Правила регла­ментируют:

- трудовой распорядок на предприятии;

- порядок приема на работу и увольнения работников;

- основные права и обязанности работников и администра­ции предприятия;

- применение поощрений за успехи в работе и мероприятий взыскания за

нарушение трудовой дисциплины.

Правила распространяются на всех работников, которые рабо­тают по трудовому договору, независимо от статуса (основной, со­вместительство), срока трудового договора (на неопределенный срок, срочный, временный, сезонный), вида выполняемой работы, режима работы (полное рабочее время, неполное рабочее время), возраста, пола и т.п.

Согласно статьи 142 КЗоТ Правила утверждаются трудовыми коллективами (собранием, конференцией). Принятое на собрании (конференции) решение об утверждении Правил оформляется про­токолом, который подписывается председателем и секретарем соб­рания (конференции) и скрепляется печатью предприятия. Дополне­ния и изменения в Правила вносят в таком же порядке.

Поскольку Правила являются локальным нормативным документом, их содержание должно определяться не только норма­ми трудового законодательства, но и учитывать специфику дея­тельности предприятия, а также трудовых отношений в соответст­вующей сфере. Содержание Правил не должно противоречить нормам других локальных документов в рамках предприятия.

Для кадровых служб Правила - основной нормативный до­кумент, который регламентирует решение целого ряда вопросов, в частности приема, перевода и увольнения работников, осущест­вления контроля за соблюдением работниками трудовой дисцип­лины, подготовки соответствующих распорядительных докумен­тов и т.п.

Штатное расписание также принадлежит к организационно-нормативным документам. Его наличие предусмотрено статьей 64 Хозяйственного кодекса Украины, в соответствии с которой предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное рас­писание.

Штатное расписание закрепляет:

- перечень должностей и профессий;

- численность штатных единиц;

- размер должностных окладов, надбавок и доплат при условии, что они

предусмотрены системой оплаты тру­да и имеют постоянный характер

(например, доплаты за выслугу лет на предприятии);

- месячный фонд заработной платы.

На основе штатного расписания решают как внутренние во­просы (прием на работу и перевод работников, установление надбавок и доплат, разработку должностных (рабочих) инструкций, осу­ществление соответствующих записей в трудовых книжках и т.п.), так и внешние (представление в государственные органы установ­ленной отчетности, в частности о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) и потребности в работниках, занятости и трудоустройстве инвалидов.

Разрабатывают штатное расписание, исходя из утвержденной структуры и численности, положения об оплате труда и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности Закона Украи­ны «Об оплате труда», Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, Классификатора профессий ДК 003-95, выпус­ков Справочника квалификационных характеристик профессий ра­ботников.

Поскольку записи в трудовые книжки вносят на основании штатного расписания, названия должностей в нем должны соответ­ствовать Классификатору профессий ДК 003-95. При этом в штат­ном расписании следует применять полное название должности (профессии) в соответствии со Справочником квалификационных характеристик профессий работников, а также производные слова: «Вице-», «Заместитель», «Старший», «Первый» и др. Нельзя образо­вывать названия должностей путем объединения названий разных должностей («Бухгалтер-кассир», «Референт-делопроизводитель»).

Штатное расписание утверждается первым руководителем на текущий год (грифом «УТВЕРЖДАЮ», а в отдельных случаях и со­ответствующим приказом).

На протяжении года в штатное расписание могут быть внесены изменения или дополнения в случае:

- введения (вывода) штатных единиц;

- изменения размера должностных окладов;

- установления (отмены) надбавок или доплат;

- изменения названий должностей (профессий), категорий, разрядов и т.п.

Изменения в штатное расписание вносят на основании приказа по основной деятельности. Количество и перио­дичность таких изменений на протяжении года не ограничивается. При этом если в штатное расписание вносятся незначительные изме­нения (вводятся или выводятся должности, изменяются должностные оклады, устанавливаются доплаты), то штатное расписание, утвер­жденное на текущий год, не заменяют, а в практической работе руководствуются приказом о внесении к нему соответствующих изме­нений.

Если же на протяжении года структура предприятия транс­формируется коренным образом (создаются или ликвидируются структурные подразделения), должен быть издан приказ об утвер­ждении нового штатного расписания с указанием даты введения его в действие и отмены штатного расписания, утвержденного на текущий год.

С целью регламентации деятельности структурных подразде­лений и определения их места в организационной структуре пред­приятия должны быть разработаны, утверждены и применяться по­ложения о каждом из них. По своему статусу положение о струк­турном подразделении является внутренним нормативным доку­ментом, на основании которого организована повседневная деятель­ность структурного подразделения, производится оценка результа­тов работы, составляются должностные инструкции, определяются задачи, функции, права и обязанности, а главное - ответственность работников.

