|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТ Р 6.30 – 2003.
ПРЕДИСЛОВИЕ В любой организации, как бы она ни была мала, обращается большое разнообразие видов документов различного назначения. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью предприятия. Велико и правовое значение документов. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями. Цель данного издания: помочь в освоении требований, предъявляемых к организационно-распорядительным документам на современном этапе. Задачи: - познакомить слушателей с ГОСТ Р 6.30-2003 и областью его применения; - рассмотреть требования, предъявляемые к бланкам документов; - охарактеризовать реквизиты документов и рассмотреть правильное их оформление; - ознакомиться с возможными вариантами написания и использования имен собственных в документах. Предлагаемая к изданию лекция разработана в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060800 (080502) – «Экономика и управление на предприятии АПК» и представляет одну из основополагающих тем дисциплины «Документирование управленческой деятельности». Ее содержание учитывает программные требования к подготовке менеджеров аграрных высших учебных заведений. Материал подготовлен в помощь студентам специальности 060800(080502) «Экономика и управление на предприятии АПК», однако он может быть использован всеми, кто хотел бы научиться правильно и грамотно составлять и оформлять документы. Автор лекции – Журова Оксана Алексеевна, старший преподаватель кафедры экономики и управления с.-х. производством института экономики и финансов Омского государственного аграрного университета, расположенного по адресу: 644008, г. Омск, ул. Физкультурная, 8 Е. Просьба отзывы и замечания присылать по указанному адресу. ВВЕДЕНИЕ В современном мире огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех – будь то в производстве, науке или других сферах деятельности. Средством материализации информации, закрепления ее является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации – важнейшей характеристики позитивного общественного бытия. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, а также организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование. Среди разнообразия видов документов, обращающихся в организации, особое место занимает основной вид управленческой документации – организационно-распорядительная документация (ОРД), которая является наиболее распространенным видом. Таким образом, документирование управленческой деятельности, в конечном счете, сводится к фиксации на бумаге и других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003. Знания, полученные при изучении этой темы, необходимы при составлении и оформлении документов, при использовании имен собственных в них, а также при оформлении бланков документов.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТ Р 6.30 – 2003.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности: - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; - предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно правовой формы. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, однако они носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.
Рассмотрев подробно область применения стандарта, переходим непосредственно к требованиям, которые предъявляются к бланкам документов. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ Для того, чтобы документ отвечал своему н6азначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документов. Как правило, документы оформляются на бланках. Бланк документа – лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа. Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов* бумаги. Форматы делятся на три основных ряда – А, В, С (табл. 1)
Таблица 1 – Потребительские форматы бумаги, мм
_______________ Формат (от лат. Formo – придаю форму) – размер страницы книги, листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.
Все бланки документов разрабатываются на бумаге стандартных форматов. Документы оформляются главным образом на бланках стандартного формата - А4(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Форматы А 3 (297х410мм) и А6 (150х148мм) применяются для планов, графиков и унифицированных документов.
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США – североамериканские форматы бумаги, где основной формат- аналог А4 – равен размеру 21, 59 см х 27, 94 см. С целью обеспечения удобства обработки (для подшивки, для проставления некоторых служебных отметок) каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с рисунками 1 и 2. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой ( Приложение А, рис.1) и продольный (Приложение А, рис.2). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов (Приложение Б): - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Бланки структурных подразделений разрабатываются в том случае, если руководитель подразделения имеет право издавать распорядительные документы (приказы, распоряжения), вести переписку от имени подразделения. Бланки должностных лиц используются, как правило, руководителями органов власти и управления, а также различных организаций и их заместителями. В зависимости от компетенции должностного лица используются бланки конкретных видов распорядительных документов - указа, приказа, распоряжения (см.рис.3 приложения Б ) и бланки писем (см.рис.2 приложения Б). Руководители, не наделенные правом издавать распорядительные документы, используют только должностные бланки писем. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. В соответствии со стандартом, бланки документов с изображением государственного герба, гербов субъектов Российской федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков – на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.
ТРЕБОВАНИЯ К ШРИФТУ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ Р 6.30-2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование ко всем используемым шрифтам: они должны быть хорошо читаемыми. Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура- характер рисунка литер и размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт- 0, 376 мм). С точки зрения эргономики- науки, изучающей трудовые процессы и функциональные возможности человека с целью создания оптимальных условий труда, - наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки, поэтому в большинстве инструкций при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки: · Гарнитура Times New Roman, размеры - 13, 14, 15; · Гарнитура Arial, размеры 12, 13, 14. Наиболее оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го размера. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го кегля. Реквизит " Отметка об исполнителе" в письмах допускается печатать шрифтом меньшего размера, чем текст, например размером 12 или 11. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники. В большинстве инструкций по делопроизводству при установлении требований к шрифтам не делается различий между изготовлением каких то отдельных документов, поэтому можно сказать, что это общие правила, применимые ко всем документам.
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА Текст является основной составной частью документа. Содержание текста должно строго соответствовать наименованию документа. Приводимые в документе факты должны быть достоверными, то есть не должны представлять действительность в лучшем или худшем виде, чем она есть. Тескт документа должен быть изложен ясно и сжато. В тексте не допускается возможность двоякого (неточного) толкования слов и выражений, не должно быть лишних слов, повторений. Тон документа при любом его содержании должен быть спокойным и выдержанным. Грубость и резкость не допустимы (особенно в деловых письмах). В документах не допускается применение устаревших слов и выражений (“к сему”, “оных”", “таковой” и другие); диалектизмов (местных слов и выражений), которые могут быть понятны только ограниченному числу людей. Иностранные слова должны употребляться лишь в меру необходимости, если они не могут быть заменены словами русского (или другого родного) языка, означающими то же самое. В тексте допустимы только общепринятые термины и обозначения, сокращения слов и выражений: РФ, с.г. (сего года) и другие. Встречающиеся в докумекнтах сокращения " т.к." (так как), " т.о." (таким образом), " п.ч." (потому что), " т.н." (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны. Нельзя применять такие сокращения слов, как “з-д” вместо “завод”, “пр-з” вместо “приказ” и т.п. Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами: Омский государственный аграрный университет – ОмГАУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами: высшее учебное заведение – вуз. В документе, безусловно, недопустимы орфографические и стилистические ошибки, помарки, подчистки, он должен быть написан ясным и разборчивым почерком (шрифтом) с расположением текстового материала в соответствии с установленным стандартом. Допускается делить текст на составные части (разделы, подразделы, пункты), их следует нумеровать арабскими цифрами. Адресуется документ по точному адресу с правильным наименованием учреждения или предприятия, структурного подразделения и указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, к которому обращаются с вопросом, изложенном в документе. Документы лучше писать простыми предложениями, при употреблении сложных предложений нужно стараться, чтобы они были короткими и имели как можно меньше придаточных предложений: - они в деловой речи могут быть сокращены с помощью причастных и деепричастных оборотов. Цифровой материал сводится в таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, таблицы должны быть пронумерованы, и на следующей странице печатаются только номера этих граф. Документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, который определен ГОСТом Р.6.30-2003" Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Максимально возможный перечень реквизитов включает 30 наименований (в отдельных документах меньше). Реквизит – отдельный стандартный элемент документа. При составлении документов следует соблюдать формы оформления реквизитов, т.к. неправильно составленный реквизит делает документ недействительным. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве. При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу реквизитов и к оформлению каждого реквизита.
01 .Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом " О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст.5021). Данный реквизит ставится на особо важных государственных документах, на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляется.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Реквизит 01 (02) располагают над серединой реквизита 08.
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) –знак, символ, рисунок или сочетание, которые идентифицируют какого либо производителя. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если организация имеет товарный знак (это фирменный знак, эмблема или имя, защищенное юридически), зарегистрированный в установленном порядке в государственных органах, то он может использоваться в качестве эмблемы и входить в состав бланков документов. Эмблему размещают над серединой реквизита 08 " наименование предприятия", или на одном уровне с этим реквизитом. Эмблема не заменяет наименования организации, предприятия.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Коды 04 и 05 располагаются в левом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов) на одной строке, сначала код 04, затем код 05. При продольном расположении реквизитов коды располагаются вдоль верхней границы поля документа.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации . Наименование организации, являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Для предприятий, которые являются самостоятельными и не имеют вышестоящих организаций, этот элемент опускается. Наименование организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
09. Справочные данные об организации - включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование структурного подразделения (отдела) обычно указывается только на внутренних документах: заявлениях, графиках отпусков и др. Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование документауказывается на всех служебных документах, кроме писем (исключение составляют гарантийные, сопроводительные, рекомендательные письма). Оно дает первое общее представление о документе.
11. Дата обязательный элемент любого документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения или отправки, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или боле организациями, должны иметь одну (единую ) дату. В документе может быть несколько дат – поступления, утверждения, исполнения, согласования, сдачи в архив, оформляющихся цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Цифры отделяют друг от друга двумя точками. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число состоит из одной цифры, то перед ней ставится ноль. Например: 02.09.2006. Допускается при оформления даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 2006.09.12. Также допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты: 12 сентября 2006г (в основном, в текстах документов, содержащих сведения финансового характера).
12. Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации и состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 03-5/12. Здесь: 03-структурное подразделение; 5 – номер дела, куда помещен документ; 12 – порядковый регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа – необходима при составлении ответного документа. В ней указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ, например: “на № 03-5/12 от 02.10.2006”.
14 .Место составления или издания документа – указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам " Наименование организации" (08) и " Справочные данные об организации" (09). Данный реквизит указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Реквизит располагается ниже даты и индекса документа. При оформлении учитывается административно-территориальное деление страны, которое включает в себя только общепринятые сокращения, например: г. Красногорск Московской обл; с. Александровка Саргатского р-на Омской обл;
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Реквизит располагается в правом верхнем углу документа. В состав реквизита " Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Существует четыре основных способа оформления адресата: - Документы адресуются организациям. В этом случае указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и т.д. являются условными):
ЗАО " Электронные технологии" Садовая ул., д.47, г. Омск, 644012 - Их структурным подразделениям. Например: ЗАО " Контакт" Отдел маркетинга Наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. - Конкретному должностному лицу. В этом случае должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Инициалы указывают перед фамилией.
Например: ЗАО “Контакт” Главному бухгалтеру А.С. Смирнову При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: Директору ОАО “Эталон” И.Н. Иванову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например: а) без указания должности и инициалов руководителей: СПК " Нива" Руководителям структурных подразделений
б) без указания адреса: Директорам предприятий и руководителям организаций
или: Администрации районов Омской области
- При адресовании документа физическому лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сергееву Ю.С. Морозовой О.В. ул. Горная, д.3, кв.5, ул.Центральная, д.8, кв.2, г. Омск, 644008 с. Журавлевка, Тюкалинский р-н, Омская обл., 646852
Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подшивается в дело, а на каждом документе указывается только один адресат.
16. Гриф утверждения документа – является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставы, акты, планы, инструкции, отчеты, положения, программы, сметы, стандарты и т.п. Этот реквизит располагается в правом верхнем углу документа. Утверждение документов производится двумя способами: а) при утверждении документа должностным лицом (должностными лицами) гриф утверждения состоит из четырех элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименование должности лица, утверждающего документ; его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); дата утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО “Контакт” Подпись А.А.Сидоров 15.11. 2006 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
б) при утверждении документа специально издаваемым документом - постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ); наименования утверждающего документа в творительном падеже; его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора университета от 15.11.2006. № 176 или УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 07. 10. 2006 №24
Если документ имеет несколько грифов утверждения, то их располагают на одном уровне. В таких документах, как “Структура и штатная численность”, “Штатное расписание” гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью. Допускается в реквизите " Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
17. Резолюция – выраженное в краткой форме мнение руководителя о характере и сроках исполнения документа. Резолюция пишется руководителем (или соответствующим должностным лицом) в правом верхнем углу документа: - на письмах – под адресатом: - на других документах – напротив заголовка. Резолюция включает в себя: - фамилии, инициалы исполнителей; - предписываемые действия (содержание поручения)- при необходимости; - срок исполнения; - подпись; - дату. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственность возлагается на первого из них. Например: Зайцевой.Ю.Ю Семеновой Т. В. Прошу подготовить прейскурант к 06.10.2006. Личная подпись 03.10.2006. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту – грамматически согласовывается с наименованием вида документа и указывает на его краткое содержание, например: приказ “О реорганизации структуры предприятия” (Отвечает на вопрос “о чем? ”, “о ком? ”), правила “Внутреннего трудового распорядка” (Отвечает на вопрос “ чего? ”, “ кого? ”). На документе заголовок пишется без кавычек. . Он располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19.Отметка о контроле – проставляется на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “Контроль”, расположенное на верхнем поле документа в правом углу.
20. Текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма. Обычно текст печатается на одной стороне листа. При составлении текстов рекомендуется придерживаться следующих правил: - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого истолкования; - структурирование текста документа, деление его на разделы, подразделы, пункты, на смысловые части, как введение, доказательство, заключение. - широкое использование трафаретных и типовых текстов документов анкетной формы, содержащих постоянную информацию, таблиц. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (" имеете", " владеете" или " были", " находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (" приказываю", " предлагаю", " прошу" ). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (" постановляет", " решил" ). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (" приказываем", " решили" ). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (" слушали", " выступили", " постановили", " решили" ) В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (" отдел осуществляет функции", " в состав объединения входят", " комиссия установила" ). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа (" просим направить", " направляем на рассмотрение" ); - от первого лица единственного числа (" считаю необходимым", " прошу выделить" ); - от третьего лица единственного числа (" министерство не возражает", " ВНИИДАД считает возможным" ).
21. Отметка о наличии приложения . ПРИЛОЖЕНИЕ – различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст. Если документ имеет приложение, названное в тексте, под основным текстом помещается отметка о наличии приложения, оформляемое следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз. Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-08-31; Просмотров: 533; Нарушение авторского права страницы