Описание информационных потребностей пользователей и выбор способов их реализации (запросы и отчеты)

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 10Следующая ⇒

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

По результатам действий и особенностям выполнения запросы можно разделить следующим образом:

1) запросы на выборку, используемые для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде данные из одной или нескольких таблиц (или запросов);

2) параметрические запросы, которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса;

3) перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, близком к сводной таблице Microsoft Excel;

4) запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных: обновлять их, дополнять новыми записями, удалять некоторые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые, в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения.

В действительности любой запрос в Microsoft Access реализуется с помощью языка SQL. И хотя большинство запросов можно создавать в режиме конструктора, используя возможности запроса по образцу, каждый созданный запрос хранится в виде инструкции SQL. При создании запроса по образцу Microsoft Access автоматически формирует соответствующий SQL-запрос. Можно просмотреть инструкцию SQL для существующего запроса и внести в нее изменения. В этом случае автоматически будет обновляться определение соответствующего запроса по образцу в режиме конструктора.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо в окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке «Добавить». После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

1. Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе.

2. Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле.

3. Сортировка – указывает тип сортировки.

4. Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране.

5. Условия отбора - задаются критерии поиска.

6. Или – задаются дополнительные критерии отбора.

1. Сформируем запрос, в результате выполнения которого будет выдан список закупленных книг магазином с подсчётом общего количества каждого экземляра книги и их стоимость.

Данный запрос в режиме Конструктора должен иметь следующий вид:

Рисунок 18 – Запрос «Закупленные книги» в режиме конструктора

В режиме SQL запрос выглядит данным образом:

SELECT Книги.Название, Книги.КодКниги, Sum([Строки накладных].КоличествоКниг) AS Количество, Sum([Строки накладных]! [КоличествоКниг]*[Книги]! [СтоимПриобр]) AS Итого

FROM Книги INNER JOIN [Строки накладных] ON Книги.КодКниги = [Строки накладных].КодКниги

GROUP BY Книги.Название, Книги.КодКниги;

В запросе также применена сортировка для поля «Итого», чтобы максимальная сумма выводилась выше остальных.

Результат выполнения запроса представлен на рисунке 19:

Рисунок 19 – Результат выполнения запроса «Закупленные книги»

2. Создадим запрос, в котором выведем на экран список покупателей, количество закупленных ими книг за всё время и обшую сумму прибыли, принесённую ими (рисунок 20):

Рисунок 20 – Запрос «Учёт покупателей» в режиме конструктора

В режиме SQL запрос выглядит данным образом:

SELECT Покупатели.КодПокупателя, Покупатели.НазвОрг, Покупатели.ЮрАдресПокуп, Покупатели.ФИО, Sum([Строки счёт-фактур]! [Количество]) AS Количество, Sum([Книги]! [СтоимПриобр]*[Строки счёт-фактур]! [Количество]*1.2) AS [Cумма закупок покупателя]

FROM (Покупатели INNER JOIN [Счёт-фактуры] ON Покупатели.КодПокупателя = [Счёт-фактуры].КодПокупателя) INNER JOIN (Книги INNER JOIN [Строки счёт-фактур] ON Книги.КодКниги = [Строки счёт-фактур].КодКниги) ON [Счёт-фактуры].УникНомер = [Строки счёт-фактур].УникНомер

GROUP BY Покупатели.КодПокупателя, Покупатели.НазвОрг, Покупатели.ЮрАдресПокуп, Покупатели.ФИО;

Результат выполнения запроса представлен на рисунке 21:

Рисунок 21 – Результат выполнения запроса «Учёт покупателей»

Создадим отчет, в котором будут отображаться остатки книг на складе.

Запустим «Мастер отчетов», который представляет собой простейший способ создания отчетов. В окне создания отчетов выберем Запрос «Остаток книг на складе», на основе которого будет формироваться отчет, выберем все поля. Далее можно указать порядок сортировки записей. После необходимо выбрать стиль. На заключительном этапе, необходимо задать имя отчета и в группе переключателей «Дальнейшие действия» выбрать опцию «Просмотреть отчет». После нажатия кнопки «Готово» Мастер отчетов формирует отчет и представляет его в режиме предварительного просмотра.

Рисунок 22 – Отчёт «Остатки товаров на складе»

Для корректировки отчета, для более компактного и наглядного внешнего вида используют режим Конструктор. Корректировка данных заключается в добавлении надписей, а также подбор ширины и высоты полей отчета для их наглядности и рационального размещения.

Выполнение отчетов и режим их конструктора можно посмотреть в самой базе данных.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 789 10 Следующая ⇒