Состав документов и источники комплектования архивного отдела Администрации Невьянского городского округа

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 6Следующая ⇒

Комплектование муниципального архива производится документами Архивного фонда субъекта, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности^{^[25]}.

Муниципальный архив может хранить:

1. Документы государственной части Архивного фонда субъекта, образовавшиеся в деятельности администрации города и района, округов и других органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также находящихся в совместном ведений района, города и области; документы ликвидированных городского, районного и сельских советов народных депутатов, их исполнительных комитетов, предприятий, учреждений и организаций городского и районного подчинения, кооперативных и общественных организаций;

2. Документы государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории муниципального образования.

3. Документы негосударственных объединений (концернов, ассоциаций, акционерных обществ, товариществ, кооперативов, артелей, колхозов и т.д.); учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории муниципального образования; средств массовой информаци.

4. Документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связанна с историей города и района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.

5. Фотодокументы, отражающие прошлое и настоящие муниципального образования.

6. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.

7. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений организаций и предприятий, не имеющих правопреемника и ликвидированных частных предприятий, не имеющих отраслевого или ведомственного признака принадлежности или условной правопреемственности.

Муниципальный архив также хранит учетные документы, архивные справочные информационные базы данных и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

Документы, относящиеся к частной собственности, но входящие в состав Архивногофондасубъекта, поступают на хранение в муниципальный архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и администрацией.

Муниципальный архив, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с Главой администрации может принимать на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а так же общественных организаций и граждан.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти^{^[26]}.

Хотя в Положении «О муниципальном архиве» часто прописано, что архив может принимать на депозитарное хранение документы, но на практике этого осуществляется редко.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Таким образом, муниципальный архив осуществляет хранение документов Архивного фонда субъектов федерации, в том числе документов, образующихся в результате деятельности администрации муниципального образования ( в архивных отделах администраций).

Проанализировав списки фондов архивного отдела администрации Невьянского городского округа, можно выделить следующие группы документов, хранящихся в данном структурном подразделении:

- управленческая документация 84 фонда (14213 ед.хр.),

- документы личного происхождения 2 фонда (108 ед.хр.),

- документы по личному составу 33 фонда (29873 ед.хр.)

Проанализировав списки фондов архивного отдела администрации Невьянского городского округа (Приложение 5), можно выделить следующие группы документов, хранящихся в данном структурном подразделении:

- управленческая документация 84 фонда (14213 ед.хр.),

- документы личного происхождения 2 фонда (108 ед.хр.),

- документы по личному составу 33 фонда (29873 ед.хр.)

Представим полученные данные в виде диаграммы

Диаграмма 1. Состав фондов архивного отдела АНГО

Таким образом, большая часть документов архивного отдела (более 70%) представлена управленческой документацией, так как архивный отдел администрации Невьянского городского округа выполняет не только функции муниципального архива, но и осуществляет ведомственное хранение документов администрации как его структурное подразделение.[27]

Разберем подробнее каждую группу документов. Начнем с управленческих.

В основе деятельности любого органа управления: федерального, муниципального или частной фирмы, лежит процесс получения, обработки информации, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, организации исполнения, контроля и подведения итогов. Все перечисленные действия администрации фиксируются в управленческих документах.

Все виды управленческих документов, образующихся в деятельности администрации Невьянского городского округа и правила их оформления закреплены в Инструкции по делопроизводству администрации НГО, утвержденной распоряжением администрации Невьянского городского округа от 24.12.2012г. № 284 – р.

Росархивом в 2013 году опубликован Перечень типовых управленческих документов, подлежащих передаче в архив[28], в нём можно выделить следующие документы, образующиеся в деятельности администрации муниципального образования и подлежащие сдаче в муниципальный архив (архивный отдел администрации):

1. Нормативно-правовые документы: постановления, распоряжения.

2. Учредительные документы: устав, документы о создании, переименованиях, ликвидации организации, свидетельство о регистрации, лицензии и др.

3. Распорядительные документы: приказы и распоряжения по основной деятельности.

4. Протоколы, постановления, решения, рекомендации заседаний коллегии, совета, дирекции, комиссии, совещаний, собраний и документы к ним.

5. Годовые планы и отчеты по основной деятельности организации.

6. Годовые финансовые отчеты.

7. Штатные расписания.

8. Сметы расходов и доходов.

9. Аналитические отчеты.

10. Коллективный договор.

11. Фотодокументы (в том числе в электронном виде), созданные в организации.

12. Другие документы, определяющие основную деятельность организации и предусмотренные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Управленческие документы (1927–2014 годы), имеющие историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение для Невьянского городского округа, в исследуемом архиве представлены документами исполнительного комитета и его отделов, сельских и поселковых советов, городских комитетов профсоюза, совхозов, документами городской администрации, ее отделов и управлений, а также сельских и поселковых администраций.

Из 84 фондов управленческой документации, хранящихся в архивном отделе администрации НГО, документы исполнительного комитета и его отделов составляют 16 фондов, документы сельских и поселковых советов — 11, документы Невьянского совхоза — 1 фонд, городской администрации — 36, сельских и поселковых администраций — 18 фондов.

Представим полученные данные в виде диаграммы.

Диаграмма 2. Фонды управленческой документации архивного отдела АНГО

Таким образом, архивный отдел администрации Невьянского городского округа хранит 82 фонда управленческой документации, большую часть из которых составляют фонды городской администрации – 36 фондов, которые продолжают пополняться в настоящее время документами структурных подразделений администрации Невьянского городского округа.

Среди огромного множества архивных документов, которые хранят муниципальные архивы, особое место занимают фонды личного происхождения. Разнообразные по своему составу и содержанию эти документы отражают жизненный путь, творческий процесс интересных людей города и района. Документы личного происхождения – это документы, охватывающие те стороны человеческой деятельности, где на первый план выступает индивидуальное творчество, кроме того, в них отражено время, в котором жили и работали эти люди.
Документы личного происхождения представляют большой исторический и научный интерес для исследователей и других пользователей архивной информации.

Архивный отдел АНГО хранит два таких фонда личного происхождения.

Фонд № 73 содержит документыНародного депутата СССРИгоря Васильевича Прудникова, документы 1989-1992 гг.

Фонд № 75, объединяет документы почетных граждан города Невьянска, крайние даты документов, составляющих данный фонд 1946-2001гг.

Последняя группа документов, находящаяся на хранении в архивном отделе АНГО – документы по личному составу.

В Перечнетиповых управленческих документов, подлежащих передаче в архив[29], для муниципальных архивов определены следующие документы по личному составу

1. Приказы и распоряжения по личному составу: о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов; о направлении в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним.

2. Журнал регистрации приказов по личному составу.

3. Трудовые договоры, контракты, соглашения.

4. Списки личного состава.

5. Личные карточки по учету кадров формы Т-2 (в т.ч. временных работников).

6. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты).

7. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

9. Акты о несчастных случаях.

10. Штатные расписания.

11. Журналы учета движения трудовых книжек.

12. Табели и наряды работников вредных профессий.

13. Списки сотрудников, занятых на вредном производстве.

14. Списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности, с описанием технологических процессов.

15. Учредительные документы (свидетельства о регистрации, реорганизации, ликвидации, выписка из реестра, устав).

В фондах по личному составу архивного отдела администрации Невьянского городского округа содержатся документы ликвидированных предприятий и организаций: ФГУП «Невьянский механический завод», ГП «Невьянский прииск», Невьянская мебельная фабрика, городское производственное управление бытового обслуживания населения, Невьянский торг, ТОО «Столовая № 2», «Столовая № 15», Невьянский леспромхоз, Гидробазис, СПК «Коневский колхоз», ОГУП «Быньговский совхоз», ТОО «Лада», инспекция госстраха, Невьянский агросервис, МУП ЖКХ п.Цементный, п.Верх-Нейвинский, с.Конево, Невьянская киносеть, Невьянская геологоразведочная партия, аптека № 33- всего 28 фондов.

В основном, это расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам, приказы по личному составу. Личные дела работников имеются только в фонде ФГУП «Невьянский Механический Завод»(далее НМЗ), но не в полном объеме.

В фонде «Невьянского прииска» имеются личные карточки формы Т-2.

Состав документов во всех вышеуказанных предприятиях не полный, особенно плохо сданы документы мебельной фабрики, горбытуправления: нет личных дел или карточек, отсутствуют приказы по личному составу.

Также в архиве хранятся невостребованные трудовые книжки бывших работников ФГУП НМЗ, которые можно получить по заявлению.

Таким образом, в архивном отделе администрации Невьянского городского округа на хранении находятся три основные группы документов: управленческие, личного происхождения и документы по личному составу. Большую часть (более 70%) составляют управленческие документы. Фонды архива постоянно пополняются, ведется учетная база данных «Архивный фонд».

Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

Критериями источников комплектования являются:

1. функционально-целевое назначение учреждения;

2. масштаб его деятельности;

3. вид организации;

4. полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

1.значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

2. степень сохранности его фонда;

3. взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

1. структурные подразделения организации;

2. подведомственные организации;

3. физические лица.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

1. учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

2. учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

3. учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

4. учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике в архивном отделе администрации НГО создаются два списка источников комплектования.

В первыйсписок входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие значение для городского округа, поступающие в архив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в архивный отдел выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в архив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в муниципальный архив. Их ведомственные архивы контролируются архивным отделом администрации.

Документы из структурных подразделений администрации НГО передаются в архивный отдел через три года после их завершения делопроизводством.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы на хранение в архивный отдел, но находящиеся под его контролем как возможные источники комплектования.

В архивном отделе администрации Невьянского городского округа в первом списке 54 организации-источников комплектования. По формам собственности они делятся на:

- областную— 12 организаций-источников комплектования;

- муниципальную— 40 организаций-источников комплектования;

- частную— 2 организаций-источников комплектования.

Таким образом, комплектование архивного отдела администрации Невьянского городского округа производится документами Архивного фонда Свердловской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.[30]

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 Следующая ⇒