Перечислите объекты, с которыми работает Access?

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

После выполнения всех подготовительных работ будет сформирована совершенно пустая БД. Исходное окно содержит шесть вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать программа.

Таблицы - это основные и самые необходимые объекты любой БД. Именно в таблицах хранятся все данные, и что реляционная БД может содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.

Запросы - это специализированные структуры, создаваемые для осуществления обработки базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или даже изменение.

Формы - это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме (виде, представлении).

Отчеты - эти объекты говорят сами за себя. Они выдают данные на принтер или другое устройство вывода (это может быть и монитор), в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.

Макросы - это набор макрокоманд. Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в один макрос. После чего, инициализацию его выполнения закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры. Простыми словами, нажатие этой комбинации при работе с базой, приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макрос.

Модули - это программы созданные средствами языка Visual Basic. Позволяющие дополнить стандартные средства Access, если уже имеющихся не хватает для удовлетворения всех требований к работе СУБД. Программист под заказ, может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в Вашу БД.

7.Какие объектами в Access являются базовыми, а какие - производными?

Базовыми являются табицы, а производными – запросы.

8.Что такое имя объекта в Access? Каким требованием оно должно удовлетворять?

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов

· имя должно содержать не более 64 символов;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (! ), надстрочного символа (') и квадратных скобок ([ ]);

· не должно начинаться с символа пробела;

· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

· не должно включать прямые кавычки (" ) в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

9.Укажите два возможных режима работы с окном объекта.

Оперативный режим, режим конструктора

10. Опишите основные элементы окна приложения Access и окна базы данных

Чтобы открыть существующую базу данных, необходимо выбрать в диалоговом окне (рис 2.1) значение переключателя Открыть базу данных и выбрать стандартным способом имя файла базы данных, например Учет1.

Появившееся после запуска окно Microsoft Access показано на рис. 2.3.

Как видно из рисунка, большиство элементов окнаMicrosoft Access являются стандартными для среды Windows 98 или Windows 2000.

Строка заголовка. Строка заголовка содержит копию пиктограммы и заголовок программы Microsoft Access, а также кнопки управления этим окном.

Строка меню. По умолчанию строка меню расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Структура меню зависит от режима работы Microsoft Access. Каждое меню открывается или щелчком мыши, или нажатием соответствующей комбинации клавиш, состоящей из клавиши Alt и клавиши с подчеркнутой в имени меню буквой.

Панели инструментов. В Microsoft Access 97 (2000) имеется множество самых разнообразных панелей инструментов, которые используются в зависимости от ситуации. Каждая из панелей содержат набор кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение этих кнопок. Кнопки с пиктограммами имеют аналоги среди команд меню. Однако запуск команд с помощью кнопок панели инструментов осуществляется быстрее. Microsoft Access позволяет управлять отображением панелей инструментов и выполнять их настройку. С этой целью необходимо активизировать команду Панели инструментов меню Вид. В зависимости от режима работы и ситуации на экране некоторые кнопки могут быть неактивными.

Окно базы данных. В окне базы данных систематизированы по специальным типам объекты базы данных. Структура окна базы данных зависит от версии СУБД Access. Окно базы данных Microsoft Access 97 показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Окно базы данных Учет1.

Окно базы данных состоит из строки заголовка, шести вкладок: Таблицы, Заказы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули, а также трех кнопок: Открыть. Конструктор и Создать, расположенных справа от рабочего поля.

Строка заголовка состоит из кнопки системного меню с пиктограммой программы и кнопок управления окном базы данных. В строке заголовка отображается название базы данных.

На вкладках базы данных отображается множество отсортированных по категориям объектов, которые представляют собой состав базы данных.

Чтобы просмотреть полный состав объектов базы данных, необходимо выбрать команду Свойства базы данных из меню Файл или контекстного

меню и затем в открывшемся окне Свойства выбрать вкладку Состав (см. рис. 2.5).

Рис 2.5. Окно свойств базы данных

Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения выбранного списка объектов Microsoft Access.

На рис. 2.4 верхняя кнопка Открыть служит для открытия таблицы, формы или запроса. Эта кнопка меняет название на Просмотр, если выбран отчет, или на Запуск, если выбран макрос.

Кнопка Конструктор позволяет перейти в режим коструктора для доработки ранее созданного объекта.

Кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объекта.

Таблицы. Microsoft Access хранит данные в таблицах. Таблицы являются основой любой базы данных. Таблица содержит описание конкретных свойств реальных объектов. Таблица Microsoft Access состоит из строк и столбцов. Каждая строка таблицы - это запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, код заказа, дату его размещения, код клиента, который разместил данный заказ), а поле - однородные данные о всех объектах (например, номера всех зарегистрированных заказах).

Запросы. Одним из основных инструментов доступа к данным и их обработки в системе СУБД являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и вывести результат этих действий в виде таблицы.

В Microsoft Access может быть создано несколько видов запросов. Основными из них являются следующие:

· Запрос на выборку. Он служит для выборки данных из взаимосвязанных таблиц и других запросов. результатом выполнения запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе запроса на выборку могут быть построены другие типы запросов.

· Запрос на создание таблицы. Основой этого запроса является запросе на выборку, а результатом его выпрлнения является таблица, которая должна быть сохранена под другим именем.

· Запрос на обновление.

· Запрос на добавление.

· Запрос на удаление.

Последние три запроса являются запросами действия, так как в результате их выполнения изменяются данные в таблицах базы данных.

Формы. Формы являются инструментом графического интерфейса, который позволяет наиболее удобным способом отображать данные в Microsoft Access и упростить процесс загрузки базы данных. С помощью форм можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи и представить ее в виде исходного документа, например, товарной накладной, платежного поручения, акта экспертизы.

Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде и вывода их на печать. Отчеты позволяют представлять и распечатывать данные в удобном для пользователя виде. В Microsoft Access имеются разнообразные способы конструирования отчетов.

Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся действий. Макрос представляет собой программу, состоящую из последовательности макрокоманд - инструкций, ориентированных на выполнение определенных действий. Макросы дают возможность выполнения большинства задач автоматизации действий, не прибегая к программированию на Visual Basic.

Модули - это процедуры, написанные на языке Visual Basic for Applications. Модули служат для решения таких задач, решение которых невозможно с использованием макрокоманд.

11. Что такое Мастер (таблиц, форм и т.д.)?

Создадим таблицу «Оклад по должности».

1. В диалоговом окне «Новая таблица» выбрать «Мастер таблиц». Первое диалоговое окно содержит категорию и образцы таблиц, а также список полей из выбранной таблицы.

2. Установить переключатель «Деловые». Из таблицы сотрудники используя кнопку «< » переместить поля «Должность» и «Ставка». Переименовать поле «Ставка».

3. Следуйте инструкциям Мастера. В следующих диалоговых окнах задайте имя таблицы. Ключевое поле определим самостоятельно. В качестве ключа выбрать поле «Должность», установив переключатель в положение «Сочетание чисел и букв…». В спроектированной БД связей между таблицами «Оклад по должности» и «Надбавка за стаж» не существует. В последнем окне мастера установить переключатель в положение «Ввести данные в таблицу».

4. Самостоятельно ввести 4-5 записей.

12. Что такое свойство поля в Access?

Типы данных

В расположенной ниже таблице приведен список предусмотренных в приложении Microsoft Office Access 2007 типов данных, инструкции по их применению и сведения о размере места, необходимого для хранения данных каждого типа.

ТИП ДАННЫХ	ПРИМЕНЕНИЕ	РАЗМЕР
Текстовый	Используется для буквенно-цифровых символов, включая текст, а также текст и числа, не применяемые в вычислениях (например, номер продукта).	До 255 символов
Поле МЕМО	Используется для текста, размер которого превышает 255 символов, или для текста, в котором используется RTF-форматирование. Например, для заметок, длинных описаний и абзацев, в которых применяется форматирование текста, такое как полужирное или курсивное начертание. Свойство поля МЕМО Формат текста указывает, поддерживает ли поле форматированный текст. Чтобы сохранить предыдущую версию поля при изменении его значения, следует задать для свойства поля МЕМО Только добавление значение Да.	До 1024 х 1024 х 1024 символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления. ПРИМЕЧАНИЕ. Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.
Числовой	Применяется для хранения числовых значений (целых или дробных), которые используются в вычислениях (за исключением денежных сумм). ПРИМЕЧАНИЕ. Для денежных сумм предусмотрен тип данных " Денежный".	1, 2, 4, 8 или 12 байтов (16 байтов, когда поле используется для кода репликации). Дополнительные сведения см. в описании, относящемся к типу данных " Числовой", в строкеРазмер поля таблицы " Свойства полей".
Дата/время	Используется для хранения значений дат и времени. Заметьте, каждое сохраненное значение содержит как компонент, относящийся к дате, так и компонент, относящийся к времени.	8 байтов
Денежный	Используется для хранения денежных значений (в рублях или другой валюте).	8 байтов
Счетчик	Используется для формирования уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа. Эти значения автоматически вставляются в поле при добавлении записи. Заметьте, что поля с типом данных " Счетчик" могут формироваться добавлением единицы, добавлением заданного значения или с помощью случайных чисел.	4 байта (16 байтов, когда поле используется как код репликации)
Логический	Используется для логических значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.	1 бит (0, 125 байта)
Поле объекта OLE	Используется для хранения объектов OLE из других программ Microsoft Windows.	До 1 гигабайта
Вложение	Используется для хранения двоичных файлов (файлов, которые нельзя прочесть с помощью текстового редактора), таких как цифровые изображения (фотографии и другие изображения) или файлов, созданных с помощью других приложений Microsoft Office. Используя поле с типом данных " Вложение", можно вложить в одну запись более одного файла.	2 гигабайта для сжатых вложений. Для несжатых вложений приблизительно 700 КБ, в зависимости от степени сжатия вложений. ПРИМЕЧАНИЕ. Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.
Гиперссылка	Используется для хранения гиперссылок, обеспечивающих доступ с помощью одного щелчка к веб-страницам, заданным URL -адресом, или к файлам, заданным UNC -именем. Можно также хранить ссылки на объекты приложения Access, которые хранятся в базе данных.	До 1024 х 1024 х 1024 символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления. ПРИМЕЧАНИЕ. Максимальный размер файла базы данных Office Access 2007 составляет 2 гигабайта.
Мастер подстановок	Используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений. Заметьте, что фактически мастер подстановок не является типом данных.	Если к полю подстановок присоединена таблица или запрос, то это размер присоединенного столбца. Если к полю подстановок не присоединен другой столбец (т. е. хранится список значений), то это размер текстового поля, используемого для хранения списка.

