Составление исторической справки

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 6Следующая ⇒

При первом поступлении документов фонда в архив передается историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории организации, составу документов, созданных в ее деятельности: Историческая справка состоит из трех частей: 1) история учреждения 2) история фонда 3) характеристика документов фонда

В первой части указывается дата создания организации с обязательной ссылкой на документ, на основании которого она была создана, название организации-предшественника (если таковая имелась), даты преобразования и ликвидации организации со ссылками на законодательные или распорядительные документы. Затем на основании положения об организации или ее устава указываются задачи и функции организации, структура, наличие подведомственной сети и другие сведения об организации. Во второй части указывается дата первого поступления документов в архив, объем документов фонда и их крайние даты, особенности формирования дел (проводилось ли формирование документов в дела в соответствии с требованиями архивных органов или

по каким-либо причинам пришлось сохранить порядок, сложившийся в делопроизводстве организации). Кроме того, дается характеристика физического состояния документов (удовлетворительное, имеются следы пожара, имеются следы подтопления, документы имеют небольшую, сильную, крайнюю степень физического износа в результате происшествия, использования в оперативной и справочной работе или по другим причинам). При наличии в фонде документов других организаций, сведения о них также приводятся в исторической справке. В третьей части дается обобщенная характеристика документов, входящих в состав фонда, по составу и содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические рамки фонда, наличие незадокументированных периодов и т.д. Справка подписывается исполнителем и датируется.

Контрольные вопросы и задания.

1. Как происходит передача документов в архив?

2. Рассказать как происходит формирование, оформление и состовление дел? 3. Расскахать технологию составление описей составление справок?

Урок № 21, 22.

Тема: Технология подготовки и заключения коммерческого договора. Цель: Изучить подготовку и заклюение коммерческого договора.

План

1. Сбор информации о деловом партнере. 2. Структура и содержание договора купли-продажи товаров. 3. Определение сторон и предмет контракта. 4. Количественные и качественные характеристики предмета контракта. 5. Цена товара. 6. Условия платежа. 7. Порядок отгрузки и условия сдачи-приемки. 8. Гарантии и рекламации. 9. Условия страхования. 10. Условия упаковки и маркировки. 11. Штрафные санкции. 12. Форс-мажорная и арбитражная оговорки в контрактах.

Как было отмечено, коммерческие сделки составляют основу взаимоотношений в бизнесе и могут стать причиной как успеха, так и краха предпринимательской деятельности. Необходимость быть уверенным в чистоте намерений делового партнера и минимизировать убытки в случае развития отношений не так, как вам бы хотелось, заставляет собирать, накапливать и анализировать информацию о деловых партнерах и скрупулезно вникать во все нюансы коммерческого договора.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать: · предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

· текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты; · выявление и изучение новых фирм и организаций -- возможных контрагентов по экспорту и импорту; · систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта-импорта; · наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Общая характеристика фирмы: род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара.

Специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается сотрудничество.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы: · страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номер ее телефакса; · год основания фирмы; · предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг; · производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам); · данные о финансовом положении фирмы; · сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т. д.); · важнейшие конкуренты фирмы; · владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями; · оборот, в том числе с российскими организациями; · отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Кроме перечисленных в карте данных, в досье фирмы должны быть включены: · характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями; · данные балансов фирмы за хозяйственный год; · данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).

Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения: · предмет переговоров; · результат переговоров; · характеристика представителей фирмы, проводивших переговоры: особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов; · поведение фирмы во время переговоров; · деловые отношения с другими партнерами.

Сведения о деловых отношениях, в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.

Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды.

Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. Процесс «добычи» информации заставляет понять, что в наше время информация -- это капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию об организациях но всему миру, стоят очень дорого. Однако зачастую приходится решать дилемму: либо сэкономить и при этом остается риск быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации.

Структура и содержание договора купли-продажи товаров

В России правила составления коммерческих договоров определяются Гражданским кодексом РФ. Наиболее подробно и тщательно проработаны также правила составления международных договоров (контрактов) купли-продажи. Приведем некоторые из них, считая, что применение этих правил для документального оформления внутригосударственных сделок купли-продажи поможет избежать излишних убытков и предусмотреть многие варианты развития взаимоотношений между партнерами по деловому общению.

В международной практике существует обычай, согласно которому стороны сделки должны договориться об определенном минимуме условий контракта (договора), чтобы он считался действительным. В указанный минимум входят следующие условия: предмет контракта, цена и сроки исполнения сделки.

Структура и содержание контракта носят во многом индивидуальный характер и определяются как спецификой предмета сделки, так и степенью близости контрагентов. В целом внешнеторговые контракты обычно содержат следующие основные статьи, располагаемые в определенной последовательности:

· преамбула и определение сторон; · предмет договора; · цена и общая сумма контракта; · качество; · сроки поставки; · условия платежа; · упаковка и маркировка товаров; · гарантии; · штрафные санкции и возмещение убытков; · страхование; · обстоятельства непреодолимой силы; · арбитражная оговорка.

Если предметом сделки являются машины и оборудование, то контракты могут включать и другие статьи: технические условия, обязательства по техническому обслуживанию, условия командирования специалистов и др. В случае продажи результатов творческой деятельности, в частности, лицензий, ноу-хау, в контракт включаются статьи о конфиденциальности, о договорной территории и ряд других статей.

Специальные вопросы контракта, прежде всего технические условия, характер упаковки и маркировки и ряд других могут быть включены в основной текст контракта, а могут также оформляться приложениями к контракту, являющимися его неотъемлемой частью.

Возражения делового партнера против включения в состав коммерческого договора некоторых статей должны вызывать настороженность и обоснованные подозрения по поводу честности его намерений.

Современный жесткий бизнес исходит из того, что личные дружеские контакты не должны заставлять партнера рисковать. Ваш лучший друг может оказаться в непредвиденных обстоятельствах и подвести вас. В бизнесе «невезучий» бизнесмен должен «страдать», по возможности, в одиночку и не тянуть за собой других. Если он ваш друг, вы добровольно можете помочь ему, но именно добровольно.

Все это должен понимать и ваш партнер. Если же он не хочет включать в договор такие статьи, как гарантии, штрафные санкции и возмещение убытков, страхование, обстоятельства непреодолимой силы, арбитражная оговорка, «давит на психику», взывает к вашей доброте, клянется в честности намерений -- задумайтесь. Перечитайте раздел 1.4 и поразмышляйте над целесообразностью общения с таким деловым партнером.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 Следующая ⇒