Ввод справочной информации. Прежде чем приступать к учету хозяйственных операций по учету труда и заработной

Прежде чем приступать к учету хозяйственных операций по учету труда и заработной платы необходимо ввести в компьютерную бухгалтерию справочную информации, объем которой особенно велик, если в бухгалтерии предполагается вести аналитический учет в разрезе сотрудников.

Для ведения учета по заработной плате необходимо, чтобы были заполнены следующие справочники типовой конфигурации:

Фирма;

Виды деятельност»;

Виды затрат;

Сотрудники;

Налоги и отчисления.

Справочник " Сотрудники" предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 66 " Расчеты по оплате труда", 3721 " Расчеты с подотчеными лицами", 3775 " Расчеты с рабочими и служащими по прочим операциям" и на других счетах взаиморасчетов с сотрудниками. В типовой конфигурации для справочника " Сотрудники" предусмотрена трехуровневая структура, то есть в данном справочнике можно создавать произвольные группы и подгруппы сотрудников.

Первое знакомство с данным справочником состоялось при рассмотрении вопросов учета расчетов с подотчетными лицами в главе 17 " Создание производственных запасов" (см. задачу 17-4).

Продолжим рассмотрение особенностей заполнения данного справочника информацией, относящейся к учету заработной платы на конкретном примере.

Задача 20-1

Необходимо ввести в справочник " Сотрудники" сведения о работниках, относящихся к категории административно-управленческого персонала

ФИО	Должность	Оклад	Количество детей	Член профсоюза
Админов В. С.	Директор	2800.00	1	Нет
Сидорчук Е. В.	Бухгалтер	2500.00	Нет	Нет
КрохинДМ.	Экспедитор	1200.00	3	Нет

Обратимся к форме справочника, например, через меню " Справочники - Сотрудники".

Создадим в справочнике группу под именем " Администрация", затем перенесем в нее негрупповые элементы из верхнего уровня. Это можно осуществлять стандартным способом.

Редактирование элементов проводится посредством экранной формы, содержащей несколько закладок, группирующих различные сведения о сотруднике.

На рис. 20-1 показана последовательность закладок и их заполнение исходными данными согласно постановке задачи.

На закладке " Общие" содержатся основные сведения о сотруднике -его табельный номер (он же код), фамилия, имя, отчество, пол и должность сотрудника

Если работа в данной организации является основным местом работы для физического лица, то следует отметить флажок " Основной".

Рис. 20-1. Ввод сведений о сотруднике

В реквизите " Фирма" следует указать фирму, на которой работает сотрудник, этот реквизит доступен до того момента, пока элемент справочника не записан. Выбранная фирма влияет на код элемента справочника, к нему добавляется префикс, который задается в справочнике " Фирмы".

На закладке " Данные по з/п" вводятся данные, необходимые для начисления сотруднику заработной платы и удержания подоходного налога: сумма месячного оклада (или повременного тарифа), размер аванса, количество детей и количество льгот по подоходному налогу, а также счет и статья затрат по которым будет списываться сумма начисленной сотруднику заработной платы.

Если в конфигурации выбрана методика учета затрат с использованием счетов класса 8 и 9, или с использованием только счетов класса 8, то суммы различных начислений по сотруднику будут по умолчанию отражены по дебету соответствующих субсчетов счета 81. А именно, сумма начисленного оклада - по дебету счета 811, сумма отпускных - по дебету счета 814, сумма материальной помощи и суммы по больничным листам, выплачиваемые за счет собственных средств предприятия - по дебету счета 816. Если же суммы таких начислений должны быть отражены по другому затратному счету, то его следует указать в реквизите " Счет затрат". В этом случае именно этот счет будет дебетуемым счетом в проводках по начислению сотруднику зарплаты, отпускных, материальной помощи и больничных за счет средств предприятия.

Аналогично, при выбранной методике учета затрат с использованием только счетов класса 9, при незаполненном реквизите " Счет затрат" все вышеупомянутые начисления по сотруднику будут отнесены в дебет счета 91. Если же суммы таких начислений по сотруднику необходимо относить на другой затратный счет, отличный от счета 91, его следует указать в реквизите " Счет затрат".

Таким образом заполнять реквизит " Счет затрат" необходимо только в том случае, если затратный счет в указанных проводках должен быть отличен от используемых по умолчанию. В противном случае этот реквизит следует оставлять незаполненным.

Аналитику же затратного счета/или счетов (в реквизитах " Вид затрат" и " Вид деятельности" ), напротив, следует указывать обязательно.

Закладку " Паспортные данные", предназначенную для ввода паспортных данных, рассматривать не будем, в силу того, что этот вопрос уже рассматривался нами ранее и не должен вызвать каких-либо затруднений.

В реквизиты закладки " Налоговые данные" вводятся индивидуальный налоговый номер сотрудника, название и адрес налоговой инспекции по его месту жительства.

Использование документа " Начисление заработной платы"

Задача 20-2

31.07.2003 г. произведено начисление заработной платы административно-управленческому персоналу в размере месячного оклада.

Воспользуемся встроенным документом типовой конфигурации " Начисление ЗП" для реализации поставленной задачи.

Обращение к документу производится через меню " Документы -Зарплата - Начисление ЗП". На экран выдается форма диалога для ввода исходных данных, изображенная на рис. 20-2.

Форма диалога документа имеет две закладки: " Основные" и " Дополнительно".

Начисление заработной платы выполняется за месяц, который соответствует дате документа

Тот или иной вариант использования документа выбирается непосредственно в реквизите " Вид выплаты" диалоговой формы документа.

Для начисления основной заработной платы сотрудникам организации, автоматического расчета сумм отчислений и удержаний в бюджет и государственные целевые фонды, формирования соответствующего набора бухгалтерских проводок в реквизите " Вид выплаты" следует выбрать значение " Основная зарплата", что требуется по условию задачи. Кнопка " Печать" диалоговой формы документа позволяет получить печатные формы платежной, расчетно-платежной ведомостей, свода отчислений в фонды, а также расчетных листков за расчетный период по всем сотрудникам, перечисленным в его табличной части.

Для формирования ведомости начисления аванса реквизит " Вид выплаты" должен быть установлен в значение " Аванс". В этом случае при автоматическом заполнении табличной части документа в графу " К выдаче" по каждому сотруднику будут помещены суммы из реквизита " Аванс" справочника " Сотрудники". При необходимости сумму аванса можно отредактировать вручную. При проведении документ с таким видом выплаты не вызывает формирования бухгалтерских проводок.

Наконец, документ с видом выплаты " Внесение" предназначен для введения сальдо по расчетам с сотрудниками в самом начале работы с типовой конфигурацией. В этом варианте расчетно-платежной ведомости ее табличная часть содержит реквизиты " Начислено", " Подоходный", " К выдаче". В том случае, Если Вы планируете формировать регламентированный отчет " Форма № 8ДР" автоматически, следует внести данные о начисленных суммах, суммах удержанного подоходного налога с сотрудников за каждый месяц отчетного года отдельно, т.е. отдельным документом " Начисление зарплаты". Обращаем внимание, что в реквизите " К выдаче" показывается задолженность организации перед сотрудником, а не разность между начисленной и удержанной суммами.

В спецификации заголовочной части документа " Начисление зарплаты" должен быть определен бухгалтерский счет/субсчет расчетов по плате труда, количество рабочих дней в текущем периоде начисления заработной платы, величина, определяющая среднесписочную численность сотрудников фирмы.

На закладке " Дополнительно" определяются бухгалтерский счет затрат, на который списывается сумма коммунального налога, аналитика этого счета, счета учета валовых расходов.

Для ввода элемента в табличную часть документа щелкните мышью в первой строке колонки " Сотрудник" и из открывшегося справочника " Сотрудники" выберите требуемый элемент.

Для автоматического заполнения списка сотрудников можно воспользоваться кнопкой " Заполнить". Документ внесет в табличную часть всех сотрудников организации, и заполнит графу " Начислено" согласно окладу, указанному для сотрудника в справочнике " Сотрудники" (размера аванса для вида выплаты " Аванс" ) и число отработанных дней сотрудником, указанном в графе " Дн.".

Суммы различных дополнительных начислений (отпускных, больничных, облагаемой и необлагаемой материальной помощи), если они имели место в текущем периоде начисления зарплаты, следует внести в соответствующие графы табличной части документа вручную.

Нажатие кнопки " Рассчитать" приведет к автоматическому расчету сумм основных удержаний по каждому сотруднику (в фонд социального страхования, Пенсионный, подоходного налога, профсоюзных взносов) в соответствии с базой их налогообложения и ставками, указанным для них справочнике " Налоги и отчисления".

 

В графах " Начислено", " Удержано", " К выплате" отобразятся итоговые суммы всех начислений, удержаний по сотруднику и сумма, подлежащая выплате.

 

Рис. 20-2. Форма диалога документа " Начисление ЗП"

Соответственно для каждого сотрудника формируются проводки, определенные из формы документа:

Кроме того, на весь документ автоматически формируются проводки по отчислениям в социальные фонды, относимым на счета затрат. В результате ввода документа будет сформирована операция, содержащая следующие проводки. Рассмотрим результаты ввода документа

Результаты ввода документа " Начисление заработной платы"

Запись о введенном документе, помимо журнала операций регистрируется в специализированном журнале " Зарплата".

Журнал " Зарплата" содержит записи о документах " Начисление ЗП" и " Выплата ЗП". Форма журнала показана на рис. 20-3.

Рис. 20-3. Форма журнала " Зарплата "

Документ в результате проведения сформировал операцию, которой соответствуют проводки на рисунке на следующей странице.

Необходимо принимать во внимание, что если на предприятии работает порядка 200 сотрудников, то использование такой операции породит около шестисот проводок в месяц или более семи тысяч(! ) проводок за год.

Документ " Выплата зарплаты"

Документ " Выплата ЗП" предназначен для реализации операций по выплате заработной платы из кассы. Выплата заработной платы оформляется за месяц, предшествующий дате документа

Задача 20-3

03.08.2003 с расчетного счета в Кшв ЖОВТНЕВЕ В1ДД1ЛЕННЯ П1Б" сняты наличные в сумме 12 000 грн. для выплаты заработной платы за июль работникам предприятия. Составлен приходный кассовый ордер № 5, получена и введена в компьютерную бухгалтерию выписка банка №8. 04.08.2003 сформирована платежная ведомость № I для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия

В этот же день из кассы предприятия произведена выплата заработной платы по платежной ведомости № 1. Ведомость передана в бухгалтерию.

 

Данные о выплаченной заработной плате отражены в компьютерном учете.

Операции по снятию наличных средств с расчетного счета рассматривались нами в главе " Кассовые операции", поэтому перейдем ко второму пункту задачи, связанному с формированием платежной ведомости и выплатой заработной платы.

Для решения задачи воспользуемся документом типовой конфигурации " Выплата ЗП". Форма документа, заполненная в соответствии с данными постановки задачи, показана на рис. 20-4. Документ " Выплата зарплаты" предназначен для формирования печатной формы платежной ведомости, бухгалтерских проводок, отражающих факт выплаты заработной платы (задолженностей по заработной плате) сотрудникам.

Заполнение диалоговой формы документа следует начать с определения периода, за который будет осуществляться выплата зарплаты сотрудникам организации, вида выплаты, а также счета учета оплаты труда.

В реквизите " Процент выплаты" следует указать какой процент от суммы к выдаче мы хотим выплатить.

Касса организации, через которую осуществляется выплата зарплаты сотрудникам, указывается посредством выбора из справочника " Счета нашей фирмы" в реквизите " Касса".

Кнопка " Заполнить" предназначена для автоматического заполнения табличной части документа При этом, для документов с видом выплаты " Аванс" или " Внесение остатков" предлагается осуществить выбор одного из документов " Начисление зарплаты", на основании которого будет заполнена табличная часть настоящего документа В качестве вариантов будут предложены все документы " Начисление ЗП" с таким же видом выплаты, которые были введены в текущем месяце. Для документа " Выплата ЗП" с видом выплаты " Основная з/п" табличная часть будет заполнена текущим сальдо взаиморасчетов по каждому сотруднику.

Заполнение табличной части документа производится автоматически для вида " Основная з/п", по нажатию кнопки " Заполнить". Табличная часть заполняется строками с ФИО сотрудников, которым начислена, но еще не выплачена зарплата. Фамилии сотрудников выбираются из справочника " Сотрудники", а сумма " К выдаче" определяется текущим остатком счета 661 по данному сотруднику.

По нажатию кнопки " Печать" формируется печатная форма документа " Платежная ведомость". Она полностью соответствует тому виду, который представлен в постановке задачи, разумеется, без подписей сотрудников.

 

 

Рис. 20-4. Форма ввода документа " Выплата ЗП"

Ведомость передается кассиру, а документ записывается в компьютерную бухгалтерию без проведения. После выплаты заработной платы, ведомость закрывается и передается в бухгалтерию.

Бухгалтер обращается к документу, вносит в него коррективы в соответствии с фактическими данными о выплате зарплаты В соответствии с условиями задачи, сотруднику Крохину вместо суммы, автоматически установленной в документе должен быть введен 0.

Остальные суммы изменять не требуется. После этого документ проводится, в результате чего в компьютерном учете сформируются проводки по выплате заработной платы из кассы Обратимся к результатам ввода последнего документа

Результаты ввода документа зарплаты"

'Выплата

Документ " Выплата ЗП" также регистрируется в журнале " Зарплата". Для формирования проводок документом, необходимо значение константы " Проводки по кассе только кассовыми ордерами" установить в значение " Нет". При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки в дебет счета 661 и кредит счета 301.

 

Подобные проводки формируются по каждому сотруднику предприятия, которым произведена выплата Причем иной порядок просто невозможен, в то время, когда на счете 661 ведется аналитический учет по каждому сотруднику.

Проводки с нулевыми суммами не формируются. То есть, если сотруднику зарплата не выплачивалась, то соответствующая проводка будет отсутствовать, хотя в форме документа сохраняется строка с нулевой суммой.

Альтернативный способ организации учета заработной платы с использованием документов типовой конфигурации

При рассмотрении особенностей использования документов типовой конфигурации по учету заработной платы неоднократно подчеркивалась мысль о том, что далеко не всем предприятиям требуется вести в рамках бухгалтерской программы развернутый аналитический учет зарплаты по сотрудникам. Однако, отказ от аналитического учета на счете 66 приведет к тому, что станет невозможным использовать документы типовой конфигурации, хотя они очень полезны в отношении формирования операций связанных с учетом затрат на производство.

Имеется возможность организовать компьютерный учет таким образом, чтобы воспользоваться преимуществами автоматизации, предоставляемыми документами типовой конфигурации и в то же время не вести детальный аналитический учет по сотрудникам. Именно этот вариант и рассмотрим в настоящем параграфе.

Суть предложения состоит в том, чтобы на счете 66 сохранить аналитический учет по субконто " Сотрудники", но при этом ввести в соответствующий справочник служебный вспомогательный элемент, на который производить все начисления заработной платы.

Однако, следует вспомнить, что документы типовой конфигурации информацию о списании производственных затрат берут из справочника " Сотрудники". В связи с этим нельзя будет обойтись только одним служебным элементом. Понадобится ввести группу таких элементов, каждый из которых будет настроен на определенный вид списания затрат на издержки производства.

При этом программа правильно сформирует проводки по учету затрат на производство и отчислениям, производимым из ФОТ. Единственно, суммы начислений и удержаний придется вводить вручную в документ " Начисление ЗП", поскольку существующие алгоритмы расчета большинства налогов не позволяют рассчитывать их для группы лиц или для всего предприятия в целом.

Организация справочника " Сотрудники"

Для реализации предложенного способа учета, прежде всего, понадобится иначе организовать справочник " Сотрудники".

Целесообразно добавить в этот справочник новый групповой элемент, который назовем, например, " Специальный". В данную группу будем вводить элементы, представляющие собой категории персонала Категории следует выделять по признаку дифференциации затрат, связанных с начислением заработной платы. То есть, если зарплата некоторой группы учитывается как отдельный элемент затрат, то эта группа должна быть представлена в справочнике отдельной позицией.

При вводе информации в справочник в закладке " Общие" укажем:

в графе " ФИО" - наименование группы персонала;

в графе " Должность" в справочных целях можно указатьдополнительную информацию, характеризующую данную группуперсонала.

Важно правильно заполнить закладку " Данные по з/п", от этого будет зависеть правильность отражения затрат на счетах бухгалтерского учета

для затрат, учитываемых на счете 92 (81) понадобится указать тольколишь статью затрат - " Затраты на оплату труда";

для отнесения затрат на определенный вид деятельности необходимозаполнить реквизит " Вид деятельности".

После этих действий состав справочника будет выглядеть следующим образом.

