|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Организация документооборота в суде
Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения обращения к исполнению решений по ним, от-правки или сдачи в наряд.
Документооборот суда включает:
организационно-распорядительные документы;
судебные дела (материалы) и формируемые в них документы, в том числе
и временно поступающие в вышестоящие судебные инстанции компетентных судов; наряды и журналы общего делопроизводства, перечень которых уста-навливается в соответствии с номенклатурой дел судов;
электронные образы документов и данные учётно-регистрационных
автоматизированных программ (идентичные (сканированные) электронные копии, деперсонифицированные и сокращённые текстовые варианты судебных
и несудебных документов, тексты СМС-извещений в адрес участников судо-производства и отчёты об их доставке, программные продукты Государствен-ной автоматизированной системы «Правосудие» в судах общей юрисдикции).
Одной из отличительных особенностей современного документооборота является активное участие в документообороте судов информационных технологий. Программный комплекс ГАС «Правосудие» позволяет сущест-венно упростить систему регистрации, архивирования и поиска судебных документов. Ее применение позволяет автоматизировать ведение судебного
120 7.1. Понятие и виды судебного делопроизводства. Документооборот суда
делопроизводства, обеспечить оперативный поиск любых судебных докумен-тов, внесённых когда-либо в данную систему, предоставляет возможность совершенствовать традиционный порядок ведения в судах многочисленных картотек и журналов. Ряд нормативных документов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации регулируют отношения по фор-мированию документооборота судов с участием программного комплекса ГАС «Правосудие».
Правила подготовки и оформления документов к последующему хране-нию, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их
В уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы регламентируется Инструкцией «О порядке отбора на хранение в ар-хив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования» 1, а также Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения 2.
Документооборот суда включает следующие виды операционных действий работников аппарата (см. схему 7).
Схема 7. Действия работников аппарата суда по обеспечению документооборота суда
регистрация дан- ных о докумен-те в учетной базе
3 оперативное об-новление сведений
оперативное хранение, форми-рование и текущая обработка индивидуальных делопроиз-водств (судебных и несудебных)
исполнение документов (от-правка по назначению, пере-дача в архив, текущее (времен-ное) хранение в ответственных структурных подразделениях)
См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в ар-хив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета
! использования».
В См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.06.2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения».
121 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
Различают три основных потока документооборота суда: документы, поступающие от граждан и других организаций (входящие); документы, отправляемые гражданам и в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в управленческом процессе (внутренние).
В управленческим документам относятся приказы, распоряжения, а также иные служебные документы, призванные обеспечивать служебную деятель-ность суда (личные дела судей, государственных гражданских служащих и тех-нических специалистов, штатное расписание, положения, правила, протоколы, планы, отчёты, служебные и объяснительные записки и др.). Председатель суда или лицо, временно исполняющее его обязанности, организует работу суда, устанавливает правила внутреннего распорядка, осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, утверждает должностные инструкции работников аппарата суда, схемы прохождения документов в суде, осуществляет иные полномочия по организации работы судов (ст. 6.2. Закона РФ «О статусе судей в РФ»). Непосредственно обеспечивает организацию делопроизводства в суде начальник отдела делопроизводства, который назначается и освобождается от должности председателем соответствующего суда. Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утвержденными председателем суда. Документооборот суда отражается в соответствующих журналах, фор-мы которых размещены в приложениях к Инструкциям по судебному делопроизводству, а также иных нормативных документах, регулирую-щих специальные вопросы обеспечения судопроизводства. Например, ведение журнала учёта внепроцессуальных обращений предусмотрено приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11 декабря 2013 г. № 241 «Об утверждении порядка размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях».
В судах общей юрисдикции ведение журналов и нарядов разрешено как на бумажном, так и на электронном носителе. В случае ведения журналов на электронном носителе в конце рабочего дня делается распечатка в форме реестров по поступившим на рассмотрение материалам, осуществляется нумерация и подшивается в журнал.
Процессуальное законодательство Российской Федерации и ведомст-венные нормативные акты устанавливают сроки обработки (изготовления, прохождения) документов в суде (табл. 11 и 12).
122 7.1. Понятие и виды судебного делопроизводства. Документооборот суда
123 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
Таблица 12
Сроки организации документооборота в верховном суде республики, краевом и областном судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов
124 7.1. Понятие и виды судебного делопроизводства. Документооборот суда
• целях удостоверения подлинности копий судебных актов, исполни-тельных листов (дубликатов исполнительных листов), соответствия копий документов их подлинникам, а также в иных случаях, предусмотренных
125 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
действующим законодательством Российской Федерации, в документообороте суда применяются печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Порядок применения Гербовых печатей в суде на документах внутреннего характера (кадровых, финансовых, доверенностях и т. п.) устанавливается председателем суда в организационно-распорядительном порядке.
7.2. Приём, учёт, хранение и отправление служебной корреспонденции в суде
Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так
В поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются и направ-ляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусматриваются соответствующие полномочия.
Экспедиционная обработка документов (первичная обработка доку-ментов) заключается в проверке целостности, комплектности, сортиров-ка поступивших в суд дел (п. 82 ГОСТ Р 7.0.8–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводст-во и архивное дело. Термины и определения).
Основными путями поступления документов является:
использование негосударственных способов доставки, таких как «СПСР Экс-
доставка посредством ФГУП «Почта России», включая различные виды совре-
руемые отправления, отправления 1 класса, экспресс-почта и иное)
Новые возможности обмена информацией между судами предполагает система ГАС «Правосудие» с помощью ведомственных каналов связи, в рамках использования которых возможен оперативный, качественный и защищён-ный обмен электронными образами документов между судами общей юрис-дикции. Дальнейшее внедрение возможностей работы с электронно-цифровой
126 7.2. Приём, учёт, хранение и отправление служебной корреспонденции в суде
подписью (ЭЦП) позволит обрабатывать сообщения различных адресатов, сверять корректность пользовательских сертификатов, корневых сертифи-катов удостоверяющих центров и списками отзывов и, тем самым, придавать сообщениям статус официальных документов, которые могут использоваться
3 судопроизводстве. Данный механизм создаст предпосылки осуществления технологического прорыва по направлению приёма входящей корреспон-денции на электронных носителях и организации аналогичного исходящего документооборота.
Важнейшей особенностью организации работы в судах является ограни-ченный доступ к обработке документов, как при их поступлении, так и при подготовке к их непосредственной отправке по назначению. Возможность осуществления таких действий должна быть закреплена в соответствующих должностных регламентах государственных гражданских служащих. Субъ-ектами осуществления таких операций являются работники экспедиции, приёмной суда и приёмной председателя суда, имеющие специальные про-фессиональные навыки в ведении данного вида деятельности.
Входящие документы проходит следующие стадии учета и регистрации:
При приёме входящей корреспонденции могут быть обнаружены факты нарушений адресации и несоответствий внутреннего содержания описи (списку приложения) реально поступившим в суд документам. Об отсутствии документа или приложения к нему, их повреждении или наличии ошибочных вложений, при условии обязательного уведомления руководителя структур-ного подразделения, ответственного за ведение и организацию делопроиз-водства, составляется акт. Один экземпляр акта посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.
127 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
в Если корреспонденция в адрес суда поступила ошибочно, то она должна быть направлена по назначению, с обязательным оставлением копии сопро-водительного письма в наряде суда.
При ведении регистрационной работы действующими нормами Инструк-ций по судебному делопроизводству [п. 2.6. — в районном суде, п. 3.3. — в об-ластном и ином приравненном суде] установлен запрет на регистрацию судеб-ных повесток, возвращённых суду, расписок в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб), а также рекламных извещений, поздравительных писем и пригласительных билетов.
По действующему правилу, оттиск регистрационной печати входящей кор-респонденции должен содержать: дату поступления документа (дела), входя-щий номер согласно валовой нумерации и условное обозначение (индекс) того структурного подразделения суда, в которое документ должен быть передан.
На практике встречаются случаи, когда за одним сопроводительным пись-мом следует несколько приложений, требующих своего разрешения в разных структурных подразделениях суда. Существующим в настоящее время спо-собом организации ведения регистрационной работы с такими документами является проставление оттиска печати «Приложение к входящему № », т. к. уникальный номер может быть присвоен только самому сопроводительному письму. При этом к каждому из выделенных документов должна быть приложе-на изготовленная работником аппарата суда копия сопроводительного письма.
Регистрация и учёт уголовных, гражданских, административных дел,
! также дел об административных правонарушениях. Общим правилом является ведение учётно-регистрационной работы в автоматическом режи-ме, в основном с применением программного изделия ГАС «Правосудие» — ПИ «Судебное делопроизводство». Все дела, поступившие в суд, регистрируются в ПС ГАС «Правосудие» на учетно-статистических карточках (для уголовных дел — форма № 5р, для гражданских дел — форма № 6р, для административных дел — форма № 6 адм-р, для дел об административных правонарушениях — форма № 7р, для уголовных дел в суде апелляционной инстанции — форма № 5.2, для граждан-ских дел в суде апелляционной инстанции — форма № 6.2, для жалоб на поста-новления по делам об административных правонарушениях — форма № 7.1) и в алфавитном указателе (для уголовных дел — форма № 5-а, для гражданских дел — форма № 6-а, для административных дел — форма № 6-адм-а, для дел об административных правонарушениях — форма № 7-а, для уголовных дел
128 7.2. Приём, учёт, хранение и отправление служебной корреспонденции в суде
! суде апелляционной инстанции — форма № 5-б; для гражданских дел в су-де апелляционной инстанции — форма № 6-б; для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях — форма № 7-б) (ст. 3.1 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде).
Все поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления по делам особого производства, жалобы, представления, протесты, уголовные, гражданские и административные дела, дела об адми-нистративных правонарушениях после регистрации в ПС ГАС «Правосудие» и формирования в журнале входящей корреспонденции в целях реализации требований ст. 14 ГПК РФ, ст. 30 УПК РФ, ст. 28 КАС РФ передаются пред-седателю суда (уполномоченному им лицу) для распределения, в том числе с использованием ПС ГАС «Правосудие» «Модуль распределения дел».
Не позднее следующего рабочего дня соответствующие документы переда-ются для рассмотрения судье, а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел — незамедлительно (ст. 3.4 Инструкции).
Номер уголовного, гражданского, административного дела, дела об адми-нистративном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС «Правосудие» (учетно-статистической карточке или регистрационному жур-налу) и текущий год, который указывается через дробь. Например, 1–20/2015 (уголовное дело), 2–13/2015 (гражданское дело), 2а‑ 11/2015 (административное дело),
5–11/2015 (дело об административном правонарушении) и т. д.
При ведении ПС ГАС «Правосудие» в постоянном судебном присутствии суда и (или) размещении в нескольких обособленно расположенных зданиях в номера производств по делам и материалам включается в качестве дополнительного индек-са код номера постоянного судебного присутствия (здания). Номер дела, материала
! данном случае включает в себя соответствующий индекс дела (материала), код постоянного судебного присутствия (здания) суда, порядковый регистрационный номер дела (материала) и текущий год производства, который указывается через дробь. Например, 2–3–34/2014 (2 — индекс дела (материала), 3 — код постоянного судебного присутствия (здания), 34 — порядковый регистрационный номер, 2014 — год). Порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС «Правосудие» (учетно-статистической карточке или регистрационному жур-налу), который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Вся пе-реписка по данному делу (материалу) ведется под тем же номером.
129 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
Заявление об ускорении рассмотрения гражданского, административного, уголовного дела (ч. 7 ст. 6.1 ГПК РФ, ч. 6 ст. 6.1 УПК РФ, ч. 7 ст. 10 КАС РФ) регистрируется в реестре (журнале) входящей корреспонденции и подлежит приобщению к материалам гражданского, административного, уголовного дела с определением (постановлением) председателя суда, вынесенным по ре-зультатам рассмотрения заявления, копия которого не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения определения направляется лицу, подавше-му заявление об ускорении, и другим лицам, участвующим в деле.
! Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, кото-рый является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.
Порядок регистрации гражданских и уголовных дел, возвращённых после отмены решений (определений), приговоров (постановлений), и уголовных дел, повторно поступивших в суд от прокурора в порядке ст. 237 УПК РФ, идентичен способу их регистрации при первоначальном поступлении. Такие дела получают новый порядковый номер (ссылка на номер по предыдущей регистрации в учётной карточке производится в обязательном порядке).
в Категорию судебного дела/материала, по которой оно будет учтено в стати-стическом отчёте, определяет судья путём указания строки на постановле-нии, вынесенном при принятии решения по поступившему делу/материалу.
Материалы судебных дел подшиваются в обложку установленной формы. На обложке проставляются все необходимые отметки: наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства, точное наименование дела, «под стражей», «несовершеннолетний». В случае поступления уголов-ного дела из органа предварительного расследования может быть сохранена первоначальная обложка, либо сформирована новая с сохранением старой. На внутренней стороне обложки дела формируется справочный лист [ф. № 19, 8 Инструкций в областных и иных приравненных, районных судах], где отмечаются действия суда по обеспечению судопроизводства, связан-ные с направлением повесток и извещений, копий судебных документов
3 пр. В случае принятия дела к своему рассмотрению судами вышестоящих инстанций заполнение как описи дела, так и справочного листа осуществ-ляется работниками аппарата данных судов. При осуществлении указанных записей допускается использование чернил синего и чёрного цветов.
130 7.2. Приём, учёт, хранение и отправление служебной корреспонденции в суде
Все материалы, связанные с судебными производствами, должны сво-евременно присоединяться к делам. Как правило, за осуществление данной работы в большей степени отвечает секретарь судебного заседания, и лишь частично, при локальном установлении таких обязанностей — помощник судьи и работник соответствующего отдела обеспечения судопроизводства.
В примеру, при поступлении от участников судопроизводства заявления об ускорении рассмотрения гражданского или уголовного дела оно должно быть зарегистрировано в программе входящей корреспонденции и приобщено к материалам соответствующих дел вместе с определением председателя суда, вынесенным по результатам его рас-смотрения. Копия же данного определения должна быть направлена лицу, подавшему заявление об ускорении, а также другим лицам, участвующим в деле.
Введение элементов электронного документооборота в суде позволяет осуществлять обеспечение судопроизводства с помощью современных тех-нических средств. В частности, применение в судах СМС-информирования позволяет своевременно, оперативно, с экономией государственных затрат, информировать граждан о времени, месте и дате судебных заседаний.
Распоряжением председателя суда определяются должностные лица, ответ-ственные за извещение участников судопроизводства посредством СМС-изве-щений. Данные работники несут ответственность за надлежащее составление текстов СМС-извещений, соблюдение сроков их подготовки и отправки 1.
Обязательное получение расписок от граждан о согласии на СМС-информи-рование, с предоставлением персональных номеров мобильных телефонов при их первой явке в суд, является современным направлением ведения судебного дело-производства. Расписки и отчёты об их доставке, формируемые в подсистеме ГАС «Правосудие», должны последовательно располагаться в материалах судебных дел.
Обеспечение применения видеоконференц-связи (ВКС) также находит своё отражение в современном документообороте судов. Организационная подго-товка проведения судебного заседания в режиме ВКС осуществляется путём проведения мероприятий, направленных на определение даты, времени, места его проведения и надлежащее информирование всех участников судебного заседания, включая лиц, ответственных за техническое обеспечение ВКС (п. 4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ «Об утверждении регламента организации применения видеоконференции-связи в федеральных судах общей юрисдикции»).
В См. подробнее: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 25.12.2013 г. № 257 «Об утверждении регламента организации извещения участников судопроизводства посредством СМС-сообщений».
131 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
Особенности регистрации и учёта предложений, заявлений и жалоб на ра-боту суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголов-но-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством,
в также регистрации и учёта внепроцессуальных обращений подробно изло-жены в Инструкциях по судебному делопроизводству [п. 5, 5.1 — в областных и иных приравненных судах; п. 4, 4.1 — в районных судах].
Обработка исходящей корреспонденции. Все категории писем, исходящие из суда, должны быть надлежащим образом оформлены на официальных бланках суда, с обязательным указанием индивидуальной нумерации и вос-произведением Государственного герба Российской Федерации. При этом дей-ствует требование об изготовлении данных бланков на специализированных штемпельно-гравёрных предприятиях 1. Исходящий документ на официальном бланке суда должен иметь два номера: номер служебного бланка (как правило, он должен располагаться в нижнем поле листа, посредине и иметь указание на валовый номер бланка, место изготовления, заказ и тираж), а также но-мер по переписке, обозначенный в реквизите «исх. № _» (формируется либо по номеру судебного дела, либо по номеру наряда по номенклатуре дел суда).
! Исходящий номер должен соответствовать:
на сопроводительных письмах по находящимся в производстве суда де-лам — номеру дела (№ 01–05/2016 — по уголовному делу согласно присвоен-ному ему номеру; № 02–29 — по гражданскому делу согласно присвоенному ему номеру и т. д.);
на материалах по общей переписке — в соответствии с номером того наряда
суда, где копия данного официального письма будет храниться, с добавлением валовой регистрационной нумерации (например, 01–07/285 — будет сформи-рован в наряд № 01–07 «Переписка с Судебным департаментом при Верховном Суде РФ по организационным вопросам», с присвоением исходящего порядко-вого номера в журнале учёта исходящей корреспонденции согласно общей ну-мерации регистрационного учёта документов в суде с начала года — 285).
В условиях увеличивающегося потока исходящих документов на офици-альных бланках суда возникла необходимость их подписания компетентны-ми работниками аппарата суда, обладающими для осуществления данного
в См.: п. 3.3. Инструкции о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления вывесок федеральных судов общей юрисдикции, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.03.2013 г. № 66.
132 7.2. Приём, учёт, хранение и отправление служебной корреспонденции в суде
действия соответствующими полномочиями. Однако такой механизм при-меним лишь при наличии внутреннего распорядительного документа, де-легирующего право подписания в отношении чётко обозначенного перечня документов, а также дублирования данного полномочия в персональном должностном регламенте государственного гражданского служащего.
С учётом частых кадровых изменений организация работы по подготовке, подписанию и отправке исходящих документов может строиться на должностной основе, а не на основе персонального критерия. Например, начальнику отдела обеспечения судопроизводства по гражданским делам может быть делегировано право подписания сопроводительных писем о возврате дел после обобщения су-дебной практики, начальнику отдела по обеспечению деятельности президиума суда — сопроводительные письма к определениям об отказе в передаче кассаци-онной жалобы для рассмотрения по существу в суд кассационной инстанции, на-чальнику отдела делопроизводства — запросы справочного характера, связанные
и адресацией (переадресацией) и отправлением документов и т. д.
Общие правила по отправке исходящей корреспонденции:
сверка даты поступления в структурное подразделение суда, ответст-венное за отправку и упаковку корреспонденции (как правило, экспедиции),
С. датой, проставленной в служебном бланке суда, с соответствующим уведом-лением об этом в случае наличия расхождений; проверка наличия всех элементов почтового адреса в реквизите «Адре-сат»: фамилии, полных имени и отчества получателя, улицы, номера дома, горо-да, области, отделения связи; на письмах с несколькими адресатами — наличия соответствующих отметок о необходимости отправки (как правило, знак «V»);
сверка наличия указанных в документах приложений и подписей;
сортировка, упаковка и составление описей на корреспонденцию по её видам, маркирование (франкирование); доставка в отделение связи для организации непосредственного дви-жения к адресату, подготовка для передачи курьеру, организация доставки путём самостоятельной передачи с внесением соответствующих записей в разносную книгу.
В Судебные дела посылаются по назначению в заказных бандеролях.
Приказом ФГУП «Почта России» от 5 декабря 2014 г. № 423-п (в ред. от 15. 06. 2015) «Об утверждении Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений раздела «Судебное» установлены особые условия приема,
133 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное»
в объектах федеральной почтовой связи, которые обязательны для исполнения филиалами ФГУП «Почта России». Под почтовыми отправлениями разряда «Судебное» понимаются заказные письма и заказные бандероли, отправляемые судами, образованными в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации».
заказных письмах и бандеролях разряда «Судебное» пересылаются судеб-ная повестка, судебные акты (определения, решения, постановления суда), в том числе могут пересылаться приложения на электронном носителе информации.
Заказные письма и бандероли разряда «Судебное» должны пересылаться с уведомлением о вручении. Бланк уведомления о вручении регистрируемого почтового отправления ф. 119 прикрепляется к обратной стороне отправле-ния (на которой не указывается адрес).
На адресной стороне заказных писем и бандеролей разряда «Судебное» отправитель должен наносить отметку «Судебное» (ст. 1 п. 1.2–1.4 Приказа).
Вручение почтовых отправлений разряда «Судебное» осуществляется
в порядке, установленном ст. 3 Приказа.
Заказные письма и бандероли разряда «Судебное» доставляются по адресу, указанному на почтовом отправлении, и вручаются лично адресату (или его упол-номоченному представителю) под расписку в извещении ф. 22 по предъявлении одного из документов, указанных в приложении к настоящим Особым условиям.
При отсутствии адресата такие письма и бандероли могут вручаться совер-шеннолетним лицам, проживающим совместно с адресатом без доверенности, по предъявлении одного из документов, указанных в Приложении к настоящим Особым условиям. При этом в уведомлении о вручении регистрируемого почтово-го отправления ф. 119 и в извещении ф. 22 указывается лицо, которому вручено от-правление разряда «Судебное», с соответствующими отметками о степени родства.
При отсутствии адресата дома в ячейке абонентского почтового шкафа или в почтовом абонентском ящике оставляется извещение ф. 22 с приглаше-нием адресата в объект почтовой связи для получения почтового отправления. При неявке адресатов за почтовыми отправлениями разряда «Судебное»
3 течение 3 рабочих дней после доставки первичных извещений им достав-ляются и вручаются под расписку вторичные извещения ф. 22‑ в.
При невозможности вручить извещение ф. 22‑ в под расписку оно опуска-ется в ячейку абонентского почтового шкафа, почтовые абонентские ящики, при этом на отрывной части извещения делается отметка «Опущено в або-нентский почтовый ящик», проставляется дата, подпись почтового работника.
134 7.3. Осуществление контроля ведения судебного делопроизводства
случае отказа адресата от получения заказного письма или бандероли разряда «Судебное» работник почтовой связи, доставляющий почтовое от-правление, должен зафиксировать отказ путем проставления отметки об этом на уведомлении о вручении регистрируемого почтового отправления ф. 119.
Не врученные адресатам заказные письма и бандероли разряда «Судебное» хранятся в отделении почтовой связи 7 календарных дней. По истечении указан-ного срока данные почтовые отправления подлежат возврату по обратному адресу.
целях охраны сведений личного характера заказными письмами могут направляться ответы областных и равных им судов на заявления граждан В оригиналами документов, которые граждане приобщили к этим документам. Выбирая способ отправки корреспонденции, нужно исходить из принципа практической целесообразности и руководствоваться целями надлежащего обеспечения судопроизводства. В этой связи существенную поддержку при-нятым формам работы оказывает получившее в судах широкое распростра-нение СМС-информирование участников судопроизводства, осуществляемое на платформе ГАС «Правосудие».
7.3. Осуществление контроля ведения судебного делопроизводства
Контроль судебного делопроизводства — действия полномочных субъектов в федеральных судах и органах государственной власти спе-циальной компетенции, направленные на изучение положения дел на всех участках организации судебного делопроизводства и своевре-менное выявление отрицательно сказывающихся факторов на испол-нении должностных обязанностей работников аппаратов судов, в це-лях устранения выявленных нарушений.
Контроль судебного делопроизводства заключается в выявлении случа-ев несоответствия нормативным требованиям организации, сопровожде-ния и ведения документооборота и делопроизводства суда и принятии мер по устранению выявленных нарушений (схема 8).
