Тема 9. Правила и приемы ведения деловой беседы.

Одна из основных форм делового общения – деловая
беседа.

Деловые встречи можно условно разделить на беседы и
переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения,
мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и
наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы,
представляющий взаимный интерес.

Отличие
деловой беседы от дружеской:

Деловая беседа. 1. Содержание (тема), время посещения, место встречи строго регламентированы (партнеры знают о предмете беседы). 2. Деловые собеседники до встречи могут никогда не знать друг друга (это и не нужно для официального общения): вместо знания личности собеседника они обходятся знанием его социальной роли. 3. Деловое (ролевое) общение не обходится без личностных моментов. Кто-то из собеседников может быть сухим и официальным, кто-то дружелюбным и приветливым, но всегда вежливым.

Дружеская беседа. 1. Ничем не регламентирована, друзья знакомые могут разговаривать на любые темы, по времени сколько угодно долго, в любом месте (во дворе, комнате одного из приятелей, в автобусе и пр.) 2. Каждый из собеседников хорошо знает другого (имеет образ своего собеседника), может опираться на свое знание личности говорящего, предвидеть его ответ на свое высказывание, представляет себе круг его интересов, его отношение к тем или иным лицам, мыслям. 3. Могут проявлять как тактичность, так и бестактность, быть вежливыми или невежливыми.

Содержание
понятия «деловая беседа»:

- это основная форма делового общения,

- это и деловой разговор заинтересованных лиц,

- это и устный контакт между партнерами, связанными
деловыми отношениями,

- это и форма установления деловых отношений,
разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению,

- это и форма убеждения партнера принять конкретные
предложения,

- это и способ решения конфликта или спорной ситуации
и т.д.

Важнейшие
функции деловой беседы:

- взаимное общение сотрудников из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная
разработка рабочих идей и замыслов - поддержание деловых контактов;

- контроль и координирование уже начатых деловых
мероприятий

-стимулирование деловой активности.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются.
В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей.

Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще,
полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров.

Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании
всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и
пауз.

Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива
может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут у вашего
партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе.
Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее
отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и
неуверенности.

Более целесообразно выявить основные, ключевые моменты
(темы) встречи, определить линии поведения.

Подготовка к деловой беседе, таким образом, включает в
себя:

- анализ проблемы и диагноз ситуации;

- сбор и систематизация материалов для деловой беседы;

- анализ собранного материала с целью определения
взаимосвязи фактов, сделать выводы, подобрав необходимую аргументацию;

- формирование целей, задач и позиций при деловом
общении;

- подготовку предложений и аргументов в их пользу;

- составление и обоснование проектов, необходимых для
принятия этих предложений;

- строгое соблюдение делового этикета при формулировке
приглашения на беседу;

- составление самого плана ведения беседы, где
определяется стратегия и тактика ведения беседы, продумывание возможности
неожиданностей, которые могут снизить эффективность деловой беседы;

- редактирование текста, его окончательная доработка.

- выбор наиболее удачного момента для проведения
беседы.

Основные
правила ведения деловой беседы:

- строгое соблюдение норм речевого этикета:

− уважительное отношение к собеседнику;

− использование общекультурных норм общения;

− в корректной форме выразить одобрение, комплимент,
несогласие или сформулировать соболезнования и утешения;

− в деловой обстановке не желательно обращение к
собеседнику на «ты»;

− весьма полезно обращаться к собеседнику по имени и
отчеству;

− во время беседы нужно постоянно обращаться к
собеседнику с вопросами;

- учитывая, что личное внимание в деловых отношениях
имеет очень большое значение, следует постоянно помнить о временных рамках
беседы;

− лаконичность – одно из основных требований к
деловому разговору;

− аргументы следует излагать как можно нагляднее и
убедительно, что поможет упрочить ваши позиции;

− идя на контакт с собеседником, важно акцентировать
внимание на его идеях;

− желательно раскрепощать собеседника, вести себя
честно и конструктивно, но не прятаться под маской, которая быстро перестанет
что-то скрывать;

− постоянно помнить о «Вы – подходе» – это умение
говорящего поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться: