Самооценка деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-машинистки.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лекционным занятиям по дисциплине:

" Документационное обеспечение управления в СКСиТ"

Составитель:

Старший преподаватель

кафедры туризма и курортного дела Н.Р.Фёдорова

Сочи 2009

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения, принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека выступает документ.

Отсутствие навыков составления документа является существенным пробелом в профессиональной подготовке специалистов и руководителей.

Чтобы правильно и быстро составить документ, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Невыполнение этих требований не только затрудняет работу с документами, но и порой лишает их юридической и практической значимости.

Определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированную систему, устанавливает ГОСТ 61011 - 88; термины и определения установлены в ГОСТ 16487 - 83; требования к оформлению организационно-распорядительной документации в - ГОСТ 6.38 - 2003 и др.

Методические указания разработаны для студентов 2 курса специальности 100103 «Социально-культурный сервис и туризм».

Цель настоящего курса - помочь студентам приобрести навыки в составлении и оформлении документов, наиболее часто встречающихся в деятельности руководителя предприятия.

На практических занятиях закрепляется лекционный материал, прорабатывается материал, вынесенный на самостоятельное изучение, даются рекомендации по составлению служебных документов, рассматриваются особенности языка, стиля, структуры служебных документов, анализируются наиболее характерные ошибки, встречающиеся на практике. Особое внимание при этом уделяется составлению управленческих документов.

Учебно-тематический план практических занятий

№ п/п	Наименование темы практического занятия	Кол-во часов
1.	Самооценка деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки.
2.	История развития делопроизводства в России. Рефераты
3.	Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Унификация почтовых конвертов.
4.	Нормативно-методическая база делопроизводства. Рефераты.
5.	Бланки документов. Потребительские форматы.
6.	Требования к оформлению документов. Построение формуляра-образца.
7.	Составление и оформление организационно-правовых документов.
8.	Составление и оформление распорядительных документов.
9.	АТТЕСТАЦИОННЫЙ ТЕСТ
10.	Составление и оформление информационно-справочных документов.
11.	Составление и оформление писем.
12.	Организация документооборота. Оперограмма документа.
13.	Электронный документооборот. Рефераты.
14.	Регистрация документов. Регистрационные формы.
15.	Формирование дел. Номенклатура дел. Оформление дела.
16.	Управление документацией. Рефераты.
17.	ИТОГОВЫЙ ТЕСТ (теоретический материал)
	Э К З А М Е Н (устный)

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 1.

Самооценка деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-машинистки.

Не бывает руководителя без секретаря, как не бывает и секретаря без руководителя. Пара «руководитель – секретарь» – необходимый атрибут современного офиса. От профессионализма каждого из них, взаимопонимания, уважения и доверия друг к другу зависит не только успех их совместной работы, но и во многом успех всей фирмы в целом. Расстановка сил в этом тандеме не всегда однозначна, хотя главенствующая роль в любом случае принадлежит руководителю.

Трудно сразу установить правильные взаимоотношения между руководителем и сотрудниками, между секретарем и руководителем, но все-таки это возможно, если постараться понять особенности характера.

Задание.

Используя психологические тесты, взятые из учебника М.И. Басакова «Делопроизводство» (стр. 288-329), провести самооценку деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки (приложение 1).

С точки зрения руководителя сделать вывод о роли секретаря и значении деловых и личных качеств секретаря в деятельности руководителя.

Список литературы:

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство: Учебное пособие. М.: Издательство: Феникс. 2009, -480с.

2. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.

3. Марина Орлова. Телефонный арсенал администратора. Издательство: Добрая книга. 2006, -208с.

4. Соколова О.В. Работа офис-менеджера от А до Я. Издательство: Форум, Инфра-М. 2008, -28с.

5. Рогожин М. Экспресс-курс помощника руководителя компании (+ CD-ROM). Издательство: Издательство: Питер. 2008. -272с.

6. Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: ACADEMIA, 2007. -272с.

7. Стенография. Ю.С. Демачева Е. И. Кукина. Издательство.: Академия. 2000.

8. Столяренко Л. Д. Психология делового общения и управления. Учебник. Среднее профессиональное образование. Издательство: Феникс. 2006, -416с.

9. Справочник работодателя. Мизюн Н.В., Еналеева И.Д.Справочное пособие.2005, -224с.

10. Зорин И.В. Образование и карьера в туризме: Учебное пособие. – М.: Советский спорт, 2000.- 224 с.

11. Бизнес-персонал: в стае только хищники (матерые размышления).Горчакова В., Тарасов С. 2007, -408 с.

12. Джек Гриффин. Искусство офисных войн, или Как подняться по служебной лестнице. Издательство: АСТ, Астрель.2007, -320с.

13. Офисные войны. Эпизод 2. Дружба по расчету, или Если друг оказался вдруг... Е. В. Базарова, А. Н. Кирсанов. Издательство: Вектор. 2006, -160с.

14. Дэвид Болховер. Живые мертвецы. Шокирующая правда об офисной жизни. Издательство: Добрая книга.2006, -208с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2.

История развития системы государственного делопроизводства.

Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства выявляет его характерную особенность — зависимость от действующей системы управления. Крупные политические, социальные и экономические реформы в нашей стране тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

2. Приказное делопроизводство XV-XVIIвв.

3. Система коллежского делопроизводства.

4. Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX- начала XXв.

5. Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.

6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

7. Современная система управления делопроизводством. http: //eos.ru/eos/116112

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

1. Швецова-Водка Г. Н. Общая теория документа и книги. Учебное пособие. Издательство: Рыбари, Знания, 2009.

2. Документоведение: Документоведение как научная дисциплина; Документ как социокультурный феномен; Знаки и знаковые системы в документировании и др.: Учебное пособие для вузов Ларьков Н.С.

3. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. Учебник. 3-е издание. Издательство: Академия. 2005.

4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М, 2008.

5. Курс отечественной истории IX-XX веков. Основные этапы и особенности развития российского общества в мировом историческом процессе. Учебник. 2-е издание. Издательство: ИТРК. 2005.

6. Илюшенко М.П. История делопроизводства в России (до 1917 г.). Учебное пособие. 2007.

7. Ларин М.В. Исторический опыт и современное состояние государственного регулирования делопроизводства в России // Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. Вып. 2. Екатеринбург, 2002. С. 290-303.

8. Русские парламентские прецеденты: Порядок делопроизводства в Государственной Думе. Вып. 1-2 / Пиленко А., прив.-доц. С.-Петерб. ун-та. – С.-Пб.: Тип. т-ва " Обществ. польза", 1907. – 304 с. - репринтная копия. Издательство: Bibliard.Ru. 1907.

9. Межевание и землеустройство: Теоретическое и практическое руководство: С чертежами и образцами делопроизводства / Кавелин С.П. – М.: Изд. юрид. кн. магазина " Правоведение" И.К. Голубева, 1914. – 340 с. - репринтная копия. Издательство: Bibliard.Ru. 1914.

10. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп.2. – М.: ИНФРА-М, 2002, -575с. http: //hist.usu.ru/dais/vols/vol2.htm

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 3.

Задание.

1. Отследить разнообразие форм, цвет, материал всех конвертов;

2. Систематизировать конверты по размеру, по материалу, из которого изготовлены конверты;

3. Систематизировать конверты по расположению «окон» для указания адреса получателя;

4. Сделать вывод о практически необходимом количестве типоразмеров конвертов (размеров, форм), чтобы удовлетворить потребности в пересылке разного рода почтовых отправлений (от письма до бандероли);

5. Сделать заключение об экономическом смысле проведения работ по унификации и стандартизации в конкретном случае и в делопроизводстве вообще;

6. Сделать заключение о внесении выбранных и унифицированных видов конвертов в табель и альбом унифицированных форм.

Список литературы:

1 ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения.

2 Документационное обеспечение управления. Словарь справочник. В.В. Кардашевский, А.Н. Кокорев, М.С. Лаврентьева, Н.И. Акименко. Издательство: МосУМВД России, Щит-М, 2008.

3 Делопроизводство. Учебник. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Издательство: Международный центр финансово-экономического развития, 2006, - 560с.

4 Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. Учебное пособие. Издательство: КноРус. 2008.

5 Новикова М.М. Документационное обеспечение управления: Учебный курс. Серия Стандарты делопроизводства. Издательство Ось-89.2006, -144с.

6 Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. Гриф МО РФ. 2-е издание. Издательство: Питер. 2006, -432с.

7 Метрология, стандартизация и сертификация. Бисерова В.А., Демидова Н.В., Якорева А.С. Курс лекций. Издательство: itteachvideo. 2007, -160с.

