Организации – «производители документов»

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Под эту категорию подпадают предприятия, которые могут быть небольшими, но которые интенсивно создают документы (консалтинговые компании, крупные юридические конторы, издательства и др.).

Самая распространенная проблема для организаций данного типа: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организации. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы.

В таких организациях часто нет выделенных отделов информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для формализации требований к системе (мы предполагаем, что такой отдел в каком-то объеме выполняет работы по обследованию своего предприятия и описанию его бизнес-процессов). В этом случае участие компании-консультанта необходимо, но ее аналитикам приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая трудно формализуется.

Все эти проблемы, однако, решаются выбором правильной системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям СЭД очень нужны, так же, например, как заводам станки. Готовность таких предприятий к активному внедрению СЭД – дело времени.

Программы электронного документооборота

С задачей поиска необходимых документов связано 30% перемещений сотрудников по офису. Этот процесс в итоге занимает примерно один месяц в год, при этом безвозвратно теряются 15% бумажных документов. Согласование бумаг занимает 60-70% рабочего времени, в связи с этим до трети поставленных задач не исполняются вообще. Эти проблемы можно решить благодаря грамотной организации бумажных технологий управления, а именно – внедрению программного обеспечения для создания электронного документооборота.

Задачи программного обеспечения

Работа с регистрационной карточкой

Ø Регистрация документов. Эта функция является базовым процессом. ПО, позволяющее организовать электронный документооборот, дает возможность заполнять реквизиты документов, присоединять файлы различных типов и в дальнейшем модифицировать их.

Ø Дизайнер форм карточек. В ПО можно настраивать как сам набор реквизитов, так и их размещение в необходимом порядке в регистрационной карточке.

Ø Номенклатура дел. Программа, обеспечивающая документооборот, поддерживает стандартную номенклатуру и другие потоки документов, установленных пользователем.

Ø Составные документы. Благодаря данной функции возможна поддержка ряда выделенных файлов (частей) в одном документе и установление логических связей с другими объектами документооборота в программе.

Ø Справочники и словари. ПО позволяет добавлять и редактировать пользовательские данные для ускорения ввода в поля регистрационной карточки.

3.2. Контроль исполнительской дисциплины

Ø Автоматическое уведомление. Система электронного документооборота периодически или разово напоминает исполнителю и контролеру о текущем либо просроченном задании.

Ø Сроки поручений. ПО позволяет задавать временный, точный и бессрочный график решения контрольных поручений по документу.

Ø Протокол обработки. ПО, отвечающее за документооборот, предоставляет информацию о том, каким изменениям был подвергнут документ и на каком участке он находится.

Ø Задание маршрута. Программа документооборота позволяет выбрать очередность и относительный порядок прохождения документов по инстанциям.

Поиск документа

Ø Реквизитный поиск. Программа документооборота позволяет задавать точные или частичные значения одного либо нескольких известных реквизитов, набор и промежуток значений, номенклатуру, обеспечивает конкретный поиск и выдачу списка результатов.

Ø Поиск по форме. Система, обеспечивающая электронный документооборот, задает значение реквизитов непосредственно по форме, которая соответствует регистрационной карточке по определенной номенклатуре дел.

Ø Полнотекстовый поиск. ПО позволяет осуществлять индексацию и дальнейший поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Ø Учет морфологии. После введения запроса и при индексации ПО приводит все слова к стандартному виду, что расширяет возможности поисковой системы.

Ввод документов

Ø Средства просмотра. В системе имеются встроенные средства для просмотра и печати присоединенного файла и его экспорта во внешние приложения-обработчики.

Ø Распознавание. ПО для организации документооборота позволяет распознать текстовую информацию по отсканированному графическому образу и затем присоединить ее к электронному документу.

Ø Сканирование. Система переводит отсканированный бумажный документ в цифровые графические образы и далее присоединяет их к документу.

Вывод документов

Ø Редактор отчетов. ПО для управления документооборотом позволяет делать запросы на выбор информации из базы данных и создавать формы вывода новых документов, соответствующих этому запросу.

Ø Генерация отчетов. Система электронного документооборота обеспечивает создание выходных документов в виде журнала регистрации, отчета по исполнительской дисциплине и других форм.

Ø Средства просмотра и печати отчетов. В ПО имеются встроенные средства для просмотра и печати выходного документа и функция его экспорта во внешние приложения-обработчики с возможностью последующего редактирования.

Организация защищенного документооборота в сети

Ø Веб-доступ. ПО организует защищенный доступ к текущим данным по движению документа и к самим документам через интернет с помощью обычного браузера.

Ø Поддержка ЭЦП. Система электронного документооборота позволяет согласовывать и визировать документ личной цифровой подписью руководителя.

Ø Шифрование. ПО, организующее документооборот, дает возможность хранить и передавать документы и информацию о поручениях в зашифрованном виде.

Ø Разграничение прав доступа. Система электронного документооборота позволяет задавать права на модификацию/чтение для выбранной номенклатуры дел и для каждого из документов.

Характеристика существующих программ электронного документооборота

Сегодня на рынке наиболее распространенными программами, реализующими СЭД, являются следующие.

СЭД «ЕВФРАТ»

Компания Cognitive Technologies выпустила новую версию системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» v.15. В новой версии системы реализованы принципиально новые технологии автоматизации бизнес-процессов. Возможности системы по управлению процессами (workflow) позволяют обеспечивать всю технологическую цепочку обработки документов и событий в автоматическом режиме для решения задач автоматизации документооборота, канцелярии, взаимодействие с заказчиками, управления договорами, обращениями граждан, архива документов и других бизнес-процессов. Новое позиционирование продукта «Вся автоматизация в одной коробке» означает, что Cognitive Technologies предлагает альтернативу использованию средств создания и редактирования документов MS Office и электронной почты для автоматизации бизнес-процессов. При этом в «ЕВФРАТ» реализована интеграция с популярными офисными программами, что делает удобным переход на работу с системой. Были реализованы подсистемы: «Автоимпорт документов», «Автообработка», «Понимание документов».

Подсистема «Автоимпорт документов» позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде в текстовом формате или в графическом формате (включает распознавание), в бумажном виде (требуется сканирование и распознавание), а также данные полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

Подсистема «Автообработка» включает средства автоматической обработки документов и событий за счет включения в бизнес-процессы функциональных узлов, которые выполняются системой автоматически, без участия человека. В настоящее время система «ЕВФРАТ» обеспечивает автоматическое выполнение более десятка рутинных операций, таких как определение типа документа, назначение исполнителя, срока исполнения и специалиста, контролирующего выполнение бизнес-процесса, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам, отправка документа контрагенту по электронной почте и др.

Подсистема «Понимание документов» предназначена для извлечения реквизитов документа или смысловых частей из неструктурированного или слабо структурированного текста. «Понятая» таким образом информация может автоматически заноситься в регистрационную карточку документа или инициировать необходимые процессы обработки документов. Использование подсистемы позволяет качественно сократить объем рутинной работы с документами, традиционно выполняемой человеком.

ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ — комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:
Управления документами — ECM (Enterprise Content Management);
Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management);
Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)
Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи.

GLOBUS

Компания «Промышленные информационные технологии», известная системой Globus Professional, выпустила продуктовую линейку из пяти новых продуктов, ориентированных на разные ценовые ниши и функциональные задачи. Это продукты:

Globus START - система электронного документооборота для малых предприятий и рабочих групп. Основным преимуществом системы является то, что она предоставляется бесплатно. Полностью готовая к установке и использованию система устанавливается за считанные минуты и решает задачу автоматизации работы с внутренними и поступающими в организацию документами. Позволяет обеспечить их надежное централизованное хранение, быстрое создание по шаблонам и согласование в электронном виде. Позволяет избежать потерь документов, обеспечить более быструю реакцию на запросы, снизить затраты времени и снизить влияние «человеческого фактора». Пользоваться системой могут до 10 пользователей.

Globus DIRECT - система электронного документооборота предназначена для компаний, предприятий и организаций среднего размера с численностью пользователей от пары десятков до тысячи человек.

Globus e-GOVERNMENT - созданный специально для автоматизации органов государственной власти, он позволяет быстро развернуть инфраструктурное решение, которое обеспечивает оборот всей необходимой информации в электронной форме и с соблюдением всех действующих регламентов.

Globus Professional – Кардинальные изменения претерпел продукт Globus Professional. Помимо более гибкой ценовой политики и новых модулей он получил новый визуальный инструмент по настройке, который позволяет за считанные минуты настроить пользовательский АРМ любого вида. Этот инструмент получил название " Конструктор АРМов" и вошел в стандартный инструментарий технолога системы. Globus PROFESSIONAL способен решить любые задачи автоматизации, документооборот в нём доступен как один из десятков модулей.

Globus ENTERPRISE – эта система предназначена для решения задач автоматизации географически распределенных холдингов и естественных монополий. Это решение подойдет организациям, которые в результате больших масштабов своей деятельности сталкиваются с проблемами географически распределенной обработки интенсивных потоков информации от сотен миллионов клиентов и контрагентов из разных частей света.

МОТИВ

Была выпущена новая версия программы Мотив 4U 1.2. В этой версии доработан функционал программы, добавлен новый отчет «Статистика пользования системой», расширены возможности поиска, добавлен новый признак, отвечающий за автоматическое добавление пользователей в задачи по документам, заменен расширенный редактор, а так же доработаны другие функции программы.

ДЕЛО

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила версию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО 8.10.0. В этой версии были добавлены новые справочники и внесены изменения в старых, появились новые возможности ограничения прав пользователей в настройках параметров системы, появились новые типы дополнительных реквизитов, внесены изменения в протоколировании работы пользователей, появилась возможность быстрого поиска поручений по их системному номеру, а так же доработаны другие функции программы.

DIRECTUM

Компания DIRECTUM объявила о выходе новой версии ECM-системы DIRECTUM 4.6.1. Среди ключевых характеристик версии - развитие модуля " Управление показателями эффективности" и служб взаимодействия систем DIRECTUM, улучшение масштабируемости и быстродействия, совместимость с Windows 7, улучшений интеграционных возможностей и функционала системы. В версии DIRECTUM 4.6.1 получили развитие как инфраструктурные, так и прикладные технологии управления бизнесом и информацией. В ближайшие планы компании входит технологическая интеграции системы Business Studio и ECM-системы DIRECTUM. Интеграция позволит передавать процессы, спроектированные в Business Studio на исполнение в систему DIRECTUM. Кроме этого DIRECTUM обеспечит автоматизированное прохождение согласования регламентирующих документов, созданных в Business Studio, а также их последующее хранение в общей базе документов компании.

БОСС-РЕФЕРЕНТ

Компания БОСС-Референт выпустила релиз 3.2.4 ECM-системы БОСС-Референт на платформе IBM Lotus. В новой версии системы расширены возможности сервиса уведомлений, усовершенствованы обновленные в предыдущей версии модули «Канцелярия» и «Обращения граждан», добавлена интеграция с IBM FileNet. На основе анализа типовых пожеланий текущих пользователей в БОСС-Референт 3.2.4 появились еще два нововведения, направленные на повышение удобства и эффективности взаимодействия с системой:

Оптимизирована работа с вложениями при совместной подготовке документов. В частности появилась возможность добавления редакций документов до вынесения решения в процессе согласования.

Усовершенствован механизм настройки уведомлений. В системе появился административный модуль, одной из функций которого стала поддержка возможности задавать логику и формат уведомлений, поступающих пользователям.

DocsVision

Компанией DocsVision выпущена новая версия DocsVision 4.5. Главной целью разработки версии DocsVision 4.5 было повышение быстродействия платформы и приложений на ее базе. По основным сценариям работы достигнуто ускорение в 2-3 раза. Добавлена возможность копировать целиком ветку дерева папок, осуществлена поддержка постраничного вывода данных в Навигаторе, что позволяет уменьшить время построения представления и вывода на экран содержимого папки, появилась возможность управлять механизмом назначения прав заместителям на карточки замещаемого лица, появилась возможность сохранить для дальнейшего использования функцию со всеми указанными в ней параметрами.

Optima-Workflow

Текущая версия программного продукта 1.19. С использованием OPTIMA-WorkFlow документы могут создаваться или обрабатываться любыми приложениями-обработчиками, в том числе всеми программными продуктами, входящими в семейство Microsoft Office. В состав системы интегрированы программные технологии продукта FineReader, созданные компанией ABBYY, использование которых позволяет системе создавать документы методом сканирования и/или распознавания текстов их бумажных оригиналов.

Из представленных данных можно сделать следующие выводы:

1. Программы, которые наиболее выгодны по цене: ЕВФРАТ, Мотив и DocsVision.

2. Если ваша компания является небольшой и необходима автоматизация только документооборота, то для этого подойдет система Globus START, которая поставляется бесплатно на 10 пользователей.

3. Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений, подойдут такие системы, как Globus ENTERPRISE, ЛЕТОГРАФ, Optima-Workflow.

4. Организациям, которым нужен для работы многоязычный интерфейс и поддержка работы пользователей на нескольких языках одновременно подходит система ЛЕТОГРАФ.

5. Если ваша организация является государственной, то наиболее подходящими системами будут СЭД «ЕВФРАТ», Globus и МОТИВ.

6. К системам, которые не требуют мощного программно-аппаратного парка с высокими техническими характеристиками, относятся системы ЛЕТОГРАФ (всего 64Мб ОЗУ), DocsVision, МОТИВ.

7. Компаниям, которым, помимо ведения электронного документооборота, так же необходима автоматизация сложных бизнес-процессов, то наиболее подходящими системами будут Летограф, Globus, DocsVision.

8. Хорошо реализованная функция хранения документов представлена в СЭД «ЕВФРАТ», БОСС-РЕФЕРЕНТ.

⇐ Предыдущая 12