Структура документа, его основные реквизиты

Структура документа, его основные реквизиты

Структура — относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокумент содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений), серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа. Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п. Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр —необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

Реквизиты документа — совокупность обязательных данных о документе, установленных стандартом или положением. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации.Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).Основные реквизиты приводятся, как правило, в выходных сведениях документа.Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.

К основным реквизитам издания относятся: сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие(название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (188М; 181Ш); выпускные сведения. Состав реквизитов и их расположение зависят от вида издания.

Понятие о знаках, виды знаков.

Документ содержит информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение.

В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).

РИС. 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗНАКОВ

Знаки-" пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).

Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).

Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат).

Издание как вид документа.

Издание — основной вид опубликованного, печатного, полиграфического документа. Это документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения. К изданиям могут быть причислены все документы, выпущенные по планам издательств или внепланово, на основе договоров с авторами, любыми способами полиграфической печати. Принимая это определение за исходное, выявляют существенное отличие издания от других видов документов. За пределами изданий остаются все письменные документы, не подвергавшиеся редакционно-издательской обработке и по этой причине не включенные в процесс массовой коммуникации. Сюда не входят и все произведения в устной форме. К изданиям также не относятся документы на магнитофонной или видеомагнитофонной ленте, диске, дискете, перфокарте, перфоленте и т. п.

Общепринятым является деление изданий на книжные, журнальные и листовые.

Важнейшим признаком издания является наличие тиража — общего числа экземпляров печатающегося издания. Тиражирование характерно для всех видов опубликованных документов. Особенность издания состоит в том, что оно тиражируется, как правило, полиграфическим способом. В последние годы расширились средства размножения изданий. Поэтому к изданиям можно отнести все документы, которые в соответствии с издательскими планами (или отдельными договорами авторов с издательствами) выпускаются полиграфическим или иным способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техники, средствами печати ЭВМ и др.).

Издание — это документ, выполненный на бумаге. По печатной бумаге для различных способов печати различают издания на мелованной бумаге, глазированной, книжно-журнальной, на бумаге машинной гладкости. Издание отличается от других видов документов своей конструкцией, спецификой оформления и полиграфического исполнения. Набор типовых конструктивных элементов издания, а также требования к его оформлению регламентированы специальными стандартами. В то же время конструкция каждого вида издания зависит от целевого и читательского назначения, характера информации и может конкретизироваться.

Особую роль в издании играет справочный аппарат, который условно делится на две части: 1) материалы, раскрывающие содержание книги (предисловие, послесловие, комментарии, изда

тельская аннотация и т. п.);

2) элементы, носящие чисто справочный характер и немыслимые без самого издания.

Они составляют своеобразный путеводитель по изданию (вспомогательные указатели, оглавление, прикнижная и внутрикнижная библиография и т. п.). Сейчас в издательской практике различают три типа справочного аппарата: научный, научно-популярный и массовый.
29. Классификация изданий по периодичности

За периодичностью выхода как традиционные, так и электронные издания подразделяются на непериодические, сериальные, периодические, продолжающиеся издания (продолжающиеся издания).

№	Вид	Общая характеристика
	Непериодическое	Издание, выходящее однократно и продолжение которого непредвиденное
	Сериальное	Издание, выходящее в течение времени, продолжительность которого заранее не определена, как правило, нумерованными или датированными выпусками (томами) с постоянной общим названием
	Периодическое	Издание, выходящее через определенные промежутки времени, имеет заранее определенную постоянную ежегодную количество и название нумерованных или датированных, однотипно оформленных выпусков, которые не повторяются по содержанию
	Продолжающиеся издания	Издание, выходящее через заранее неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, нумерованными и (или) датированными выпусками, не повторяющееся по содержанию, равно типично оформлены, с общим названием

30. Классификация изданий по материальной конструкции или форме носителя информации

Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т. п., имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и др.

СТРУКТУРА КНИГИ

В зависимости от типа книги (энциклопедия, словарь, учебник, монография и др.), её структура может меняться, но обычно в ней присутствуют следующие части:

1. Суперобложка - дополнительная обложка с клапанами, которая защищает переплетную крышку или обложку и используется как элемент внешнего оформления издания, а также для рекламы.

2. Переплёт - прочное покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом оформления издания.

3. Переплетная крышка - основная часть переплета, состоящая из сторонок и корешка, покрытых переплетным материалом.

4. Обложка (мягкая или твёрдая, на ней указываются название и автор книги и, иногда, делается иллюстрация)

5. Форзац

6. Корешок переплета (обложки): Деталь переплетной крышки, соединяющая его первую и четвертую сторонки и прикрывающая корешок книжного блока.

7. Титульная страница (содержит заглавие книги, её автора и пиктограмму).

Титульный лист издания - с траница издания, на которой размещаются его основные выходные сведения.

8. Выходные сведения (в советских и российских изданиях) или импрессум (в изданиях некоторых других стран)

9. Разделитель

10. Аннотация (краткое описание) и рецензия (может и не быть)

11. Вступление

12. Книжный блок - часть материальной конструкции издания, состоящая из комплектов листов, расположенных в определенной последовательности, скрепленных между собой для вставки в переплетную крышку или покрытия обложкой.

13. Футляр - коробка, предназначенная для упаковки изданий с целью их защиты.

14. Предметный указатель (Глоссарий)

15. Содержание (литература) или Оглавление (иногда находятся в начале)

16. Нахзац – задний форзац, элемент конструкции переплета книги в виде односгибного листа плотной бумаги соединённых полоской ткани, скрепляющий книжный блок с задней стороной переплётной крышки.

ГОСТ 7.84-2002. Издания обложки и переплеты. Общие требования и правила оформления. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1. обложка: Покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом внешнего оформления издания.
3.2. суперобложка: Дополнительная обложка с клапанами, которая защищает переплетную крышку или обложку и используется как элемент внешнего оформления издания, а также для рекламы.
3.3. переплет: Прочное покрытие издания, которое содержит ряд его выходных сведений и является элементом оформления издания.
3.4. переплетная крышка: Основная часть переплета, состоящая из сторонок и корешка, покрытых переплетным материалом.
3.5. сторонка переплета: Деталь переплетной крышки из листового картона или другого плотного материала, имеющая, как правило, формат издания.
3.6. корешок переплета (обложки): Деталь переплетной крышки, соединяющая его первую и четвертую сторонки и прикрывающая корешок книжного блока.
3.7. книжный блок: Часть материальной конструкции издания, состоящая из комплектов листов, расположенных в определенной последовательности, скрепленных между собой для вставки в переплетную крышку или покрытия обложкой.
3.8. футляр: Коробка, предназначенная для упаковки изданий с целью их защиты.
3.9. штриховой код: Код Международной ассоциации товарной нумерации (EAN), который используется для маркировки изданий с целью контроля за их реализацией.
3.10. титульный лист издания: Страница издания, на которой размещаются его основные выходные сведения.
3.11. выходные сведения издания: По ГОСТ 7.4.
3.12. издание: По ГОСТ 7.60.
3.13. книжное издание: По ГОСТ 7.60.
3.14. журнальное издание: По ГОСТ 7.60.

ПЕРЕОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ: ОРПРЕДЕЛЕНИЕ, ОСОБЕНОСТИ, ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ЧЕРТЫ, ВИДЫ.

Периодическим называется сериальное издание, выходящее через определенные промежутки времени, постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими одинаковые заглавия.

У периодических изданий много общего в их функциональном назначении. Их цель - оперативно, через установленные промежутки времени распространять информацию, адресованную определенному читателю. Общность функционального назначения периодики заключается в том, чтобы отражать события жизни общества, являющиеся актуальными с позиции текущего момента.

Беспрерывный выход периодических изданий позволяет постоянно и последовательно представить реальную действительность. Таким образом, каждый последующий выпуск издания может рассматриваться как продолжение предыдущих, с которыми он связан тематически, содержательно и по форме. Вместе с тем у каждого отдельно взятого выпуска имеются свои отличительные признаки как по тематике, так и по содержанию, а иногда и по форме.

Периодическая печать как исторический источник обладает следующими особенностями:

– многообразие форм подачи информации, каждая из которых предполагает свои методы использования в исторических исследованиях;

– оперативность и периодичность опубликования информации;

– зависимость информационной политики от целей издателя;

– зависимость от цензурных ограничений.

Формы опубликования материалов в периодических изданиях:

– официальная информация о постановлениях органов власти, материалы съездов, конференций, сообщения информагентств;

– информационные материалы самого издания (хроники событий, репортажи корреспондентов, фоторепортажи);

– редакционные материалы (передовицы и редакционные статьи);

– аналитические материалы, т.е. авторские размышления по поводу событий (статьи, очерки, рецензии);

– художественно-публицистические материалы (фельетоны, стихи, памфлеты);

– письма читателей;

– реклама.

Опубликованные в периодических изданиях тексты и изображения могут принадлежать к разным видам источников: законодательные, делопроизводственные, статистические документы, материалы личного происхождения.

Виды периодических и продолжающихся изданий

№ п/п	Издание	Виды
	Газета	— общеполитическая газета; — специализированная газета; - специальный газетный выпуск
	Журнал	— общественно-политический журнал; — научный журнал; — научно-популярный журнал; — производственно-практический журнал; — популярный журнал; — литературно-художественный журнал; — реферативный журнал
	Бюллетень	— нормативный бюллетень; — справочный бюллетень; — рекламный бюллетень; — бюллетень-хроника; — бюллетень-таблица; - статистический бюллетень
	Календарь	— отрывной (перекидной) календарь; — табель-календарь; — календарь книжного типа; — календарь знаменательных дат
	Периодический сборник	— экспресс-информация; — научно-практический периодический сборник; — альманах
	Продолжающийся сборник	— сборник научных трудов; — альманах
	Серия	— серия периодическая; - серия продолжающаяся

Электронный документ.

Электронный документ – документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения.

Электронное издание – электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

(ГОСТ 7.0.83.2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу)

Электронные издания — документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях (Федеральный закон РФ от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в редакции 11 июля 2011 г., ст. 5).

Фундаментальные свойства электронных документов:

1. Машиночитаемость (сегодня этот термин часто заменяют словами словами «электронный», «цифровой»).

2. Дискретность и конечность.

3. Однородность (состоящий из 1 и 0).

4. Зависимость от аппаратно-программного обеспечения.

5. Способность к совмещению разнородной информации (мультимедийные документы: одновременное использование текстовых данных, аудиофайлов, графических изображений).

6. Способность к клонированию (при копировании электронных документов абсолютно точно повторяется число битов информации, порядок и число байтов).

7. Принципиальная неиссякаемость при копировании (если механический штамп изнашивается, то при копировании информации ее первоначальное количество и качество не убывают).

8. Возможность дистанционного управления (удаленный доступ к компьютеру, электронная почта и т.д.).

9. Неодинаковая чувствительность к появлению ошибок.

10. Возможность самоконтроля и устранения ошибок.

11. Уязвимость (вирусы)

12. Составной характер.

КЛАССИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. По новизне публика ций	2. По природе основной инф-ции	3. По целевому назначению	4. По технологии распростра нения	5. По характеру взаимодейс твия с пользователем	6. По периодич ности	7. По повторности выпуска	8. По информационно-технологической конструкции	9. По способу установки	10. По структуре
а) Самостоя тельное	а)Текстовое	а)Официальное	а) Локальное	а) Детермини рованное	а) Непериоди ческое	а) Первичное	а) Стандартные программно-технологические средства в электронном издании	а)Воспроизведение издания без установки на жесткий диск компьютера	а) Одно частное
б) Деривативное	б)Изобрази тельное	б)Научное	б) Сетевого распространения	б) Интерактивное (недетерминированное)	б) Сериальное	б) Повторное	б)Специализированные (авторские) программно-технологич. средства в электрон. издании	б)Воспроизведение издания с установкой на жесткий диск компьютера	б) Много частное
	в)Электрон ное	в)Научно-популярное	в) Комплексного распространения			в) Версия электрон. издания
г)Мультиме дийное	г) Практичес кое
	д) Нормативное
е) Учебное
ж) Соц.-полит.
з) Справочное
и) Для досуга
к)Рекламное
л)Художественное
м)Информационное

Структура документа, его основные реквизиты

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

12 3 Следующая ⇒