ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания для подготовки к практическим занятиям по дисциплине «Делопроизводство в управленческой деятельности» для студентов направления подготовки 38.03.02 «Менеджмент» профиль «Логистика», «Производственный менеджмент» квалификация (степень) выпускника: «бакалавр»

очной и заочной формы обучения

Составители:

О.В. Малышева

Самара 2016

УДК 651

Методические указания к практическим работам по дисциплине «Делопроизводство в управленческой деятельности» для студентов направления подготовки 38.03.02 «Менеджмент» профиль «Логистика», «Производственный менеджмент» квалификация (степень) выпускника: «бакалавр» очной и заочной формы обучения [Текст] / составители: О.В. Малышева – Самара: СамГУПС, 2016. – 64 с.

Утверждены на заседании кафедры « » 2016 года, протокол №.

Печатаются по решению редакционно-издательского совета университета.

В настоящих методических указаниях содержатся тесты и задачи по темам, рассматриваемым на лекционных занятиях, тематика рефератов, библиографический список.

Составители: к.э.н., доцент кафедры «Менеджмент и логистика на транспорте»

Малышева Оксана Викторовна

Рецензенты: к.э.н., доцент кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и статистика»

СамГУПС Первов П.А.;

к.э.н., доцент кафедры «Менеджмент и логистика на транспорте»

СамГУПС

Редактор:

Компьютерная верстка:

Подписано в печать Формат 60x90 1/16

Усл. п.л. Тираж экз. Заказ №.

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Поэтому деятельность экономиста-менеджера предприятия непосредственным образом связана с документами, а руководители предприятий несут персональную ответственность за организацию работы с документами и документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации по документационному обеспечению управления.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления, приводятся примеры. Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке. В данном разделе рассматриваются виды и формы документов, связанных с различными сторонами отношений организации с внешним по отношению к ней миром (партнеры и конкуренты по коммерческой деятельности, различные инстанции государственной, региональной и муниципальной власти, клиенты, граждане и их представители и т.п.).

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия, т.е. начиная с поступления документов в организацию до их исполнения и отправки из организации, а также хранения в течение определенного времени в организации и ее архиве.

Данный курс является логическим продолжением и конкретизацией основных положений курсов по теории управления и менеджмента, в нем в концентрированной форме представлен комплекс документных методик по оформлению и реализации управленческих функций, теснейшим образом объединенный с другими курсами управленческого цикла.

Предметом изучения курса является комплекс действий, связанный с освоением структуры, функций, созданием документов. Рассматриваются принципы и способы документирования, организация документооборота.

Объектом изучения является управленческая документация.

Целью дисциплины является ознакомление студентов с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами предприятия с использованием современных автоматизированных технологий.

Задачи курса - формирование у студентов умений и навыков в области создания управленческих документов, обладающих юридической силой и способных служить эффективным механизмом реализации управленческих решений, а также получение знаний о принципах рациональной организации работы с документами и требованиях к хранению документального фонда предприятия.

Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующих компетенций:

Код компетенции	Название компетенции
ПК-8	умением использовать нормативные правовые документы в своей деятельности
ПК-20	способностью осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные коммуникации

В результате изучения дисциплины студент должен:

знать с истемы документации, классификацию документов кадровой службы организации, виды, назначение и состав кадровой документации;

уметь разрабатывать и оформлять нормативные документы кадровой
службы организации, составлять и оформлять организационно - распорядительные документы и документы, сопровождающие трудовые процессы, вести учет кадров.

владеть основными задачами и функциями кадровой службы организации, методами расчета численного и должностного состава кадровой службы, основными документами, регламентирующими управление персоналом.

Данный курс имеет научно-практическое содержание: предполагает чтение проблемных лекций, разбор ситуаций, практические занятия. Основной целью является формирование понимания роли и значения делопроизводства в управлении и привитие навыков по реализации учебного материала на практике.

Тема 1

ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ Делопроизводства

В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. История делопроизводства в России. Документ и его функции.

2. Нормативно-правовая база делопроизводства. Унификация и стандартизация.

3. Классификация деловых документов. Основные особенности делового языка документа.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Документ

Делопроизводство

Документационное обеспечение управления

Документирование

Документооборот

Система делопроизводства

Унификация

Стандартизация

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные функции документа.

2. Перечислить хронологию делопроизводства.

3. В чем состоит нормативно-правовая база делопроизводства?

4. Назвать классификацию деловых документов.

5. Перечислить основные особенности делового языка.

Тема 2

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И ВИДЫ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ Р 6.30-2003

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Классификация организационно-распорядительных документов.

2. Состав реквизитов ОРД. Схемы их расположения.

3. Требования к оформлению бланков и их хранению.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Реквизит

Формуляр (типовой формуляр)

Бланк документа

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислить деление реквизитов документов на три части.

2. Назовите основные виды бланков.

3. Способы расположения реквизитов.

4. Указать размеры листа формата А4, а также поля документа.

Тема 3

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового (продольного) штампа документа.

2. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем, служебном поле документа.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Перечислить основные требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа.

2. Перечислить основные требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа.

3. Перечислить основные требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле документа.

Тема 4

ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Учредительный договор, устав организации.

2. Положение об организации, о структурном подразделении.

3. Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.

4. Должностная инструкция.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Учредительные документы

Учредительный договор

Устав

Положение

Штатное расписание

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о структурном подразделении

Инструкции

Должностная инструкция

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие документы входят в систему организационно-правовой документации.

2. Какова основная функция организационно-правовых документов в управлении.

3. Какие документы относятся к учредительным документам организации?

4. Срок действия организационно-правовых документов.

5. Какие организационно-правовые документы регламентируют деятельность подразделения и работников организации?

6. Для чего нужна процедура визирования (внутреннего согласования) организационно-правовых документов.

Тема 5

ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Оформление приказов, распоряжений, указаний.

2. Оформление постановлений, решений.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Приказ

Распоряжение

Указание

Постановление

Решение

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие документы входят в систему распорядительной документации.

2. В чем основное отличие приказа от распоряжения?

3. Из каких частей состоит приказ, распоряжение, указание?

4. Кем формируется постановление?

5. Каково назначение решения.

Тема 6

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ДРУГИХ ОПЕРАТИВНО- И СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Классификация служебных писем.

2. Оформление телеграмм, телефонограмм, факса.

3. Оформление докладной, служебной, объяснительной записки.

4. Оформление акта, протокола.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Служебное письмо

Телеграмма, телекс

Факс, телефакс

Телефонограмма

Докладная записка

Служебная записка

Объяснительная записка

Акт

Протокол

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Классификация служебных писем по функциональному и структурному признаку.

2. Особенности этикета в служебной переписке.

3. Особенности оформления писем, передаваемых по электронной почте.

4. Какие документы относятся к справочно-информационным?

5.Назовите различия между докладной и служебной запиской.

6. В каких случаях составляется акт организации?

7. В каких случаях составляется протокол организации?

8. В каких случаях составляется объяснительная записка?

Тема 7

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ТРУДОВЫМ ПРАВООТНОШЕНИЯМ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Виды документации по личному составу.

2. Оформление трудового договора, приказа о приеме на работу, трудовой книжки.

3. Оформление отпуска, служебной командировки.

4. Оформление поощрений и взысканий, перевод на другую работу, увольнение.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Трудовой договор

Приказ о приеме на работу

Трудовая книжка

Служебная командировка

Отпуск

Перевод работника на другую работу

Поощрения, взыскания

Увольнение работника

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие документы относятся к документам по трудовым правоотношениям?

2. Какой документ регулирует трудовые взаимоотношения работника и работодателя?

3. Перечислите и кратко охарактеризуйте документы которые оформляются при трудоустройстве на предприятие.

4. Как вы считаете какие документы являются основными для работника?

5. Охарактеризовать понятие «Служебная командировка» Перечислить документы необходимые для отправления и прибытия работника из командировки.

6. Назовите основные виды перевода работника. Как оформляется перевод?

7. Опишите порядок планирования, предоставления, оплаты отпуска работнику.

8. Особенности поощрений, взысканий на предприятии.

9. Охарактеризуйте процесс увольнения работника.

Тема 8

Тема 9

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ПОДГОТОВКА

К СДАЧЕ В АРХИВ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Принципы организации документооборота.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих, исходящих, внутренних документов. Работа с конфиденциальными документами

3. Работа с обращениями граждан в органы власти

4. Составление номенклатуры дел. Экспертиза ценности. Оформление и архивное хранение дел.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Экспертиза ценности документов

Оформление дел

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите основные принципы документооборта.

