Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси»

ВОПРОСЫ ПО АРХИВОВЕДЕНИЮ

Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения

1 Предмет архивоведения

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Предмет архивоведения включает следующие вопросы:

ü принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

ü способы хранения, обеспечивающие полную сохранность доку­ментов;

ü создание системы информации о содержании документов,

ü организацию всестороннего использования документальной информации;

ü организацию работы архивных учреждений.

Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксиро­вались различными способами. С момента появления письмен­ности основным видом фиксирования информации стал пись­менный документ.

2. Основные понятия архивоведения

Основные понятия архивоведения определены ГОСТом Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).
Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и официально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

3 Особенности учебной дисциплины " Архивоведение "

Наука " Архивоведение'' отличается от соответствующей учебной дисциплины и преподаваемого студентам учебного курса.

Наука - фундаментальное знание об истории архивного дела, общих закономерностях его развития, его важнейших теорети­ческих вопросах, обобщение многочисленной практики.

Учебная дисциплина - первичное знание о предмете архивоведения.

Главная цель учебного курса - обучение первичным навыкам ар­хивной работы будущих архивных работников, а также специали­стов делопроизводства, непосредственно связанных с работой ве­домственных архивов.

Задачи учебного курса архивоведения;

ü дать первичные понятия о развитии архивного дела в России;

ü дать первичные навыки современных архивных технологий;

ü подготовить к работе в ведомственном или государственном архиве;

ü подготовить к сдаче экзамена по данной дисциплине на уровне среднего специального образования.

III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

 

Единицы учета архивных документов
Система учетных документов архива
Общие требования к учетным документам архива
Общие требования к учетным базам данных
Учет поступления и выбытия архивных документов
Учет уникальных документов и особо ценных документов
Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
Учет архивных документов личного происхождения
Учет документов по личному составу
Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни
Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
Учет копий архивных документов на правах подлинников
Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов
Учет страхового фонда и фонда пользования
Учет музейных предметов и библиотечных фондов

Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов В архив

1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия еди­ницы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, еди­ниц хранения, поскольку каждый том составляет обособ­ленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

ü дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

ü в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;

ü в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

ü документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

ü в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземпляры документов, черновики;

ü документы в деле располагаются по их хронологии;

ü дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

ü приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

ü каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

ü документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

2.Требования к архивному делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований:

ü подшивка или переплет дела;

ü нумерация листов дела;

ü составление листа-заверителя дела;

ü составление внутренней описи документов;

ü внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

ü дела подшиваются в твердую картонную обложку или перепле­таются, при этом из них изымаются все металлические скреп­ления;

ü особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

ü в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

ü нумерация листов дела производится черным карандашом в пра­вом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

ü листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотогра­фии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представ­ляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обо­ротной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

ü подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, снача­ла конверт, затем вложения;

ü при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

ü помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответст­вующие акты;

ü внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержа­ния документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

ü наименование организации и ее подчиненность;

ü наименование структурного подразделения;

ü индекс дела;

ü номер дела по описи;

ü заголовок дела;

ü аннотация (при особо ценных документах);

ü дата дела;

ü количество листов в деле;

ü срок хранения дела;

ü архивный шифр дела;

ü наличие места для нанесения архивных атрибутов.

3.Передача дела в архив

Передача дел в архив производится при полной архивной обра­ботке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и личного состава;

ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

ü прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

ü при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

ü при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

ü передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

ü по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпля­ры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

ü передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

ü документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из кото­рых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

ü документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

ü при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

ü прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

ü в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

ü при первом приеме документов организации в архив вместе с ни­ми передается историческая справка организации;

ü документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

ü документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

ü утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

ü проверка состояния дел в организации представителем госархива;

ü передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­си, один экземпляр остается в организации;

ü факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

ВОПРОСЫ ПО АРХИВОВЕДЕНИЮ

Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения

1 Предмет архивоведения

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Предмет архивоведения включает следующие вопросы:

ü принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

ü способы хранения, обеспечивающие полную сохранность доку­ментов;

ü создание системы информации о содержании документов,

ü организацию всестороннего использования документальной информации;

ü организацию работы архивных учреждений.

Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксиро­вались различными способами. С момента появления письмен­ности основным видом фиксирования информации стал пись­менный документ.

2. Основные понятия архивоведения

Основные понятия архивоведения определены ГОСТом Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).
Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и официально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

3 Особенности учебной дисциплины " Архивоведение "

Наука " Архивоведение'' отличается от соответствующей учебной дисциплины и преподаваемого студентам учебного курса.

Наука - фундаментальное знание об истории архивного дела, общих закономерностях его развития, его важнейших теорети­ческих вопросах, обобщение многочисленной практики.

Учебная дисциплина - первичное знание о предмете архивоведения.

Главная цель учебного курса - обучение первичным навыкам ар­хивной работы будущих архивных работников, а также специали­стов делопроизводства, непосредственно связанных с работой ве­домственных архивов.

Задачи учебного курса архивоведения;

ü дать первичные понятия о развитии архивного дела в России;

ü дать первичные навыки современных архивных технологий;

ü подготовить к работе в ведомственном или государственном архиве;

ü подготовить к сдаче экзамена по данной дисциплине на уровне среднего специального образования.

Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси»

1.Основные виды документов в Киевской Руси

Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Начало письменности на Руси отно­сится еще к дохристианским временам. По мере развития го­сударственности и культуры, письменность все больше совер­шенствовалась. Миссионерская деятельность просветителей IX в. Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятие ею в 988 г. христианства способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов Киевской Руси.

К основным видам документов относились:

ü дипломатические акты;

ü административные акты;

ü договоры между князьями;

ü жалованные грамоты;

ü уведомительные грамоты;

ü бытовая документация.

Особо значимыми среди указанных документов были:

ü юридические:

ü поземельные.

До наших дней дошло не более полутора сотен документов, сохранившихся со времен Киевской Руси, важнейший — Повесть временных лет, содержащая в своем составе ряд утраченных впоследствии дипломатических и юридических документов.

2.Первые архивы Киевской Руси

В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в архивах.

Первыми архивами Киевской Руси были:

ü Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив;

ü местные архивы (хранили посадники);

ü архивы храмов и монастырей (хранились особо важные доку­менты).

Наиболее известными центрами хранения документов, кроме Казны Княжьего двора, являлись:

ü Софийский собор и Десятинная церковь в Киеве;

ü Софийский собор в Новгороде;

ü соборы имонастыри в городах Киевской Руси.

Архивные документы использовались в юридической, хозяйст­венной, идеологической жизни, во внешних сношениях Киев­ской Руси с соседними странами, прежде всего с Византией. Документы являлись основой летописей, благодаря чему многие из них дошли до нас в списках.

По мере развития феодальной раздробленности русских земель происходило обособление и их архивов. При сохранении прежнего набора особо значимых документов, мест их хранения, их ис­пользования появляется определенная специфика архивного дела периода раздробленности.

Владимиро-Суздальская Русь, как наследница Киевской Руси, хранила не только общегосударственные, киевские, но и свои до­кументы. Такой объединенный архив лег затем в основу Госу­дарева архива Московской Руси.

В XIV в. появилась дьяческая делопроизводственная система.

Дьяки были должностными лицами, ведущими письменное делопроизводство и руководившими подведомственными им канцеляриями. Они же хранили вышедшие из делопроизводства документы, на основе которых писались новые. Преемствен­ность документации требовала упорядочения архивов, состав­ления формулярнпков — образцов делопроизводственных до­кументов.

Новгород и Псков, как феодальные республики, имели свою архив­ную специфику. Основой их архивов бьша торгово-промыииенная хо­зяйственная документация. Высокий уровень городской культу­ры определялся уровнем грамотности населения. Археологиче­ские раскопки выявили массив берестяных грамот.

Архивы хранились в Софийском соборе Новгородского Крем­ля и вечевой башне Великого Новгорода на Торговой стороне. Псковское вече собиралось у Троицкого собора, в котором для хранения архива был установлен специальный ларь. Ларь Свя­той Троицы, как он назывался, имел юридическую силу. Попа­давшие в него документы становились основой всей юридиче­ской жизни Пскова. Изъятые из ларя, они утрачивали юриди­ческое значение. Заведывавший ларем ларник имел право скреплять печатью частноправовые акты, становившиеся при этом юридическими документами. Именно с этим ларем свя­заны первые архивные подлоги, совершенные в хозяйственных интересах.

Наряду с общегородскими в Новгороде и Пскове существоваличастные архивы. В частном собрании псковских посадниковДойниковичей находился список" Слова о полку Игореве".

Развитие архивного дела проявлялосьвсовершенствовании на­учно-справочного аппарата и использования документов.

Первой архивной описью считается помещенный в Ипатьевской летописи под1288 г. перечень принадлежавших владимиро-во-лынскому князю Владимиру Васильковичу рукописей.

Документы использовались в поземельных опорах, закрепле­нии крестьян за владельцами, дипломатических отношениях. При этом они приобретали особое значение, нередко фальси­фицировались, особенно касавшиеся земельных владений. Феодальная раздробленность привела к составлению на местах своих летописных сводов, продолжавших общерусскую Повесть временных лет.

В 1236—1242 в результате нашествия татаро-монголов произошло массовое уничтожение документов домонгольского периода.

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: