Организация делопроизводственного обслуживания

Делопроизводство

«Делопроизводство: образцы, документы организации, технология работ» под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева 2004-2006г. Издательство Москва-Проспект

Андреева В.И. «Делопроизводство, практическое пособие»

Кузнецова В.Т.

Стенюков М.В.

Басаков М.И. «Делопроизводство: конспект лекций»

До 2004 г.

Колтунова М.В. «Деловое письмо: что нужно знать составителю»

Методические указания

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат.

Функции документа:

- информационная

- организационная (положения, устав и т.д.)

- коммуникативная (осуществляется внешние связи предприятий и организаций: факсы)

- юридическая (документ используется в качестве доказательств при рассмотрении спорных вопросов)

- воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя)

Делопроизводство – деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации движения, учета и хранения.

В настоящее время наряду с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это синонимы. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватывается понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

К началу 17 века - приказное делопроизводство.

При Петре I – колежское делопроизводство (до начала 19 века)

1811 – «Общее учреждение министерства» (Александр I): появились бланки, механизация их обработки и т.д.

В настоящее время законодательная и нормативно–методическое регулирование делопроизводства в России определяется следующими основными документами:

1. Гражданский кодекс РФ

2. Трудовой кодекс РФ

3. Федеральный закон об информации, информационных технологий и защите информации от 27 июля 2006г. №149 ФЗ

4. Федеральный закон об электронной цифровой подписи от 10 января 2002г. №1 ФЗ

5. ГОСТ Р 6.30 - 03 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной (управленческой) документации. Требование к оформлению документов»

6. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения от 6 октября 2000г.

8. и т.д.

Организация делопроизводственного обслуживания

Служба делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое руководителем, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия (примеры: общий отдел, управление делопроизводством, канцелярия, секретариат). Ее организация (службы делопроизводства) начинается с обработки следующих основных документов:

1. Положение о службе делопроизводства (общие вопросы, цели, функции, задачи и т.д.)

2. Должностные инструкции (документы, которые регламентируют функции работников; на каждую должность – должностная инструкция)

3. Инструкция по делопроизводству (единый порядок составления, оформления документов в данной организации)

Данные документы подлежат утверждению руководителем предприятия.

Основные направления совершенствования документации

1. Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению.

ОКУД – классификатор (перечислены унифицированные системы документации)

2. Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде:

ГОСТ

ГОСТ Р (государственный стандарт)

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП (стандарты предприятий), СТО (стандарт организаций)

Общее методическое руководство постановки делопроизводства в России осуществляют архивные органы.

Классификация документов

· По видам деятельности (по назначению)

- научно-технические

- технологические

- управленческие

- плановые

- финансовые

- по личному составу и т.д.

· По наименованию

- приказы

- решения

- положения

- штатное расписание

- инструкции

- служебные записки

- справки

- распорядительные записки и т.д.

· По способу фиксации информации

- письменные документы (рукописные, машинописные, типографские, подготовлены на множительных аппаратах, напечатанные на ПК)

- графические

- фото-, кино-, аудио-, видеодокументы

- документы, созданные на компьютерах и хранящиеся там на различных носителях (презентации, базы данных, текстовые документы; их содержание и защита должны отвечать некоторым требованиям)

· По месту составления

- документы для решения внешних вопросов

§ входящая документация

§ исходящая документация

- документы для решения внутренних вопросов

· По степени сложности

- простые документы (один вопрос рассматривается)

- сложные документы (рассматривается несколько вопросов)

· По степени гласности

- открытые (несекретные) документы

- документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальная информация, коммерческая тайна)

· По юридической силе

- подлинные документы

§ действительные

§ недействительные (один ГОСТ заменили другим ГОСТом)

- подложные документы

· По срокам использования

- срочные документы (со сроком исполнения соответствующими законами, актами регламентируются, телеграммы; документы с пометкой «срочно»)

- несрочные документы

· По степени подготовки

- черновики

- подлинники (с подлинника могут быть изготовлены копии, выписка из документа и дубликат подлинника). Копия – идентичное заверенное лицом восполнение документа.

· По происхождению

- служебные документы (подготовлены на предприятиях, организациях)

- личные письма, заявления граждан

· По срокам хранения

- документы постоянного хранения (те которые в архиве хранятся вечно)

- документы временного хранения со сроком

§ до 10 лет

§ > 10 лет

· По степени обязательности

- информационные (содержат сведения, факты о какой – либо деятельности, к исполнению необязательны)

- директивные (обязательны к исполнению)

· По степени унификации

- индивидуальные (оригинальные) документы (являются по содержанию специфическими и служат для разового применения)

- типовые документы (служат для изложения однородных процессов и явлений: типовые правила внутреннего распорядка)

- трафаретные документы (разрабатываются на базе шаблонов: налоговая декларация)

- примерные документы (носят ориентировочный характер и используются для составления, оформления документов по аналогии)

- документы, унифицированные в виде анкеты и таблицы

· По характеру содержания

- первичные (содержит исходную информацию, которая может потом обобщаться суммироваться в каких-либо вторичных документах)

- вторичные

Общие нормы и правила оформления документов

(ГОСТР6.30-03, ддля управленческих документов)

1. Размеры бумаги

А4 и А5 (раньше еще было и А3)

Размеры полей:

левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм., правое – не менее 10 мм.

Нумерация страниц:

в многостраничных документах нумеруются все страницы кроме первой. Номер страницы наносится на верхнее поле листа по середине на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер пишется арабскими цифрами, без знаков препинания, а также без указания слова «страница».

Оформление дат

1.Цифровой способ. (09.02.2011);

2.Словесно-цифровой способ (09 февраля 2011 года/ 09 февраля 2011 г.; в отчетном 2010/2011 году; 1999 - 2005 гг.; если только из указания года – в 2011 году, / если с месяцем - в январе 2011 г.)

Допускаемое сокращение слов

1.Слова при географических названиях.

Город – г., поселок – п., село – с., поселок городского типа – пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург, а также городов, в названиях которых есть слово город (Новгород, Волгоград, Белгород), буква «г.» не ставится.

2.Слова при фамилиях.

Господин – г-н, госпожа – г-жа, товарищ – т., начальник – нач., профессор – проф., доцент – доц.

3.Слова, употребляемые при цифрах.

Пункт 3 – п. 3, подпункт 2.1 – подп. 2.1, раздел 5 – разд. 5, рисунок – рис. 4, таблица 3.4 – табл. 3.4.

4.Слова при указании денежных единиц.

Рубль – р., тысяч рублей – тыс. р., млн. р., млрд. р.

5.Слова, сокращения которых пишутся через дефис.

Министерство – м-во, производство – пр-во, хозяйство – хоз-во, количество – кол-во, район – р-н, завод – з-д.

6.Буквенные аббревиатуры.

Российская Федерация – РФ, научно-исследовательский институт – НИИ, ОАО, ЗАО, Персональный компьютер – ПК, и т.д.

7.Словосочетания.

И так далее - и т.д., и тому подобное – и т.п., и другие – и др., и прочее – и пр., то есть – т.е.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе (при этом показывается принятый вариант сокращения/аббревиатуры) непосредственно после первого упоминания полного написания сокращаемого слова или словосочетания.

Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по разному или писать их в одном месте полностью или сокращенно не допускается.

НЕ допускаются следующие сокращения:

ед. изм. – единица измерения

напр. – например

т.г. – текущего года

с.г. – сего года

т.н. – так называемый

т.к. – так как

т.о. – таким образом

м.б. – может быть

д.б. – должно быть

ф-ла – формула

ур-ние – уравнение

Написание чисел

Многозначные числа формируются справа налево по 3 цифры (12 395 157, 1 000).

Числа в обозначениях или марках машин или других технических устройств на группы не разделяются и пишутся либо слитно, если цифры предшествуют буквам (1К62М), либо через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ГАЗ-21).

Простые дроби пишутся через косую черту (1/2).

В десятичных дробях цифры формируются по 3 слева направо (1, 095 144 3).

Номера телефонов разбиваются на группы цифр.

Порядковые числительные пишутся с падежными окончаниями через дефис (3-й – третий вопрос).

При использовании римских цифр падежные окончания не ставятся (XXI век).

Если арабская цифра входит в словесно – цифровое выражение, ее пишут через дефис (9-этажный).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (ребенок в возрасте пяти лет; порядка сорока штук (приблизительно)).

В названиях праздников и дат следующее за цифрой слово пишется с большой буквы (8 Марта).

Оформление таблиц

Таблица 00

Заголовок таблицы

(5)		(1)
		(2)

(6)
(6)		(3)
(4)

(1) – заголовки граф

(2) – подзаголовки граф

(3) – графы

(4) – боковик

(5) - головка таблицы

(6) – строки таблицы

Нумерация таблиц производится аналогично нумерации формул: сквозная/ по разделам. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: Таблица 1.

Таблица может размещаться непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице, но не далее, или в приложении к документу. При переносе таблицы на другую страницу графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение Таблицы 2» / «Окончание Таблицы 2» (выравнивается по правому краю) и повторяют только сроки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы при этом не проводят. Не допускается вводить в таблице отдельную графу номер по порядку.

Числовые значения показателей, приводимые в графах проставляются на уровне последней строки наименования показателей, а словесная характеристика на уровне первой строки.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна.

Оформление некоторых знаков препинания и символов

Знаки препинания печатаются без пробела после соответствующих слов/цифр. Следующие за ними слова отделяются пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом: (слово) слово. Внутри кавычек и скобок пробелы не ставятся. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками ставятся без пробела: (слово), слово.

Знак тире при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется. При использовании знака тире» в качестве заменителя слова «есть» - он отделяется пробелами с двух сторон.

№ 2 (с пробелом между ними! )

Распорядительные документы

1. Приказы

Приказ – правовой распорядительный, издаваемый руководителем организации в целях решения производственных задач; делятся на 2 основные группы:

· Приказы по основной деятельности (по производственным вопросам) – финансирования, отчетность, распределение служебных помещений, то, что касается производства

Оформляют на общих бланках предприятия или на спец. бланках приказа. В состав реквизитов приказа входит:

§ Реквизиты углового или продольного бланка с указанием наименования вида документа (само слово «приказ»), даты номера места издания документа, заголовка к тексту, текста приказа с подписью руководителя, реквизита согласования и визирования, отметка об исполнителе (И.О., телефон), отметка об исполнении документа, индификатор электронной копии документа

§ Текст приказа как правило состоит из 2х частей: констатирующий и распорядительный. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя издать данный приказ и указываются цели и задачи приказа. Распорядительная часть начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» и может делиться на пункты и подпункты.

§ Последним пунктом приказа назначается должностное лицо/структурное подразделение, которому вменяется контроль за выполнением приказа.

· Приказы по личному составу (по персоналу предприятия)

2. Выписка из приказа

По составу реквизитов и выполнению выписка практически не отличается от приказа. Вместо «ПРИКАЗ» - «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», а вместо полного текста, та часть, которая касается конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем.

3. Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, его заместителями; представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Оформляется на общих бланках предприятия/на бланках распоряжения. Состав реквизитов аналогичен приказу. Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ»/«ПРЕДЛАГАЮ».

4. Указания

Указания – организационно-правовая форма управленческого решения. Оформляется по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций, решением оперативных и административных вопросов. Право издания – руководители организации и прочие, которые действуют на праве единоначалия и в своей компетенции.

Оформляется на общих бланках предприятия или на бланках указания. Состав реквизитов аналогичен приказу и распоряжению. Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ»/«ПРЕДЛАГАЮ».

5. Решения

Решение – распорядительный документ коллегиального (коллективного: совет директоров, ученый совет университета) органа управления. По форме и структуре решение оформляется аналогично распоряжению. Распорядительная часть начинается словами «РЕШИЛА»/«РЕШИЛ».

6. Постановление

Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти, а также властными органами субъектов РФ.

Акты

Акт – документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия (результаты ревизий, инвентаризаций). Акт оформляется на общем угловом бланке. Название вида документа (слово «акт») печатается с двойной разрядкой (пробелы между буквами). Состав реквизитов аналогичен письму. Дата акта – дата события. в необходимых случаях акт включает в себя реквизит 16 – гриф утверждения.

Текст акта состоит из 2х частей:

· Вводная – включает изложения основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом.

· Констатирующая – в ней излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которые определяются потребностью заинтересованных лиц.

Протокол

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы:

· Развернутые (полные) – содержат запись всех выступлений;

· Краткие – краткая тема выступлений, подписи.

Дата протокола – дата протоколируемого события (принятия решения). Первая страница протокола оформляется на угловом (если протокол утверждается)/продольном(протокол не требует утверждения) бланке формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в последовательности: слушали, выступили, постановили (решили). Перед словом «слушали» ставится номер пункта повестки дня.

Справки

Справка – документ, содержащий текстовую или табличную обобщению информацию по определенному вопросу. 2 группы:

· Справки по запросам граждан и учреждений (удостоверяющие какой-либо юридический факт); - как правило, применяются унифицированные трафаретные бланки (наименование учреждения, вида документа, дата, номер, могут иметь отпечатанный типовой текст). На справке ставится дата ее подписания и выдачи, текст справки заверяется подписью и печатью.

· Справки с информацией о фактах и событиях служебного характера. Составляются по запросу и представляются в установленные сроки, в них могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Внутренние справки оформляются на чистом листе бумаги, а внешние на общеуголовом бланке формата А4. Подписывают справку лица ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.

Конфиденциальные документы – документы, содержащие сведения известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К ним относятся документы, имеющие грифы «Конфиденциально» (синоним секретности, используется для обозначения информационных ресурсов, которые не относятся к государственной тайне), «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и другие.

Коммерческая тайна – научно-техническая коммерческая организационная или иная информация, обладающая экономической ценностью. Работа с конфиденциальной информацией регламентируется следующими основными документами:

· ГК РФ (Часть 1)

· Указ президента РФ об утверждении перечня сведений конфиденциального характера от 06.03.1997 г. №188

· ФЗ о коммерческой тайне в ред. от 02.02.2006 г. №19ФЗ

Руководствуясь нормативными документами каждое предприятие само разрабатывает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и мероприятия по их охране (вводится в действие приказом с соответствующим приложением).

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну:

Коммерческая тайна

Научно-техническая информация

Сведения о программах научных исследований

Оригинальные идеи, ноу-хау и т.д.

Конструкции машин и оборудования

Конкретные материалы, схемы рецепты и другие характеристики продукции

Сведения об используемых технологиях и специфике их применения, модернизация известных процессов

Программное обеспечение компьютеров и организация системной безопасности предприятия

Структура производства, Методы управления, Планы развития предприятия, Планы производства продукции, инвестиций, закупок, продаж, рекламной деятельности и т.д., Сведения о совещаниях, переговорах и их результатах, Сведения о рынках и маркетинговой деятельности, Сведения о партнерах (заказчики, поставщики), Условия контрактов, Финансовая информация (размеры прибыли, себестоимости, ценных бумагах), Деловая переписка.

Деловая информация

В соответствии с законом, не могут являться коммерческой тайной следующие сведения:

· Информация, содержащаяся в учредительных документах и документы, дающие право на предпринимательскую деятельность

· Информация о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов

· Информация о загрязнении окружающей среды, состояние противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и т.д.

· Информация о численности и составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в т.ч. об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест

· Информация задолженности по выплате з/п и иным социальным выплатам

· Информация о размере и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, численности об оплате труда их работников и другое.

Доступ к конфиденциальной информации осуществляется с согласия работника, при этом, если работник согласен он должен подписать соглашение, и оно хранится в личном деле работника.

Хранится в архиве - отдельном помещении, уничтожаются специальные машины (шредеры) и в присутствии определенных лиц. По результатам уничтожения должен составляется акт.

Документооборот

Документооборот - движение документов в учреждении с момента их получения до завершения исполнения или отправки.

