Организация пресс-конференции

Пресс-конференция является наиболее распространенной и популярной среди журналистов формой информационного общения.

Пресс-конференцию можно определить как встречу журналистов с представителями организации, цель которой - предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о событии, явлении, проекте и проч.

Большинство ПР-теоретиков рассматривают пресс-конференцию как одно из самых сложных мероприятий по связям с общественностью, требующих тщательной подготовки и сопряженных для стороны-организатора с повышенным риском «потери лица» в глазах СМИ. Негативное впечатление о пресс-конференции может сложиться в результате неудачного ответа на один, пусть даже малозначимый вопрос, или даже попытки уйти от ответа. Вместе с тем, в повседневной ПР-работе пресс-конференция – это стандартное мероприятие, неоспоримыми преимуществами которого являются:

- непосредственный контакт представителей организации и журналистов;

- авторитетность источника информации;

- возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов;

- в случае удачного прохождения информационная отдача от пресс-конференции значительно выше и эффективнее, чем от пресс-релиза.

Пресс-конференции бывают корпоративными, региональными, общенациональными и международными.

А.Н. Чумиков выделил несколько основных этапов подготовки и проведения пресс-конференции, каждый из которых имеет свои характерные особенности.

Первый этап – планирование и оповещение представителей СМИ.

По мнению многих западных специалистов, наиболее подходящие для проведения пресс-конференции дни – это время со вторника по пятницу. Лучшие часы – с 14.30 до 16.30. С точки зрения С. Блэка, пятница – всегда неудачный день применительно к центральным газетам, а лучшее время – 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Как считает Чумиков, применительно к российским условиям лучшие дни – это вторник, среда и четверг. Пятница плоха тем, что если ваш материал не попал в субботние выпуски газет, то в следующий выпуск он может не попасть вообще, так как «состарится» (это будет только вторник, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят). У понедельника есть свое преимущество: в условиях относительного информационного голода, образующегося за выходные дни, на информационные контакты в начале недели СМИ идут более охотно.

Начинать пресс-конференцию утром в 11.00 или 12.00 (максимум в 13.00) стоит тогда, когда вы планируете увидеть материал в утренних газетах. Если вы ориентируетесь в первую очередь на телевидение, радио или еженедельные (ежемесячные) издания, то часы проведения пресс-конференции особого значения не имеют.

Оповещение СМИ необходимо начинать за неделю до даты проведения пресс-конференции. Дубль следует повторить за два дня до намеченного срока. Рассылку приглашений и анонсов лучше проводить по факс-модему лучше проводить вечером и ночью, когда каналы связи минимально загружены; но удобнее всего пользоваться электронной почтой, которая доставляет информацию практически мгновенно. За сутки до пресс-конференции делается контрольный обзвон СМИ с цель выяснить: получено ли приглашение? Планируется ли явка? Не нужна ли какая-либо дополнительная информация?

При подготовке пресс-конференции в первую очередь необходимо учитывать следующее:

1. Место. Критериями для выбора места являются: статус (подчеркивание значимости мероприятия), техническое оснащение (возможность показа презентации, слайдов, проведения фуршета и т.д.), удобство расположения (журналисты не должны тратить много времени на дорогу и поиск зала и парковки автомобилей).

2. Содержание. Следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события.

3. Визуальная сторона. Необходимо продумать о том, что кроме ньюсмейкеров увидят журналисты в аудитории.

4. Время. Оно не должно пересекаться с другими информационными событиями дня, которые с точки зрения СМИ, могут оказаться более значимыми для них – а это снизит явку.

Информационно-сопроводительные материалы для прессы формируются в отдельную папку, которая называется медиа-кит (или пресс-кит). Такая папка может включать в себя: пресс-релиз, биографические данные официальных лиц (ньюсмейкеров), тезисы (копии) речей, буклеты организации, схемы и статистические таблицы, фотографии.

Кроме информационно-аналитических материалов ПР-структура организации готовит и основной текст выступления ньюсмейкера, составляет список возможных вопросов и ответов. Кроме того, желательно потратить время и на репетицию выступления.

Второй этап – время за час до пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции должны позаботиться о том, чтобы представители СМИ без особого труда нашли место проведения вашего мероприятия. С этой целью нужно изготовить указатели: объявление на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом «Пресс-конференция» внутри здания; табличку на двери помещения и указатель «Регистрация» на столе, где соответствующие сотрудники фиксируют прибытие журналистов. Уместен указатель «Раздевалка», особенно если он расположен не на виду (это делается для того, чтобы журналисты не проходили в зал одетыми). Сотрудники, которые организуют пресс-конференцию, должны иметь баджи, где указывается название структуры и ФИО сотрудника, чтобы журналисты знали к кому им можно обратиться в случае возникновения каких-либо вопросов.

Кроме указателей, изготавливаются таблички на стол, за которым будет проходить пресс-конференция. Табличка должна содержать данные о тех, кто будет сидеть за этим столом. ФИО участников необходимо писать полностью с двух сторон таблички, чтобы люди могли быстро найти соответствующее место за столом.

За спинами участников располагается логотип организации, которая проводит пресс-конференцию.

Желательно, чтобы у каждого участника пресс-конференции имелся набор, который стандартно состоит из микрофона, бумаги, ручки, бутылки минеральной воды и стакана.

Когда появляются ньюсмейкеры, организаторы пресс-конференции должны:

- обязательно встретить их сразу после входа в здание;

- предусмотреть помещение, где бы они могли расположиться и немного отдохнуть перед началом пресс-конференции (в ходе этого короткого общения необходимо еще раз обговорить продолжительность всей пресс-конференции и вступительной речи, продолжительность ответов на вопросы);

- постараться не допустить общение ньюсмейкеров и журналистов до начала пресс-конференции, хотя последние могут пытаться это сделать, чтобы получить информацию первыми.

Распределение ролей на пресс-конференции выглядит следующим образом. Стандартно выделяют три основные фигуры. Это ньюсмейкер, ведущий и эксперт. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая – за процедуру ведения пресс-конференции, третья – за информационный «архив». Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться: когда менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу темы или проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером и в случае необходимости дополняют его ответы на вопросы. Первую и вторую роли целесообразно всегда разделять.

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться: