Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выпол­нение ряда рекомендаций.
Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование доку­ментов, содержащих коммерческую тайну. Это может быть сотрудник, для которого работа с такими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для ко­торого эти функции будут дополнительными.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат отдельному учету и хранению.
Конфиденциальность сведений, права предприятия на них, поря­док их использования и т.п. могут быть оговорены в тексте документа. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохране­ния должна быть отражена в контракте.
На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, дол­жен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обла­дателя (для юридических лиц — полное наименование и место на­хождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимате­лем, и место жительства).
Традиционное место расположения грифа «Коммерческая тайна» на организационно-распорядительных документах — правый верхний угол титульного листа или первой

страницы документа.
На документе с грифом «Коммерческая тайна» обычно кроме пол­ного наименования и места расположения обладателя коммерческой тайны указывается количество экземпляров документа и место на­хождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «фамилия исполнителя»)
На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должност­ных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.
Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» произво­дится централизованно, в специально отведенном помещении (рабо­чем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регист­рации должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов пред­приятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы жур­налов, учитывающих документы с грифом «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и про­писью).
Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным долж­ностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного доку­мента и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» со­ставляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется от­правителю.
Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне облож­ки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в пра­вом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должност­ным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Ком­мерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь до­ступа к этому сейфу.
При выдаче документа секретарем-референтом работник, получив­ший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить но­мер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журна­ле, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».
Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерче­ская тайна» могут находиться у исполнителя в течение

срока, необхо­димого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспече­ния сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» подпись и дату возвращения документа.
Передача документов и дел другим работникам предприятия, име­ющим допуск к этим документам, производится только через секрета­ря-референта с обязательной записью в журнале.
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с гри­фом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».
Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его за­местители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходи­мых мер предосторожности.
На предприятии должен быть принят строгий порядок размноже­ния документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копи­роваться с разрешения руководства предприятия в специально выде­ленном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регис­трации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество эк­земпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее опреде­ленного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за до­кумент. Все бракованные копни документов им забираются и подле­жат немедленному уничтожению.
Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) уче­та таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклату­ру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;
- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архив­ного хранения;
- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для унич­тожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.
В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.
На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с гри­фом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

 

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предпри­ятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возмож­ность восстановления имеющейся в них информации.

Контрольные вопросы и задания.

1. Рассказать обязанности и права обладателя информации? 2. Рассказать о коммерческой тайне и её режимах. 3. Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну?

 

⇐ Предыдущая123456

Поделиться:

Популярное:

1. Дайте определение термина «документационное обеспечение управления (делопроизводство)».
2. Делопроизводство в Древней Руси
3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4. Нарушение п. 5 ч. 4 ст. 6 (разглашение сведений, составляющих адвокатскую тайну)
5. Понятие государственной тайны. Нормативное регулирование института государственной и служебной тайны. Сведения, составляющие государственную и служебную тайну
6. Трудовое право и кадровое делопроизводство