ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (Прил.9)

Приказ (Прил.1)

Требования к составлению и оформлению приказа регламентированы государственным стандартом РФ " Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введ. в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, а также письмом Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64 (подп. 2.2 п. 2).

Приказ должен оформляться на бланке ОУ и иметь следующие обязательные реквизиты:

· наименование ОУ;

· наименование вида документа (приказ);

· дата;

· номер;

· место издания;

· заголовок;

· текст;

· подпись.

Также приказ может содержать такие реквизиты, как эмблема ОУ, наименование учредителя, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи, факты и события, являющиеся причинами издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть может начинаться словами " В целях…", " В соответствии…", " Во исполнение…". Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций и органов власти.

В констатирующей части инициативных приказов излагаются цели и задачи предписываемых управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа.

Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом " ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт начинается с указания конкретного действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий одного приказа.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль его исполнения.

Если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: " Приказ от 01.09.2011 № 1 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

Проекты приказов могут согласовываться с бухгалтером (при необходимости) и должностными лицами ОУ, интересы которых затрагиваются в приказе.

В текст приказа не следует включать пункт " Приказ довести до сведения...". Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы регистрируют в пределах календарного года (1 января – 31 декабря) по следующим группам:

· приказы по основной деятельности;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу);

· приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах);

· приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Устав организации (Прил.2)

Любой устав должен содержать следующую информацию:

1) название, под которым работает организация;

2) основные цели, задачи деятельности структуры (к примеру, в случае создания благотворительной организации цели должны быть именно благотворительными, а не какими-то другими). Они могут быть сформулированы как достаточно широко (для обеспечения необходимой гибкости в реализации поставленных задач), так и совершенно конкретно.

3) способы достижения поставленной цели (они могут предполагать методики, посредством которым компания будет осуществлять свою деятельность в достижении выбранной цели);

4) данные о должностных лицах, которые войдут в состав руководящего органа, области их компетенции, процедуре их выбора и освобождения от должности. Указанные лица могут получить статус «доверенного лица», «директоров», «руководящего комитета» (всё зависит от структуры предприятия);

5) членство (необходимо прописать, кто может войти в члены организации, права и обязанности указанных лиц). Надо сказать, что на сегодняшний день мало какая организация стремится иметь фиксированное членство;

6) передаваемые полномочия (если обратное не прописано в Указе, доверенные лица не имеют права передавать возложенные на их полномочия);

7) порядок и принципы изменения устава (свод правил, который позволяет изменять рассматриваемый документ доверенным на то лицам). Отметим, что благотворительные структуры не имеют права изменять прописанные в уставе задачи, цели;

8) порядок инвестирования средств (право на открытие, дальнейшее использование банковских счетов организации);

9) требования, регламентирующие составление ежегодных финансовых отчётов и предъявление их на аудиторскую проверку (в соответствии с действующим законодательством, аудиторские проверки не требуются для компаний, которые получили статут «трасты» либо «ассоциации»);

10) правила прекращения деятельности предприятия (определяются принципы, по которым будет происходить разделение имущества после закрытия компании).

Любой устав должен быть оформлен в письменной форме на общем бланке организации и прошит.

Если говорить о титульном листе рассматриваемого документа, то он, как правило, включает следующие реквизиты:

— наименование предприятия;

— указание вида документа;

— дату утверждения;

— гриф утверждения;

— отметку о регистрации (актуально для коммерческих структур);

— место издания (указывается конкретный город).

Что касается основной части документа, то она может содержать произвольное количество параграфов, пунктов. Обозначение может быть, как цифровым, так и буквенным.

Стоит отметить, что различные типы устава утверждаются в разных инстанциях:

— устав государственных компаний — вышестоящим органом (это может быть комитет или министерство);

— устав муниципальных организаций – городской либо районной администрацией;

— устав коммерческих структур – общим собранием учредителей либо собственником (после этого он регистрируется в соответствующей государственной инстанции);

— устав общественной организации — собранием, съездом её участников.

В любом случае представленный документ должен соответствовать действующим нормативным актам, в частности, Гражданскому кодексу (положения устава ООО определяются в ст. 89, устав УДО – в ст. 95, устав АО– в ст.98, устав унитарных предприятий — в ст 113-115, устав потребительских кооперативов – в ст.116, устав фондов – в ст. 118-119, устав ассоциаций и союзов – в ст.121).

Протокол (Прил.3)

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Слова " Председатель", " Секретарь", " Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом " О", " Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом " Разное".

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): ...

В разделе " СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: " текст доклада прилагается".

В разделе " ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе " ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных " за", " против", " воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 15 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом " СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова " СЛУШАЛИ", " ВЫСТУПИЛИ", " ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов " СЛУШАЛИ", " ВЫСТУПИЛИ", " ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1, 5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово " Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога " О" (" Об" ), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тир указывают даты начала и окончания заседания. Например, 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

АКТ (Прил.4)

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:

- название организации;

- название вида документа (слово " акт" );

- дата и регистрационный номер документа;

- место составления;

- заголовок к тексту (название акта);

- подписи;

- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого приказом создают комиссию (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.

Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью. Во всех остальных случаях акты следует оформлять на общем бланке организации, который должен включать весь необходимый состав обязательных элементов документа. Образец акта приведен в статье. Поэтому для восприятия информации как правильно составить акт легче будет посмотреть пример, чем просто читать подробное описание.

Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта понадобилось предварительное проведение работ (характерно для длительных процессов – инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.

Возможно использовать два варианта формулировки заголовка – с предлогом о (об) или без него. Например, акт о списании материальных запасов (о чем? ) или акт приемки выполненных работ (чего? ).

Текст акта начинают с указания основания его составления. Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ.

Также в начале акта следует перечисление членов комиссии, председателя всегда выделяют. При этом необходимо указывать должности. Фамилии членов комиссии выстраивают в алфавитном порядке, а не по убыванию значимости должностей (наглядно продемонстрировано на образце акта).

Затем в тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения комиссии.

Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты. В процессе оформления акта стремитесь избегать устаревших оборотов таких как «мы, нижеподписавшиеся», а также «составили настоящий акт в том, что …».

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных сторон или это прописано в нормативном документе. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста.

Если к акту предусмотрены приложения (т.е. далеко не всегда они бывают), то отметка об этом (аналогично отметке о наличии приложений в деловом письме) делается после указания на местонахождение экземпляров акта, перед подписями.

Акт должны подписать все члены комиссии или все принимавшие участие в его составлении. Не нужно указывать должности членов комиссии при оформлении подписей, сами подписи имеют ту же последовательности как в начале акта. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт. В этом случае он имеет право поставить подпись с пометкой о наличии замечаний, которые излагаются в произвольной форме на отдельном листе и прилагаются к акту.

Следует ознакомить с актом всех, чья деятельность отражена в нем (затрагивает интересы). Ниже подписей проставляется отметка «С актом ознакомлены: » и оформляют непосредственно сами подписи заинтересованных лиц.

Некоторые виды актов согласно существующим нормативным документам еще требуется утвердить руководителю. Согласно нормам делопроизводства, гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта.

ДОВЕРЕННОСТЬ (Прил.5)

В доверенности, выдаваемой от имени юридического лица, должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа — доверенность;

· дата выдачи доверенности;

· сведения об организации-доверителе (ее наименование, юридический адрес, ИНН);

· информация о представителе. Если представителем является физическое лицо, то приводятся его паспортные данные и место жительства. Для представителя — юридического лица указывают его наименование, место нахождения и ИНН;

· объем предоставленных полномочий или перечень действий, на совершение которых уполномочен представитель;

· подпись руководителя организации-доверителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;

· оттиск печати организации-доверителя.

Образец подписи поверенного. Этот реквизит обязателен для доверенностей на получение ТМЦ. Он предусмотрен, в частности, в типовых формах № М-2 и М‑ 2а. Выдача доверенностей по указанным формам без образца подписи поверенного не допускается.

В унифицированных формах доверенностей № М-2 и М-2а предусмотрено указание сведений о документе, по которому поверенный будет получать ТМЦ. Кроме того, на оборотной стороне этих форм имеется таблица, в которой приводится перечень получаемых материальных ценностей.

Законодательство не допускает использования на доверенностях факсимильного воспроизведения подписей. Следовательно, ни подпись доверителя, ни образец подписи представителя на доверенности не могут быть выполнены с помощью средств механического или иного копирования либо другого аналога собственноручной подписи этих лиц.

Доверенность, подписанная не собственноручно, может быть признана недействительной.

На доверенности, выданной от имени юридического лица, должен стоять оттиск его печати. Это требование закреплено в абзаце 1 пункта 5 статьи 185 ГК РФ. Доверенность без печати выдавшей ее организации недействительна.

Физ. лицо-представитель, получающее ТМЦ на основании ДОВЕРЕННОСТИ, обязано иметь при себе документ, удостоверяющий личность — паспорт.

ПИСЬМА (Прил.6)

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;

1. Государственный герб (для государственных предприятий);

2. эмблема организации;

3. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4. код документа по ОКУД (если есть);

5. наименование организации (полное и сокращенное);

6. почтовый и телеграфный адреса;

7. номер телефона;

8. номер факса, телетайпа;

9. номер счета в банке;

10. дата;

11. индекс документа;

12. ссылка на индекс и дату входящего документа;

13. адресат;

14. заголовок к тексту;

15. текст;

16. подпись;

17. фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).

Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

от

На №

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ 6.38-90 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

Записка (Прил.7)

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дату;

· индекс;

· место составления;

· адресата;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись руководителя;

· фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дата;

· регистрационный (исходящий номер);

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если есть);

· адресат;

· подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

· запрос информации;

· выдачу инструкций;

· сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

· объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (Прил.8)

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 " УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа

- наименование вида документа

- дата документа

- регистрационный номер документа

- место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту

- заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров

- текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ

- отметка о наличии приложения - указывается, если документ имеет приложение (приложения)

- подпись (подписи)

- гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию

- визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию

- оттиск печати

- отметка о заверении копии документа - указывается только на копиях трудовых договоров

- отметка об исполнителе

- идентификатор электронной копии документа

- отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.

Наименование предприятия (организации, учреждения) - автора (разработчика) документа необходимо указывать полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в его учредительных (регистрационных) документах. Наименования предприятий, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, нужно указывать на обоих языках.

12 3 Следующая ⇒