13. Пользуясь экранными подсказками, составьте перечень свойств поля для каждого типа данных, допустимого в Access.

Значения свойств полей здаются:

для элементов управления - в окне свойств;
для полей - в окне свойств в режиме конструктора таблицы или в окне запроса (в окне свойств списка полей)
в макросе или в программе Visual Basic.

Для того, чтобы получить справку о каком-либо свойстве поля, поместите текстовый курсор в окошко для ввода значения этого свойства и нажмите клавишу F1.

14. Пользуясь экранными подсказками, изучите свойство “Маска ввода”. В каких случаях удобно использовать маску ввода?

Свойство " Формат поля" позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля " Цена" разумно указать в свойстве Формат поля (Format) формат " Денежный" и установить для его свойства Число десятичных знаков (DecimalPlaces) значение 2 или " Авто". В этом случае введенное в поле значение 4321, 678 будет отображаться как 4 321, 68р. Свойство Формат поля (Format) определяет только способ отображения данных. Оно не влияет на способ их сохранения.

В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных " Числовой", " Дата/время", " Логический", " Текстовый" и " Поле MEMO". В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладкеЯзык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1, 234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234, 56р.

Свойство " Маска ввода" (InputMask) задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля " Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____. Значение данного свойства определяется автоматически при использовании мастера по созданию масок ввода.

Значение свойства Маска ввода (InputMask) может содержать до трех разделов, разделяемых точкой с запятой (; ).

Представляет саму маску ввода (например, ! (999) 000-0000).
Определяет режим занесения в таблицу строковых констант, добавляемых к символам, вводящимся пользователем. Введенный в данный компонент символ 0 указывает, что постоянные символы (например, скобки и дефисы в маске ввода телефонных номеров) сохраняются вместе с введенными пользователем символами; значение 1 или пустое значение данного компонента указывает, что сохраняются только символы, введенные пользователем
Определяет символ, используемый для изображения пустых позиций в маске вв о да, в которые помещаются вводящиеся пользователем символы. В этом компоненте можно указать любой символ ANSI; пробел необходимо заключить в кавычки (" " ).

Значение " Пароль" свойства Маска ввода (InputMask) определяет элемент управления, предназначенный для ввода пароля. Любые символы, вводящиеся в этот элемент управления будут отображаться на экране звездочками (*). Подобная маска ввода используется для предотвращения вывода на экран печатаемых символов.

Если пользователь определяет маску ввода и одновременно задает для того же поля значение свойства Формат поля (Format), то при выводе данных приоритет имеет свойство Формат поля (Format). Это означает, что при форматировании данных сохраненная маска ввода игнорируется. Данные в базовой таблице при этом не изменяются; свойство Формат поля (Format) определяет только режим отображения данных.

Свойство " Индексированное поле" (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю " Фамилия" в таблице " Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку " Индексы" на панели инструментов. Будет открыто окно индексов.

Вкладка Подстановка на бланке свойств поля используется для указания элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. После выбора элемента управления на вкладке Подстановка выводятся все дополнительные свойства, необходимые для определения конфигурации элемента управления. Microsoft Access задает значения этих свойств автоматически, если в режиме конструктора таблицы для поля в столбце " Тип данных" выбирается " Мастер подстановок". Значения данного свойства и относящиеся к нему типы элементов управления влияют на отображение поля как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