Тема Технологии и системы обработки текстовых документов.

Тема Технологии и системы обработки текстовых документов.

Лекция Текстовый процессор Microsoft Word

Общая характеристика и функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

Основные приёмы работы по созданию текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word

Панель инструментов Форматирования

Независимо от типа и назначения создаваемого документа, пользователи стремятся оформить его профессионально и эффектно.

Для оформления документов предназначены команды меню Формат. Однако намного быстрее и удобнее форматировать документы, используя панель инструментов Форматирование, В окнах всех приложений эта панель находится под стандартной панелью инструментов и содержит кнопки вызова основных команд форматирования. Общие элементы панели Форматирование приложений Excel 7.0 и PowerPoint 7.0 описаны в следующей таблице.

Элемент	Название	Назначение
	Шрифт	Указание вида шрифта путем выбора значения в списке или ввода названия с клавиатуры.
	Размер шрифта	Изменение размера шрифта путем выбора значения в списке или ввода с клавиатуры.
	Полужирный	Установка полужирного (bold) начертания.
	Курсив	Установка курсивного (italic) начертания.
	Подчеркивание	Выделение символов подчеркиванием.
	Выравнивание по левому краю	Задание такого способа выравнивания абзацев, при котором левый край абзаца ровный.
	Выравнивание по центру	Выравнивание абзаца относительно центра страницы.
	Выравнивание по ширине	Задание такого способа выравнивания абзацев, при котором оба края абзаца ровные.
	Выравнивание по правому краю	Задание такого способа выравнивания абзацев, при котором правый край абзаца ровный.
	Маркированный список	Вставка перед выделенными абзацами символа перечисления.

Кроме стандартной панели и панели форматирования, в каждом приложении есть несколько встроенных панелей инструментов, отображением которых можно управлять. Отображение панелей задается в диалоговом окне Панели инструментов меню Вид.

Чтобы отобразить на экране какую-либо панель инструментов, следует в диалоговом окне Панели инструментов рядом с именем панели установить флажок. У пользователей есть возможность самостоятельно создавать панели и включать в них кнопки по собственному усмотрению.

Параметры страницы

После запуска WinWord, открывается окно с пустым текстовым полем. Перед набором текста необходимо установить параметры страницы.

Большие возможности установки полей имеет команда Файл / Параметры страницы. Первая вкладка Поля задает расстояние текста от верхнего, нижнего и боковых краёв страницы, местоположение колонтитулов.

Рис. Окно диалога Параметры страницы.

Вторая вкладка Размер бумаги позволяет не только выбрать размер бумаги: стандартную либо выставить свой нестандартный размер, а также и ориентацию листа: альбомную или книжную.

Ввод текста и его оформление.

Набираемый на клавиатуре компьютера текст появляется в окне документа. По мере ввода текста он автоматически «перетекает» на другую строку. И лишь при переходе к новому абзацу необходимо нажать клавишу Enter. Отсутствующие на клавиатуре знаки можно ввести, использовав команду Вставка, Символ. Выбрав из списка диалогового окна нужный символ, щелкните по кнопке Вставить.

Редактируется текст как обычно, используя клавиши клавиатуры Backspase, Delete. Но Word имеет возможность автоматически исправлять типичные опечатки. Например: первые буквы предложений делать заглавными. Список таких замен можно посмотреть в окне команды Cервис, Автозамена. Эта же команда позволяет использовать её для ввода сокращений. Отменить автозамену можно, убрав флажок в строке «заменять при вводе» в данном окне.

Другая возможность использовать сокращения находится в меню Правка Автотекст. С её помощью можно быстро вставлять в документ текстовые фрагменты, картинки, таблицы. Для этого необходимо:

- Набрать и выделить текст, который вы хотите ввести для автоматической вставки.

- Вызовите диалоговое окно Автотекста и введите имя элемента, при вводе которого вы хотите получить автотекст

- Щелкните по кнопке Добавить.

Теперь чтобы вставить элемент из списка в документ, достаточно набрать в позиции курсора имя элемента и нажать F3. Автотекст тут же вставится вместо имени элемента.

Оформить текст можно, окончив набор, либо сначала выставить все необходимые параметры, а затем набирать текст. Всё необходимое для оформления текста содержится в меню команды Формат. Также для форматирования текста можно использовать кнопки на панели инструментов форматирования.

Параметры шрифтового оформления текста можно выбрать в диалоговом окне команды Формат, Шрифт и включают в себя:

- изменение шрифта и его размера;

- изменение цвета;

- изменение начертания;

- подчёркивание текста;

- применение к тексту эффектов.

Для отмены всех шрифтовых выделений и приведения фрагмента к стандартному виду необходимо выделить текст и нажать CTRL –пробел.

При форматировании абзаца вы имеете дело с изменением структуры и разметки абзацев текста. К этому форматированию можно отнести:

- задание отступов абзаца;

- выравнивание текста (по левому, правому краю, по центру);

- задание межстрочных интервалов и интервалов между абзацами;

- применение границ и заливки;

- положение на странице.

Всё это можно выполнить используя команду Формат, Абзац.

Если вы оформляете текст после набора, то перед установкой параметров форматирования необходимо нужные фрагменты выделить. Для выделения текста в Word имеется множество способов. Простейшие из них следующие:

1. удерживая клавишу SHIFT, перемещаем клавишами управления курсора, курсор в нужном направлении;

2. ставьте курсор мыши в начало фрагмента, нажмите левую клавишу мыши, и, не отпуская её, тащите выделение до нужного размера. Текст будет размещаться на чёрном фоне. Для выделения всего текста можно воспользоваться командой меню Правка, Выделить все.

Сохранение файла на диске

Набрав текст, необходимо сохранить его на МД, для этого необходимо выполнить следующие действия: откройте меню Файл и выберите команду Сохранить, либо воспользуйтесь кнопкой для сохранения на стандартной панели инструментов. Если файл до этого не сохранялся, то на экране появится диалоговое окно, в котором необходимо указать:

- имяфайла (если имя не будет указано, то будет взято первое предложение и расширение.DOC).

- тип файла, т.е. формат, в котором вы хотите сохранить свой документ. По умолчанию сохраняется как документ Word.

- папку. По умолчанию сохраняется в папке «Мои документы».

Указав всё необходимое щёлкните по кнопке Сохранить. При последующем сохранении удобно использовать кнопку на стандартной панели инструментов. Окно диалога в этом случае не появляется.

Рис. Окно диалога Сохранение документа.

Word имеет режим автосохранения, когда с заданным интервалом происходит сохранение документа в страховочную копию.

Печать документа

Можно воспользоваться командой Файл Печать. Тогда в диалоговом окне можно указать какие страницы вы хотите напечатать и сколько копий.

Если такие установки не требуются, то проще использовать кнопку на стандартной панели инструментов.

Рис. Окно диалога Печать.

Завершение работы с Word.

Завершить работу с Word можно выбрав команду Файл Выход.

Если вы не сохранили созданный документ, то редактор выдаст на экран предостережение. Для сохранения документа щелкните по кнопке ДА, для выхода из редактора без сохранения НЕТ, а для возврата в редактор Отмена.

Можно также использовать кнопку закрытия окна [x], либо команду системного меню Выход.

Размещение шаблонов

Word обычно сохраняет шаблоны как файлы с расширением DOT в папке Шаблоны. Эта папка находится в папке MSOffice. Вкладки диалогового окна Создание документа соответствуют папкам, находящимся в папке Шаблоны, а элементы выбора соответствуют файлам с расширением DOT. Для изменения этих установок выполняется команда Сервис/Параметры, осуществляется переход на вкладку Расположение, выделяется строка Шаблоны пользователя, нажимается кнопка Изменить.

Для открытия одного или нескольких шаблонов при запуске Word следует скопировать соответствующие файлы с расширением DOT в папку Startup, которая находится в папке Winword. Папка Startup — это папка по умолчанию для файлов, используемых при запуске. Если этой папки нет, то выбирается команда Сервис/Параметры, вкладка Расположение. В списке Типы файлов выделяется Автозагружаемые и нажимается кнопка Изменить, чтобы задать используемую при запуске Word новую папку.

Изменение шаблонов

Шаблоны можно модифицировать в соответствии с требованиями пользователя. Новые документы, основанные на измененном шаблоне, будут включать все сделанные изменения. Для изменения существующего шаблона выбирается команда Файл / Открыть, открывается папка с шаблоном, устанавливается значение Шаблоны документов в списке Тип файла, выделяется нужный шаблон и нажимается кнопка Открыть.

При изменении шаблона с сохранением этого же имени старый шаблон будет утрачен. Чтобы этого избежать, нужно либо выбрать другое имя для нового шаблона, либо предварительно переименовать старый шаблон.

Можно модифицировать некоторые параметры в документе и передать их обратно в шаблон, так что они станут новыми параметрами по умолчанию. Это параметры, определяемые с помощью команд Формат / Шрифт, Формат / Стиль, Файл / Параметры страницы. Для передачи свойств из документа в шаблон нужно в документе, основанном на модифицируемом шаблоне, выбрать команду Формат / Шрифт, Формат / Стиль или Файл / Параметры страницы. Для команды Формат / Стиль нажимается кнопка Изменить, раскрывается нужная вкладка и устанавливаются нужные параметры. Для команд Формат / Шрифт и Файл / Параметры страницы нажимается кнопка По умолчанию. Если меняется или добавляется стиль, то устанавливается флажок Добавить в шаблон в диалоговом окне Изменение стиля.

Тема Технологии и системы обработки текстовых документов.

Лекция Текстовый процессор Microsoft Word

12 3 4 Следующая ⇒