Создание формы подстановки данных

В тексте документа необходимо создать форму, куда будет производится подстановка данных. Как правило, при этом необходимо полностью создать форму, т.е. ввести всю текстовую, графическую и табличную информацию в документ и произвести ее форматирование, а также оставить место для вставки полей подстановки данных.

Для ценника необходимо создать следующую форму

Сохраните полученную форму под именем « Бланк ценника.doc » ( Файл ® Сохранить или Shift+F12 )

Теперь осталось вставить поля подстановки из источника данных. Для этого необходимо определить параметры слияния:

- выполните команду Сервис ® Слияние… для вызова диалога настройки параметров слияния.

Как видно из рисунка из самой формы диалога Слияние, настройка параметров слияние проходит в три шага:

1. Основной документ (форма подстановки) – создание основного документа и выбор типа слияния.

Перечислим основные типы слияния:

По умолчанию всегда используется тип слияния «Документы на бланке». В связи с тем, что основной документ (форма подстановки) создается самостоятельно, то на первом шаге настройки параметров слияния не нужно ничего делать. Для других случаев необходима настройка типа слияния и определение основного документа (документа подстановки).

2. Источник данных – определение источника данных для подстановки. На этом шаге необходимо нажать кнопку Получить данные, где выбрать команду Открыть источник данных.

В открывшемся диалоге Открытие источника данных необходимо выбрать созданный ранее файл источника данных « Источник данных.xls ». Для этого необходимо в поле «Тип файла» выбрать «Книга
MS Excel», после чего выделить файл источника данных и нажать кнопку
Открыть.

После нажатия кнопки Открыть на экран будет выведен список имен диапазонов книги Excel.

В этом диалоге необходимо выбрать имя диапазона, содержащего данные для подстановки. Как читатель уже заменил, это имя диапазона, которое было определено на стадии создания и заполнения источника данных. После выбора диапазона необходимо нажать Ok.

На экран будет выведено сообщение, что в документе отсутствуют поля слияния, с предложением перейти к правке документа для вставки этих полей (см. рис. ниже).

Необходимо нажать кнопку Правка основного документа.

После этого все диалоги закрываются и на экране снова окно формы подстановки, но теперь на нем появилась панель инструментов Слияние.

Панель инструментов слияние используется для настройки параметров слияния, для вставки полей слияния в документ, а также для объединения (подстановки данных) источника данных с формой документа.

Рис. Панель инструментов Слияние.

Для вставки в форму документа полей слияния необходимо:

- перевести курсор ввода к точке вставки поля слияния (например, значения поля «Отдел» должно быть вставлено в определенном месте бланка);

- нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияния и выбрать пункт «Отдел».

В результате в текст документа будет вставлено поле подстановки данных из источника данных.

Таким же образом необходимо добавить в форму и остальные поля слияния: « Наименование_товара », « Ед_изм », « Код_товара », « Цена_руб ». В результате получим:

Отформатируем текст таким образом, чтобы выделялось наименование товара и цена.

Теперь необходимо размножить полученную форму ценника на весь лист с помощью копирования и вставки: выделить ячейку таблицы (выделение, копирование ячеек таблицы подробно рассмотрено в материале занятия 2 раздела 1) скопировать ее в буфер обмена, перейти в точку вставки и вставить.

В данном случае это производится следующим образом:

- выделите ячейку;

- скопируйте ячейку и ее содержимое в буфер обмена ( Правка ® Копировать или Ctrl+Insert );

- переметите курсор ввода в точку справа от ячейки таблицы щелчком мыши в этой области;

- вставьте скопированную ранее ячейку из буфера обмена ( Правка ® Вставить или Shift+Insert ).

Аналогичным образом необходимо заполнить всю область до печатного поля. Затем необходимо скопировать строку таблицы в буфер обмена и сходим образом заполнить пространство до нижнего поля страницы.

В результате получим:

Внимание! Если точно такое размещение не получается, измените параметры страницы.

Последним этапом создания формы подстановки является расстановка служебных полей Word.

Внимание! Если в данной стадии создания формы подстановки произвести объединение, то весь лист будет заполнен данными одной записи из источника данных.

Поля Word – непечатаемые поля, управляющие последовательностью следования записей при подстановке в форму. В частности, для того, чтобы в другой ячейке таблицы в поля подстановки выводились значения следующей записи, необходимо перед текстом этой ячейки вставить служебное поле « NEXT »:

- переместить курсор ввода в начало текста второй ячейки;

- выполнить команду Добавить поле Word ® NEXT как показано на рисунке.

Поле «NEXT» перемещает курсор источника данных на следующую запись. После вставки поля «NEXT» в верхней части каждой ячейки (для этого также рекомендуется использовать методы копирования и вставки) получим.

Форма подстановки готова. Необходимо ее сохранить под именем « Бланк ценника.doc ».

3. Подстановка данных в форму
(слияние с источником данных)

Возможны следующие варианты слияния формы подстановки с источником данных:

- слияние в новый документ (результат подстановки данных из источника данных в форму подстановки сохраняется в новый) документ;

- слияние при печати (результат слияния выводится на принтер или в окно предварительного просмотра печати).

При слиянии в новый документ результаты слияния можно сохранить в отдельном файле.

Произведите слияние в новый документ. В результате получим:

1. Изучение теоретического материала.

2. Выполнение вариантов заданий с помощью рассмотренных инструментов, средств, приемов и технологий.

3. Составление отчета о проделанной работе. Отчет должен содержать следующие разделы:

- наименование работы;

- цель работы;

- пошаговое последовательное описание процесса выполнения варианта задания по видам выполняемых действий.

4. Результат выполнения варианта задания должен быть сохранен под именем ФИО_Работа№_Вариант№ (например, « ИвановНН_ Работа2_Вариант1.xls ») на жесткий диск в папку « Мои документы\ИТ в экономике » и на дискету – в двух копиях (две копии одной и той же информации в разных папках на дискете).

5. Представление результатов выполнения работы (отчета и файлов на дискете) для проверки преподавателю.

6. Защита выполненной работы: ответ на контрольные вопросы к теоретическому материалу занятия и ответ на замечания преподавателя по выполненной работе.

7. Оценка преподавателем выполненной работы.

1. Понятие серийного документа? Когда необходимо создание серийных документов?

2. В чем состоит технология постановки данных форму подстановки? Для чего возможно использовать данную технологию?

3. Что может являться источником данных?

4. Что может являться формой подстановки?

5. Опишите последовательности использования технологии подстановки данных для решения задачи распечатки серийных документов?

6. Опишите последовательность создания и наполнения источника данных? Почему диапазоны данных необходимо присваивать имена?

7. Опишите порядок создания формы для подстановки данных.Какие типы подстановки (типы слияния) данных вы можете назвать?

8. Что лежит в основе процесса подстановки данных в форму подстановки? Как это происходит?

9. Как производится вставка полей источника данных в документ – форму подстановки?

10. Для чего используются служебные поля Word?

11. Какие существуют варианты подстановки данных?

Составить форму обработки и печати ценников для предприятия розничной торговли.

Исходные данные:

1. Источник данных.

2. Образец файла выходной формы, заполненного информацией
(8 ценников на одном листе бумаги).

… … … … … … … … … … … …

Составить форму обработки и печати серийных приглашений для участия в конференции.

Исходные данные:

1. Источник данных.

2. Образец файла выходной формы, заполненного информацией
(2 шт. на листе)

Составить форму обработки и печати этикеток « Фармацевтические реактивы ».

Исходные данные:

1. Источник данных.

2. Выходная форма автоматически формируемого документа.