Информационное обеспечение систем управления организацией

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8

Под документооборотом предприятия понимают упорядоченное движение документов с момента их получения и до момента завершения исполнения указанных документов.

Исходя из этого можно сказать, что в управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов. Документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня.[35] Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.[36]

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов. Это и раскрывает суть информационного обеспечения организаций.

Информационное обеспечение– полный набор показателей, документов, классификаторов и кодификаторов информации, файлов, баз данных, баз знаний, методов их использования в предметной деятельности, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения информационных потребностей пользователей в нужной форме и в требуемое время.

Информационное обеспечение организации– регулярная деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг.

Информационная потребность – 1) определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающее в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности (эффективное функционирование организации); 2) осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Информационная система – система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.[37]

Миссия информационных систем – информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Величина и сложность. Современные системы любой природы, как правило, являются большими и сложными системами. Сложной системой большого масштаба называют систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию.

Воздействие случайных факторов. Характерной и весьма существенной особенностью является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои или ошибки технических устройств персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия людей, которые являются не только случайными, но и вообще непредсказуемыми или в лучшем случае трудно предсказуемыми.

Участие в информационных процессах человека обосабливается в том, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении (наличие свободы воли), что даёт нам некую уникальность. Поэтому каждое состояние информационной системы уникально и требует при информационном обеспечении учета всех ее особенностей и, следовательно, индивидуального применения различных воздействий.

Заключение

Вместе с решением непосредственно практических задач, управление становится также и наукой, потому, что оно систематически изучает явления, которые сгруппированы в теории. Менеджмент на систематизированной основе стремится понять, почему и как люди работают, что мотивирует их поведение, что заставляет их трудиться ради общей цели. Управление позволяет скоординировать работу всего предприятия, сделать систему сотрудничества, сейчас похожую на большой муравейник, более упорядоченной и полезной для человечества.

Однако место управления может зависеть и от его уровня. Вертикальное разделение труда предполагает так же и деление на несколько уровней: высший, средний и низший.

Естественно, что наиболее главную роль будет играть высшее звено руководства. Ими принимаются все основные решения, от которых полностью зависит судьба предприятия. Именно поэтому, и для оздоровления экономики в целом, стоит ограничивать и полностью избавляться от неграмотных, неумелых, неспособных к руководящей работе людей, которые ради обогащения проходят к власти на различных крупных предприятиях. Впрочем, жестокий рынок быстро вытеснит за свои пределы таких неумелых руководителей.

Одной из важнейших проблем современного менеджмента является построение и совершенствование системы управления. При всём многообразии подходов к решению этой проблемы невозможно определить универсальные методы и приёмы построения, т. к. каждая организация имеет свои индивидуальные особенности.

Основу для построения эффективной системы управления должна дать работа кадровой службы, значение которой в последнее время всё возрастает. Кадровое подразделение становиться центром кадровой политики. Современное планирование и развитие производства уже не может обходиться без эффективной работы кадровых служб.

Поэтому важнейшим фактором успеха становится непрерывное теоретическое и практическое обучение руководителей нового типа: высокопрофессиональных, компетентных в широком круге экономических, социальных и технологических вопросов, с высоким чувством ответственности за результаты деятельности.

Каким бы прогрессивным и передовым не был зарубежный опыт, ценность его не только в том, чтобы служить образцом для подражания, но главным образом в том, чтобы быть ключом к анализу собственного опыта и практики, уметь в них разобраться, получить материал для сравнений и сопоставлений.

В настоящее время существует множество программ, повышающих эффективность управления персоналом. Объем проведенных исследований пока еще не достаточен для окончательных выводов о результативности этих программ, но уже имеющиеся данные показывают, что такие программы способствуют развитию чувства удовлетворения работой, снижению количества прогулов и текучести кадров и повышению качества продукции и как следствие – повышение эффективности производства. Но, хотя

эти результаты и указывают на то, что программы изменения организации труда способствуют повышению эффективности деятельности организаций, находятся специалисты, критикующие такие программы.

И все же, какое место принадлежит управлению на предприятии? Самое высшее. Конечно, не маловажен сам производственный процесс, квалификация работников, но ничто так не сделает производство эффективней, как качественное руководство. Планирование, контроль, организация – вот составляющие успеха в крупных и мелких компаниях. Процесс управления необходим для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации.

Список использованной литературы:

1. Гражданский кодекс российской федерации (ГК РФ). Часть первая, (с изменениями на 11 февраля 2013 года) (редакция, действующая с 1 марта 2013 года).

2. Богданов А.А. " Тектология. Всеобщая организационная наука"

3. Быкова А.А. Организационные структуры управления. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: 2010

5. Зуб А. Т., М. В. Локтионов Стратегический менеджмент. Стратегический менеджмент. Системный подход. Издательство: Генезис. Год издания: 2011 г.

6. Ильенкова С.Д., Кузнецов В.И. «Основы менеджмента.» М.: ЕАОИ, 2008. — 262 с.

7. Кибанов А.Я. «Управление персоналом организации» 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

8. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО " Журнал " Управление персоналом", 2003.

10. Максимова Л.В. «Управление персоналом основы теории и деловой практикум» учебное пособие – М.: Инфра-М, 2009

11. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф, Вильямс " Основы менеджмента" 2008.

12. Поршнев А.Г, Управление организацией: Учебник, - М.: ИНФРА - М, 2003. -716 с.

13. Румянцева З.П. «Общее управление организацией. Теория и практика» ИНФРА-М, 2007

14. Русинова Ф. М. и Разу М. Л.. Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник/ Под ред.– М.: Юрайт-Издат, 2007

[1] Менеджмент. Герчикова И.Н. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: 2010

[2] А.Т.Зуб, М. В. Локтионов Стратегический менеджмент. Системный подход. Издательство: Генезис. Год издания: 2011 г.

[3] Румянцева З.П. «Общее управление организацией. Теория и практика» ИНФРА-М, 2007

[4] " Основы менеджмента" Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф, Вильямс 2008.

[5] Быкова А.А. Организационные структуры управления. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

[6] Гражданский кодекс российской федерации (ГК РФ). Часть первая, (с изменениями на 11 февраля 2013 года) (редакция, действующая с 1 марта 2013 года).

[7] " Основы менеджмента" Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф, Вильямс 2008.

[8] А.А. Богданов " Тектология. Всеобщая организационная наука"

[9] " Основы менеджмента" Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф, Вильямс 2008.

[10] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[11] А.А. Богданов " Тектология. Всеобщая организационная наука"

[12] " Основы менеджмента" Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф, Вильямс 2008.

[13] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[14] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[15] «Основы менеджмента. Ильенкова С.Д., Кузнецов В.И. М.: ЕАОИ, 2008. — 262 с.

[16] Максимова Л.В. «Управление персоналом основы теории и деловой практикум» учебное пособие – М.: Инфра-М, 2009

[17] Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник/ Под ред. Ф. М. Русинова и М. Л. Разу. – М.: Юрайт-Издат, 2007

[18] Максимова Л.В. «Управление персоналом основы теории и деловой практикум» учебное пособие – М.: Инфра-М, 2009

[19] Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник/ Под ред. Ф. М. Русинова и М. Л. Разу. … – М.: Юрайт-Издат, 2007

[20] Максимова Л.В. «Управление персоналом основы теории и деловой практикум» учебное пособие – М.: Инфра-М, 2009

[21] Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник/ Под ред. Ф. М. Русинова и М. Л. Разу. … – М.: Юрайт-Издат, 2007

[22] Максимова Л.В. «Управление персоналом основы теории и деловой практикум» учебное пособие – М.: Инфра-М, 2009

[23] Максимова Л.В. «Управление персоналом основы теории и деловой практикум» учебное пособие – М.: Инфра-М, 2009

[24] Гражданский кодекс российской федерации (ГК РФ). Часть первая, (с изменениями на 11 февраля 2013 года) (редакция, действующая с 1 марта 2013 года).

[25] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[26] Гражданский кодекс российской федерации (ГК РФ). Часть первая, (с изменениями на 11 февраля 2013 года) (редакция, действующая с 1 марта 2013 года).

[27] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[28] Поршнев А.Г, Управление организацией: Учебник, - М.: ИНФРА - М, 2003. -716 с.

[29] Румянцева З.П. «Общее управление организацией. Теория и практика» ИНФРА-М, 2007

[30] Румянцева З.П. «Общее управление организацией. Теория и практика» ИНФРА-М, 2007

[31] Румянцева З.П. «Общее управление организацией. Теория и практика» ИНФРА-М, 2007

[32] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[33] «Управление персоналом организации» Кибанов А.Я. 4-е изд., доп. и перераб. - М.: 2010

[34] " Основы менеджмента" Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф, Вильямс 2008.

[35] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО " Журнал " Управление персоналом", 2003.

[36] Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

[37] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО " Журнал " Управление персоналом", 2003.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78