ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

(МАТРИЧНЫЙ И СЕТЕВОЙ ПЛАН)

 

Для планирования организационного обеспечения, ко­ординации деятельности соисполнителей и партнеров так­же могут использоваться специальные методики и тех­нологии.

Матричный план заключается в построении таблицы (матрицы), в которой соотносятся перечень необходимых работ и круг должностных лиц и подразделений, которые обеспечивают их выполнение (табл. 5).

В клеточках (перекрестиях) таблицы указывается, что конкретно должны делать конкретные исполнители и под­разделения на соответствующем этапе реализации про­граммы.

Еще более технологически выстроена и эффективна технология сетевого планирования, состоящего в упоря­дочении необходимых работ в зависимости от их последо­вательности и длительности.

Сетевой план разрабатывается в три этапа:

1 этап: составление полного перечня работ. На этом этапе вся планируемая работа расчленяется на операции, из которых она складывается, и составляется полный пе­речень этих операций с указанием их длительности (в ра­бочих днях, часах или месяцах — в зависимости от ха­рактера плана). От обычного плана-перечня мероприя­тий такой перечень отличается только тем, что вместо даты, к которой та или иная операция должна быть ис­полнена, указывается именно рабочее время, необходи­мое для ее выполнения.

Из этого следует, что точности сетевого планирования во многом способствует наличие норм времени на прове­дение конкретных операций. При отсутствии норм необхо­димое время может определяться исходя из имеющихся

Примерная форма матричного плана

Таблица 5

 

Этапы, виды работ	Исполнители, подразделения

возможностей и предшествующего опыта. Удобно также определять необходимое время по эмпирическим форму­лам типа:

где Т — ожидаемое время по графику, Т_мин — минималь­но допустимое время для выполнения работы, Т_макс — максимально допустимое время, Т_НОрм — нормально допу­стимое время.

Нумерация работ в перечне практически никакой роли не играет. Главное на этом этапе — не пропустить ни одной из необходимых операций (табл. 6). Характер и масштаб членения планируемой работы на операции пол­ностью зависят от кадровых возможностей, масштабов планируемой работы, накопленного опыта.

Таблица 6 Пример перечня операций для сетевого плана

 

№	Наименование работы (операции)	Время (дни)	Ответ­ственный
	Организационное совещание
	Написание сценария
	Репетиции отдельных номеров
	Монтировочные репетиции
	Генеральная репетиция
	Подготовка оформления
	Подготовка реквизита и костюмов
	Изготовление эскизов, афиш и пригласительных билетов
	Оформление залов, фойе и т. д.
	Изготовление афиш и пригласительных билетов
	Распространение пригласительных билетов	б
	Реклама (СМИ)
	Обеспечение охраны порядка (договор)
	Обеспечение пожарной безопасности
	Обеспечение питания (договор)
	Проведение бала-карнавала
	Уборка помещений
	Итоговое совещание (разбор)

 

2 этап: упорядочение ра­бот в зависимости от их по­следовательности (вычерчи­вание сетевого графика). Се­тевой график представляет собой графическое изображе­ние упорядочения заплани­рованных в перечне опера­ций — структуру, состоящую из кружков с цифрами и со­единяющих их стрелок. Се­тевой график может вычер­чиваться по двум методикам. Согласно первой, кружки с цифрами соответствуют рабо­там по перечню, а стрелки — их последовательности. Со­гласно второй — наоборот: работам соответствуют стрелки, а кружки с цифрами — их последовательности. У каж­дой из методик имеются свои достоинства, в данной рабо­те описывается первая методика.

Сетевой график вычерчивается по нескольким про­стым и наглядным правилам:

§ на графике должна быть исходная работа (кружок, из которого могут выходить стрелки, но не входит ни одна);

§ на графике должна быть итоговая работа (кружок, в который входят стрелки, но не выходит ни одна);

§ на графике не должно быть «тупиков» (работ, никак не связанных с итоговой);

§ на графике не должно быть «хвостов» (работ, не связан­ных с исходной работой);

§ на графике не должно быть «петель» (ситуаций, ког­да, выйдя из одной работы, можно было бы опять прийти к ней).

Графики можно строить по частям (режиссерская часть, музыкальная часть, материально-техническое обеспече­ние и т. д.), а затем объединять («сшивать») их в одну структуру (рис. 9).

3 этап: упорядочение работ в зависимости от их дли­тельности (вычерчивание сетевого графика в календаре) и является, собственно, построением сетевого плана. Этот

этап начинается с определения так называемого «крити­ческого пути» - наиболее длительной цепочки работ. Определение «критического пути» — центральный мо­мент построения сетевого плана, так как при этом опре­деляется то минимальное количество рабочего времени, которое необходимо для реализации всей программы. Так, в нашем примере «критическим путем» является последовательность операций 1-2-3-4-5-16-17-18, и она составляет 29 дней.

 

 

После этого можно вычерчивать план в календаре имен­но на 29 дней, проставляя в нем даты рабочих дней (т. е. за вычетом выходных и прочих дней, когда по каким-то причинам будет невозможно заниматься данной програм­мой). Даты в календаре могут проставляться слева напра­во (если известна дата начала работ, а дата окончания «открыта» — в этом случае построение плана дает знание итоговой даты) и справа налево (когда известна дата вы­полнения итоговых работ — в этом случае становится известно, когда надо приступать к подготовке).

Построение плана в календаре по второй методике довольно просто: стрелки (работы) протягиваются на то количество дат, какое соответствует длительности соот­ветствующих работ по перечню. В первой методике, где работам соответствуют кружки, последние как бы растя­гиваются на соответствующее количество дней, а цепочки работ превращаются в «ленты», нарезаемые по длине на это количество дней (рис. 10).

Выявление «критического пути» чрезвычайно важно, Во-первых, это дает знание о временном минимуме, необ­ходимом для подготовки и проведения мероприятия. Во-вторых, определяет те участки работы, которые требуют неукоснительного соблюдения сроков, чтобы не сорвать режим всей программы. Резерв времени на самом «кри­тическом пути» равен нулю, тогда как на любом другом пути он больше нуля и, тем самым, в-третьих, на них выявляются резервы времени. Подобный график позво­ляет менеджеру более рационально распределять работ­ников по участкам, учитывая имеющиеся резервы време­ни. Так, в нашем примере для осуществления работ 12, 13, 14, 15 резерв времени колеблется от 19 до 25 дней для каждой из них, для работы 7 он составляет 10 дней (17 дней против необходимых 7) и т. д. Поэтому сетевой план является незаменимым средством координации уси­лий различных соисполнителей (работников или организа­ций), особенно при планировании и подготовке масштаб­ных акций и программ. Более того, сетевой план, будучи наглядным изображением последовательности планируе­мых операций, дает возможность организации контроля за выполнением работ по этапам, а в случае необходимо­сти — и обоснованного изменения сроков.

 

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться: