Формализована и закрыта структура, тем подробнее прорабатываются такие инструктивные

документы, жестче организовывается планирование и направление информации по строго

определенным каналам, имеющим предписанные формы. В военных организациях, например,

Сложные схемы передачи информации излагаются в специальных, а отдельные - в секретных

Инструкциях.

Одним из способов формализации информации являются бланки, формы, которые необходимо

Заполнять и отправлять по адресу в установленные сроки. Указания по заполнению размещаются

И на самих бланках, и в специальных руководствах. В них указываются случаи, в каких

Применяются данные формы; заполняемое количество экземпляров; адреса рассылки; лица,

Ответственные за заполнение разделов или всего бланка; дополнительная информация. Удобство

Бланков как для инициаторов информации, так и для пользователей сделало их

Распространенными практически во всех сферах жизнедеятельности. К их недостаткам можно

Отнести отсутствие гибкости.

Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией и детализации каналов ее

аспространения. Такие планы, исполнение которых приобретает обязательный характер для

Различных подразделений, служб и должностных лиц, становятся действенным инструментом

Осуществления обмена информацией. Они тесно связаны формальной системой властных

Полномочий в организации. Иерархическая структура, наделенная полномочиями контролировать

Процесс обмена информацией и регулирование каналов протекания информации. Резко усиливает

Свои властные функции.

Формализованные схемы обмена информации «усекают» ее значительную часть и поэтому

Должны периодически корректироваться с учетом происходящих изменений в структуре

Коммуникативной системы (субъектах, каналах коммуникации), а также в окружающей ее

Социальной, экономической, правовой и других средах.

Обмен информацией посредством неформализованных каналов

Неформализованная система может существенно восполнить пробел, связанный с потерей

(недополучением) части информации. Существует достаточно много способов осуществления

Такого обмена (продвижения) информации.

Приведем пример. Несколько друзей, работающих на различных участках крупного производства,

Регулярно по субботам ходят вместе в баню. Они во время отдыха охотно обмениваются

Информацией о наиболее существенных новостях в своих подразделениях. Жена одного из

Работников является специалистом по связям с общественностью и делится информацией с

Мужем, тот, в свою очередь, сообщает подробности своим друзьям. Последние сообщают

Информацию сотрудникам своего участка. Такой обмен информации может сыграть как

Позитивную так и негативную роль. Неформальные каналы обмена информацией играют

Позитивную роль, если они дополняют формальную информационную структуру и способствуют

Выполнять организационной структуре или всей организации выполнять свои задачи быстро и

Качественно. Если неформальные каналы обмена информацией вносят разлад в соотношение

Иерархических полномочий и затрудняет их координацию, и тем более мешают выполнению

Основных структурных и функциональных задач, то их негативные последствия очевидны.

Линии формального построения связей и передачи по ним информации в данном случае являются

Неформализованными стихийными каналами коммуникаций. При всем нежелании руководства

Фирмы распространять информацию по стихийным каналам, зачастую это становится

Неизбежностью.

Неформальный обмен информацией происходит не только внутри структуры организации, но и

Вне ее. Частное общение формирует свою структуру неформальных социальных групп, в

Функционировании которых участвует не только межличностная коммуникация, основанная на

⇐ Предыдущая45464748495051525354Следующая ⇒

Поделиться: