Электронный офис. Программа MS Office.

Знакомство с MS Windows

Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость освоения и реализации этих возможностей.

Описание MS Windows (в дальнейшем - просто Windows) в данной книге имеет ознакомительный характер и рассчитано на тех пользователей, которые только начинают работать в среде Windows, более подготовленные читатели могут эту главу пропустить.

Термин " делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином " информационно-документационное обеспечение управления", которое включает следующие этапы:

создание документов и их оформление;
прием-передачу документов;
организацию движения документов;
регистрацию и контроль документов;
организацию групповой работы над документами;
информационное обслуживание; .
хранение документов.

Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность получения информации.

Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.

Сегодня для реализации задач информационно-документационного обеспечения управления необходимы:

операционная система;
вспомогательные программы (утилиты);
коммуникационные, программы;
текстовый процессор;
электронные таблицы;
система управления базами данных, .

Операционная система - программа, которая загружается при включении персонального компьютера и поддерживает работу всех системных и прикладных программ, обеспечивая их взаимодействие с аппаратурой, а также дает возможность пользователям выполнять общее управление персональным компьютером.

Вспомогательные программы (утилиты) представляют собой дополнительные средства, которые расширяют возможности компьютера и облегчают пользователю осуществлять часто выполняемые действия (программы-упаковщики, программы диагностики компьютера и т. п.).

Коммуникационные программы.

Текстовый процессор - программа создания печатных документов, обеспечивающая обработку текстов, создание композиции страницы, оформление документа с использованием комплекта шрифтов.

Электронные таблицы - программы, представляющие данные в виде таблиц и выполняющие преобразования данных, разнообразные вычисления для инженерных, бухгалтерских расчетов и задач принятия решений.

Система управления базами данных - программа, обеспечивающая эффективные средства организации больших объемов данных, доступа к ним, их хранения и обслуживания.

Здесь рассматриваются программные продукты фирмы Microsoft, получившие наибольшее распространение в нашей стране и во всем мире. В качестве операционной системы рассматривается MS Windows, а в качестве офисных приложений пакет - MS Office.

Экран компьютера - это ваш рабочий стол

При включении персонального компьютера и загрузки Windows на экране появляется так называемый рабочий стол, на котором находится панель задач и значки (пиктограммы), определяющие элементы программного обеспечения и дополнительных устройств, подключенных к компьютеру (рис. 4). Существует возможность настройки различных параметров рабочего стола, включая размещение на нем значков для доступа к наиболее часто используемым программам, документам и устройствам вашего компьютера.

Рис. 4. Рабочий стол

В нижней части рабочего стола находится панель задач. Она содержит кнопку Пуск и кнопки открытых программ и папок. Кнопка Пуск предназначена для быстрого запуска программ, настройки компьютера и поиска файлов.

Меню, появляющееся при нажатии кнопки Пуск, содержит следующие стандартные пункты:

Программы - каскадное меню, обеспечивающее быстрый доступ к программам и программным группам;
Документы - меню, содержащее 15 последних из используемых ранее документов и папок;
Настройка - обеспечивает возможность доступа к панели управления системой Windows, к параметрам панели задач, меню конфигурации принтеров и настройки рабочего стола;
Поиск - позволяет найти папку или файл на компьютере или в сети;
Справка - открывает справочную систему Windows;
Выполнить - обеспечивает запуск нужной программы, не включенной в пункт меню Программы;
Завершение работы - используется для завершения работы персонального компьютера или перезагрузки системы.

При запуске программы на рабочем столе появляется окно этой программы, а на панели задач появляется соответствующая открытому окну кнопка. Нажатие этой кнопки позволяет быстро свернуть или развернуть выбранное окно.

Как хранится информация в памяти компьютера

Файлы

Информация, с которой работает ПК, содержится в файлах. Файл - это именованный набор данных, предназначенный для хранения различного рода информации. В файлах могут храниться тексты программ, документы, рисунки и т. д. Каждый файл имеет своё имя и местоположение. При задании имен необходимо соблюдать следующие правила;

имя файла может содержать до 255 символов, включая пробелы;
в имя файла не могут быть включены следующие символы:, ? : * " < > | /

Существует много типов файлов. Большинству файлов имеют расширение. Расширение файла не является обязательным. Расширение отделяется от имени точкой и может содержать не более трех символов. В расширении нельзя использовать пробелы и вышеприведенные символы.

Многие программы автоматически устанавливают расширение имени файла и по нему можно.узнать, какая программа создала файл. Например, расширение DOC имеют файлы документов, а расширение ЕХЕ - файлы выполняемых программ.

Система хранит информацию о размерах всех файлов, дате и времени их создания или изменения. Эта информация существенно помогает следить за файлами, выполнять их сортировку и поиск, создавать резервные копии.

При необходимости эту информацию всегда можно вывести на экран.

Папки (Каталоги)

Папка (в компьютерной терминологии - каталог) - это специальное место на диске, в котором хранятся имена файлов, время последнего их обновления, атрибуты файлов и т. д. В ПК на диске может храниться несколько сотен и даже тысяч файлов. Имена файлов регистрируются на дисках в папках. Если сравнить диск с архивом, в котором хранятся папки с документами, то диск хранит папки (каталоги), в которых собраны группы файлов. Как в книжном шкафу, на диске каждая папка имеет свое название и может содержать и документы, и вложенные папки.

Каталоги и подкаталоги (вложенные папки) образуют структуру, называемую деревом каталогов. На каждом диске имеется, как минимум, один главный каталог, в котором хранятся все остальные файлы и каталоги. Он называется корневым каталогом. Требования к именам каталогов те же, что и к именам файлов. Расширение имени для каталогов не используется., Два подкаталога в одном и том же каталоге не могут иметь одинаковых имен.

Каталог (папка), в котором в настоящий момент работает пользователь, называется текущим.

Для организации делопроизводства необходимо создание и " ведение папок документов по тематике, по исполнителю, по времени регистрации и другим признакам, принятым в организации.

Учимся работать с окнами

Окно является основным элементом в среде Windows. Открытые папки, содержащие другие папки, работающие программы, документы появляются на экране в виде окон (рис. 5).

Рис. 5. Окно папки Мои документы

Рис. 6. Окно папки Мой компьютер

Окна в Windows стандартные, в правом верхнем углу окна находятся три значка соответствующие операциям, которые можно выполнить с окнами (свернуть, развернуть и закрыть).

Чтобы выяснить назначение кнопки панели инструментов, достаточно установить на нее указатель, через несколько секунд появляется " всплывающая" подсказка.

Если открыто несколько окон, то заголовок активного окна, в котором доступно выполнение команд, подсвечивается (например, выделяется синим цветом).

⇐ Предыдущая 16 17 18 19 202122 23 24 25 Следующая ⇒