Контроль в судебном делопроизводстве осуществляется на разных уровнях:
и лично работником аппарата суда (самоконтроль, идентификация);
и начальниками структурных подразделений суда или вышестоящими должностными лицами в обособленных группах, входящих в данное под разделение;
135 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
Схема 8. Цели контроля судебного делопроизводства
обеспечение гарантий конституционного права на су-дебную защиту в рамках функций судебного делопро-изводства
обеспечение надлежащего качества сопровождения судопроизводства и потребностей правосудия в соот-ветствии с имеющимся нормативным регулированием
организация рационального использования кадрого потенциала и материально-технических ресурсов для обеспечения потребностей правосудия
выявление и использование резервов роста и оптими-зации судебного делопроизводства на отдельных участ-ках работы и в целом
реализация направлений судебного реформирования, тактическая корректировка организации делопроиз-водства для реализации стратегических планов
председателями судебного состава, судебной коллегии, прямо или кос-венно контролирующими деятельность работников аппарата суда, обеспечи-вающих их деятельность; председателями судов;
Судебным департаментом при Верховном Суде РФ и специально упол-номоченных органов исполнительной власти в субъектах РФ по отношению 3 ведению делопроизводства на судебных участках мировых судей.
зависимости от обстоятельств, послуживших основаниями его возник-новения, характеристики объекта и предмета контроля, хронологических измерений в его проведении выделяют следующие виды контроля ведениясудебного делопроизводства (схема 9):
Обязательный контроль основан на нормативных указаниях, правилах, формах, определённых сроках и т. п.; инициативный — на самостоятельном при-нятии решения об осуществлении контроля его уполномоченными субъектами.
Пассивный контроль осуществляется дискретно, по окончании какого-ли-бо процесса, активный контроль осуществляется постоянно в ходе ведения судебного делопроизводства.
Единичный контроль может быть осуществлён только по отношению
В единственному и уникальному предмету, множественный контроль пред-полагает комплексность исследований одновременно по отношению к двум и более предметам материального мира, образующимся в деятельности
136 7.3. Осуществление контроля ведения судебного делопроизводства
Схема 9. Виды контроля судебного делопроизводства
обязательный и инициативный
по обеспечению судопроизводства (ведение журналов и нарядов в экспедиции суда, формирование материалов судебных дел секретарями судебного заседа-ния в отделе по обеспечению деятельности судебной коллегии по уголовным делам по первой инстанции и т. д.).
Однофункциональный и многофункциональный определяется объёмами операций, которые выполняются его субъектами. Многофункциональный контроль не умаляет значения однофункционального контроля, способного оперативно решать разноплановые вопросы в практике осуществления веде-ния судебного делопроизводства.
Предварительный контроль может быть осуществлён до решения вопроса
и проведении всестороннего планового контроля. Текущий контроль ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции является обязательной состав-ной частью в ежедневной организации работы структурных подразделений судов общей юрисдикции.
Формы контроля ведения судебного делопроизводства (табл. 13):
137 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
Наиболее востребованной формой контроля судебного делопроизводства являются проверки, которые можно классифицировать:
и учетом предмета проверки и ее целей проводятся следующие проверки судебного делопроизводства: проверки судебного делопроизводства в судеб-ных инстанциях, коллегиях и составах суда, по категориям судебных дел; проверки организации входящего и исходящего документооборота; проверки
138 7.3. Осуществление контроля ведения судебного делопроизводства
обеспечения открытости и доступности правосудия для гражданского об-щества; проверки ведения работы по систематизации законодательства
и обобщению судебной практики; проверки ведения учётно-статистической работы; проверки организации архивного делопроизводства; проверки фор-мирования номенклатуры дел, ведения нарядов и журналов суда; проверки организации работы с вещественными доказательствами. проверки органи-зации учёта, хранения, использования и уничтожения печатей и бланочной продукции.
Контроль ведения судебного делопроизводства является общим родовым понятием по отношению к видовому — контролю исполнения. Контроль исполнения документа включает постановку документа на учет, ре-гулирование хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполнительного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.
Контроль исполнения документов в суде можно разделить на:
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов
в суде (в том числе и сдача в архив дел, по которым судом вынесены судеб-ные постановления). Основная цель контроля — обеспечить своевременное и качественное исполнение документов.
Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным (устанавливается председателем суда в резолюции). Контроль исполнения документа включает постановку документа на учет, ре-гулирование хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполнительного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполне-ния заданий, сообщения о результатах рассмотрения или исполнения соот-ветствующим заинтересованным лицом.
139 Глава 7. Организация документооборота и делопроизводства в суде
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2019-03-30; Просмотров: 4750; Нарушение авторского права страницы
доставка с помощью фельдегерской связи 