2. Назовите принципы учета потоков при документообороте.

3. Составьте маршрутную схему (оперограмму) документооборота.

4. Из чего состоит документопоток входящих документов?

5. Перечислить этапы прохождения исходящих документов.

6. Как осуществляется работа с секретными документами?

7. Пояснить как осуществляется экспертиза ценности документов.

8. Назовите что является результатом работы экспертной комиссии (ЭК).

9. Как осуществляется оформление дел и передача в архив?

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

1. Исправьте текст: «В связи с неполучением от Вас заявки на топливо на 2 квартал 2013г. создается необходимость оставления поставки топлива в размерах предыдущего квартала».

2. Исправленный текст (1) представьте в виде документа с двумя логическими элементами, откорректируйте его и определите метод, по которому он составлен.

3. Исправьте текст: «Для установления более лучшего контроля за качеством хлебобулочных изделий прошу Вашего указания об утверждении должности микробиолога с окладом 6500 рублей в месяц».

4. Исправьте текст: «Вызываются необходимостью приведение квартальных планов производства цемента в соответствии с утвержденным годовым планом».

5.Сформулируйте в едином тексте следующее:

· в вашей группе 32 человека;

· вы хотели бы посетить ОАО «Маяк» 05.03.2013;

· вы просите, чтобы вам разрешили экскурсию.

Детали можно опускать и добавлять. Реквизиты и вид документа укажите самостоятельно.

6. Найдите ошибки в оформлении приведенного ниже документа, добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель — С.И. Смирнов

Секретарь — М.И. Антонова

Присутствовали: 5 человек

Повестка дня:

1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. — я в своем выступлении...

Председатель Подпись Смирнов С.И.

Секретарь Подпись Антонова М.А.

10. На общем бланке предприятия Вашей отрасли, созданного в форме открытого акционерного общества, составьте проект решения Совета директоров об участии выставке, посвященной проблемам и перспективам развития отрасли. Тему выставки, место и место ее проведения укажите самостоятельно. В констатирующей части сошлитесь на то, что участие в данной выставке предусмотрено координационным планом Совета директоров от ХХ.ХХ.20______. В постановляющей части, в том числе:

- поручите заместителю генерального директора подготовить предложения по составу делегации и предоставить на рассмотрение Совету директоров в определенный срок;

- поручите отделу маркетинга во главе с его начальником уточнить список планируемых к демонстрации на выставке достижений, оборудовать специальные стенды для демонстрации достижений и подготовить презентацию и доклад в определенные сроки (тему презентации и доклада укажите самостоятельно).

11. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию:

· Директор ОАО «Супер-Тур» издал _______ (вид документа) об организации семейных туров по России и за рубежом в срок до 21.06.2007. Подготовить необходимые документы поручено старшему менеджеру И.О. Васильеву.

· Совет директоров ОАО «Праздник» издал _______ (вид документа) об объединении организаций «Сегодня» и «Каждый день» в срок до 03.09.2007., контроль за исполнением... был возложен на генерального директора ЗАО «Сегодня» Р. А. Касаткина.

12. Оформите протокол собрания работников коммерческой организации с повесткой дня:

· О направлениях развития коммерческой деятельности предприятия.

· О введении новых регламентов по экспертизе качества товаров. Остальные данные - на Ваше усмотрение.

13. Определите разновидность делового письма по языковым формулам:

· Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы...

· Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции...

· В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что...

· Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится...

· К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение...

· Представляю на утверждение проект плана...

14. Вы коммерческий директор оптовой торговой фирмы «Красота и гармония» по продаже косметической и парфюмерной продукции. Вам необходимо провести рекламную компанию. Оформите рекламное письмо для деловых партнеров.

15. Вы являетесь ведущим специалистом книжной ярмарки. Составьте текст письма-приглашения потенциальным участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко представить книжную продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.

16. Составьте текст письма, подтверждающего согласие фирмы «Солнышко» с предложенным фирмой «Облачко» графиком поставки товаров в течение срока действия договора поставки. В письме также указывается на направление фирмой «Солнышко» для подписания экземпляров договора, уже подписанных с ее стороны.

17. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2012 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю исполнения. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

18. Напишите проект приказа директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за разработку бизнес-плана. Премия выдается в размере ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

16. Составьте проект приказа по электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

17. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

18. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о приеме заказов на составление программ.

Составьте письмо-просьбу Комсомольской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 550 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

19. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве-3» о возможности поставки в Алтайский край экологически чистого детского питания.

20. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскснабсбыт» французской фирме Окситроль» об организации встречи с целью установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

21. Составьте письмо администрации Алтайского края в Ассоциацию российско-японской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

22. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному объединению «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

23.Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комитета на Красной Пресне.

24. Составьте письмо-извещение Барнаульского ЗАО «Экоплюс» Кемеровскому предприятию «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

25. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» в адрес ООО «Арника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

26. Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Вектор» с ЗАО «Стройкомилект» на поставку строительных материалов.

27. Составьте проект договора возмездного оказания услуг.

28. Составьте договор подряда на выполнение определенного вида работ (произвольно) и акт приема выполненных работ.

29. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору завода об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в вычислительном центре (ВЦ). Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль расходования фонда оплаты. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивших переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

30. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

31. Составьте докладную записку начальника цеха руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования по причине слабого контроля со стороны главного механика.

32. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «День» о приеме вас на работу бухгалтером.

33. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

34. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

35. Напишите заявление о предоставлении вам материальной помощи в связи с уходом в отпуск. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

36. Напишите заявление о смене фамилии в связи с заключением брака. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

37. Напишите заявление о предоставлении вам отгула (дня без сохранения заработной платы) по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

38. Составить характеристику работника.

39. Составить резюме работника.

40. Составить претензию в магазин, опираясь на закон о защите прав потребителей.

Решение Совета

Директоров

От 12.01.2003 №2

Ответ 2 УТВЕРЖДЕНЫ

РЕШЕНИЕ Совета

директоров

от 12.01.2003 №2

Ответ 3 УТВЕРЖДЕНЫ

решением Совета

директоров

от 12.01.2003 №2

29.В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?

Ответ 1 В левом верхнем углу

Ответ 2 По центру верхнего поля

Ответ 3 В правом верхнем углу

30. Может ли адресат в письме выглядеть следующим образом:

Главам районных администраций

Владимирской области

Ответ 1 Нет

Ответ 2 Да

31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?

Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), подпись и дату

Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись

32. Как называется срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом?

Ответ 1 Типовой срок исполнения документа

Ответ 2 Индивидуальный срок исполнения документа

Ответ 3 Фактический срок исполнения документа

Ответ 4 Формальный срок исполнения документа

33. Если срок исполнения документа проставляется в резолюции или устанавливается организационно-распорядительным документом организации, то какой это срок?

Ответ 1 Типовой срок исполнения документа

Ответ 2 Индивидуальный срок исполнения документа

Ответ 3 Фактический срок исполнения документа

Ответ 4 Формальный срок исполнения документа

Ответ 5 Общий срок исполнения документа

34. Что должен включать реквизит “Заголовок к тексту”?

Ответ 1 Краткое содержание документа

Ответ 2 Аннотацию

Ответ 3 Краткое название документа

35. На какие вопросы может отвечать реквизит “Заголовок к тексту”?

Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?

Ответ 2 Кому? Чему?

Ответ 3 Что? Кто?

36.Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что чаще указывают в первой части?

Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа

Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации

37. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?

Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.

38. Как оформляют отметку о наличии приложения, не названного в тексте письма?

Ответ 1 Указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют

Ответ 2 Указывают число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

39. Зачем проводится согласование документа?

Ответ 1 Для проверки целесообразности и согласия с содержанием документа

Ответ 2 Для соблюдения всей технологии подготовки документа

Ответ 3 Для сокращения времени на подготовку документа

40.Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

41. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

42. Выберите правильный вариант оформления " Грифа согласования" с должностным лицом.

Ответ 1 " Согласовано"

Директор ОАО " Пилот"

Подпись В.В. Петров

08.04.2003

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Директор ОАО " Пилот"

Подпись В.В. Петров

08.04.2003

Ответ 3 " СОГЛАСОВАНО"

Директор ОАО " Пилот"

Подпись В.В. Петров

08.04.2003

43. Что включает в себя виза согласования документа?

Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания

Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона

Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания

Ответ 4 Должность визирующего документ, фамилию, инициалы и дату

44. Выберите правильное оформление визы согласования, когда специалист не согласен с содержанием документа.

Ответ 1 Не согласен

Юрисконсульт

Подпись Т.Д. Иванова

23.09.2003

Ответ 2 Замечания прилагаются

Юрисконсульт

Подпись Т.Д. Иванова

23.09.2003

Ответ 3 Неправильное распределение

обязанностей

Юрисконсульт

Подпись Т.Д. Иванова

23.09.2003

45. Подпись - обязательный реквизит служебного документа?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

46. Перечислите элементы реквизита “Подпись”.

Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ

47.Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать название организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

48.В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?

Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана всегда

Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица

Ответ 3 При оформлении на общем бланке

49. Как оформляется реквизит “Подпись” при подписании документа несколькими разными должностными лицами одной организации?

Ответ 1 Подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (подпись старшего по должности располагается выше)

Ответ 2 Подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (подпись старшего по должности располагается ниже)

Ответ 3 Подписи располагают на одном уровне

50. При отсутствии должностного лица в момент подписания документа, - можно ли проставлять косую черту или предлог “за” перед указанием его должности (чтобы мог подписать другой человек)?

Ответ 1 Да, всегда можно

Ответ 2 Нет, категорически запрещается

Ответ 3 Иногда можно, в случае острой необходимости

51. Как заместитель, исполняющий обязанности руководителя подписывает документы в отсутствии руководителя?

Ответ 1 За Директор Сидоров А.И.Петров

Ответ 2 Директор Сидоров А.И.Петров

Ответ 3 И.О. директора Сидоров Г.В.Сидоров

52. Для чего на документах проставляют оттиск печати?

Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица

Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа

Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа

53. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?

Ответ 1 Да, всегда

Ответ 2 Нет, никогда

54. Что включает в себя отметка об исполнителе?

Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона

Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью

Ответ 3 Номер телефона исполнителя

55. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:

Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем

Ответ 2 Для придания документу юридической силы.

56. Выберите правильный вариант оформления " Отметки о заверении копии".

Ответ 1 Заверяю:

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль

17.07.2002

Ответ 2 Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль

17.07.2002

57. Где проставляется идентификатор электронной копии документа?

Ответ 1 В левом нижнем углу каждой страницы документа

Ответ 2 В левом нижнем углу первой страницы документа

Ответ 3 В правом верхнем углу каждой страницы документа

Ответ 4 В правом верхнем углу первой страницы документа

58.Что включает идентификатор электронной копии документа?

Ответ 1 Наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Ответ 2 Номер полки, где хранится диск, с электронной версией документа

Ответ 3 Фамилия и инициалы лица, подготовившего электронную версию документа

59. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?

Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым

Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя

Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение

60. Когда на документе проставляется реквизит “Отметка о контроле”?

Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю

Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль

Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа

61. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?

Ответ 1 Обозначают буквой " К", словом или штампом " Контроль"

Ответ 2 Обозначают буквой " И", словом или штампом " Исполнено"

Ответ 3 Обозначают буквой " В", словом или штампом " Выполнено"

62. Кто подписывает и датирует реквизит " Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"?

Ответ 1 Руководитель организации

Ответ 2 Руководитель службы ДОУ

Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его структурного подразделения

Ответ 4 Секретарь канцелярии

63. Выберите правильный вариант оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело.

Ответ 1 Ответ направлен

16.09.2003 № 24-54-16

Я.П. Горохов

Ответ 2 Ответ направлен

16.09.2003 № 24-54-16

В дело 12-11

Я. П. Горохов

18.09.2003

Ответ 3 Ответ направлен

16.09.2003 № 24-54-16

Вдело 12-11

Я. П. Горохов

Ответ 4 Ответ направлен

В дело 12-11

Я. Горохов

18.09.2003

64.Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов ГОСТ.

Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм

Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм

Ответ 4 Левое =20 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

65. Где проставляются номера страниц в многостраничном документе?

Ответ 1 Посередине верхнего поля листа

Ответ 2 В правом углу верхнего поля листа

Ответ 3 Посередине нижнего поля листа

Ответ 4 В правом углу нижнего поля листа

66. Приступая к составлению текста документа, какими правилами целесообразно руководствоваться в первую очередь?

Ответ 1 Уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению; изучить законодательную базу, регулирующую порядок решения вопросов такого типа

Ответ 2 Уточнить требуемый размер документа; выяснить, для кого он предназначен; собрать необходимые материалы по проблеме, которой будет посвящен документ

12 3 4 5 Следующая ⇒