Создание таблицы базы данных.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания таблицы необходимо:

2.2.1. Выбрала вкладку Таблицы.

2.2.2. Нажала кнопку Создать. На экране появилось диалоговое окно Новая таблица.

2.2.3. Выбрала способ создания таблицы – Конструктор. Режим Конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем.

2.2.4. Щелкнула по кнопке ОК. Access перешел в режим конструктора новой таблицы. Список ее полей будет пустым, и в первой ячейке будет стоять курсор для ввода имени поля.

2.2.5. Ввела в качестве имени первого поля Ном_экз_бил.

2.2.6. Нажала клавишу < Enter >, чтобы указать, что имя поля введено полностью. Курсор переместился вправо к ячейке указания типа поля. По умолчанию будет выбран тип Текстовый.

2.2.7. Нажала < F4 >, чтобы открыть список типов данных. ( Это можно сделать и с помощью мыши, но поскольку большая часть информации все равно вводится с клавиатуры, воспользуйтесь быстрыми клавишами).

2.2.8. Выбрала тип Числовой.

2.2.9. Нажала < F6 >, чтобы переместиться на панель свойств поля. В качестве размера поля Access уже выбрала Длинное целое. Access всегда присваивает числовым полям подтип Длинное целое.

2.2.10. Откройте список и выбрала подтип Целое.

2.2.11. Переместилась к свойству Формат поля.

2.2.12. Открыла список и выбрала Основной.

2.2.13. Переместилась к свойству Число десятичных знаков.

2.2.14. Открыла список и выбрала 0.

2.2.15. Переместилась к свойству Индексированное поле.

2.2.16. Открыла список и выбрла Да Допускаются совпадения.

2.2.17. Для возвращения к таблице полей нажала клавишу < F6 >.

2.2.18. Переместила курсор в столбец Описание.

Описания полей используются для ввода подписей, которые будут отображаться в строке состояния Access при перемещении курсора в данное поле таблицы. Хотя вводить описания и не обязательно, для придания приложению законченного профессионального вида лучше это сделать.

2.2.19. Ввела описание поля по своему усмотрению.

2.2.20. Нажала клавишу < Enter > после чего курсор переместился к ячейки для ввода следующего поля.

2.2.21. Ввела информацию об остальных полях в соответствии с табл.1.

Значения свойств полей таблицы Экзамены приведены в таблице 6.

Табл.6

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Основной
Ном_экз_бил	Целое	Основной		Допускаются совпадения
Код_ дисц	Байт	Основной		Допускаются совпадения
Оценка	Байт	Основной		Допускаются совпадения

2.2.22. Просмотрела результаты работы, выполнив команды Вид / Режим таблицы. На запрос Access о сохранении файла ответьте утвердительно, после чего появится диалоговое окно Сохранение.

2.2.23. Ввела имя новой таблицы ( в данном случае имя Экзамены ) и щелкнула на кнопке ОК. На экране появилось сообщение, в котором Access предложил создать для нее первичный ключ. Для таблицы Экзамены отказалась от автоматического создания ключа.

2.2.25. Выполнила команды Файл / Закрыть для закрытия созданной таблицы.

2.2.26. Создала самостоятельно таблицы Факультет, Специальность, Дисциплина и Абитуриент, используя для этих целей данные из табл.2, табл.3, табл.4, табл.5. Значения основных свойств полей для этих таблиц указаны ниже:

Табл.7 - Факультет

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_фак	Байт	Основной		Совпадения не допускаются
Назв_фак		-	-	Нет

Табл.8 – Специальность

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_спец	Байт	Основной		Совпадения не допускаются
Назв_спец				Нет

Табл.9 – Дисциплина

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Код_дисц	Байт	Основной		Совпадения не допускаются
Назв_дисц				Нет

Табл.10 – Абитуриент

Имя поля	Размер поля	Формат	Число десятичных знаков	Индексированное поле
Ном_ экз_бил	Целое	Основной		Совпадения не допускаются
Код_ фак	Байт	Основной		Да Допускаются совпадения
Код_спец	Байт	Основной		Да Допускаются совпадения
Фамилия		-	-	Нет
Имя		-	-	Нет
Отчество		-	-	Нет
Адрес		-	-	Нет
Телефон		-	-	Нет

3. Выбор первичного ключа таблицы.

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей. Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора. Для создания поля первичного ключа выполните следующие действия:

3.1. В диалоговом окне База данных маркировала таблицу Факультет.

3.2. Щелкнула на кнопке Конструктор.

3.3. Установила курсор ввода в любое место строки поля, которое предполагается сделать полем первичного ключа. В таблице Факультет – это поле Код_фак.

3.4. Выполнила команды Правка / Ключевое поле или выполнила щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля первичного ключа.

Помните! Следует тщательно выбирать поле первичного ключа, т.к. при установлении связи между таблицами используется поле первичного ключа и тогда внести какие-либо изменения в таблицы практически невозможно.

3.5. Закрыла таблицу Факультет.

3.6. Самостоятельно установила поле первичного ключа для других таблиц. Для таблицы Специальность - это будет поле Код_спец, для таблицы Дисциплина – Код_дисц, для таблицы Абитуриент – Ном_экз_бил. Поскольку таблица Экзамены не будет использоваться в качестве главной таблицы связи для нее первичный ключ не нужен.

4. Ввод записей.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. При заполнении таблиц, связи между которыми не определены параметрами целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. После ввода данных в ячейку и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля.

Для вставки записей в таблицу необходимо выполнить следующие действия:

4.1. Выделила имя таблицы в окне базы данных, в нашем случае Факультет.

4.2. Щелкнула на кнопке Открыть.

Если в данный момент открыто окно конструктора таблиц, следует установить режим таблицы, выполнив команды Вид / Режим таблицы.

4.3. Ввела в таблицу Факультет следующие записи:

Код_фак	Назв_фак
	экономический
	финансово-экономический
	менеджмент

4.4. Закрыла таблицу, выполнив команды Файл / Закрыть.

4.5. Ввела самостоятельно в таблицу Специальность следующие записи:

Код_спец	Назв_спец
	облик и аудит
	экономическая кибернетика
	маркетинг
	финансы
	банковское дело
	менеджмент в промышленной сфере
	аграрный менеджмент

4.6. Закрыла таблицу, выполнив команды Файл / Закрыть.

4.7. Ввела в таблицу Дисциплина следующие записи:

Код_дисц	Назв_дисц
	математика
	украинский язык
	иностранный язык
	основы государства и право

4.8. Закрыла таблицу, выполнив команды Файл / Закрыть.

4.9. Ввела в таблицу Абитуриент данные о студентах разных групп.

4.10. Закрыла таблицу Абитуриент.

4.11. Снова открыла таблицу Факультет.

5. Редактирование записей.

В таблицу можно добавить новые записи и удалять или редактировать имеющиеся. Кроме того, можно искать конкретные записи по содержимому полей и заменять данные. Все необходимые для этого команды сосредоточены в меню Правка.

5.1. Добавила в таблицу Специальность следующие записи:

Код_спец	Назв_спец
	менеджмент туристической сферы
	землеустройство и кадастр
	правоведение

5.2. Самостоятельно освоила все возможные команды, которые используются для редактирования записей.

6. Связывание таблиц

Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы. При наличии связи Access автоматически выбирает данные из таблиц. Access требует, чтобы те поля двух таблиц, по которым они связываются между собой, имели одинаковые типы данных. Для создания связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия:

6.1. Выполнила команды Сервис / Схема данных. На экране появилось диалоговое окно Схема данных.

6.2. Выполнила команды Связи / Добавить таблицу. На экране появилось диалоговое окно Добавить таблицу.

6.3. Активизировала вкладку Таблицы.

6.4. Выделила из списка таблицу Факультет.

6.5. Щелкнула кнопку Добавить.

6.6. Повторила шаги 6.4-6.5 для таблиц Специальность, Дисциплина, Абитуриент, Экзамены.

6.7. Щелкнула на кнопке Закрыть.

6.8. Расположила окна таблиц, чтобы на экране были видны все нужные поля. В нашем случае для удобства расположите таблицы как показано ниже:

Факультет

Код_фак

Назв_Фак

Специальность

Код_спец

Назв_спец

Абитуриент

Ном_экз_бил

Код_фак

Код_спец

Фамилия

Имя

Отчество

Адрес

Телефон

Дисциплина

Код_дисц

Назв_дисц

6.9. Связь между таблицами Факультет и Абитуриент основывается на значениях поля Код_фак. Щелкнула мышью на поле Код_фак таблицы Факультет и перетащила его на поле Код_фак таблицы Абитуриент. На экране появилось окно Связи, в котором будет предложена связь между таблицами Факультет и Абитуриент.

6.10. Активизировала опцию Обеспечение целостности данных, что обеспечит проверку ссылочной целостности связи между обеими таблицами. Такая проверка позволяет избежать ряда ошибок, допускаемых при удалении записей из первичной таблицы и вводе информации в связанную таблицу.

6.11. Активизировала опцию Каскадное обновление связанных полей. Тогда любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях.

6.12. Активизировала опцию Каскадное удаление связанных записей. Тогдалюбое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.

6.13. Щелкнула на кнопке Создать. Созданная межтабличная связь отобразится графически. Пометки у концов линий связи означают, что одна запись таблицы Факультет может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Абитуриент.

6.14. Установила связи между таблицами Специальность и Абитуриент, Дисциплина и Экзамены, Абитуриент и Экзамены. Таблицы связываются между собой отношением один ко многим.

6.15.Удалила связь между таблицами Дисциплина и Экзамены. Для этого необходимо щелкнуть по линии связи мышкой (выделить ее), а затем нажать клавишу Del.

6.16. Установила заново удаленную между таблицами Дисциплина и Экзамены связь.

6.17. Щелкнула на кнопке закрытия окна Схема данных и подтвердила сохранение изменений.

7. Ввод данных в таблицу Экзамены .

Значения полей Код_дисц, Ном_экз_бил лучше всего представить в виде списка. Это избавит вас от необходимости вводить данные при заполнении таблицы, а следовательно, предотвратит появление ошибок, допускаемых при наборе.

Комбинированный список Код_дисц формируется на основе данных в связанной таблице Дисциплина. Для создания списка выполните следующие действия:

7.1. Выбрала в окне базы данных таблицу Экзамены и нажала кнопку Конструктор.

7.2. Щелкнула в колонке Тип данных поля Код_дисц и в списке доступных типов полей выбрала Мастер подстановок.

7.3. Активизировала опцию Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, впервом диалоговом окне мастера.

7.4. Нажала кнопку Далее. Появится второе окно мастера подстановок.

7.5. Из приведенного списка таблиц выбрала таблицу Дисциплина, поскольку именно она послужит источником для списка кодов дисциплины.

7.6. Нажала кнопку Далее, после чего перешла к следующему окну мастера подстановок.

7.7. Из списка Доступные поля выбрала поля, значения которых фигурируют в списке кодов дисциплин. В нашем случае следует выбрать поле Назв_дисц, так как ключевое поле Код_дисц автоматически присоединится к списку. Это можно увидеть в следующем диалоговом окне мастера, если отключить опцию Скрыть ключевой столбец. .

7.8. Оставила опцию отключенной и нажала кнопку Далее. На экране появится следующее окно мастера, где предстоит определить колонку, одно из значений которой будет сохранено в поле Код_дисц.

7.9. Из списка Доступные поля выбрала поле Код_дисц и нажмите кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка, предварительно сохранив проект таблицы.

7.10. Просмотрела результат своей работы. Если при вводе данных щелкнуть мышью в поле Код_дисц таблицы Экзамены, откроется список, состоящий из двух колонок: Код_дисц и Назв_дисц. Теперь достаточно выбрать соответствующую строку из списка, и код нужной дисциплины будет перенесен в поле ввода.

7.11. Создала комбинированный список для поля Ном_экз_бил.

7.12. Ввела в таблицу Экзамены данные о результатах сдачи вступительных экзаменов 25 абитуриентов.

8. Завершение работы

8.1. Закрыла Excel 97.

8.2. Завершила работу с операционной системой.

8.3. Выключила питание компьютера.

Индивидуальное задание

На базе изученного материала:

1. Создайте базу данных согласно варианту, заданному преподавателем. Таблицы должны включать поля указанные в задании. Типы и размер полей задайте по своему усмотрению. Для каждого поля задайте комментарии.

2. Составьте для базы данных словари.

3. С помощью MS Access заполните таблицы.

4. Удалите несколько записей из любой таблицы.

5. Введите снова несколько записей в ту же таблицу.

6. Создайте связи между таблицами.

7. Создайте комбинированные списки для ввода данных в основную таблицу.

Варианты заданий.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