Основные принципы организации документооборота:

· прохождение документов должно быть оперативным

· каждое перемещение документа должно быть оправданным; необходимо исключить или ограничить возвратное перемещение документа

· порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными

Т.о. основная задача организации документооборота – прямоточность движения документов и однократность их обработки. В документообороте выделяют 3 документа-потока:

§ Входящие

* отметка о поступлении должна быть проставлена на всех входящих документах

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день получения. Регистрация придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Регистрация преследует 3 цели: учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам. Процесс регистрации – снятие с документов реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотека, компьютер). Для входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму вписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем; дата документа; регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором; автор (корреспондент); заголовок; резолюция; срок исполнения; исполнитель(и); ход исполнения; номер дела (куда документ помещен после исполнения).Контроль исполнения документов можно разделить на:

v Контроль по существу решения вопроса – оценка руководителя на сколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

v Контроль за сроками исполнения задания ( сроковый контроль ) – для его введения в ручном режиме используется сроковая картотека, состоит из 33 отделений (по числу дней в месяце + 2 дополнительных).

После их фактического исполнения документы снимаются с контроля, а соответствующие карточки помещаются в картотеку «исполненных документов». Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка об его исполнении, и документ со всеми другими, относящимися к нему материалами, подшивается в дело.

Схема прохождения входящей документации:

Процедура нерегистрируемой корреспонденции

Передача писем с пометкой «лично»

Простановка отметки (штампа) о поступлении на документе *

Вскрытие конвертов и проверка вложений

Прием почты, проверка правильности адресности

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

Регистрация (журнал, картотека или компьютер)

Передача (доклад) документов руководителю

Передача документов в структурные подразделения

Передача документов заместителям руководителя

Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму

Рассмотрение документов руководителем (нанесение резолюции)

Передача документов исполнителю

Контроль исполнителя документов

Подшивка документов в дело

§ Исходящие

Исполнитель должен знать требования ( + стандарт). Документы должны быть отправлены в день их подписания. Копии документов, на которые должны быть получены ответы, помещают в специальную папку «Регистратор» или сроковую картотеку, имеющую 31 ячейку. Закон об электронной подписи должен быть соблюден.

Схема прохождения исходящей документации:

Составление проекта исходящего документа

Регистрация документа

Подшивка второго (последнего) экземпляра (копии) в дело

Проверка правильности оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание документа руководителем

Отправка документа адресату

I ZX8OzyHN8K/rDL97tMufAAAA//8DAFBLAwQUAAYACAAAACEAEefQTd0AAAALAQAADwAAAGRycy9k b3ducmV2LnhtbEyPwU7DMBBE70j8g7VI3KhDo1Y0jVMBUoSEuLTAoTc3XuKo9jqK3TT8PYs40OPO jGbflJvJOzHiELtACu5nGQikJpiOWgUf7/XdA4iYNBntAqGCb4ywqa6vSl2YcKYtjrvUCi6hWGgF NqW+kDI2Fr2Os9AjsfcVBq8Tn0MrzaDPXO6dnGfZUnrdEX+wusdni81xd/IKanw5dkuH++20b60f F/Xb69OnUrc30+MaRMIp/YfhF5/RoWKmQziRicIpyPNVzlE2snwBghN/yoGVOVuyKuXlhuoHAAD/ /wMAUEsBAi0AFAAGAAgAAAAhALaDOJL+AAAA4QEAABMAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAFtDb250ZW50 X1R5cGVzXS54bWxQSwECLQAUAAYACAAAACEAOP0h/9YAAACUAQAACwAAAAAAAAAAAAAAAAAvAQAA X3JlbHMvLnJlbHNQSwECLQAUAAYACAAAACEAF5O6uvcBAAD8AwAADgAAAAAAAAAAAAAAAAAuAgAA ZHJzL2Uyb0RvYy54bWxQSwECLQAUAAYACAAAACEAEefQTd0AAAALAQAADwAAAAAAAAAAAAAAAABR BAAAZHJzL2Rvd25yZXYueG1sUEsFBgAAAAAEAAQA8wAAAFsFAAAAAA== " strokecolor="black [3040]">

§ Внутренние

Маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки оформления совпадают с маршрутами исходящих документов, а на этапе исполнения с маршрутами входящих документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы подлежат раздельному учету. Копии документов также учитываются отдельно. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправке корреспонденции, внутренние документы учитываются по месту их регистрации и подготовки. Каждый документ учитывается один раз.