ИС управления документооборотом

Сегодня для многих развивающихся предприятий, которые эффективно используют полезные новинки в сфере информационных технологий, электронный документооборот (ЭД) стал незаменимым понятием в работе компании. Безусловно, электронный документооборот значительно упрощает работу с документами, повышая производительность и точность работы сотрудников.

Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота) — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации

Основные понятия ЭД

n Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

n Электронный документооборот (ЭД) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

n Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных и оптических и других носителях информации.

n Электронный документ (ЭД ) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

n Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

n Однократная регистрация документа.

n Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения.

n Непрерывность движения документа.

n Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов.

n Эффективно организованная система поиска документа.

n Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

 

Принципиальная схема ЭД

n Сегодня существует целый ряд систем управления документооборотом (СУД

n За разработку стандартов и спецификаций на системы класса workflow отвечает международная организация Workflow Management Coalition (WfMC).

n Workflow-система объединяет системы управления документами и делопроизводством, то есть комплекс операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота.

n Важно отметить, что КИС на основе Workflow являются довольно универсальными. Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно-конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС, например в AutoCAD, MicroStation, КОМПАС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа. Кроме того, в состав КИС могут органично входить программы бухгалтерского, складского и кадрового учета.

 

Системы ЭД и их рейтинг

	Система	Общая оценка
1.	Евфрат. Cognitive Technologies
2.	OfficeMedia, Интертраст
3.	ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН
4.	ДЕЛО, ЭОС
5.	Золушка, НТЦ ИРМ
6.	1C: Архив, 1С
7.	Optima-Workflow, Оптима
8.	БОСС-Референт, Ай Ти
9.	Эффект-офис, Гарант Интернешнл
10.	LANDOCS, Ланит
11.	PayDox, Интерфейс
12.	ГранДок, Гранит Центр

n Важное значение системы ЭД имеют в государственном управлении при автоматизации документооборота между государственными органами, а также при сдаче деклараций о доходах и других документов физическими лицами в налоговые и другие органы. На законодательном уровне эта проблема была решена принятием законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 №851-IV и «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.03 №852-IV.

n Успешно решается разработчиками программного обеспечения, создающими системы по подготовке электронной отчетности и ее шифровке для отправки по Интернету.

n Одна из таких программ («OPZ») с марта 2007 года активно предлагается налоговыми инспекциями для бесплатного использования на предприятиях.

n Компания «Бест-Звіт» предлагает альтернативу программе «OPZ» — это программный комплекс «Бест-Звіт Плюс», который поможет сформировать, проверить, исправить, сохранить и отправить отчет, но главное — получить квитанцию о его приеме налоговой инспекцией. Кроме того с программой «Бест-Звіт Плюс» пользователь может наносить электронно-цифровую подпись на электронный документ, используя ключи, выданные Украинским сертификационным центром. Таким образом, документ, оформленный с помощью этой программы, приобретает статус юридического документа.

n Дальнейшее развитие систем управления документооборотом связано с разработкой модели «Электронное правительство». В основе модели электронного правительства лежат три варианта взаимодействия:

Ø между государственными службами и гражданами (government-to-citizen, G2C),

Ø между государственными организациями и бизнес-компаниями (government-to-business, G2B),

Ø между различными государственными органами и уровнями государственного управления (government-to-government, G2G). И все эти три схемы должны надежно и оперативно взаимодействовать между собой.

n Главная цель создания электронного правительства – государство предоставляет качественные услуги населению, а также реагирует на запросы и обращения граждан.

n Электронное правительство обеспечивает каждому гражданину доступ к государственным услугам в любое время, в любом месте. Образно говоря, идеальным вариантом есть вариант, когда единая точка входа обеспечивает максимальное количество услуг.

Контрольные вопросы

1. Мировые стандарты управления экономическими объектами на основе корпоративных ИС

2. Основные принципы построения и задачи, решаемые в МRP-системах

3. Основные принципы построения и задачи, решаемые в ERP-системах

4. Какие модули дополнительно имеют место в CSRP-системах?

5. Основные компоненты достижения эффективности бизнес-процессов, поддерживаемых ERP-системами

6. Основные понятия электронного документооборота

7. Основные принципы электронного документооборота.

8. Какие законодательные акты обеспечили автоматизацию документооборота на Украине?

9. Сущность и цели создаваемой системы «Электронное правительство»

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: