Функциональное назначение системы электронного документооборота, эффективность его использования в органах государственной власти.

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 22Следующая ⇒

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

СЭД должны иметь такие " стандартные" функциональные характеристики, как ведение статистики обработки документов и обращений, быстрый поиск в архивах, отслеживание жизненного цикла документов, включая их утилизацию;

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства. Система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного " бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных " незаменимых" сотрудников.

СЭД способны решить достаточно большую часть проблем, связанных с реализацией стратегического развития государственных органов.

создание эффективной стратегии управления информацией. Ее цель обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем базам знаний и данным и возможности оптимального координирования информации.

создание электронного правительства предусматривает разработки государственно-административными ведомствами своих сайтов, обеспечение их технологического обслуживания, бесперебойного функционирования и эффективного взаимодействия.

подготовка и анализ комментариев к законам и подзаконным актам.

предоставление государственных услуг гражданам страны, а также увеличение быстроты реакции федеральных департаментов на запросы граждан.

возможности СЭД позволяют отслеживать действия каждого лица, имеющего доступ к судебным делам.

Стороны, занятые в процессе судопроизводства адвокаты, прокуратура, судебные исполнители, судьи и секретари суда, а также работники системы наказаний, могут отслеживать, собирать и сохранять необходимую информацию, связанную с рассмотрением уголовного дела. Документы сканируются и хранятся в электронном виде.

множество задач, связанных с выдачей лицензий и разрешений, сопровождаются подачей большого количества документов, которые должны рассматриваться в комплексе коллективом специалистов, которые в итоге должны предоставить решение выдавать или не выдавать соискателю лицензию или разрешение.

по землепользованию входит контроль государственных и частных проектов, таких, как строительство дорог, мостов, жилищное и коммерческое строительство.

Качество подготовки государственных служащих – один из ключевых моментов в достижении стратегических целей. Традиционными способами обеспечить высокое качество подготовки становится все сложнее. Использование систем дистанционного обучения позволяет решить эту проблему. Библиотеки электронных документов и системы дистанционного обучения обеспечивают построение процесса регулярного дообучения сотрудников практически без отрыва от основной работы.

Полноценная система электронных государственных закупок должна, с одной стороны, обеспечивать удобный интерфейс для государственных и муниципальных заказчиков по размещению информации о проводимых ими закупках, с другой автоматизировать основные функции заказчиков, комиссий по проведению процедур, связанных с подготовкой и проведением конкурсов, аукционов, запросов котировок и аукционов на сайте в Интернете.

В заключение следует отметить, что для широкомасштабного внедрения СЭД необходимо решить ряд проблем законодательных, организационных и технических. На первый план выходят проблемы несоответствия законодательства в большинстве случаев закон настаивает на необходимости иметь бумажный экземпляр документа, что приводит к организации смешанного (электронно-бумажного), а не электронного документооборота.

3. Национальная инновационная система. Особенности формирования инновационных систем в регионах России.

Национальная инновационная система — совокупность субъектов и институтов, деятельность которых направлена на осуществление и поддержку в осуществлении инновационной деятельности.

Инновационная деятельность — это комплекс научных, технологических, организационных, финансовых и коммерческих мероприятий, направленный на коммерциализацию накопленных знаний, технологий и оборудования. Результатом инновационной деятельности являются новые или дополнительные товары/услуги или товары/услуги с новыми качествами

К структурным элементам НИС относятся: государство, бизнес, учебные заведения

В разных странах сложились различные модели организации НИС.

Государство может поддерживать НИС следующими способами: льготное налогообложение, прямое бюджетирование, предоставление кредитов, организация венчурных фондов( инвестиционный фонд, ориентированный на работу с инновационными предприятиями и проектами (стартапами)., содействие развитию венчурных фондов

региональные инновационные системы дают возможность выявить следующие общие черты:
1) система представляет собой совокупность институтов инициирующих, создающих и распространяющих новые виды продукции и технологии;
2) главным, определяющим в подсистемах являются знания;
3) система выполняет ряд функций: планирование, прогнозирование, координация, стимулирование и контроль, а также специфические функции: производство, генерация, распространение и использование знаний;
4) необходимым условием существования системы является наличие связей и сложившихся типов отношений между элементами и подсистемами.

Обобщив вышеизложенное, не претендуя на полноту и абсолютную истину, попытаемся сформулировать сущность РИС.
Региональная инновационная система (РИС) − это комплекс (совокупность) организаций, инициирующих и осуществляющих производство новых знаний, их распространение и использование, способствующих финансово-экономическому, правовому и информационному обеспечению инновационных процессов и функционирующих в едином социокультурном пространстве, взаимосвязанных между собой и имеющих постоянно устойчивые взаимоотношения

Наличие региональных инновационных систем является необходимым условием существования национальной инновационной системы, составной частью инновационной системы более высокого порядка (НИС).

Формирование эффективной РИС может быть достигнуто при наличии следующих условий:

необходимого уровня развития научно-технического потенциала региона;

конкурентных преимуществ региона;

достаточно ёмких рынков сбыта инновационной продукции хозяйственного комплекса региона;

источников финансовых средств;

реальной поддержки инновационного развития территории со стороны органов власти

Комплексной характеристикой способности субъекта к инновационной деятельности является его инновационный потенциал. Инновационный потенциал выступает одним из факторов, играющих решающую роль в инновационном развитии субъекта (региона, отрасли, предприятия).

Билет №8

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