Цель внедрения электронного документооборота

Цель внедрения электронного документооборота

В рамках деятельности коммерческих организаций и государственных учреждений документы являются универсальным носителем информации. Они используются в качестве инструмента управления и выполняют функцию обеспечения взаимодействия между внутренними и/или внешними контрагентами: отдельными сотрудниками, целыми подразделениями, клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Все задействованные в бизнес-процессах сотрудники, как рядовые специалисты, так и топ-менеджеры, принимают участие в создании, обработке, хранении и распространении документов. Эффективность постановки и внедрения документооборота влияет на качество работы всего предприятия в целом.

Понятие «документооборот» можно пояснить с помощью циклического правила:

Записывать -> Делать -> Контролировать -> Анализировать -> Записывать

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет обеспечить поддержку делопроизводства посредством внедрения компьютерных технологий. Регламентация и контроль процесса движения внешних и внутренних документов на предприятии основываются на работе информационных систем.

Основное назначение документооборота заключается в постановке работы с информацией, которая обрабатывается внутри и вне предприятия. Этот процесс включает в себя поиск, сбор, консолидацию, публикацию и использование знаний. Таким образом, высшей ценностью СЭД является систематизация информационных потоков. В качестве преимущества внедрения систем электронного документооборота на предприятии выделяют окупаемость знаний и/или информации – return on knowledge ( ROK ) и/или return on information ( ROI ).

Целями перехода к СЭД являются следующие организационные цели:

1. Формирование единого информационного пространства. Создание единого пространства для хранения, обработки и многократного использования информации обеспечивает вовлеченность всех сотрудников организации в процесс коллективной работы. Функционал СЭД позволяет фиксировать и вести последовательный учет данных о том, какой именно сотрудник, сколько раз и какую информацию добавляет в общую базу. Информационное пространство программы исключают необходимость хранения документов на локальном компьютере. С помощью такой системы руководитель предприятия может отслеживать фактическую деятельность каждого работника.

2. Стандартизация работы с документами. Единый для всех сотрудников регламент устанавливает четкий порядок процедур, на основе которых обрабатывается электронный вариант документа. Стандартизация процессов позволяет обеспечить доступность, управляемость и защищенность информации. Технологии делопроизводства унифицируются и систематизируются, обретая единую форму исполнения. Благодаря стандартизации процессов обработки документов на предприятии создается возможность оповещения об их создании и изменении, а также производится своевременная автоматическая доставка ответственным лицам.

3. Документальное сопровождение бизнес-процессов. Внедрение СЭД способствует созданию качественно новой системы управления на основе соблюдения электронных регламентов. Администрация компании определяет параметры процессов и применяет формальные методики для их описания. Электронное сопровождение бизнес процессов создает ряд конкурентных преимуществ:

Ø наличие четко определенного регламентированного комплекса действий с фиксацией изменяющихся в процессе их выполнения результатов;

Ø обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании;

Ø возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов.

Одновременно с этим решаются вопросы достоверности информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи.

4. Повышение эффективности управления организацией. Цель достигается за счет обеспечения прозрачности процессов на предприятии. Перевод делопроизводства на «электронный режим» и строгий контроль соблюдения сотрудниками своих должностных обязанностей осуществляется на всех уровнях управления. Электронный документооборот обеспечивает эффективность накопления информационных ресурсов компании и доступа к ним персонала.

5. Упрощение процессов поиска и хранения документации. СЭД позволяет сократить циклы документооборота в организации, временные затраты на контроль выполнения функций. Облегчается процесс принятия управленческих решений. Электронное делопроизводство помогает повысить эффективность поиска и хранения данных, обеспечивая полноту, качество и надежность используемой информации. Упрощается работа с архивными данными, ускоряется получение сведений об актуальном состоянии процессов организации, в которых участвует тот или иной электронный документ.

6. Сокращение бумажного документооборота. Снижение доли бумажного документооборота в делопроизводстве компании позволяет экономить материальные и людские ресурсы. Удешевление процесса управления потоками деловой документации позволяет экономить время и средства для исполнения сотрудниками прямых должностных обязанностей. Хранение электронных версий документов не только снижает расход бумаги, но и значительно упрощает работу с информацией. Например, документы можно распечатывать только по мере необходимости.

7. Обеспечение сохранности информации. Внедрение СЭД и параллельное выстраивание общей культуры работы со служебной документацией позволяют контролировать доступ к информации. Это обеспечивает возможность выявлять случаи несанкционированного использования данных. В условиях хранения больших объемов информации электронное делопроизводство повышает эффективность работы специалистов, отвечающих за ликвидацию утечки информации.

8. Отслеживание взаимоотношений с контрагентами. Электронный документооборот создает отлаженный механизм фиксирования, хранения и отслеживания информации о взаимоотношениях компании с разными категориями контрагентов. В общей базе могут содержаться данные не только о сотрудниках организации, но и корреспонденция, связанная с поставщиками и клиентами.

Перечисленные преимущества внедрения СЭД позволяют рассматривать электронный документооборот не только как технологический, но и как организационный инструмент управления компанией.

Особенности внедрения систем электронного документооборота для предприятий и организаций

Существуют особенности внедрения СЭД в конкретной организации. Рассмотрим особенности внедрения СЭД для предприятий в зависимости от их вида деятельности. Перечисленные ниже варианты представляют собой наиболее интересные с точки зрения внедрения СЭД виды организаций.

Предприятие промышленности

При внедрении СЭД на промышленном предприятии существует необходимость сразу проанализировать возможность и необходимость ее интеграции с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автоматизации. Это связано с тем, что многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. д.), и все это — при выполнении функций оперативного управления. Некоторые СЭД содержат специальные средства для осуществления такой интеграции.

Во многих сферах деятельности, связанных с высокой ответственностью (военная, медицинская и т. д.) участников технологического процесса за результат, существует необходимость документировать выполнение каждого этапа выполняемого процесса. СЭД в таких случаях должна позволять проводить анализ происходивших в системе событий даже по прошествии нескольких лет. Для этого она должна позволять откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени. Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и ее отказоустойчивости.

Государственные учреждения

Для государственных ведомств характерны большая территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий. Вместе с тем при внедрении СЭД в государственных органах необходимо учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.

Проблемы, которые создаются сложной схемой финансирования проекта внедрения СЭД (требования по проведению конкурсов, сложная схема принятия решений и прочее), вызывают особые сложности на начальных этапах. Поэтому работу по внедрению СЭД в государственных органах всегда необходимо начинать с небольшого неспешного пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Попытка заставить компанию-разработчика или даже собственных разработчиков создать на этапе «пилота» полностью работающую и готовую к тиражированию систему хотя и выглядит заманчивой, на самом деле крайне опасна. Задача «пилота» совершенно в другом: выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. При этом сам «пилот» имеет определенную стоимость, и, хотя компании-разработчики зачастую готовы пойти на значительные уступки в надежде получить заказ на внедрение всей системы, этим не стоит злоупотреблять: финансовая ответственность исполнителя всегда является более сильным фактором стимулирования по сравнению с финансовым интересом. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно подготовив плацдарм, отработав все решения, найдя понимание у руководства организации, получив гарантии финансирования, и заказчику, и компании-консультанту можно приступать к широкому внедрению.

Для государственных органов особенно характерен консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав. Эта проблема будет понемногу решаться в рамках перспективных программ повышения квалификации сотрудников государственных органов, но реальные результаты этих программ появятся еще, к сожалению, не скоро. Очень часто возникают трудности получения информации на этапе проработки решений.

Все описанные проблемы венчает сложность оценки эффективности внедрения, так как никакие финансовые расчеты в данном случае не подходят. Однако такой критерий нужен, возможно, даже только качественный, потому что рано или поздно потребуется отчет по эффекту от вложенных средств.

Поиск документа

Ø Реквизитный поиск. Программа документооборота позволяет задавать точные или частичные значения одного либо нескольких известных реквизитов, набор и промежуток значений, номенклатуру, обеспечивает конкретный поиск и выдачу списка результатов.

Ø Поиск по форме. Система, обеспечивающая электронный документооборот, задает значение реквизитов непосредственно по форме, которая соответствует регистрационной карточке по определенной номенклатуре дел.

Ø Полнотекстовый поиск. ПО позволяет осуществлять индексацию и дальнейший поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Ø Учет морфологии. После введения запроса и при индексации ПО приводит все слова к стандартному виду, что расширяет возможности поисковой системы.

Ввод документов

Ø Средства просмотра. В системе имеются встроенные средства для просмотра и печати присоединенного файла и его экспорта во внешние приложения-обработчики.

Ø Распознавание. ПО для организации документооборота позволяет распознать текстовую информацию по отсканированному графическому образу и затем присоединить ее к электронному документу.

Ø Сканирование. Система переводит отсканированный бумажный документ в цифровые графические образы и далее присоединяет их к документу.

Вывод документов

Ø Редактор отчетов. ПО для управления документооборотом позволяет делать запросы на выбор информации из базы данных и создавать формы вывода новых документов, соответствующих этому запросу.

Ø Генерация отчетов. Система электронного документооборота обеспечивает создание выходных документов в виде журнала регистрации, отчета по исполнительской дисциплине и других форм.

Ø Средства просмотра и печати отчетов. В ПО имеются встроенные средства для просмотра и печати выходного документа и функция его экспорта во внешние приложения-обработчики с возможностью последующего редактирования.

СЭД «ЕВФРАТ»

Компания Cognitive Technologies выпустила новую версию системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» v.15. В новой версии системы реализованы принципиально новые технологии автоматизации бизнес-процессов. Возможности системы по управлению процессами (workflow) позволяют обеспечивать всю технологическую цепочку обработки документов и событий в автоматическом режиме для решения задач автоматизации документооборота, канцелярии, взаимодействие с заказчиками, управления договорами, обращениями граждан, архива документов и других бизнес-процессов. Новое позиционирование продукта «Вся автоматизация в одной коробке» означает, что Cognitive Technologies предлагает альтернативу использованию средств создания и редактирования документов MS Office и электронной почты для автоматизации бизнес-процессов. При этом в «ЕВФРАТ» реализована интеграция с популярными офисными программами, что делает удобным переход на работу с системой. Были реализованы подсистемы: «Автоимпорт документов», «Автообработка», «Понимание документов».

Подсистема «Автоимпорт документов» позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде в текстовом формате или в графическом формате (включает распознавание), в бумажном виде (требуется сканирование и распознавание), а также данные полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

Подсистема «Автообработка» включает средства автоматической обработки документов и событий за счет включения в бизнес-процессы функциональных узлов, которые выполняются системой автоматически, без участия человека. В настоящее время система «ЕВФРАТ» обеспечивает автоматическое выполнение более десятка рутинных операций, таких как определение типа документа, назначение исполнителя, срока исполнения и специалиста, контролирующего выполнение бизнес-процесса, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам, отправка документа контрагенту по электронной почте и др.

Подсистема «Понимание документов» предназначена для извлечения реквизитов документа или смысловых частей из неструктурированного или слабо структурированного текста. «Понятая» таким образом информация может автоматически заноситься в регистрационную карточку документа или инициировать необходимые процессы обработки документов. Использование подсистемы позволяет качественно сократить объем рутинной работы с документами, традиционно выполняемой человеком.

ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ — комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:
Управления документами — ECM (Enterprise Content Management);
Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management);
Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)
Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи.

GLOBUS

Компания «Промышленные информационные технологии», известная системой Globus Professional, выпустила продуктовую линейку из пяти новых продуктов, ориентированных на разные ценовые ниши и функциональные задачи. Это продукты:

Globus START - система электронного документооборота для малых предприятий и рабочих групп. Основным преимуществом системы является то, что она предоставляется бесплатно. Полностью готовая к установке и использованию система устанавливается за считанные минуты и решает задачу автоматизации работы с внутренними и поступающими в организацию документами. Позволяет обеспечить их надежное централизованное хранение, быстрое создание по шаблонам и согласование в электронном виде. Позволяет избежать потерь документов, обеспечить более быструю реакцию на запросы, снизить затраты времени и снизить влияние «человеческого фактора». Пользоваться системой могут до 10 пользователей.

Globus DIRECT - система электронного документооборота предназначена для компаний, предприятий и организаций среднего размера с численностью пользователей от пары десятков до тысячи человек.

Globus e-GOVERNMENT - созданный специально для автоматизации органов государственной власти, он позволяет быстро развернуть инфраструктурное решение, которое обеспечивает оборот всей необходимой информации в электронной форме и с соблюдением всех действующих регламентов.

Globus Professional – Кардинальные изменения претерпел продукт Globus Professional. Помимо более гибкой ценовой политики и новых модулей он получил новый визуальный инструмент по настройке, который позволяет за считанные минуты настроить пользовательский АРМ любого вида. Этот инструмент получил название " Конструктор АРМов" и вошел в стандартный инструментарий технолога системы. Globus PROFESSIONAL способен решить любые задачи автоматизации, документооборот в нём доступен как один из десятков модулей.

Globus ENTERPRISE – эта система предназначена для решения задач автоматизации географически распределенных холдингов и естественных монополий. Это решение подойдет организациям, которые в результате больших масштабов своей деятельности сталкиваются с проблемами географически распределенной обработки интенсивных потоков информации от сотен миллионов клиентов и контрагентов из разных частей света.

МОТИВ

Была выпущена новая версия программы Мотив 4U 1.2. В этой версии доработан функционал программы, добавлен новый отчет «Статистика пользования системой», расширены возможности поиска, добавлен новый признак, отвечающий за автоматическое добавление пользователей в задачи по документам, заменен расширенный редактор, а так же доработаны другие функции программы.

ДЕЛО

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила версию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО 8.10.0. В этой версии были добавлены новые справочники и внесены изменения в старых, появились новые возможности ограничения прав пользователей в настройках параметров системы, появились новые типы дополнительных реквизитов, внесены изменения в протоколировании работы пользователей, появилась возможность быстрого поиска поручений по их системному номеру, а так же доработаны другие функции программы.

DIRECTUM

Компания DIRECTUM объявила о выходе новой версии ECM-системы DIRECTUM 4.6.1. Среди ключевых характеристик версии - развитие модуля " Управление показателями эффективности" и служб взаимодействия систем DIRECTUM, улучшение масштабируемости и быстродействия, совместимость с Windows 7, улучшений интеграционных возможностей и функционала системы. В версии DIRECTUM 4.6.1 получили развитие как инфраструктурные, так и прикладные технологии управления бизнесом и информацией. В ближайшие планы компании входит технологическая интеграции системы Business Studio и ECM-системы DIRECTUM. Интеграция позволит передавать процессы, спроектированные в Business Studio на исполнение в систему DIRECTUM. Кроме этого DIRECTUM обеспечит автоматизированное прохождение согласования регламентирующих документов, созданных в Business Studio, а также их последующее хранение в общей базе документов компании.

БОСС-РЕФЕРЕНТ

Компания БОСС-Референт выпустила релиз 3.2.4 ECM-системы БОСС-Референт на платформе IBM Lotus. В новой версии системы расширены возможности сервиса уведомлений, усовершенствованы обновленные в предыдущей версии модули «Канцелярия» и «Обращения граждан», добавлена интеграция с IBM FileNet. На основе анализа типовых пожеланий текущих пользователей в БОСС-Референт 3.2.4 появились еще два нововведения, направленные на повышение удобства и эффективности взаимодействия с системой:

Оптимизирована работа с вложениями при совместной подготовке документов. В частности появилась возможность добавления редакций документов до вынесения решения в процессе согласования.

Усовершенствован механизм настройки уведомлений. В системе появился административный модуль, одной из функций которого стала поддержка возможности задавать логику и формат уведомлений, поступающих пользователям.

DocsVision

Компанией DocsVision выпущена новая версия DocsVision 4.5. Главной целью разработки версии DocsVision 4.5 было повышение быстродействия платформы и приложений на ее базе. По основным сценариям работы достигнуто ускорение в 2-3 раза. Добавлена возможность копировать целиком ветку дерева папок, осуществлена поддержка постраничного вывода данных в Навигаторе, что позволяет уменьшить время построения представления и вывода на экран содержимого папки, появилась возможность управлять механизмом назначения прав заместителям на карточки замещаемого лица, появилась возможность сохранить для дальнейшего использования функцию со всеми указанными в ней параметрами.

Optima-Workflow

Текущая версия программного продукта 1.19. С использованием OPTIMA-WorkFlow документы могут создаваться или обрабатываться любыми приложениями-обработчиками, в том числе всеми программными продуктами, входящими в семейство Microsoft Office. В состав системы интегрированы программные технологии продукта FineReader, созданные компанией ABBYY, использование которых позволяет системе создавать документы методом сканирования и/или распознавания текстов их бумажных оригиналов.

Из представленных данных можно сделать следующие выводы:

1. Программы, которые наиболее выгодны по цене: ЕВФРАТ, Мотив и DocsVision.

2. Если ваша компания является небольшой и необходима автоматизация только документооборота, то для этого подойдет система Globus START, которая поставляется бесплатно на 10 пользователей.

3. Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений, подойдут такие системы, как Globus ENTERPRISE, ЛЕТОГРАФ, Optima-Workflow.

4. Организациям, которым нужен для работы многоязычный интерфейс и поддержка работы пользователей на нескольких языках одновременно подходит система ЛЕТОГРАФ.

5. Если ваша организация является государственной, то наиболее подходящими системами будут СЭД «ЕВФРАТ», Globus и МОТИВ.

6. К системам, которые не требуют мощного программно-аппаратного парка с высокими техническими характеристиками, относятся системы ЛЕТОГРАФ (всего 64Мб ОЗУ), DocsVision, МОТИВ.

7. Компаниям, которым, помимо ведения электронного документооборота, так же необходима автоматизация сложных бизнес-процессов, то наиболее подходящими системами будут Летограф, Globus, DocsVision.

8. Хорошо реализованная функция хранения документов представлена в СЭД «ЕВФРАТ», БОСС-РЕФЕРЕНТ.

Цель внедрения электронного документооборота

Понятие «документооборот» можно пояснить с помощью циклического правила:

Записывать -> Делать -> Контролировать -> Анализировать -> Записывать

Целями перехода к СЭД являются следующие организационные цели:

Ø обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании;

12 Следующая ⇒