Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов

После создания таблицы можно изменить ее структуру, добавляя и удаляя ячейки, строки и столбцы.

Конкретный вид опций Добавить и Удалить из меню Таблица и контекстного меню определяется тем, какие элементы таблицы (ячейки, строки или столбцы) были выбраны перед вызовом команды. Если вы пользуетесь командой меню Таблица, то можете добавить строки как сверху, так и снизу от выделенной, а столбцы – как справа, так и слева. При использовании кнопок панели и контекстного меню можно добавлять строки выше выделенной строки, а столбцы – слева от выделенного столбца. Однако можно вынести недостающие кнопки на панель инструментов Таблицы и границы. После вставки новая строка или столбец становятся текущими.

Для вставки строк и столбцов необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать строку (несколько строк) или столбец (несколько столбцов) в зависимости от того, что надо добавить, строки или столбцы.

2. Выбрать команду Таблица –> Добавить –> Строки выше/Строки ниже или Таблица –> Добавить –> Столбцы справа/Столбцы слева.

Для удаления строк и столбцов необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать строку (несколько строк) или столбец (несколько столбцов) в зависимости от того, что надо удалить, строки или столбцы.

2. Выбрать команду Таблица –> Удалить –> Строки или Таблица –> Удалить –> Столбцы.

Не обязательно вставлять или удалять строки или столбцы целиком. В некоторых случаях может потребоваться выполнить операции над конкретными ячейками. В этом случае действия будут аналогичны рассмотренным ранее при вставке и удалении строк и столбцов.

Если требуется очистить ячейки (т.е. удалить их содержимое, не удаляя самих ячеек), необходимо выбрать ячейки, предназначенные для удаления содержимого, и нажать Del или Backspace.

Объединение и разбиение ячеек, создание заголовков

Если заголовок размещается непосредственно в таблице, может потребоваться объединить несколько ячеек одной строки в одну ячейку. Аналогичную задачу приходится решать при размещении в таблице достаточно длинного текста, который должен отображаться в одну строку, или графического изображения. Word позволяет объединить несколько расположенных рядом горизонтальных ячеек в одну. При этом содержимое ячеек также объединяется в одну ячейку. Для объединения нескольких расположенных рядом в одной строке ячеек необходимо выделить их и выбрать команду Таблица –> Объединить ячейки.

Можно объединить ячейки, воспользовавшись инструментом Ластик, расположенным на панели Таблицы и границы. Выбрав этот инструмент, нужно провести им по линии, разделяющей ячейки, которые предполагается объединить.

Если требуется создать заголовок таблицы, необходимо выбрать первую строку и произвольное число следующих строк, которые предполагается использовать в качестве заголовков таблицы. Далее выбрать команду Таблица –> Заголовки. Если таблица не поместится на одной странице, MS Word будет автоматически повторять заголовок таблицы на каждой странице.

Если после задания заголовка таблицы текст заголовка изменится, заголовки на последующих страницах будут изменены автоматически.

Разбиение ячеек является обратной операцией по отношению к объединению.

Для разбиения ячеек надо выбрать одну или несколько ячеек, которые предполагается разбить. Выбрать команду Разбить ячейки из меню Таблица или контекстного меню, в результате чего на экране появится окно диалога Разбиение ячейки. В полях ввода Число столбцов и Число строк отображается количество столбцов и строк, на которые MS Word предлагает разбить каждую из ячеек. В случае необходимости надо изменить указанное значение и нажать ОК.

Флажок Объединить перед разбиением позволяет быстро изменить структуру таблицы, например, преобразовать таблицу 2 х 3 в 4 х 6

В качестве альтернативного средства для разбиения ячеек можно воспользоваться кнопкой Разбить ячейки на панели инструментов Таблицы и границы

Автоматическая установка ширины столбцов и высоты строк

MS Word предоставляет средство, с помощью которого можно автоматически изменить ширину столбцов и высоту строк. Для этого предназначена команда Таблица –> Автоподбор, которая позволяет для выбранных строк или столбцов:

выровнять высоту строк;
выровнять ширину столбцов;
выровнять ширину столбцов по содержимому, по ширине окна;
подобрать фиксированную ширину столбцов.

Форматирование таблиц

Ячейки в таблице и их содержимое можно отформатировать для придания таблице более читабельного вида.

Для форматирования содержимого ячеек можно воспользоваться приемами форматирования обычного текста, представляемые командой Формат.

Помимо содержимого ячеек, можно добавить элементы оформления таблицы (линии сетки всей таблицы или ее отдельных ячеек, обрамление и т.д.). MS Word также предоставляет набор стилей оформления таблицы.

Помимо выравнивания содержимого ячеек таблицы можно изменить направление текста, расположив его горизонтально или вертикально (снизу верх или сверху вниз). Это очень удобно при работе с длинными заголовками столбцов.

Для установки вертикального расположения заголовков столбцов необходимо выделить ячейки, направление текста в которых предполагается изменить. Выбрать команду Формат –> Направление текста. На экране появится окно диалога Направление текста. Указать в разделе Ориентация требуемое расположение текста. При выборе новой опции текст в разделе Образец будет изменять свое направление. Установив требуемое расположение, нажать ОК.

В качестве альтернативного средства можно воспользоваться кнопкой Изменить направление текста панели инструментов Таблицы и границы.

Средство Автоформат позволяет значительно сократить время, требуемое для придания таблице профессионального вида, за счет использования предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью можно быстро установить обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое оформление, а также автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их содержимым. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Рис. 4.32. Окно диалога Автоформат таблицы

1. Установить курсор в пределах таблицы.

2. Выбрать команду Автоформат из меню Таблица или контекстного меню или нажать кнопку Автоформат таблицы, в результате чего на экране появится окно диалога Автоформат таблицы, показанное на рис. 4.32.

3. Из списка предопределенных форматов выбрать необходимый формат. Внешний вид выбранного формата отображается в разделе Образец.

4. Если необходимо изменить только один или несколько элементов оформления, сохранив при этом часть элементов оформления существующего формата, нужно снять соответствующие флажки в разделе Использовать (Границы, Шрифт, Автоподбор, Заливку, Цвет). При этом в разделе Образец будут отображаться изменения, вносимые в формат таблицы.

5. Для того чтобы применить автоформат только к части таблицы, указать в разделе Изменить оформление ту часть таблицы, формат которой предполагается изменить (Строк заголовка, Первого столбца, Последней строки, Последнего столбца). Нажать ОК.

Выбор рамки и заполнения

MS Word позволяет добавлять рамки к отдельным ячейкам, строкам, столбцам и целиком к таблице. При установке заполнения выбранные параметры применяются к выделенным ячейкам. Если указатель расположен в пределах таблицы, в которой отсутствуют выделенные ячейки, установленное заполнение будет применено ко всей таблице.

Для добавления рамки ко всей таблице или ее отдельным ячейкам необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать ячейки, которые нужно заключить в рамки (или целиком всю таблицу).

2. Выбрать команду Границы и заливка из меню Формат или контекстного меню таблицы. Перейти в окне диалога Границы и заливка на вкладку Границы.

3. Выбрать в списке Тип стиль и толщину линии.

4. Выбрать цвет линии в списке Цвет.

5. Выбрать тип рамки в разделе Тип. Нажать ОК.

Можно по своему усмотрению установить тип рамки, цвет и толщину линий, воспользовавшись опциями разделов Тип и Цвет вкладки Граница из меню Формат. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать тип и толщину линии из разделов Тип и Ширина.

2. Выбрать цвет линии из списка Цвет.

3. Выбрать линию или границу таблицы, к которой будет применен выбранный стиль и цвет линии, воспользовавшись возможностями, предоставляемыми разделом Тип. Для настройки границ таблицы и линий сетки достаточно после установки параметров линии просто нажать соответствующую кнопку или линию на образце таблицы.

4. Образец позволяет получить представление о внешнем виде таблицы после ее изменения. Если результаты проделанной работы не устраивают, выбрать Нет в разделе Тип и начать все сначала. Нажать кнопку ОК.

Преобразование таблицы в текст

MS Word позволяет преобразовать содержимое таблицы в абзацы обычного текста, разделенные запятыми, знаками табуляции, маркерами абзацев или другими символами-разделителями. Для этого необходимо выделить строки, которые предполагается преобразовать в текст, или всю таблицу. Выбрать команду Таблица –> Преобразовать в текст. На экране появится окно диалога Преобразовать в текст.

Выбор разделителей текста не ограничивается предопределенными символами, можно по своему усмотрению установить любой одиночный символ.

Преобразование текста в таблицу

При преобразовании текста в таблицу можно использовать текст, уже содержащий символы-разделители (запятые, знаки табуляции или маркеры абзаца), или добавить их перед выделением текста, который требуется преобразовать. Для преобразования существующего текста в таблицу выполнить следующие действия:

1. Если в исходном тексте отсутствуют символы-разделители, добавить их:

Символ-разделитель	Позволяет
Запятые или знаки табуляции	Отделить содержимое ячеек в одной строке
Маркеры абзаца	Пометить концы строк

2. Выделить текст, который предполагается преобразовать в таблицу.

3. Выбрать команду Таблица –> Преобразовать в таблицу, в результате чего на экране появится окно диалога Преобразовать в таблицу.

4. Ввести в соответствующем поле требуемое число столбцов или указать его с помощью кнопок, расположенных в правой части поля.

5. Ввести требуемое количество строк в соответствующем поле.

6. Если нужно изменить символ-разделитель, предложенный MS Word, необходимо выбрать требуемую опцию в разделе Разделитель и нажать кнопку ОК.

Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т. д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любой документ просто, если имеется шаблон этой формы.

Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования.

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Шаблон Обычный является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, можно в дальнейшем сделать его шаблоном. Если созданный шаблон используется для какого-то определенного типа документов, то такой шаблон называется специальным.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же.

Для замены шаблона необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать команду Сервис –> Шаблоны и надстройки. Откроется окно диалога Шаблоны и надстройки.

2. Нажать кнопку Присоединить, откроется окно диалога Присоединение шаблона.

3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть. Снова будет открыто окно диалога Шаблоны и надстройки.

4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажать ОК.

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

MS Word позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая необходимость может возникать, когда из одного шаблона надо позаимствовать, например, форматирование страницы, из другого – стили, из третьего – оперативные клавиши. В таких случаях можно скопировать нужные элементы из разных шаблонов через окно диалога Организатор. В качестве альтернативного способа можно подключить несколько шаблонов одновременно.

При использовании нескольких шаблонов с одинаковыми именами стилей могут возникнуть проблемы, связанные с совпадением имен. Поэтому при использовании нескольких шаблонов задача усложняется необходимостью скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.

При работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона, может возникнуть необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это касается стилей и параметров форматирования страницы. При этом можно непосредственно видоизменять сам шаблон, а можно вносить изменения в документ, основанный на этом шаблоне, и затем сохранить внесенные изменения в шаблоне.

Внося изменения в шаблон, необходимо обязательно копировать его, с тем, чтобы исходный шаблон не был поврежден.

Можно внести изменения в шаблон через документ. Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога Организатор (рис. 4.37) для копирования стилей из других шаблонов. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона.

⇐ Предыдущая 24 25 26 27 282930 31 32 33 Следующая ⇒