 

 

После подобной организации справочной информации можно вводить в компьютерную бухгалтерию сводные данные по затратам на заработную плату и отчислениям в социальные фонды используя стандартные документы типовой конфигурации.

Рассмотрим пример реализации подобной методики компьютерного учета.

Использование документа " Начисление ЗП" для ввода сводных данных по оплате труда

Задача 20-4

31.08.2003 г. на предприятии " Добро" вне программы " 1С: Бухгалтерия" рассчитана и начислена заработная плата работникам предприятия за август 2003 г.

Данные о начислениях и удержаниях за август 2003 г. представлены в сводной ведомости начислений и удержаний по сотрудникам На основании информации сводной ведомости необходимо в бухгалтерском учете предприятия:

отразить суммы начисленной заработной платы, как элемент производственных затрат.

отразить суммы удержаний налогов и взносов в социальные фонды ссотрудников предприятия.

начислить взносы в фонды социального страхования и обеспечения, исчисляемые от фонда оплаты труда, и отразить их в бухгалтерскомучете как элемент производственных затрат.

Форма документа будет выглядеть следующим образом:

 

В форму документа " Начисление заработной платы" можно вводить сводную информацию о начислениях заработной платы по каждой из выделенных групп.

Вспомним, что документ помимо проводок по начислению заработной платы, формирует проводки по удержанию налогов с сотрудников и по отчислениям в социальные фонды.

Поэтому в табличной части документа необходимо указать сводные суммы налогов, по которым программа сформирует проводки.

Посмотрим, какие результаты будут зафиксированы в компьютерной бухгалтерии после сохранения и проведения данного документа

Результаты ввода документа

В журнале операций будет сохранена запись о введенном документе В качестве суммы операции будет фигурировать общая сумма начисленной заработной платы всем сотрудникам предприятия.

 

Рассмотрим, какие проводки сформирует документ в данном случае.

 

В проводках отражено начисление заработной платы сотрудникам администрации и удержание сумм отчислений в государственные целевые фонды.

Аналогичные пары проводок сформированы для каждой группы персонала, из указанных в документе.

Далее последуют проводки по отчислениям в социальные фонды, которые также будут сформированы в целом по предприятию.

Анализ результатов ввода данных по заработной плате

Наиболее общие итоги по начисленной заработной плате и отчислениям в социальные фонды по всему предприятию можно получить в оборотно-сальдовой ведомости.

 

Кредитовый оборот по счету 661 показывает сумму начисленной заработной платы всем сотрудникам предприятия за установленный месяц. Полученный результат 110334.00 грн. соответствует данным документов, на основании которых осуществлялся ввод информация

Сумма начисленного подоходного налога по всем сотрудникам предприятия отражена как кредитовый оборот счета 6411 и составила 42106.05 грн., что полностью соответствует данным сводной ведомости начислений и удержаний.

Таким же образом можно определить общие суммы удержаний из фонда заработной платы по счетам отчислений в социальные фонды

В оборотно-сальдовой ведомости на счете 651 представлена начисленная сумма отчислений в пенсионный фонд Для удобства анализа возникает желание развернуть данный показатель по субконто, чтобы видеть отдельно начисленную сумму отчислений по разным ставкам (из разных источников). В оборотно-сальдовой ведомости имеется такая возможность - можно любую сумму развернуть по субконто. Рассмотрим на примере счета 651, как выполнить такую настройку.

Настройка показана на рис. 20-5. В диалоговом окне отчета потребуется выбрать " Журнал-ордер по субконто".

Рис. 20-5. Настройка вывода итогов по корреспондирующим счетам и субконто

После выполнения описанной процедуры развернется отчет из оборотно-сальдовой ведомости. Теперь в журнале-ордере можно будет видеть итоги счета 651 не только в целом, но и в корреспонденции с другими счетами.

 

Журнал-ордер по счету 811 позволяет раскрыть затраты предприятия на оплату труда рабочих основного производства по видам деятельности

 

В журнале - ордере виден общий итог начисленной заработной платы основным рабочим - дебетовый оборот, равный 110334.00 грн., который ниже детализируется по каждому виду деятельности. Данные, приведенные в этой части ведомости могут быть сопоставлены с данными сводной ведомости начислений и удержаний.

⇐ Предыдущая61626364656667686970Следующая ⇒

Поделиться: