Создание простых и комплексных текстовых документов

Лаборатьрная работа №1

Создание простых и комплексных текстовых документов

Цель научиться методам и приемам, относящимся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно мы выделим две группы создаваемых документов — простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие).

Таблица 1.

Панели инструментов программы Word 2000

Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирование	Элементы управления форматированием документа	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов	Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web-страниц
Web	Элементы управления для навигации в Web-структурах данных	В качестве Web-структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet, системы Web- документов локального компьютера
Web-компоненты	Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов и заявок и прочее)
Word-Art	Элементы управления для создания художественных заголовков
Автотекст	Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста	Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее)	В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word
Буфер обмена	Средство управления расширенным буфером обмена Word 2000	Буфер обмена Word 2000 в отличие от стандартного буфера обмена Windows может содержать до 12 объектов
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений	Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы)	Word 2000 поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов

Окончание табл. 1

Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Рецензирование	Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста	Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть замечания и предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками	Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма)
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Word 2000 позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы
Элементы управления	Набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм	Средства данной панели инструментов позволяют не только использовать около 150 готовых компонентов, но и проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX

Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word

Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеющиеся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной задачи — освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических средств результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установлению обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.

Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового процессора, приведен в упражнении 1.

Создание простых текстовых документов

Упражнение 1.2. Первичные настройки

Упражнение 2.4. Создание графических заголовков

Для создания художественных графических надписей, например заголовков, текстовый процессор Microsoft Word 2000 имеет специальное программное средство WordArt. Доступ к нему осуществляется двумя способами: либо через панель инструментов WordArt (Вид > Панели инструментов > WordArt), либо с помощью кнопки Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование.

Графические объекты, вставленные в текстовый документ средством WordArt, могут распечатываться вместе с документом на выводном печатающем устройстве, могут отображаться в составе электронного документа, распространяемого в формате Microsoft Word, и могут отображаться на Web-страницах. Однако при экспорте документа в форматы других программ, предназначенных для обработки документов, объекты WordArt не всегда воспроизводятся правильно, то есть при создании документов, в которых содержание играет более высокую роль, чем оформление, использовать художественные заголовки, выполненные средствами WordArt, не рекомендуется.

1. Запустите текстовый процессор.

2. Создайте новый документ на базе шаблона Обычный.

3. В качестве режима представления документа включите Режим разметки (Вид > Разметка страницы), чтобы четко видеть границы полосы набора.

4. Введите несколько строк произвольного текста.

5. Командой Вид > Панели инструментов > WordArt включите отображение панели инструментов WordArt.

6. Щелкните на кнопке Добавить объект WordArt — произойдет запуск Мастера создания объекта WordArt.

7. В окне Коллекция WordArt выберите желаемый стиль оформления надписи.

8. В диалоговом окне Изменение текста WordArt выберите желаемый шрифт, его размер, начертание и введите текст создаваемого заголовка (надписи).

9. После щелчка на кнопке ОК произойдет вставка созданного объекта в текущий документ Microsoft Word.

10. Дальнейшее управление формой и расположением созданного объекта выполняют элементами управления панели инструментов WordArt. Проверьте, как протекают следующие операции (после каждой команды возвращайтесь к исходному состоянию комбинацией CTRL+Z):

• изменение содержания надписи (Изменить текст);

• изменение стиля оформления (Коллекция WordArt);

• изменение характера взаимодействия с основным текстом (Формат объекта WordArt > Положение);

• изменение формы надписи (Форма WordArt);

• вращение надписи за один из угловых маркеров (Свободное вращение);

• выравнивание букв надписи по высоте (Выровнять буквы WordArt по высоте);

• расположение текста надписи по вертикали (Вертикальный текст WordArt);

• управление интервалом между символами (Межсимвольный интервал
WordArt).

11. Закончив эксперименты, создайте заголовок по своему вкусу и сохраните документ Word в папке \Мои документы.

Создание отчета

1. Запустите текстовый процессор.

2. Создайте новый документ на базе шаблона Обычный.

3. Создайте титульный лист

Атрибуты форматирования текста на титульной странице

Строки текста	Шрифт	Размер	Начертание	Выравнивание	Интервалы
Федеральное бюджетное государственное учреждение Shift+Enter	Times New Roman (TNR)		Обычный, прямой	По центру
Высшего профессионального образования Shift+Enter
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ Shift+Enter
УНИВЕРСИТЕТ Enter
ОТЧЕТ Enter	TNR		П/ж, прямой	По центру	Перед 200пт
" Текстовый процессор Word 2007" Shift+Enter	Arial		П/ж, прямой	По центру
по дисциплине " Информатика" Enter	TNR		Обычный, курсив	По центру
Руководитель А.Иванов Shift+Enter	TNR		Обычный, прямой	Справа	Перед 150 пт
Исполнитель А.Петров Shift+Enter
Группа 333 Enter	TNR		Обычный, прямой	Справа
Санкт-Петербург Shift+Enter	TNR		Обычный, прямой	По центру	Перед 150-170 пт

Примерный вид титульного листа:

Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Отчет

" Текстовый процессор Word 2007"

по дисциплине " Информатика"

Руководитель А.Иванов

Исполнитель А.Петров

Группа 333

Санкт-Петербург

Рис Титульный лист

4. Создать после титульного листа автоматическое оглавление (ссылки-> оглавление)

5. Вставьте названия всех практических работ, которые вы выполнили.

6. Опишите вкратце, что выполнялось в работе, и если имеется визуальный результат, вставьте его после описания.

7. Оглавление всех практических работ, которые вы выполнили формируется следующим образом. Темы, по которой выполнялась практическая работа, должна быть обозначена как “заголовок 1”, а название практического задания должно быть обозначено, как “заголовок 2” и пронумеровано. Обновить поле оглавления.

Лабораторная работа №2

Шаблоны, наряду со стилями, являются средством автоматизации оформления однотипных документов. Шаблон представляет собой набор стилей, параметров форматирования, кнопок панелей инструментов и макросов, хранящихся в файле с расширением.dot. По существу, шаблон является моделью документа, общей формой однотипных документов, каждый раз наполняемой особым содержанием при создании документа на основе шаблона.

Все документы создаются на основе шаблонов. По умолчанию, для создания документа выбирается шаблон Обычный (Normal.dot) на вкладке Общие диалогового окна «Создание документа», отображаемого командой меню Файл\Создать.

Создание шаблона

Для создания шаблона документа следует:

выбрать команду меню Файл\Создать, в диалоговом окне «Создание документа» установить переключатель Создать в положение Шаблон и щелкнуть по кнопке OK;

в открывшемся окне создаваемого шаблона ввести все необходимые текстовые и графические фрагменты;

установить требуемые параметры форматирования символов, абзацев, страниц и разделов, определить стили и макросы, которые будут храниться в шаблоне;

сохранить созданный шаблон командой меню Файл\Сохранить (в диалоговом окне «Сохранение документа» в поле Тип файла будет выбран тип Шаблон документа, и поле будет недоступно). Пир сохранении создаваемого шаблона Word автоматически переходит в папку Шаблоны, позволяя пользователю сохранить шаблон в соответственном месте.

Создаваемые пользователем шаблоны могут быть сохранены в любом месте. Однако для их отображении в диалоговом окне «Создание документа» их необходимо сохранять в специальной папке C: \Windows\Application Data\Мicrosoft\Шаблоны.

Изменение имеющегося шаблона

Для изменения имеющегося шаблона следует:

выбрать команду меню Файл\Создать;

в диалоговом окне «Создание документа» выбрать требуемый шаблон, установить переключатель Создать в положение Шаблон и щелкнуть по кнопке OK;

после внесения в шаблон изменений он сохраняется в формате шаблона (в диалоговом окне «Сохранение документа» в поле Тип файла будет выбран тип Шаблон документа, и поле будет недоступно).

Сохранение документа на основе шаблона

Для создания документа на основе имеющегося шаблона следует:

выбрать команду меню Файл\Создать, в диалоговом окне «Создание документа» открыть вкладку с требуемой категорией шаблонов;

выбрать нужный шаблон и щелкнуть по кнопке OK;

в открывшемся окне создаваемого шаблона ввести все необходимые текстовые и графические фрагменты;

в окне документа заменить соответствующие параметры или указания фактической информацией, при необходимости внести коррективы в параметры форматирования заголовков и других элементов шаблона;

сохранить созданный документ, указав в диалоговом окне «Сохранение документа» имя документа, тип файла –документ Word.

Документ, созданный на основе шаблона, может быть сохранен в формате шаблона. Для этого при сохранении документа следует указать Тип файла – Шаблон документа.

Вставка полей

Поля позволяют автоматически добавлять в документ определенную информацию и представляют собой набор инструкций, вставляемых в документ в виде кода поля. В самом документе отображается результат выполнения инструкций.

Поле позволяет выполнять следующие операции:

нумеровать страницы документа (Вставка\Номер страницы);

выполнять вычисления по формуле с отображением результата (Таблица\Формула);

вставлять текущую дату и время в документ (Вставка\Дата и время);

создавать оглавление документа с возможностью обновления и быстрого перехода к нужному разделу (Вставка\Оглавление и указатели);

добавлять в документ элементы автотекста (Вставка\Автотекст);

запрашивать у пользователя вид необходимой информации.

Для вставки поля в документ, следует:

установить курсор в то место документа, где должен отображаться результат обработки поля, и выбрать команду меню Вставка\Поле (поля могут быть вставлены в любое место документа или колонтитулов, а отдельные даже в пределах надписей);

в диалогов окне «Поле» в списке Категория выбрать требуемую категорию полей, а в списке Поля – имя поля. В области Код поля будет отображено имя выбранного поля, выбранные инструкции для выбранного поля, а также ключи. Ключи и инструкции, заключенные в квадратные скобки, являются необязательными;

при необходимости добавления ключей и задания других параметров поля щелкнуть по кнопке Параметры для отображения диалогового окна «параметры поля»;

щелкнуть по кнопке ОК.

Некоторые поля требуют дополнительных действий со стороны пользователя, прежде чем результат может быть отображен в документе (так называемы «поля действия»). Примером такого поля может служить поле Fill-in из категории Слияние: {FILLIN[“Приглашение”][ключи]}.

Это поле позволяет создавать диалоговые окна с запросом на пользовательский ввод. Такое диалоговое окно отображается непосредственно после вставки поля в документ, а также при обновлении поля (клавиша F9 или командой контексного меню Обновить поле). Диалоговое окно содержит текст, информирующий пользователя о требуемых действиях (задается при вставке поля после имени поля как Приглашение), а также поле для ввода текстовой текста. При вставке поля Fill-in в документ можно указать с помощью ключа \d текст, используемы по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговом окне (текст в кавычках вводится после ключа).

Иногда возникает необходимость в отображении кодов полей (например, для изменения ключей или текста инструкций). Для включения режима отображения кода поля необходимо поместить курсор в пределах поля и нажать комбинацию клавиш Shift+F9. Можно также выбрать из контекстного меню команду Коды\значения полей. Для включения режима отображения всех полей в документе следует установить флажок Коды полей на вкладуке Вид диалогового окна «Параметры», отображаемого командой меню Сервис\Параметры.

Для визуального отображения полей используется режим затенения. Можно выбрать один из трех вариантов затенения: всегда, при выделении или никогда (Сервис\Параметры\Вид).После вставки поля в документ его можно выделять, копировать, перемещать, вырезавть, вставлять, форматировать как обычный текст.

Для быстрого перемещения от одного поля документа к следующему используется клавиша F11, к предидущему – Shift+F11.

Если возникает необходимость запретить обновление поля, его следует выделить и заблокировать комбинацией клавиш Ctrl+F11 или Ctrl+3 (при этом команда контекстного меню Обновить поле будет недоступной). Для разблокировки поля используют комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F11. Если поле не подлежит дальнейшему изменению, его можно преобразовать в текст комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F9 или Ctrl+6.

Пример создания шаблона

Создайте шаблон резюме (см образец).

вверхней строке вставьте поле Fill-in для ввода адреса и телефона с указанием текста, информирующего автора резюме о требуемых действиях, и текста, выводимого по умолчанию;

примените постоянное затенение полей;

ниже вставьте поле Fill-in для ввода фамилии, имени и отчества автора резюме;

используйте приведенный в образце текст для информации автора резюме о содержании сведений, которые ему необходимо указать;

вставьте в последней строке поле Fill-in с текстом, предлагающим автору указать вопрос, который он хотел бы осветить в резюме дополнительно;

сохраните шаблон резюме с именем РезюмеNew и закройте его.

Откройте шаблон «РезюмеNew» и создайте собственное резюме. Дополнительно:

преобразуйте в текст поле раздела, освещаемого автором резюме по своему усмотрению;

заблокируйте обновление полей адреса и телефона автора резюме.

ОБРАЗЕЦ

Подготовка однотипных документов на бланке [1]

Порядок подготовки однотипных писем.

Подготовьте основной документ (бланк) с текстом, согласно Вашему заданию. Оформите его параметры страницы, отступы и интервалы.

Подготовьте источник данных для рассылки - таблицу с фамилиями и оценками. Этот документ должен быть расположен в отдельном файле и ЗАПИСАН на диске. Сохраните его в папке «Информационные технологии\Рабочие файлы» и назовите «Успеваемость студентов.doc»

Выберите команду меню «Сервис – слияние» и на экране появится диалог «Слияние».

Нажмите кнопку «Создать» и в появившемся списке выбрать тип документа «Документы на бланке»

В качестве основного документа следует выбрать Активное окно (Подготовленный Вами документ для рассылки)

После этого вернуться с диалог «Слияние» и выбрать кнопку «Получить данные».

Далее выбрать «Открыть источник данных» и указать в качестве источника данных Вашу таблицу со списком студентов

В появившемся окне нажать кнопку «Правка основного документа»

После этого в левом верхнем углу Вашего основного документа появится панель «Добавить поле слияния», в котором отображаются поля (названия столбцов таблицы – источника данных), которые Вы можете вставлять в нужном месте Вашего основного документа.

Вставьте нужные поля в основной документ.

Сохраните бланк документа.

На панели «Слияние» стали активными кнопки «Объединить» и «Отбор записей».

Выполните отбор заданной категории студентов

Выполните слияние документов для заданной категории студентов

Сохраните документ, полученный в результате слияния

Используя файл «Успеваемость студентов.doc» составьте документы и подготовьте их для рассылки соответствующим адресатам.

Организуйте на панели инструментов кнопку, подготавливающую составленную рассылку.

Варианты заданий

Таблица 1. Индивидуальные задания к лабораторной работе №2

№ вар	Текст	Шабол	Схема	Документ на бланке	Отчет
	Отформатировать текст выданный по варианту	Создание резюме для себя	... расположения помещений первого этажа первого учебного корпуса РГГМУ	Уведомление об академической задолженности – студентам, имеющим двойки хотя бы по одному экзамену	Сформировать отчет
	... расположения помещений второго этажа первого учебного корпуса РГГМУ	Поздравление с отлично сданной сессией – студентам, имеющим все пятерки
	... расположения помещений третьего этажа первого учебного корпуса РГГМУ	Напоминание об очередном экзамене – всем студентам, имеющим зачет
	... расположения помещений первого этажа второго учебного корпуса РГГМУ	Сообщение о начислении стипендии – студентам, сдавшим экзамен без троек
	... расположения помещений второго этажа второго учебного корпуса РГГМУ	Выдачу направления на первый экзамен – студентам, имеющим двойку или пропуск первого экзамена
	... расположения помещений третьего этажа второго учебного корпуса РГГМУ	Выдачу направления на второй экзамен – студентам, имеющим двойку за второй экзамена и сдавшим первый экзамен
	... размещения компьютеров в учебном классе	Выдачу направления на третий экзамен – студентам, имеющим двойку за третий экзамен и сдавшим хотя бы один экзамен
	... размещения мебели в Вашей рабочей комнате	Предупреждение об отчислении – студентам, имеющим более двух двоек
	... электропроводки в Вашей квартире	Приглашение зайти в деканат – студентам, не сдавшим курсовую работу
	... дороги от метро к первому корпусу РГГМУ	Поздравление с Днем защитника Отечества – всем юношам
	... дороги от метро ко второму корпусу РГГМУ	Поздравление с 8 марта – всем девушкам
	... дороги от Вашего дома до ближайшей станции метро	Предупреждение о наличии задолженности по предмету
	… план помещений кафедры МИТ	Предупреждение о наличии задолженности по двум предметам
	… план столовой I корпуса	Напоминание о сдаче паспортных данных
	… план столовой II корпуса	Приглашение на Олимпиаду по информатике
	… план Вашего рабочего кабинета	Поздравление с победой в Олимпиаде по информатике

[1] Подготовленный документ включить в отчет

Лаборатьрная работа №1

Создание простых и комплексных текстовых документов

Таблица 1.

12 3 Следующая ⇒