Наконец, последний этап – это время после пресс-конференции.

После слов ведущего об окончании пресс-конференции, она, на самом деле еще продолжается: журналисты стремятся подойти к ньюсмейкеру и задать еще несколько дополнительных вопросов. Поэтому специалисты по проведению таких мероприятий не рекомендуют ньюсмейкерам сразу покидать аудиторию. За это время вы можете не только выдать дополнительную информацию, но и позитивно настроить к себе представителей СМИ.

В свою очередь организаторы пресс-конференции используют это общение для составления своих собственных медиа-карт, экспресс-опросов, завязывания профессиональных и дружественных контактов (с этой целью могут устраиваться небольшие фуршеты после окончания пресс-конференции).

Конечным мероприятием по итогам пресс-конференции является пресс-клиппинг - контроль и анализ вышедших по результатам пресс-конференции материалов СМИ. На основании этих данных можно оценить эффективность данного мероприятия и планировать действия на будущее.

Несколько основных тезисов относительно проведения брифинга.

Основная разница между брифингом и пресс-конференцией - во временных рамках, которые отводятся на эти мероприятия.

Брифинг – это короткое оперативное выступление ответственного лица организации перед представителями СМИ по следам свежих важных событий.

Временные рамки проведения брифинга – 15-30 минут. Из них 5-10 минут уходит на предварительное выступление ньюсмейкера, остальное время отводится на блиц-вопросы журналистов. В организационном плане брифинг отличает скромный антураж, в ходе него, как правило, не подаются минеральная вода и бутерброды. Лучше всего проводить такое мероприятие стоя, а не сидя, что придает атмосфере события черты динамизма.

Организация презентации

А. Чумиков рассматривает презентацию как такую форму выдачи информации, которая может быть названа пресс-конференцией плюс …, поскольку сбор журналистов и ознакомление их с определенными сведениями присутствует на любой презентации. Можно выделить три основных признака презентации, отличающих ее от пресс-конференции:

- презентация предполагает материализацию информации: аудитории всегда презентируется некий продукт, услуга, технология, книга и т.д.;

- на презентацию приглашаются не только представители прессы, но и потенциальные потребители, инвесторы, возможные клиенты и партнеры, важные чиновники и проч. Они должны воспринимать то, что презентируется непосредственно, а не только опосредовано, через каналы массмедиа;

- полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции (последняя вообще может рассматриваться как составной элемент презентации).

Соответственно, в структуре презентации выделяют пять базовых элементов:

1. пресс-конференция;

2. презентационная часть;

3. неформальное общение;

4. сопровождение (дополнение) сообщения;

5. прощание.

Главной целью любой презентации является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

Готовясь к презентации необходимо ранжировать конкретные цели этого мероприятия по степени важности. Такими целями могут быть: формирование у потенциальных клиентов начального уровня знаний и потребности в презентируемом объекте; формирование у своих клиентов и потребителей образа надежного партнера по бизнесу; увеличение числа и изменение качественного состава потенциальных партнеров организации; развитие конструктивных и дружественных отношений с представителями местных властей и общественных организаций; укрепление и продвижение имиджа организации.

Выделим несколько основных технологических рекомендаций по проведению презентаций.

Учитывая, что пресс-конференция – это первая часть презентации, то возникает вопрос - приглашать ли на нее еще и других лиц, кроме представителей СМИ? В данном случае обычно рекомендуют приглашать всех, но при этом учитывать, что большинство не журналистов эту часть презентации, скорее всего, пропустят.

Рекомендуется резервировать два разных помещения: одно для проведения пресс-конференции, другое – для презентации.

На этапе подготовки презентации надо определиться с форматом неформального общения. Это может быть коктейль (наиболее легкий вариант с напитками и минимумом закусок), фуршет («усиленный коктейль» в положении стоя, может включать горячие закуски и блюда, десерт, кофе и проч.), обед (с составлением плотного меню, проводится сидя за столом).

Само неформальное общение также стоит организовать заранее. Главное – это решить объединять ли журналистов и VIP-гостей или нет. Во втором случае необходимо предусмотреть помещения и оборудование с учетом специфики аудиторий.

Если у вас имеются подарки участникам презентации, то их стоит раздавать на этапе прощания, чтобы они изначально не выглядели некоторой обузой для участников в ходе самого мероприятия.

Общая технологическая карта организации презентации предполагает ответы на следующие основные вопросы:

- определение места, сроков, времени и состава участников мероприятия, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений, разработка схемы освещения события в СМИ;

- оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных персон и представителей центральных СМИ;

- составление общего сценария презентации и планирование ее основных этапов;

- составление бюджета мероприятия;

- подготовка презентируемых объектов и технического обеспечения;

- подготовка основных докладчиков, составление текстов выступлений.

Проведение выставок

Обычно в крупных фирмах, которые регулярно принимают участие в крупных выставках, имеются специальные отделы, которые отвечают за организацию таких мероприятий. Если такой структуры нет, то соответствующие обязанности возлагаются на сотрудников отдела по связям с общественностью.

На подготовительном этапе ПР-отдел организует проектирование и изготовление будущей экспозиции. При этом особое внимание следует уделить таким моментам:

- форма выставочной экспозиции, возможность демонстрации действующих моделей, объемных экспонатов или их уменьшенных копий;

- целесообразность создания передвижных экспозиций и возможности применения выставочных стендов многократного использования;

- использование дополнительных средств воздействия на посетителей (световые и музыкальные эффекты, настенные росписи и проч.);

- объем и содержание работы, оплата услуг дизайнеров и оформителей, привлеченных для подготовки экспозиции;

- изготовление и оценка модели будущей экспозиции;

- подбор и обучение персонала, который будет участвовать в проведении выставки;

- организация перевозки экспозиции к месту проведения выставки.

Само проведение выставки также требует решения нескольких принципиальных вопросов, а именно:

- транспортное обслуживание (транспортабельность экспонатов, их вес и габариты, оформление сопроводительной документации и проч.);

- страхование выставочной экспозиции от различных видов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке сотрудников;

- дорожные расходы участников выставки, их проживание и питание во время проведения мероприятия;

- обеспечение охраны экспозиции;

- распространение информации в СМИ о предстоящем участии организации (предприятия) в выставке;

- подготовка, изготовление и распространение сопроводительной рекламной продукции;

- участие в организации и проведении церемонии открытия выставки.

Хорошо спланированное участие организации в выставке способствует продвижению товаров и услуг данной организации на рынке, способствует заключению новых выгодных контрактов, а также укрепляет имидж и деловую репутацию, что увеличивает конкурентоспособность и эффективность деятельности всей структуры.

8. Правила подготовки конференции

Конференции (совещания, «круглые столы», съезды) – это мероприятия которые ориентированы непосредственно на целевые группы и специально для прессы не предназначенные. Однако они, как правило, предполагают участие заинтересованных корреспондентов. В этой перспективе встает вопрос о том, как лучше встроить журналистов в столь продолжительное мероприятие как пресс-конференция. Наиболее оптимальный вариант – это пригласить журналистов на открытие конференции и предложить им провести на ней столько времени, сколько они пожелают. При этом в общем распорядке работы конференции следует предусмотреть брифинг по итогам работы мероприятия. В результате журналист сможет выбрать наиболее удобный для него вариант получения необходимой информации.

При подготовке к конференции, которая должна начинаться, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия, необходимо решить следующие наиболее важные технологические вопросы:

- выбор места и времени проведения конференции;

- подготовка информационно-рекламных материалов, механизм их распространения (по специальным каналам или СМИ);

- подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции;

- отбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и обслуживания участников конференции;

- техническое обеспечение проведения конференции;

- подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников (членов президиума, руководителей секций, обслуживающего персонала и др.);

- подготовка транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей и прочих материалов для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещении проводящей ее организации;

- подготовка макета и издание программы конференции с указанием точного времени и места проведения всех мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных сессиях, контактные телефоны и электронные адреса организаторов;

- подготовка специальных материалов для журналистов (пресс-релизы, краткие сведения об основных участниках, краткие тезисы наиболее важных выступлений и др.);

- подготовка и издание специально сборника с тезисами докладов участников конференции;

- разработка культурно-развлекательной программы;

- подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конференции.

Приемы

Как ПР-средство, прием – это собрание приглашенных лиц в честь кого-нибудь или чего-нибудь. Он предполагает заранее подготовленное совместное проведение времени представителей организации и их гостей.

С точки зрения характера коммуникации приемы делят на две группы. Первая группа – это приемы, ориентированные на внешние коммуникации организации. Их организуют для важных персон, партнеров, гостей и др. Вторая группа – это торжественные или неофициальные встречи внутри организации.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

- посещение организации важной персоной;

- проведение организацией крупного мероприятия с приглашением большого количества представителей органов власти и деловых кругов;

- подписание серьезных контрактов;

- памятные даты, события, ритуалы.

В случае представительских приемов, ориентированных на внешние коммуникации организации, основными целями таких мероприятий, как правило, являются:

- налаживание новых конструктивных отношений с потенциальными деловыми партнерами;

- расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности;

- формирование или коррекция сложившегося делового имиджа организации.

Процесс подготовки приема включает в себя следующие основные виды работ:

- определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников;

- подготовка и рассылка специальных приглашений представителям различных категорий общественности, участие которых запланировано организаторами;

- разработка программы приема с детальным планирование м его элементов;

- написание приема с соблюдением всех протокольных формальностей;

- составление схемы рассаживания приглашенных лиц, формирование меню, сервировка и обслуживание стола;

- подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием;

- отбор и обучение персонала организации, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.

По форме проведения приемы весьма разнообразны (см. таблицу).

Формы проведения приемов

⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒

Поделиться: