Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел

Стр 1 из 3Следующая ⇒

Содержание

Введение

Учебные вопросы:

1. Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел.

2. Общая характеристика текстовых редакторов.

3. Текстовые процессоры семейства Word.

Заключение

Введение

Во многих областях профессиональной деятельности человека существует необходимость в работе с документами различного вида. При этом одни специалисты документы разрабатывают, другие используют их в повседневной деятельности, в том числе; и при реализации управленческих функций. Естественно, что наиболее трудоемким и в то же время творческим является процесс разработки содержания документа. Однако для того, чтобы содержание документа было правильно и своевременно воспринято пользователями, требуется грамотно, быстро и с высоким качеством оформить документ. Оказывается, что эта, вообще говоря, рутинная работа занимает достаточно много времени, а качество документов подчас остается невысоким при исполнении вручную.

Широкое внедрение персональных ПЭВМ в деятельность различных должностных лиц позволило значительно ускорить процесс подготовки документов, а также повысить качество их текстовой и графической частей. Средством подготовки документов на ПЭВМ являются специальные программы, называемые текстовыми процессорами или текстовыми а также графическими редакторами.

Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел

Документы могут быть текстовыми и графическими. Графические документы по сути являются иллюстративными материалами, как правило, прилагающимися к текстовым документам и могут содержать любые рисунки, диаграммы и т.п. Такие документы в настоящее время с большим успехам подготавливаются на ПЭВМ с помощью так называемых графических редакторов.

Текстовые документы разнообразны. Рассмотрим кратко три наиболее известных вида текста; прозаический, табличный, программный.

Прозаический текст наиболее распространен: книги, статьи, техническая документация, письма, приказы, отчеты и т.п. В общем виде такие документы можно представить состоящими из страниц, страницы - состоящими из строк, строки - состоящими из символов.

Каждый символ в тексте однозначно определен номером страницы, номером строки на этой странице и номером позиции в строке. Строки в свою очередь могут состоять из подстрок, что характерно при записи различных формул.

Табличный текст распространен достаточно широко. Элементами структуры такого текста являются клетка, строка, столбец.

Каждая клетка таблицы может содержать собственный вид текста.

Программный текст представляет собой исходные тексты программ, написанных на алгоритмических языках. Элементами структуры здесь являются символ, слово, строка.

Как показывает практика, наиболее часто используемыми являются так называемые смешанные тексты, в которых прозаическая часть перемежается таблицами, формулами, рисунками и т.д.

Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, — это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа — это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Что же придает документу — как бумажному, так и электронному — юридическую силу? Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации” от 27.07.2006; № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” от 10.01.2002), в том числе “профильные” (например такие, как № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”).

Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30—2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”).

Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

регистрационный номер;
регистрационную дату;
подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
содержание документа;
наименование организации -- создателя документа;
местонахождение организации -- создателя документа или почтовый адрес.

Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.

Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтврждать права или обязанности, возникающие на его основании.

Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.

При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.

При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.

Доверенная среда может быть реализована следующими способами:

использование технологии электронной подписи - ЭП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;
создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища.

Основные сведения о шрифтах

Под шрифтом понимается способ представления текстовой информации, используемый при ее передаче в виде изображения. Шрифт определяет единообразный внешний вид символов некоторого алфавита. Рассмотрим основные характеристики и типы шрифтов.

Гарнитура определяет рисунок шрифта, отличающий данный шрифт от другого. Каждая гарнитура имеет определенное название, например, Courier. Приведем фрагменты текстов различной гарнитуры. Данный фрагмент текста набран гарнитурой Arial Суг. Этот — гарнитурой Courier New Cyr. Слово Cyr в названии гарнитуры указывает на то, что шрифт включает в свой состав символы русского алфавита.

Кегль задает размер шрифта в пунктах, равных 1/72 доле дюйма, например:

18 КеГЛЬ, 16 кегль, 14 кегль, 12 кегль, 10 кегль, 8 кегль. Шрифты одной и той же гарнитуры различаются по начертанию: прямое начертание, курсивное начертание, полужирное начертание, полужирный курсив одной и той се гарнитуры Times New Roman Cyr. По способу описания символов различают следующие типы шрифтов:

1. Растровые шрифты, основанные на использовании битовых карт представления символов.

2. Штриховые ( векторные ) шрифты, кодирующие изображение символа в виде набора векторов заполнения его пространства.

3. Контурные шрифты, использующие кодирование контуров символов в виде комбинаций отрезков прямых и кривых линий.

Векторные и контурные шрифты еще называют масштабируемыми.

Наибольшую популярность получили контурные шрифты. Достоинством их является легкость масштабирования без потери качества изображения. Для работы с ними не нужен большой объем дисковой памяти, так как достаточно хранить один базовый шрифт.

Основными форматами контурных шрифтов (фактически — стандартами) являются шрифты PostScript и TrueType.

Шрифты формата PostScript (или Type 1 ) представляют собой разработку фирмы Аdobe, ориентированную на получение высококачественной печати с помощью специализированных полиграфических устройств — PostScript-устройства. С форматом Type 1 связан язык описания страниц Post-Script, признанный международным техническим стандартом описания внешнего вида документов.

В среде Windows основными являются TrueType-шрифты, представляющие собой совместную разработку фирм Apple и Microsoft. Название шрифтов («Истинная печать») обусловлено тем, что на экране символы видны в том виде, как они будут отпечатаны. В списках выбора их помечают знаком Тт. Шрифты TrueType предпочтительны при печати документов с помощью лазерных и струйных принтеров. Кроме того, документы с TrueType-шрифтами можно использовать и в PostScript-принтерах, некоторые из которых допускают непосредственную работу такими шрифтами, а остальные выполняют предварительное преобразование в формат Туре 1.

Фирма Apple,

Adobe Systems Microsof

TrueType: Arial – шрифе без засечек (рубленый шрифт)

Times New Roman – шрифт с засечками (серийный шрифт с засечками)

Courier New – шрифт под английскую пишущую машинку (моноширинный)

Symbol – шрифт с математическими символамии греческими буквами

WinDings – пиктографический шрифт

Окно программы

После запуска программы экран Word содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

строка меню;
панели инструментов;
строка формул;
окно документа;
строка состояния.

Работа с текстом

Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации. Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Вэб-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.

К базовым приемам (этапам) работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

создание документа;
ввод текста;
редактирование текста;
рецензирование текста;
форматирование текста;
сохранение документа;
печать документа.

Основные приемы (операции) форматирования текста:

1. Выбор и изменение гарнитуры шрифта (начертание символов);

2. Выбор размера шрифта;

3. Выбор цвета шрифта;

4. Выравнивание текста;

5. Создание списков (нумерованных, маркированных);

6. Управление параметрами абзаца;

7. Применение стилей;

8. Использование колонтитулов и др.

Работа с графикой

В Word имеется ряд встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.

Верстка

Word предоставляет широкие возможности верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы, создавать предметный указатель, оглавление и ссылки.

Работа с данными

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных задач могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок.

Web-публикации

Word может быть использован для создания вэб-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы, графику, аудио и видео информацию и прочие компоненты. Доступ к ресурсам Интернета может быть осуществлен непосредственно из Word и любой документ может быть дополнен гиперссылками.

Настройки

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями к рабочей среде. Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. Мастера упрощают процедуру создания писем, шаблонов и прочих типов документов.

Заключение

Чаще всего Microsoft Word подвергается критике за низкую безопасность, закрытый исходный код, отсутствие полноценной кроссплатформенности. Ранее также Word критиковали за закрытый формат файлов (открытая документация на бинарные форматы появилась лишь в начале 2008 года). Это побудило отдельные организации перейти к использованию других текстовых процессоров, таких как OpenOffice Writer, входящего в офисный пакет OpenOffice.org

Контрольные вопросы

1. Текстовые документы и их свойства.

2. Редактирование текстового документа.

3. Форматирование текстового документа.

4. Стиль и шаблоны текстового документа.

5. Создание составных документов.

Список литературы

Основная:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63.

3. Степанов А.Н. Информатика. Базовый курс для студентов гуманитарных специальностей высших учебных заведений. – СПб., Питер, 2011.

4. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс. – СПб., Питер, 2011.

5. Советов Б.Я., Целиховский В.В. Информационные технологии: Учебник для вузов. – М., Высшая школа, 2009.

6. Острейковский В.А. Информатика: Учебник для вузов. – М., Высшая школа, 2009.

7. Мельников В.П. Информационные технологии. Учебник. – М., Академия, 2009.

8. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные технологии управления. Учебник. – М., Академия, 2008.

9. Информатика для экономистов: Учебник. Под общ. ред. В.М. Матюшка. – М., Инфра-М, 2009.

10. Агальцов В.П., Титов В.М. Информатика для экономистов: Учебник. – М., ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2009.

11. Макарова Н.В. Информатика: Учебник для вузов. – М., Финансы и статистика, 2009.

12. Черепков А.П. Офисные информационные технологии: практикум: учебное пособие. – М. Финансы и статистика, 2010

Дополнительная:

1. Введение в правовую информатику. Справочные правовые системы КонсультантПлюс: Учебник для вузов. Под общ. ред. Новикова Б.Д., КамынинаВ.Л. М., ЗАО «КонсультантПлюс – Новые Технологии», 2009.

2. Дегтярев В.М. Компьютерная геометрия и графика. Учебник. – М., Академия, 2010.

3. Макарова Н.В., Николайчуг Г.С., Титов Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. – СПб., Питер, 2007.

4. Пшеничнов М.П. КонсультантПлюс: Технология Проф в примерах. М., ЗАО «КонсультантПлюс», 2010.

5. Система «Гарант» (платформа F1 Эксперт). Практикум для студентов юридических и экономических специальностей вузов. Практическое руководство. М., ООО НПП «Гарант-Сервис», 2009.

6. Степанов А. Н. Информатика. Базовый курс для студентов гуманитарных специальностей высших учебных заведений. – СПб., Питер, 2011.