Структура базы данных Access

Практическая работа №12

Название: Создание и редактирование однотабличной базы данных.

Цель работы: 1)ознакомится со структурой СУБД MS Access; 2) понять, что такое таблицы, поля, записи, первичные ключи; 3) изучить способы ввода данных в БД и работа с ними.

Теоретическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Access – реляционная СУБД: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

Такая организация данных обладает рядом преимуществ:

· Экономия времени, т.к. одни и те же данные не придется вводить в несколько таблиц;

· Уменьшение размера БД по сравнению с плоской таблицей;

· Сокращение количества ошибок при вводе повторяющихся данных, т.к. информацию достаточно ввести один раз в главную таблицу, а в подчиненной использовать только код (содержимое ключевого поля).

Структура базы данных Access

База данных Access содержит объекты четырех типов:

• Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам.

• Запросы служат для извлечения и обработки данных. С помощью можно объединять данные из разных таблиц производить расчет и обновление данных.

• Формы служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу данными.

• Отчеты служат для подведения итогов и печати данных.

Управление данными в базе данных:

1) данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами;

2) просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм;

3) находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов;

4) анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов;

5) создавать страницы доступа к данным, для работы с базой данных через Интернет или интрасеть.

Таблицы

Все базы данных содержат одну или несколько таблиц. Таб­лица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количест­во полей в записи – 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная табли­ца для каждого большого набора элементов, например, для запи­сей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таб­лицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных.

Создавать таблицы можно тремя способами:

• Создание > Таблица (новая пустая таблица);

• Создание > Шаблоны таблиц > выбрать из списка;

• Создание > Конструктор таблиц (если вы точно знаете, какие пара­метры полей вам нужны).

Поля

Поле – значение определенного атрибута данного объекта, например фамилия клиента, название книги, дата события и т. п. Параметры поля:

1) имя поля содержит до 64 символов (буквы, цифры, пробелы);

2) тип данных (стандартный или определенный пользователем);

3) свойства поля;

4) содержание поля (собственно данные).

Тип данных служит для ограничения сведений, которые мож­но ввести в поле, и их описания (табл. 12.1). Например, назначе­ние для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста. Тип данных также определяет те действия, которые мож­но выполнять над данными в поле. Тип данных помогает в управлении дисковым пространством, занимаемым базой дан­ных, и улучшает быстродействие. Например, назначение число­вого типа поля обычно ускоряет вычисления.

Свойство поля является атрибутом поля, отвечающим за ото­бражение данных и их ввод пользователем (табл. 12.2)

Таблица 12.1. Распространенные типы данных

 

Типданных	Описание	Пример
Текстовый	В текстовом поле можно сохра­нять любые знаки или числа; размер поля ограничен 255 зна­ками	Имя продукта, например Access
Числовой	В числовом поле можно сохра­нять только числа, которые ис­пользуются для вычислений	Счетная единица, напри­мер 200
Дата/время	В полях даты и времени сохра­няется дата и время	Дата и время выполнения заказа, например 10.10.2008 17: 21
Денежный	В денежном поле сохраняются значения денежных единиц, чис­ла и десятичные знаки, которые используются для вычислений	Цена, например 41, 99 руб.
Счетчик	В поле счетчика сохраняются се­рийные номера или случайные числа, генерируемые Access, ко­торые нельзя изменять	Идентификационный код клиента, например 123243
Поле объекта OLE	В поле объекта OLE сохраняют­ся объекты, созданные другими программами, отличными от Access, и внедренные в таблицу Access или связанные с ней	Вложение, например лист Excel, документ Word, ри­сунок или звук

Таблица 12.2. Свойства полей

 

Свойство поля	Описание	Пример
Размер поля	зада­ет максимальное число зна­ков, допустимое в поле	50, длинное целое, одинарное с плавающей точкой
Формат поля	за­дает способ отображения и печати поля	Основной, фиксированный, полный формат даты, крат­кий формат времени
Маска ввода	за­дает последовательность вво­да данных в поле	(маска для ввода даты ивременивыполнения заказа)
Подпись поля	служит для создания подписи поля, используемой в форме или отчете	«Дата и время выполнения заказа»
Значение по умолчанию	служит для создания сведений, используемых по умолчанию для всех новых записей	1.05.06 17: 30 или текущая дата
Условие на значение	служит для проверки данных, введенных пользователем, перед сохранением данных	> 1
Сообщение об ошибке	выводит сообщение об ошибке, если выявляется недопустимый тип данных	«Число заказанных товаров должно быть больше 1»
Обязательное поле	определяет, следует ли обязательно вводить данные в это поле для завершения записи	Обязательные поля должны быть заполнены для всех записей таблицы
Пустые строки	разрешает завершение создания записи, если поле оставлено пустым	Не у всех заказчиков есть адрес электронной почты; это поле будет оставлено пустым
Индексированное поле	ускоряет поиск данных и гарантирует их уникальность	Часто используемые данные, например шифры компонентов или коды городов

Записи

Запись — полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т. п. Запись отображается как строка таблицы. Каждая запись состоит из отдельных полей. Каждая за­пись в каждой таблице должна быть уникальна. Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первично­го ключа.

Первичный ключ – это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уни­кальным для каждой записи. Первичный ключ служит для различения похожих сведений и делает каждую запись уникальной. Он также служит для объединения сведений. С помощью пер­вичного ключа можно связать одну таблицу с другой. Таким образом, обеспечивается совместное использование данных, помогает избежать повторения сведений в одной из таблиц.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в табли­це в определенной последовательности. Сортировка производится по выделенно­му полю кнопками сортировки по возрастанию или по убыванию.

В режиме таблицы можно выделить несколько соседних столбцов, и выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выде­ленного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) – по вто­рому и т. д.

Фильтры

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора под­множества записей.

Обратите внима­ние, что в строке состояния окна таблицы присутствует фраза
С фильтром, а кнопки Фильтр и Удалить фильтр работают в противофазе.

Практическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Создание базы данных

1. В личной папке создайте папку Практическая работа №12.

2. Запустите MS ACCESS.

3. В окне Microsoft ACCESS выполните Office > Создать, введите имя ЗАП_КНИЖКА, укажите путь к файлу и нажмите кнопку Создать.

Заполнение таблицы

1. Переключитесь из режима конструктора в режим таблицы с помощью команды Конструктор > Режим конструктора или команды контекстного меню и заполните таблицу по строкам, т.е. вводите последовательно каждую запись

НОМЕР	ИМЯ_АБ	АДРЕС	ДЕНЬ_РОЖД	КАТЕГОРИЯ
823-45-67	Петр Евгеньевич	Садовая, 18		ДР
223-87-45	Тетя Маша	Зеленая.11		РД
156-87-29	Химчистка	Полярная, 8		СР
423-54-88	Эдик			МН
570-23-56	Терехов Анат. Дм.	Киевская, 2		РД

 

2. Поле ДЕНЬ_РОЖД заполните произвольно для абонентов с категориями РД (родные) и ДР (друзья) в формате ДД.ММ.ГГ

3. Закройте таблицу.

Создание формы

1. На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы> Мастер форм.

2. В окне диалога Создание формы выберите в качестве источника создания таблицу ТЕЛЕФОН. Работа Мастера состоит из следующих шагов:

· 1 шаг – выберите все поля для построения формы, нажав кнопку > >, Далее>

· 2 шаг – выберите вид формы “В один столбец”, Далее>

· 3 шаг – выберите стиль формы по вкусу, Далее>

· 4 шаг – задайте имя формы ФОРМА_ТЕЛЕФОН и откройте форму для просмотра или ввода данных, Готово.

Заполнение формы

1. Перейдите к последней записи и нажмите кнопку Вперед на одну запись. Заполните еще три пустых карточки

НОМЕР	ИМЯ_АБ	АДРЕС	ДЕНЬ_РОЖД	КАТЕГ
553-78-11	Тимашова А.А.	Южная, 18		ЮР
723-17-45	Ивановы	Пражская, 12		РД
111-87-11	Ремонт обуви	Бауманская, 8		СР

2. Убедитесь, что все записи попали в таблицу, открыв таблицу ТЕЛЕФОН.

3. Обратите внимание, что все записи отсортированы по полю НОМЕР, т.к. оно является ключевым и сортируется по умолчанию.

4. Отсортируйте записи в таблице таким образом, чтобы адреса располагались по алфавиту. Для этого выделите столбец АДРЕС и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию. Затем расположите по алфавиту КАТЕГ.

5. Поменяйте местами столбцы и ДЕНЬ_РОЖД. Для этого выделите столбец и перетащите его за заголовок.

Практическая работа №12

Название: Создание и редактирование однотабличной базы данных.

Цель работы: 1)ознакомится со структурой СУБД MS Access; 2) понять, что такое таблицы, поля, записи, первичные ключи; 3) изучить способы ввода данных в БД и работа с ними.

Теоретическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Access – реляционная СУБД: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

Такая организация данных обладает рядом преимуществ:

· Экономия времени, т.к. одни и те же данные не придется вводить в несколько таблиц;

· Уменьшение размера БД по сравнению с плоской таблицей;

· Сокращение количества ошибок при вводе повторяющихся данных, т.к. информацию достаточно ввести один раз в главную таблицу, а в подчиненной использовать только код (содержимое ключевого поля).

Структура базы данных Access

База данных Access содержит объекты четырех типов:

• Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам.

• Запросы служат для извлечения и обработки данных. С помощью можно объединять данные из разных таблиц производить расчет и обновление данных.

• Формы служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу данными.

• Отчеты служат для подведения итогов и печати данных.

Управление данными в базе данных:

1) данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами;

2) просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм;

3) находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов;

4) анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов;

5) создавать страницы доступа к данным, для работы с базой данных через Интернет или интрасеть.

Таблицы

Все базы данных содержат одну или несколько таблиц. Таб­лица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количест­во полей в записи – 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная табли­ца для каждого большого набора элементов, например, для запи­сей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таб­лицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных.

Создавать таблицы можно тремя способами:

• Создание > Таблица (новая пустая таблица);

• Создание > Шаблоны таблиц > выбрать из списка;

• Создание > Конструктор таблиц (если вы точно знаете, какие пара­метры полей вам нужны).

Поля

Поле – значение определенного атрибута данного объекта, например фамилия клиента, название книги, дата события и т. п. Параметры поля:

1) имя поля содержит до 64 символов (буквы, цифры, пробелы);

2) тип данных (стандартный или определенный пользователем);

3) свойства поля;

4) содержание поля (собственно данные).

Тип данных служит для ограничения сведений, которые мож­но ввести в поле, и их описания (табл. 12.1). Например, назначе­ние для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста. Тип данных также определяет те действия, которые мож­но выполнять над данными в поле. Тип данных помогает в управлении дисковым пространством, занимаемым базой дан­ных, и улучшает быстродействие. Например, назначение число­вого типа поля обычно ускоряет вычисления.

Свойство поля является атрибутом поля, отвечающим за ото­бражение данных и их ввод пользователем (табл. 12.2)

Таблица 12.1. Распространенные типы данных

 

Типданных	Описание	Пример
Текстовый	В текстовом поле можно сохра­нять любые знаки или числа; размер поля ограничен 255 зна­ками	Имя продукта, например Access
Числовой	В числовом поле можно сохра­нять только числа, которые ис­пользуются для вычислений	Счетная единица, напри­мер 200
Дата/время	В полях даты и времени сохра­няется дата и время	Дата и время выполнения заказа, например 10.10.2008 17: 21
Денежный	В денежном поле сохраняются значения денежных единиц, чис­ла и десятичные знаки, которые используются для вычислений	Цена, например 41, 99 руб.
Счетчик	В поле счетчика сохраняются се­рийные номера или случайные числа, генерируемые Access, ко­торые нельзя изменять	Идентификационный код клиента, например 123243
Поле объекта OLE	В поле объекта OLE сохраняют­ся объекты, созданные другими программами, отличными от Access, и внедренные в таблицу Access или связанные с ней	Вложение, например лист Excel, документ Word, ри­сунок или звук

Таблица 12.2. Свойства полей

 

Свойство поля	Описание	Пример
Размер поля	зада­ет максимальное число зна­ков, допустимое в поле	50, длинное целое, одинарное с плавающей точкой
Формат поля	за­дает способ отображения и печати поля	Основной, фиксированный, полный формат даты, крат­кий формат времени
Маска ввода	за­дает последовательность вво­да данных в поле	(маска для ввода даты ивременивыполнения заказа)
Подпись поля	служит для создания подписи поля, используемой в форме или отчете	«Дата и время выполнения заказа»
Значение по умолчанию	служит для создания сведений, используемых по умолчанию для всех новых записей	1.05.06 17: 30 или текущая дата
Условие на значение	служит для проверки данных, введенных пользователем, перед сохранением данных	> 1
Сообщение об ошибке	выводит сообщение об ошибке, если выявляется недопустимый тип данных	«Число заказанных товаров должно быть больше 1»
Обязательное поле	определяет, следует ли обязательно вводить данные в это поле для завершения записи	Обязательные поля должны быть заполнены для всех записей таблицы
Пустые строки	разрешает завершение создания записи, если поле оставлено пустым	Не у всех заказчиков есть адрес электронной почты; это поле будет оставлено пустым
Индексированное поле	ускоряет поиск данных и гарантирует их уникальность	Часто используемые данные, например шифры компонентов или коды городов

Записи

Запись — полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т. п. Запись отображается как строка таблицы. Каждая запись состоит из отдельных полей. Каждая за­пись в каждой таблице должна быть уникальна. Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первично­го ключа.

Первичный ключ – это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уни­кальным для каждой записи. Первичный ключ служит для различения похожих сведений и делает каждую запись уникальной. Он также служит для объединения сведений. С помощью пер­вичного ключа можно связать одну таблицу с другой. Таким образом, обеспечивается совместное использование данных, помогает избежать повторения сведений в одной из таблиц.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в табли­це в определенной последовательности. Сортировка производится по выделенно­му полю кнопками сортировки по возрастанию или по убыванию.

В режиме таблицы можно выделить несколько соседних столбцов, и выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выде­ленного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) – по вто­рому и т. д.

Фильтры

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора под­множества записей.

Обратите внима­ние, что в строке состояния окна таблицы присутствует фраза
С фильтром, а кнопки Фильтр и Удалить фильтр работают в противофазе.

Поделиться:

Популярное:

1. MS Access. Внесение данных в таблицы.
2. MS Access. Запрос на создание таблицы на основе имеющихся.
3. Алгоритм обработки и анализа данных
4. В данных предложениях найдите речевые ошибки, связанные с нарушением синтаксических норм.
5. Ввод данных и перемещение по таблице
6. Ввод данных о задачах проекта
7. Вопрос. Организация числовых данных. Упорядоченный массив. Диаграмма «ствол и листья».
8. Выбор базы и весов индексов. Индексы-дефляторы
9. Выбор данных из одной таблицы
10. Выделение объектов модели данных и их характеристик
11. Выполнение задачи с использованием СУБД ACCESS.
12. Генерация базы данных в СУБД Access с помощью физической модели данных