В соответствии с требованиями действующего законодательст­ва и на основе Справочника квалификационных характеристик про­фессий работников, в частности выпуска 1, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 16 февраля 1998 г. № 24, с учетом особенностей штатного расписания, а также положений о структурных подразделениях разрабатываются и ут­верждаются должностные инструкции.

Должностные (рабочие) инструкции разрабатываются, согла­совываются и утверждаются в том же порядке, что и положения о структурных подразделениях.

Должностные инструкции имеют статус нормативного доку­мента, они четко определяют требования к конкретным должност­ным лицам, обеспечивают рациональное распределение обязанно­стей между работниками, делают возможной объективную оценку их деятельности и служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

Оплата труда работников, которые находятся в трудовых от­ношениях с предприятиями, учреждениями, организациями неза­висимо от форм собственности и хозяйствования, регулируется, с одной стороны, путем установления государством размера минимальной заработной платы; норм, гарантий и компенсаций; усло­вий и размеров оплаты труда работников учреждений и организа­ций, которые финансируются из бюджета; условий и размеров оп­латы труда руководителей государственных предприятий; налого­обложение прибылей работников, с другой стороны - соглашения­ми, которые заключаются на государственном, отраслевом, регио­нальном уровнях и на предприятии.

Регулирование оплаты труда на уровне предприятий осущест­вляется путем разработки, утверждения и применения внутренних (локальных) нормативных документов, в частности, положений:

- об оплате труда;

- о премировании за выполнение производственных задач и функций;

- о вознаграждении по итогам работы за год.

Разрабатывая нормативные документы об оплате труда, вла­делец или уполномоченный им орган должен исходить из того, что формы и системы оплаты труда, расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, условия внедрения и размеры надбавок, до­плат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компен­сационных и гарантийных выплат соответственно статье 15 Закона Украины " Об оплате труда" от 24 марта 1995 г. № 108/ 95-ВР уста­навливаются предприятиями с соблюдением норм и гарантий, пре­дусмотренных законодательством, генеральной и отраслевыми (ре­гиональными) соглашениями, коллективным договором.

Положение об оплате труда, о премировании и о вознагражде­нии по итогам работы за год на практике разрабатываются отделом организации труда и заработной платы и утверждаются, как прави­ло, приказом руководителя предприятия (Приложение 6). Возмож­но также утверждение соответствующим грифом.

В положении об оплате труда должны быть определены сис­темы оплаты труда (сдельная, почасовая, аккордная и др.) и формы организации и оплаты труда (индивидуальная, коллективная) на основе законодательных и других нормативных актов, генеральной, отраслевых и региональных соглашений, коллективных и трудовых договоров.

Заметим, что часть первая статьи 97 КЗоТ допускает возмож­ность оплаты труда по различным системам, однако какая бы сис­тема оплаты труда не применялась, в ее основе, как этого часть первая статьи 96 КЗоТ, должны лежать тарифная система оп­латы труда, которая включает: тарифные сетки, тарифные ставки, схемы должностных окладов. Как правило, устанавливается днев­ная или почасовая тарифная ставка в фиксированной сумме. Для работников отдельных категорий вместо тарифных ставок устанавливаются месячные оклады.

В положении об оплате труда рекомендуется определить структуру заработной платы на предприятии. На практике она, как правило, включает такие составляющие:

- основная заработная плата (определяются размеры тариф­ных ставок

(окладов), должностных окладов);

- дополнительная заработная плата (устанавливаются над­бавки, доплаты,

гарантийные и компенсационные выплаты, предусмотренные действующим

законодательством);

- премии, связанные с выполнением производственных задач, должностных

обязанностей (желательно делать ссылку на положение о премировании);

- поощрительные и компенсационные выплаты, которые ус­танавливаются

владельцем предприятия или уполномочен­ным им органом (определяются

виды надбавок, доплат, по­ощрений и основания их применения).

Положение об оплате труда должно содержать порядок пере­смотра и индексации заработной платы на предприятии, а также сроки и периодичность выплат заработной платы, порядок решения трудовых споров по вопросам оплаты труда и т.п.

Во время разработки положения о премировании следует пре­дусмотреть показатели премирования, а также конкретный размер премии для работников определенных категорий. В этом положе­нии определяются условия, порядок и сроки выплаты премий, по­рядок рассмотрения споров относительно премирования. Рекомен­дуется также определить случаи, когда работники могут быть ли­шены премии.

Премирование может делиться на индивидуальное и коллек­тивное. Первый вид - это вознаграждение конкретного работника за качественное исполнение производственных задач (должностных обязанностей), второй - заключается в выплате вознаграждения по итогам работы структурного подразделения (бригады, цеха, отдела и т.п.).

На практике премирования работников осуществляется обыч­но ежемесячно или ежеквартально.

К поощрительным и компенсационным выплатам, предусмот­ренным системой оплаты труда на предприятии, относится и возна­граждение по итогам работы за год. С целью установления источников финансирования, размера, условий и порядка выплаты такого вознаграждения разрабатывается и утверждается положение о вознаграждении по итогам работы за год.

3. Организационно-правовые аспекты подготовки кадровой документации.

К распорядительным документам по персоналу относятся приказы (распоряжения) о:

- приеме, переводе и увольнении работников;

- поощрении и дисциплинарных взысканиях;

- предоставлении отпусков;

- изменении личных данных работника.

Приказы (распоряжения) готовятся на основании распоряже­ний руководителя предприятия, докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, подписанных контрактов, документов, предусмотренных действующим законо­дательством и другими нормативно-правовыми актами.

Приказы (распоряжения) оформляются на бланке предприятия формата А4 и должны содержать: полное название предприятия; название вида документа - приказ (распоряжение); место составле­ния или издания; дату регистрации; номер; заголовок к тексту; текст; основание; подпись руководителя.

Приказ (распоряжение) визируется непосредственным испол­нителем (отмечается фамилия, должность), руководителем кадро­вой службы, а также должностными лицами, круг которых устанав­ливает руководитель предприятия (порядок визирования приказов может быть установлен регламентом работы, инструкцией или по­ложением об общем делопроизводстве).

Завизированный проект приказа (распоряжения) передается на подпись руководителю. После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге регистрации приказов (распоряжений) по персоналу (ведется отдельно от книги регистрации приказов по ос­новной деятельности), которая имеет следующую форму:

- номер приказа (распоряжения). Нумерация осуществляется с 1 января

по 31 декабря текущего года;

- дата регистрации;

- краткое содержание;

- кем подписано (фамилия, инициалы);

- кому направлено (объявлено под расписку).

Приказы (распоряжения) по персоналу, за исключением част­ных случаев, имеют лишь распорядительную часть, начинать кото­рую рекомендуется с фамилии, имени и отчества работника. Затем, отмечаются:

- действие, которое объявляется приказом (распоряже­нием);

- должность (ученая степень, звание, специальность, разряд);

- название структурного подразделения; дата (по необходимости), размер

должностного оклада (по штатному расписанию) или другие условия оплаты

труда.

После текста распорядительной части указывается основание подготовки приказа.

В групповом приказе (распоряжении) (образец прилагается) рекомендуется размещать взаимосвязанные вопросы в такой после­довательности: прием на работу (назначение на должность); пере­вод на другую должность (работу) на данном предприятии; уволь­нение и др.

В каждой группе вопросов фамилии работников рекомендует­ся размещать в алфавитном порядке.

Приказ (распоряжение) приобретает силу с момента его под­писания (регистрации) или в срок, указанный в распорядительной части.

Оригиналы (первые экземпляры) приказов (распоряжений) накапливаются в делах в хронологическом порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой. Дела ведутся на протяжении ка­лендарного года, после чего завершаются и хранятся в кадровой службе или у работника, который отвечает за работу с персоналом и кадровое делопроизводство.

Учет персонала.

Личные карточки

Личная карточка по форме П-2, утвержденная Приказом Государственного комитета статистики Украины № 489 от 05.12.2008 г. ведется на всех работников, независимо от срока и вида трудового договора, форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности предприятия, заполняется на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, трудовой книжки, документов об образовании, военного билета.

Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Поскольку ведение личных дел в негосударственном секторе не регламентировано законодательством, предприятия самостоятельно решают этот вопрос, исходя из практической целесообразности.

Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но, как правило, они ведутся на руководителей, специалистов, материально ответственных лиц.

Общие требования

Личное дело комплектуется из следующих документов и в такой последовательности:

- описание документов;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров или анкета;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копия документа об утверждении на должности (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);

- заявление о приеме на работу (контракт);

- выписка из решения конкурсной комиссии;

- копия приказа (распоряжения) о приеме (назначении) работника на работу (на должность) или выписка из него.

В дальнейшем, в хронологической последовательности, в личное дело включаются: приказы (распоряжения) об изменениях анкетных данных; копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, стажировку; характеристики; аттестационные листки и др.

Включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении у командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации, стажировку и по другим аналогичным вопросам не допускается.

Каждому личному делу присваивается порядковый номер, который отвечает номеру в штатно-должностной книге. Дела могут быть систематизированы в алфавитном порядке или по структурным подразделениям соответственно штатному расписанию.

Личные дела хранятся в отделе кадров наравне с секретными документами и выдаются для служебного пользования лишь должностным лицам, круг которых определяется руководителем предприятия, под расписку в специальном журнале или контрольной карточке. Не допускается вынос личного дела из помещения кадровой службы и задержка ее возврата свыше суток. При использовании личного дела категорически запрещается делать любые исправления записей в нем или вносить в него новые, изымать из личного дела документы. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение.

Опись документов

Внутренняя опись заполняется при первичном оформлении личного дела. Следующие записи в нем осуществляются при внесении в личное дело дополнительных документов.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов дела их индексы, заголовки, даты. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.

По окончании ведения личного дела опись закрывается подписью должностного лица, которое его составило с указанием даты, должности, Ф.И.О., а также количества включенных в дело документов и количества листов их описи.

 

Дополнение к личному листку по учету кадров

Записи в " Дополнении к личному листку по учету кадров" производятся впервые при оформлении личного дела, а затем - при следующих изменениях в учетных данных работника (после заполнения личного листка по учету кадров) на основании соответствующих приказов (распоряжений) и документов, представленных работником.

 

Личные листки по учету кадров

Личный листок по учету кадров заполняется лично работником чернилами или шариковой ручкой, разборчиво, без подчисток и исправлений.

Правильность заполнения личного листка по учету кадров, а также даты, наименования предприятий, учреждений, организаций, должностей, работ, квалификации, населенных пунктов обязательно сверяется с записью в паспорте, трудовой книжке, документом об образовании, военным билетом и др.

На некоторых предприятиях при оформлении на работу предлагают заполнить анкету. Анкета, в целом, аналогична личному листку по учету кадров, за тем исключением, в нее входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например, гражданство (если изменяли, то когда и по каким причинам). В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, которое оформляется на работу, но и работником кадровой службы

В отдельных случаях для получения дополнительной информации о работнике целесообразно использовать документ " Автобиография", который составляется работником собственноручно в произвольной форме. Автобиография содержит короткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Особое внимание при ее составлении обращается на вопросы, которые не нашли детального отображения в личном листке по учету кадров.

Оформление копий документов или выписок из них

В правом верхнем углу копии документа проставляется слово " Копия", а ниже реквизита " Подпись" – заверяющая надпись, " Верно", дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка. При необходимости подпись заверяется печатью.

Выписка из документа, например, приказа, сохраняет все реквизиты оригинала. К заголовку приказа прибавляются только слова " Выписка из ". Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя организации, подписавшего оригинал приказа, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из приказов аналогично заверению копий.

Штатно-должностная книга

Для обобщения информации о работниках предприятия используется штатно-должностная книга.

Штатно-должностная книга, составляется на основании штатного расписания. В отличие от последнего в ней указывается не общее количество штатных единиц, а какое количество этих единиц занято. Штатно-должностная книга должна быть пронумерована, прошнурованная и скрепленная подписью руководителя предприятия и печатью.

Вместо штатно-должностной книги допускается ведение штатно-должностного списка по той же форме, что и должностная книга.

Алфавитная книга

Для удобства поиска обобщенной информации о работниках используется алфавитная книга, которая ведется в разрезе структурных подразделений или категорий персонала.

Как и все учетные книги, алфавитная книга нумеруется, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью.

На предприятиях, в организациях и учреждениях, с большим количеством работающих целесообразно вести алфавитные карточки, объединенные в единую картотеку, что значительно облегчает поисковую работу. В отличие от алфавитной книги, картотека алфавитных карточек ведется на всех работников предприятия без деления по структурным подразделениям или категориям персонала, а карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятию «управление персоналом».

2. Основная цель управления персоналом.

3. Какова роль функциональных служб?

4. Какие функции служб управления персоналом Вам известны?

5. Перечислите этапы процесса управления персоналом.

6. Какие документы относятся к организационно-нормативным?

7. Какие распорядительные документы по персоналу Вам известны?

8. Назовите основные документы учета персонала.

9. Общие требования к комплектованию личных дел.

10. Особенности алфавитной книги.

⇐ Предыдущая78910111213141516

Поделиться:

Популярное:

1. ГОСТ 2.106-96. Единая система конструкторской документации. Текстовые документы.
2. Организационно-распорядительные документы.