Построение «Матрицы ответственности» с помощью

Microsoft Office Excel

Цель работы: Уяснить и разобраться каким образом устанавливается  ответственность должностных лиц за выполнение требований ИСО 9001: 2008 в рамках СМК. Установить соответствие между должностями из штатного расписания выбранной компании и должностными инструкциями руководителей подразделений, отразив эту связь в «Матрице ответственности».

Теоретические сведения

Microsoft Office Excel 2007 — многофункциональная программа, которая обеспечивает анализ информации для поддержки принятия решений. Microsoft Office Excel 2007 является мощным средством, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные.

Microsoft Office Excel 2007 обладает огромным набором возможностей. В рамках документирования СМК его удобно использовать для составления таблиц, графиков, формул, диаграмм. В рамках данного пособия мы используем данный пакет для составления Матрицы ответственности.

Матрица ответственности — таблица, отражающая распределение ответственности по операциям процесса. Матрица закрепляет ответственность отдельных специалистов в структурных подразделениях и в рамках процессов за выполнение бизнес-функций при реализации различных направлений деятельности, а также функций менеджмента, связанных с управлением этими процессами. Ее детализация до уровня ответственности отдельных сотрудников позволяет получить функциональные обязанности персонала по каждой из задач, что обеспечивает в совокупности с описанием прав, обязанностей, полномочий разработку пакета должностных инструкций и обеспечивает понимание участниками проекта, что от них потребуется.

Уровень ответственности может быть разным. В основном выделяется 4 вида ответственности:

1. Руководитель(Р) - осуществляет общее руководство, принимает решения, несет ответственность за конечный результат в целом

2. Ответственный (О)- полностью отвечает за выполнение задачи и вправе принимать решения по способу ее реализации

3. Исполнитель (И) - исполняет решения/функции процесса в пределах своих обязанностей или получает и передает информацию.

4. Утверждающий (У) - утверждает разработанные документы

При построении матрицы распределения ответственности необходимо соблюдать основное правило – за каждый процесс должен быть назначен один ответственный (табл.1).

 

 

Таблица 3.1.

 

Ответственность за процессы

Задание: Разработать документ СМК «Матрица ответственности» с учетом требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001: 2011 с помощью Microsoft Office Excel 2007.

Порядок выполнения работы

 

1. Запустите Microsoft Excel 2007 через меню < Пуск>.

2. Выделите ячейку А1 и введите с клавиатуры «Нумерация пунктов ИСО 9001: 2008»

3. Нажмите клавишу < Enter>. После этого текст будет записан в ячейку. По умолчанию после нажатия < Enter> активной становится ячейка, расположенная на строку ниже.

4. Выполните команду Сервис, Параметры, на вкладке Правка установите необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключите переход.

5. Щелкните левой кнопкой мыши на границе столбца в его заголовке, чтобы настроить ширину ячейки по самому длинному тексту. Если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце.

6. В закладке Главнаяв меню быстрого доступа выберите Объединить и поместить по центру (рис. 28).

 

 

Рис. 28. Объединение ячеек

 

7. Задайте шрифт для ячейки или диапазона:

· Выделите ячейку или диапазон.

· Откройте вкладку Главная, Формат, Формат ячеек.

· В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Шрифт. В поле списка Начертание выберите Обычный, в поле списка Размервыберите 11, в поле списка Ш рифтвыберите Times New Roman (см. рис. 29). Нажмите кнопку < OK>.

 

Рис. 29. Диалоговое окно < Формат ячеек>

8. В открывающемся списке Цвет в правой части диалогового окна выберите пункт Авто, Excel выведет содержимое ячейки в черном цвете. Вы также можете изменить цвет символов, пользуясь кнопкой Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование.

9. В строку ячейки Е1 введите с клавиатуры «Пункты стандарта». Чтобы надпись вместилась по ширине ячейке, передвигаем границы ячейки (рис. 30). 

Рис. 30. Изменение ширины ячейки

10. Заполните строки ячейки F1, G1, H1, ...Q1 должностями, наименование которых фигурирует в штатном расписании вашей компании.

11. Выделите ячейки, в которых указаны наименования должностей вашей компании и нажмите на выделенную область правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберете пункт Формат ячеек (см. рис.31). Нажмите вкладку Выравнивание, и в области Ориентация выставьте значение 90 градусов (см. рис. 32). Теперь текст в выделенных вами ячейках расположен вертикально.

Рис. 31. Форматирование ячейки

Рис. 32. Направление текста в ячейки

12. В ячейках А1, 2, 3; В1, 2, 3; С1, 2, 3 и т.д. Введите с клавиатуры цифры, соответствующие нумерации пунктов и подпунктов стандарта ГОСТ Р ИСО 9001: 2008.(см. рис 25)

13. В ячейках Е1, 2, 3, 4 и т.д. Введите с клавиатуры Наименования пунктов стандарта ГОСТ Р ИСО 9001: 2008 (см. рис.33).

14. На пересечении строк, содержащих пункты ГОСТ Р ИСО 9001: 2008 и столбцов, содержащих названия штатных должностей вашей компании, проставьте буквы Р, О, И, У,  которые назначат соответственно руководителя ( Р ), ответственного (О), исполнителей ( И ) и утверждающего (У)

15. Сохраните созданный вами файл и подготовьте отчет о выполнении работы в Microsoft Office Word 2007.

 

 

Рис. 33. Пример матрицы ответственности

Практическая работа № 4

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: