СУБД Access. Создание и связывание таблиц.

Лабораторная работа № 1.

СУБД Access. Создание и связывание таблиц.

Цель работы: получить практические навыки по созданию, редактированию и связыванию таблиц с помощью СУБД Access.

Теоретические сведенья

Основные понятия баз данных

Базы данных и системы управления базами данных

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Данные и информация - понятия взаимосвязанные, но не тождественные. Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.

Выбор среды разработки обусловлен следующими критериями:

– Простота разработки, сопровождения и эксплуатации. Минимизация расходов на разработку. Если возникнет необходимость внесения изменений в структуру БД, то эта задача может быть решена даже студентом, без привлечения высококлассного специалиста;

– СУБД должна обеспечивать накопление и управление данными, гарантируя при этом простоту в работе и быстроту доступа. Хранимые объемы информации незначительны, поэтому время обработки запросов мало, к тому же база данных храниться в одном файле – то есть поддержки сети не требуется;

– СУБД MS Access является одной из самых эффективных, надежных для решения задач подобного масштаба и распространенных в России.

Структура простейшей базы данных

Структура базы данных определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Следует уточнить, что если в базе нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных, информация в ней все-таки есть – это ее структура. Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Ход работы

1. Подготовка к работе.

1.1. Включила питание компьютера и дождалась загрузки операционной системы.

1.2. Загрузила Microsoft Access.

2. Создание базы данных.

Создание новой реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с задания структуры таблиц. Затем создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

Предположим, что требуется создать базу данных Приемная комиссия. В результате обследования предметной области было решено, что она будет содержать следующие таблицы:

Экзамены табл.1

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном_экз_бил	числовой
Код_ дисц	числовой
Оценка	числовой

Факультет табл.2

Имя поля	Тип данных	Описание
Код_фак	числовой
Назв_фак	текстовый

Специальность табл.3

Имя поля	Тип данных	Описание
Код_спец	числовой
Назв_спец	текстовый

Дисциплина табл.4

Имя поля	Тип данных	Описание
Код_дисц	числовой
Назв_дисц	текстовый

Абитуриент табл.5

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном_ экз_бил	числовой
Код_фак	числовой
Код_ спец	числовой
Фамилия	текстовый
Имя	текстовый
Отчество	текстовый
Адрес	текстовый
Телефон	текстовый

Создание файла базы данных.

Access хранит все таблицы базы данных в одном файле. Для создания файла базы данных:

2.1.1. Выполнила команды Файл / Создать базу данных.

2.1.2. Выбрала вкладку Общие.

2.1.3. Щелкнула по значку Новая база данных и кнопке ОК.

На экране появилось диалоговое окно Файл новой базы данных.

2.1.4. В поле имя файла задала имя файла базы данных Приемная комиссия. Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение.MDB.

2.1.5. В поле Папка выбрала папку, где разместится файл базы данных.

2.1.6. Нажала кнопку Создать.

В результате открывается окно базы данных. Список любого выбранного объекта новой базы данных сначала пуст.

Табл.7 - Факультет

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_фак	Байт	Основной		Совпадения не допускаются
Назв_фак		-	-	Нет

Табл.8 – Специальность

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_спец	Байт	Основной		Совпадения не допускаются
Назв_спец				Нет

Табл.9 – Дисциплина

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_дисц	Байт	Основной		Совпадения не допускаются
Назв_дисц				Нет

Табл.10 – Абитуриент

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Ном_ экз_бил	Целое	Основной		Совпадения не допускаются
Код_ фак	Байт	Основной		Да Допускаются совпадения
Код_спец	Байт	Основной		Да Допускаются совпадения
Фамилия		-	-	Нет
Имя		-	-	Нет
Отчество		-	-	Нет
Адрес		-	-	Нет
Телефон		-	-	Нет

3. Выбор первичного ключа таблицы.

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей. Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора. Для создания поля первичного ключа выполните следующие действия:

3.1. В диалоговом окне База данных маркировала таблицу Факультет.

3.2. Щелкнула на кнопке Конструктор.

3.3. Установила курсор ввода в любое место строки поля, которое предполагается сделать полем первичного ключа. В таблице Факультет – это поле Код_фак.

3.4. Выполнила команды Правка / Ключевое поле или выполнила щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля первичного ключа.

Помните! Следует тщательно выбирать поле первичного ключа, т.к. при установлении связи между таблицами используется поле первичного ключа и тогда внести какие-либо изменения в таблицы практически невозможно.

3.5. Закрыла таблицу Факультет.

3.6. Самостоятельно установила поле первичного ключа для других таблиц. Для таблицы Специальность - это будет поле Код_спец, для таблицы Дисциплина – Код_дисц, для таблицы Абитуриент – Ном_экз_бил. Поскольку таблица Экзамены не будет использоваться в качестве главной таблицы связи для нее первичный ключ не нужен.

4. Ввод записей.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. При заполнении таблиц, связи между которыми не определены параметрами целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. После ввода данных в ячейку и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля.

Для вставки записей в таблицу необходимо выполнить следующие действия:

4.1. Выделила имя таблицы в окне базы данных, в нашем случае Факультет.

4.2. Щелкнула на кнопке Открыть.

Если в данный момент открыто окно конструктора таблиц, следует установить режим таблицы, выполнив команды Вид / Режим таблицы.

4.3. Ввела в таблицу Факультет следующие записи:

Код_фак	Назв_фак
	экономический
	финансово-экономический
	менеджмент

4.4. Закрыла таблицу, выполнив команды Файл / Закрыть.

4.5. Ввела самостоятельно в таблицу Специальность следующие записи:

Код_спец	Назв_спец
	облик и аудит
	экономическая кибернетика
	маркетинг
	финансы
	банковское дело
	менеджмент в промышленной сфере
	аграрный менеджмент

4.6. Закрыла таблицу, выполнив команды Файл / Закрыть.

4.7. Ввела в таблицу Дисциплина следующие записи:

Код_дисц	Назв_дисц
	математика
	украинский язык
	иностранный язык
	основы государства и право

4.8. Закрыла таблицу, выполнив команды Файл / Закрыть.

4.9. Ввела в таблицу Абитуриент данные о студентах разных групп.

4.10. Закрыла таблицу Абитуриент.

4.11. Снова открыла таблицу Факультет.

5. Редактирование записей.

В таблицу можно добавить новые записи и удалять или редактировать имеющиеся. Кроме того, можно искать конкретные записи по содержимому полей и заменять данные. Все необходимые для этого команды сосредоточены в меню Правка.

5.1. Добавила в таблицу Специальность следующие записи:

Код_спец	Назв_спец
	менеджмент туристической сферы
	землеустройство и кадастр
	правоведение

5.2. Самостоятельно освоила все возможные команды, которые используются для редактирования записей.

6. Связывание таблиц

Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы. При наличии связи Access автоматически выбирает данные из таблиц. Access требует, чтобы те поля двух таблиц, по которым они связываются между собой, имели одинаковые типы данных. Для создания связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия:

6.1. Выполнила команды Сервис / Схема данных. На экране появилось диалоговое окно Схема данных.

6.2. Выполнила команды Связи / Добавить таблицу. На экране появилось диалоговое окно Добавить таблицу.

6.3. Активизировала вкладку Таблицы.

6.4. Выделила из списка таблицу Факультет.

6.5. Щелкнула кнопку Добавить.

6.6. Повторила шаги 6.4-6.5 для таблиц Специальность, Дисциплина, Абитуриент, Экзамены.

6.7. Щелкнула на кнопке Закрыть.

6.8. Расположила окна таблиц, чтобы на экране были видны все нужные поля. В нашем случае для удобства расположите таблицы как показано ниже:

Факультет

Код_фак

Назв_Фак

Специальность

Код_спец

Назв_спец

Абитуриент

Ном_экз_бил

Код_фак

Код_спец

Фамилия

Имя

Отчество

Адрес

Телефон

Дисциплина

Код_дисц

Назв_дисц

6.9. Связь между таблицами Факультет и Абитуриент основывается на значениях поля Код_фак. Щелкнула мышью на поле Код_фак таблицы Факультет и перетащила его на поле Код_фак таблицы Абитуриент. На экране появилось окно Связи, в котором будет предложена связь между таблицами Факультет и Абитуриент.

6.10. Активизировала опцию Обеспечение целостности данных, что обеспечит проверку ссылочной целостности связи между обеими таблицами. Такая проверка позволяет избежать ряда ошибок, допускаемых при удалении записей из первичной таблицы и вводе информации в связанную таблицу.

6.11. Активизировала опцию Каскадное обновление связанных полей. Тогда любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях.

6.12. Активизировала опцию Каскадное удаление связанных записей. Тогдалюбое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.

6.13. Щелкнула на кнопке Создать. Созданная межтабличная связь отобразится графически. Пометки у концов линий связи означают, что одна запись таблицы Факультет может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Абитуриент.

6.14. Установила связи между таблицами Специальность и Абитуриент, Дисциплина и Экзамены, Абитуриент и Экзамены. Таблицы связываются между собой отношением один ко многим.

6.15.Удалила связь между таблицами Дисциплина и Экзамены. Для этого необходимо щелкнуть по линии связи мышкой (выделить ее), а затем нажать клавишу Del.

6.16. Установила заново удаленную между таблицами Дисциплина и Экзамены связь.

6.17. Щелкнула на кнопке закрытия окна Схема данных и подтвердила сохранение изменений.

7. Ввод данных в таблицу Экзамены .

