Управление архивным отделом и его функции

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 6Следующая ⇒

Под управлением архивным отделом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивным отделом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, основных правил работы государственных архивов с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов ^{^[13]}.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются Положение об архивном отделе^{^[14]}, штатное расписание архивного отдела, смета расходов, должностные инструкции работников.

Положение об архивном отделе разрабатывается на основе Примерного Положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования)^{^[15]}, утвержденногоприказомРосархиваот2октября1997г. В Положении определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Положение архивного отдела администрации Невьянского городского округа утверждается распоряжением Главы Невьянского городского округа (Приложение 1).

Должностные инструкции составляются на всех работников архивного отдела согласно штатному расписанию и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются заведующим архивным отделом на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и Положения об архивном отделе администрации Невьянского городского округа. Должностные инструкции утверждаются заведующим архивным отделом

Согласно Положению[16] архивный отдел выполняет следующие функции:

1.Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Управление архивами Свердловской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2. Разрабатывает и, по согласованию с Управлением архивами Свердловской области, представляет на утверждение администрации городского округа списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

Постановлением Правительства Свердловской области [17] рекомендовано выделить штатные единицы и помещения для хранения и организации использования документов по личному составу ликвидирующихся учреждений, предприятий и организаций, расположенных на территории муниципальных образований Свердловской области.

3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности в архивном отделе проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц - собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда[18].

4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в ней информации.

В архивном отделе администрации Невьянского городского округа имеются архивные описи, списки фондов, каталоги: тематический, административно-территориальный, вспомогательная картотека. Но специальных справочно-информационных изданий по фондам архивного отдела администрации Невьянского городского округа не составлялось.

5. Информирует Думу Невьянского городского округа, администрацию, иные учреждения городского округа о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет запросы на документную информацию.

6. Использует документы в социально- экономических и культурно- просветительских целях на выставках, радио, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архивного отдела Думе Невьянского городского округа, администрации, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования архивного отдела, а также на основании соглашения (договора) между Управлением архивами Свердловской области и администрацией Невьянского городского округа – за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории городского округа; ведет в установленном порядке государственный учёт документов Архивного фонда Свердловской области, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других государственных организациях, находящихся на территории Невьянского городского округа;

8. Информирует администрацию городского округа, Управление архивами Свердловской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях закона «Об архивном деле в Свердловской области»[19];

9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;

10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования.

11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел.

12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

13. Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между Управлением архивами Свердловской области и администрацией городского округа;

14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

15. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

В архивном отделе администрации Невьянского городского округа ведется учетная база данных «Архивный фонд». Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационных данных о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата.

Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного Администрацией и согласованного с Управлением архивами Свердловской области.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 Следующая ⇒