ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 24Следующая ⇒

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», государственных стандартов на унифицированные системы документации, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы ДОУ, состав должностей служащих, осуществляющих документационное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, нужно воспользоваться прежде всего «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя рекомендации написаны для федеральных органов, они включают те же виды работ с документами, которые ведутся в любой организации и поэтому являются хорошим подспорьем при составлении инструкции по делопроизводству организаций любой организационно-правовой формы и масштабов деятельности. При составлении инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Методические рекомендации используются в обязательном порядке, но они могут быть также положены в основу при составлении многих разделов инструкций по делопроизводству любой организации.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов — положение и должностная инструкция, — с раздела « Общие положения ». В ней должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему документационного обеспечения и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство документационным обеспечением в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела и организационными документами организации,

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется службой делопроизводства.

1.7. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с отделом программно-технических средств.

1.8. Административную ответственность за организацию и состояние работы с документами в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.9. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за работу с документами в подразделении и согласовывает его кандидатуру с руководителем службы ДОУ.

1.10. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.11. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением руководителя службы ДОУ о передаче дел.

1.12. Задачи и функции службы ДОУ, обязанности, права и ответственность руководителя службы регламентируются Положением о службе ДОУ.

1.13. Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями.

Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно сначала дать раздел — « Подготовка и оформление документов », а затем раздел — « Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов ».

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берутся «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и приложения к ним. Порядок оформления реквизитов, изложенный в Методических рекомендациях переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные разновидности договоров, кто подписывает эти виды документов, указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел «Порядок печатания и размножения документов». Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, помещают разделы, описывающие порядок работы с ними: прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и при автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел « Информационно-справочная работа » в автоматизированной системе может выглядеть так:

1.1. В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

1.2. Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3. Информация может выдаваться:

По конкретному документу:

· где (у кого) находится;

· стадия исполнения (подготовки);

· результат исполнения;

· место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

· конкретный документ;

· группа документов.

По корреспонденту/автору:

· конкретный документ;

· все документы автора/корреспондента;

· все документы автора по конкретному вопросу;

· все документы автора за определенный период.

По региону:

· стране;

· области;

· городу.

1.4. При поиске документов могут указываться:

· входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

· вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

· приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних — Подписания документа);

· регион, по которому ведется поиск (страна, область);

· организация (корреспондент/адресат);

· содержание (тема).

1.5. При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его

номер.

1.6. При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

К инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:

· образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);

· формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);

· списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать, к т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, расписывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа — правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для внедрения.

Например:

1. Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

2. Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

3. Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с установленными требованиями.

4. Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе ДОУ, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы ДОУ между конкретными исполнителями, и инструкция по делопроизводству — основные документы, определяющие организацию документационного обслуживания в учреждении.

¹ Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). — ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. — М., 1993, 77 с.; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). — ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. — М., 1995, 26 с.

² В указанных выше нормативах времени средний Ф_п указывается по разному. В нормативах 1988 г. — 1910 ч., в нормативах времени 1993 г. — 1800 ч., в нормативах времени 1994 г. — 2006 ч.

³ Единая государственная система делопроизводства. — М., 1975. С. 76.

⁴ Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. — М., 1995, 26 с.

⁵ Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской’ Федерации. — М., 1993, 77 с.

⁶ Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, Утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23

⁷ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37.

Контрольные вопросы:

1. Какие типовые функции выполняет служба ДОУ?

2. На основании каких организационных и нормативно-методических документов ведЕтся делопроизводство в организации?

3. Для чего разрабатывается Положение о службе ДОУ?

4. Какую роль играют должностные инструкции (регламенты) работников службы ДОУ?

5. Для чего нужна Инструкция по делопроизводству организации и для кого обязательны ее требования?

6. Назовите основные разделы инструкции по делопроизводству?

3.1. Составление и оформление служебных документов

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата, требует больших усилий и знания определенных правил.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

В ГОСТ 351141—98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа»1.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

В 1970-е годы были разработаны стандарты, устанавливающие требования уже не к отдельным видам документов, а к системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р 6.30—2003. «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: «постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…, включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)».

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.

Стандарт называет тридцать реквизитов и излагает требования к их оформлению

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации-автора документа;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 код формы документа;

08 наименование организации-автора документа;

09 справочные данные об организации-авторе документа;

10 название вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 место составления или издания документа;

15 адресат;

16 гриф утверждения документа;

17 резолюция;

18 заголовок к тексту;

19 отметка о контроле;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

23 гриф согласования документа;

24 визы согласования документа;

25 оттиск печати;

26 отметка о заверении копии;

27 отметка об исполнителе;

28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 отметка о поступлении документа в организацию;

30 идентификатор электронной копии документа.

В 2009 году Постановлением Правительства от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В п. 9 Правил перечисляются реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти

1. Государственный герб Российской Федерации

2. Наименование федерального органа исполнительной власти

3. Должность лица, подписавшего документ

4. Подпись должностного лица

5. Вид документа

6. Место составления (издания) документа

7. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

8. Адресат

9. Дата документа

10.Регистрационный номер документа

11.Наименование документа

12.Текст документа

13.Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

14.Отметка о наличии приложений

15.Гриф согласования

16.Гриф утверждения

17.Виза

18.Оттиск печати

19.Отметка о заверении копии

20.Отметка об исполнителе

21.Указания по исполнению документа

22.Отметка о контроле документа

23.Отметка об исполнении документа

24. Отметка о конфиденциальности

Сравнивая реквизиты, приведенные в ГОСТ Р 6.30—2003 и в Правилах, можно увидеть, что два реквизита в Правилах получили новое название: «заголовок» получил название «наименование документа» (приложение к Правилам «наименование текста»), реквизит «резолюция» получил название «указания по исполнению документа». В связи с этим в тексте данного пособия эти реквизиты будут иметь двойное наименование. Кроме того в Правилах реквизит «подпись» разбит на две части: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Правила ввели также новый реквизит «отметка о конфиденциальности».

Порядок написания каждого реквизита кроме ГОСТ Р 6.30—2003 изложен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Каждый управленец и прежде всего работник службы ДОУ, отвечающий за оформление документов, должен хорошо знать требования, предъявляемые к каждому реквизиту.

Создание документа проходит несколько этапов: составление проекта, согласование проекта документа, оформление документа, подписание, для определенных видов документов — утверждение. На каждом из этих этапов оформляется определённый набор реквизитов.

Рассмотрим каждый из этих этапов.

Составление проекта документа

Чтобы составить полноценный документ, прежде всего, надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации, провести такую предварительную подготовку нетрудно.

Кроме того, при составлении документа надо изучить ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации по данному вопросу, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты ранее изданных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

Составляя документ надо знать требования, предъявляемые к текстам документов.

Язык документа. Документ может быть составлен как на русском, так и на национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

В соответствии с федеральными законами «О языках народов Российской Федерации» и «О государственном языке Российской Федерации» «государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органах местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства», а также «в наименованиях федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности».

Официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся только на государственном языке Российской Федерации (только на русском языке). Общий порядок использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков республик при составлении, оформлении и опубликовании документов определён в законе РФ «О языках народов Российской Федерации» (в ред. 2002 г.).

Статья 17 Закона Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» определяет порядок использования языков в официальной переписке:

«Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерацию».

В соответствии с Законом, устанавливаются случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Общие требования к тексту. Составляя документ, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить, что достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

Например:

Повысить успеваемость помог переход на рейтинговую систему оценки знаний.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

Например:

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. №221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи»

или

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. №452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Например:

«В соответствии с достигнутой договоренностью…» или «Просим Вас изыскать возможность…», или «Принимая во внимание, что… просим (предлагаем)…» и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту2.

Например:

архив — обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия — замещать, иметь; совещание — вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по «Словарю сочетаемости слов русского языка»3. Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений. Сегодня они также вносятся в память компьютера.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии.

Например:

адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов.

Например:

канцелярист, учрежденец, классный и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем, зовем на работу и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Также пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает… и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы — ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; экземпляр — экз.; смотри — см.; год — г.; максимальный — макс.; тому подобный — т.п.; свыше — св. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Например: ЕГЭ (единый государственный экзамен). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта4 и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений5 русского языка.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и даты.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Например:

В октябре 2010 г. институт проводит конференцию «Проблемы подготовки кадров высшей квалификации». Будут обсуждены вопросы переподготовки кадров и повышения квалификации.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета А.Р. Фионова

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

Например:

Прошу дополнительно выделить… руб. на приобретение компьютеров для лаборатории.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