Значения полей Код_дисц, Ном_экз_бил лучше всего представить в виде списка. Это избавит вас от необходимости вводить данные при заполнении таблицы, а следовательно, предотвратит появление ошибок, допускаемых при наборе.

Комбинированный список Код_дисц формируется на основе данных в связанной таблице Дисциплина. Для создания списка выполните следующие действия:

7.1. Выбрала в окне базы данных таблицу Экзамены и нажала кнопку Конструктор.

7.2. Щелкнула в колонке Тип данных поля Код_дисц и в списке доступных типов полей выбрала Мастер подстановок.

7.3. Активизировала опцию Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, впервом диалоговом окне мастера.

7.4. Нажала кнопку Далее. Появится второе окно мастера подстановок.

7.5. Из приведенного списка таблиц выбрала таблицу Дисциплина, поскольку именно она послужит источником для списка кодов дисциплины.

7.6. Нажала кнопку Далее, после чего перешла к следующему окну мастера подстановок.

7.7. Из списка Доступные поля выбрала поля, значения которых фигурируют в списке кодов дисциплин. В нашем случае следует выбрать поле Назв_дисц, так как ключевое поле Код_дисц автоматически присоединится к списку. Это можно увидеть в следующем диалоговом окне мастера, если отключить опцию Скрыть ключевой столбец. .

7.8. Оставила опцию отключенной и нажала кнопку Далее. На экране появится следующее окно мастера, где предстоит определить колонку, одно из значений которой будет сохранено в поле Код_дисц.

7.9. Из списка Доступные поля выбрала поле Код_дисц и нажмите кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка, предварительно сохранив проект таблицы.

7.10. Просмотрела результат своей работы. Если при вводе данных щелкнуть мышью в поле Код_дисц таблицы Экзамены, откроется список, состоящий из двух колонок: Код_дисц и Назв_дисц. Теперь достаточно выбрать соответствующую строку из списка, и код нужной дисциплины будет перенесен в поле ввода.

7.11. Создала комбинированный список для поля Ном_экз_бил.

7.12. Ввела в таблицу Экзамены данные о результатах сдачи вступительных экзаменов 25 абитуриентов.

8. Завершение работы

8.1. Закрыла Excel 97.

8.2. Завершила работу с операционной системой.

8.3. Выключила питание компьютера.

Индивидуальное задание

На базе изученного материала:

1. Создайте базу данных согласно варианту, заданному преподавателем. Таблицы должны включать поля указанные в задании. Типы и размер полей задайте по своему усмотрению. Для каждого поля задайте комментарии.

2. Составьте для базы данных словари.

3. С помощью MS Access заполните таблицы.

4. Удалите несколько записей из любой таблицы.

5. Введите снова несколько записей в ту же таблицу.

6. Создайте связи между таблицами.

7. Создайте комбинированные списки для ввода данных в основную таблицу.

Варианты заданий.

Открытие базы данных Access из проводника

· В проводнике найдите диск или папку с файлом базы данных Access, которую требуется открыть, и дважды щелкните этот файл.

Будет запущена программа Access, в которой откроется база данных.

Открытие базы данных из программы Access

Если программа Access уже запущена, для открытия базы данных выполните следующие действия.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

2. Щелкните ярлык в диалоговом окне Открыть либо выберите в поле Папка диск или папку с нужной базой данных.

3. В списке папок выберите папку с базой данных.

4. После того, как база данных будет найдена, выполните одно из следующих действий.

· Дважды щелкните базу данных, чтобы открыть ее в режиме по умолчанию, заданном в диалоговом окне Параметры Access, или в режиме, заданном в административной политике.

· Нажмите кнопку Открыть, чтобы в многопользовательской среде открыть базу данных для совместного доступа с возможностью чтения и записи в базу данных для всех пользователей.

· Чтобы открыть базу данных только для чтения и запретить другим пользователям ее открывать, щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите команду Открыть для чтения.

· Чтобы открыть базу данных с монопольным доступом, щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите команду Монопольный доступ.

· Чтобы открыть базу данных только для чтения, щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите команду Открыть для чтения.

Типы связей

Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

Отношение «один-ко-многим»

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

^ Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

^ Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.

Что такое ключ таблицы?

Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице; в большинстве случаев уникальность обеспечивается введением в запись специального поля - порядкового номера или кода записи (тип - счетчик); при удалении или добавлении в таблицу записей уникальность значений этих полей отслеживается автоматически; ключевые поля имеют и другое использование, например - для сортировки данных по порядку и для связи таблиц друг с другом

Что такое первичный ключ?

Каждая создаваемая таблица должна в обязательном порядке содержать первичный ключ. Этот ключ, как вы уже знаете, представляет собой поле (или группу полей), уникально идентифицирующее каждую запись в таблице.

Если при создании таблицы вы забыли о первичном ключе, Access напомнит об этом при первом сохранении таблицы. Более того, первичный ключ может быть создан автоматически.

Что такое вторичный ключ?