Должностная инструкция секретаря

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 24Следующая ⇒

Должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями. Например, знание иностранного языка, умение работать на компьютере с определённой программой и др.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция — документ длительного пользования (применяется до замены новой). Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции за секретарем записано, то с него и спросится. Он имеет те права, которые за ним в ней закреплены.

Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями. Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: «Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений».

В справочнике в разделе «Общие положения» записано, что «Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.»

Таким образом, оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности, что позволяет руководителю оценивать труд секретаря по конкретным результатам.

Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: «Должностные обязанности» и «Должен знать».

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведет все организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объеме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

— осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

— организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства;

— организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

— разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;

— принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

— осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

— обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

— участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

— организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Он должен знать :

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

— Государственную систему документационного обеспечения управления;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия, учреждения, организации;

— организацию делопроизводства;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда8.

Квалификационная характеристика секретаря руководителя были рассмотрены ранее. Поэтому рассмотрим квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике. Они изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

— Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

— Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручениям работников.

— Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

— Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

— Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

— Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

— Печатает по указанию руководителя различные материалы.

— Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

— Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

— Принимает документы на подпись руководителю.

— Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

— Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

— Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— машинопись;

— правила орфографии и пунктуации;

— порядок расположения материала при печатании различных документов;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— основы организации труда;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда. ¹

Приведенная должностная характеристика достаточно подробно описывает функции секретаря, требования к его знаниям и поможет ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

— Общие положения

— Функции

— Должностные обязанности

— Права

— Ответственность

— Взаимоотношения (связи по должности)

Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.

Сегодня, чаще всего, требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.

Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение — непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках ². Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел — « Функции ». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе « Должностные обязанности » уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь на базе новейших технологий, тем легче можно будет оценить его работу.

Раздел « Права » очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:

— предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;

— организации приема и определения приоритетности приема посетителя;

— «фильтрации» телефонных звонков;

— контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;

— контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;

— доступа к информации;

— запроса информации и документов для руководителя;

— представлять свою организацию и т.д.

Раздел « Ответственность » может быть написан обобщенно, типа «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, несвоевременное представление документов на подпись, плохую подготовку совещания и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Она устанавливается в строгом соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, Трудовым и Уголовным кодексами Российской Федерации.

Раздел « Взаимоотношения » (связи по должности) не менее важен для организации работы секретаря. Обычно в нем записывается, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В должностных инструкциях может быть раздел « Оценка работы », критерии которого: качество работы и быстрота выполнения заданий.

Заканчивается инструкция секретаря как и всякая другая, пунктом о порядке ее пересмотра: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря», может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет или указаны условия типа «перераспределение обязанностей», «внедрение новых технологий» и т.п.

Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем, помещается в личное дело секретаря, а копия выдается секретарю под роспись.

На инструкции должна быть ознакомительная виза:

С инструкцией ознакомлен подпись расшифровка подписи

_______________________________________________________________

¹ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, с. 317—318.
² Конкретные названия действующих сегодня и используемых в работе секретаря законодательных и нормативных актов даны в списке рекомендуемых источников в конце учебного пособия

Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря — разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал.

Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит, прежде всего, из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя — обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

9.00–9.10 – приведение в порядок рабочего места руководителя;

9.10–9.15 – подготовка к работе своего рабочего места;

9.15–9.35 – обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

9.35–9.40 – просмотр контрольной картотеки;

9.40–10.00 – доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13.00 ч., то у секретаря в плане будет стоять на 124.5 – напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций — внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