Сокращенные названия организаций

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Госзнак, госкомитет.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова " трест", " комбинат", фабрика" и т.д: комбинат " Кузбассуголь" (комбината " Кузбассуголь" ), трест " Саратовгаз" (треста " Саратовгаз" ).

При отсутствии слова " трест". " комбинат" и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Должности и титулы представителей зарубежных стран и международных организаций

Названия титулов и должностей в зарубежных странах и международных организациях пишутся со строчной буквы: император Японии, королева Нидерландов, президент России, канцлер ФРГ, генеральный секретарь ООН.

В дипломатических документах, в сообщениях на высшем уровне названия высших должностей и титулов пишутся с прописной буквы: Президент Французской Республики, Премьер-министр Республики Индии.

Наименование съездов, конгрессов, конференций, пленумов.

В названиях съездов, конгрессов, конференций, сессий с прописной буквы пишется первое слово, если это не родовое понятие, а также имена собственные: Всемирный конгресс сторонников мира, Поместный собор Русской православной церкви, Женевская конференция.

В названиях съездов, конференций, сессий, пленумов, заседаний слова " съезд", " заседание" пишутся со строчной буквы. С прописной буквы в этих названиях пишут только слова типа " Первый", " Второй", " Международный", " Всероссийский" и т.п.

Наименования должностей и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии..

Наименование высших должностей и высших почетных званий Российской Федерации пишутся с прописной буквы: Герой Российской Федерации, Президент российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например, установить почетное звание " Народный артист Российской Федерации", но: наградить народного артиста Российской Федерации.

Наименование памятников старины

В названиях соборов, храмов и т.п. с прописной буквы пишут первое слово (если это не родовое понятие) и имена собственные: Исаакиевский собор, мавзолей Галлы Блацидии, собор Парижской Богоматери, храм Василия Блаженного, Крестовоздвиженский Кафедральный собор, церковь Святой Софии, церковь Новомучеников Российских.

Названия церквей и соборов с элементами " Сан", " Сент" пишутся раздельнол с последующей частью названия: собор Сан Марко, церковь Санта Кроче.

ГЛОССАРИЙ

Бланк документа – лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправления.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Организационно-распорядительные документы – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельностим органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами -это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Реквизит – отдельный стандартный (обязательный) элемент оформления официального документа

Служебные (управленческие) документы – документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация – привидение чого-либо к единой системе, форме, единообразию.

Формуляр – бланк, имеющий обязательный набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1 Басовская Е.Н. Написание имен собственных/ Е.Н.Басовская //Справочник секретаря и офис-менеджера.-2003.-№8.-76-80.

2 Басовская Е.Н. Об употреблении географических названий/ Е.Н.Басовская //Справочник секретаря и офис-менеджера.-2003.-№10.-80-84.

3 ГОСТ Р.6.30-2003" Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".- М.: Госстандарт России, 2003.- 10с.

4 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

20 73 88 10

01 02		16 19
08 09 10 04 05 06 07
11 12


21 22 25
23 24 26
28 30 29

297

Рисунок А.1 – Угловое расположение реквизитов

01 02 03 16 19
08 09 10 04 05 06 07
11 12 15
13 14
17 18

21 22 25
23 24 26
28 30

Продолжение приложения А

20 10

Рисунок А.2. – Продольное расположение реквизитов

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» ____________________ №_______________________ Омск

Рисунок Б.1- Образец общего бланка организации

Продолжение приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» Профсоюзная ул., д. 82, Омск, 644090 Тел./факс (3812) 59-78-74 Е-mail: mail@npoit.ru http: //www.npoit.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140 / 771001001 _______________ № _____________ На № _________ от ______________

Рисунок Б.2- Образец углового бланка письма организации

Продолжение приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» Профсоюзная ул., д. 82, Омск, 644090 Тел./факс (3812) 71-78-74. Е-mail: mail@npoit.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140 / 771001001

_______________ № _____________ На № _________ от ______________

Рисунок Б.3- Образец продольного бланка письма организации

Продолжение приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» Заместитель директора Профсоюзная ул., д. 82, Омск, 644090 Тел./факс (3812) 71-78-74. Е-mail: mail@npoit.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140 / 771001001

_______________ № _____________ На № _________ от ______________

Рисунок Б.4 -Образец продольного бланка письма должностного лица

Окончание приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» ПРИКАЗ _____________________ №__________________ Омск

Рисунок Б.5 - Образец продольного бланка конкретного вида документа

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода на драгоценные материалы;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Положения о министерствах (ведомствах);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификация (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

1 2 3 45