8 Стандарты кадрового делопроизводства. Ю. В. Фирсова, Л. В. Труханович. Издательство: Финпресс. 2004, -160с.

9 Делопроизводство: Образцы, документы: Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов": Более 120 документов (под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А.) Изд. 2-е, перераб., доп. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н.

10 Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти: Типовая инструкция по делопроизводству (утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г.) Изд. 3-е. серия Стандарты делопроизводства издательство Ось-89. 2008, -96с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 4.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ в сфере делопроизводства;
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств), регламентирующих вопросы документационного обеспечения;
Технические регламенты и национальные Стандарты в области ДОУ;
Общероссийские классификаторы, технико-экономической и социальной информации;
Унифицированные системы документации;
Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений организаций, предприятий;

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные обобщения и выводы в тетрадях.

Список литературы:

1. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций. Л.Н. Коршунова, Н.А. Проданова. Издательство: Феникс, 2007, -192 с.

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008.

3. Документоведение. Учебник. Н. Н. Куняев, Д. Н. Уралов, А. Г. Фабричнов. Издательство: Логос, 2008

4. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп.2. – М.: ИНФРА-М, 2002, -575с.

5. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

6. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. – М.: Издательство стандартов, 1987.

7. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

9. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Изд-во Главархива СССР, 1991.- 76 с.

12. Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1 и 2). – М.: Спарк, 1995.

http: //www.ippnou.ru/zakoncategory.php

http: //www.termika.ru/dou/resh/regulir.html

http: //www.opb.ru/deloproizvodstvo/1_1.html

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5.

Задание.

1. Знакомство с потребительскими форматами;

2. Изготовить различные форматы из формата А4, используя таблицу 1;

3. Определить форматы бланков: студенческого билета, зачетной книжки, паспорта, учебной карточки студента, справки, товарного чека, учебника, журнала, газеты.

4. Изготовить бланк титульного листа курсовой работы.

5. Определить виды бланков (приложение 2).

Потребительские форматы рядов А, В, С должны соответствовать величинам, указанным в табл. 1. Таблица 1

Ряд А	Ряд В	Ряд С
Обозначение	Размер	Обозначение	Размер	Обозначение	Размер
А0	841х1189	В0	1000х1414	С0	917х1297
А1	594х841	В1	707х1000	С1	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С2	458х648
A3	297х420	В3	353х500	С3	324х458
А4	210х297
А5	148х210	В4	250х353	С4	229х324
А6	105х148	В5	176х250	С5	162х229
А7	74х105	В6	125х176	С6	114х162
А8	52х74	В7	88х125	С7	81х114
А9	37х52	В8	62х88	С8	57х81
А10	26х37	В9	44х62
А11	18х26	В10	31х44
А12	13х18	В11	22х31
А13	9х13	В12	15х22

Список литературы:

1. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. http: //fpf.referent.ru: 4005/1/58049? try

2. ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) учебник, СПО. Издательство: Феникс. 2009, -413с.

4. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. С учетом нового законодательства, 3-е изд., перераб. и доп. Издательство: Эксмо.2009, -336с.

5. Кугушева Т.В. Делопроизводство. Учебное пособие. Высшее образование. Издательство: Феникс. 2007, -256с.

6. Документоведение. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Учебник для студ.высш.учеб.заведений, ВУЗ. Издательство: Academia. 2008, -304с.

7. Делопроизводство: Образцы, документы: Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов": Более 120 документов (под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А.) Изд. 2-е, перераб., доп. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н.

8. Документационное обеспечение управления. Практикум по организации работы офиса. Издательство: Феникс. 2007, -144.

http: //www.marketer.ru/taxonomy/term/244

http: //www.tenderminsk.by/archives/archiv2005/

http: //www.bereg.net/info.phtml? dir=556

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 6.

Требования к оформлению документов. Построение формуляра-образца.

Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормамативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

Задание.

1. Сконструировать на бумаге формата А4 в масштабе 1: 1 формуляр-образец документа с угловым и продольным расположением реквизитов в соответствии с рис. А. 1, 2.

2. Использовать реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Список литературы:

1 ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Издательство стандартов, 1987.

2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

3 Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие для вузов / –М.: " АКАДЕМИЯ", 2004. – 272с.

4 Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. Издательство: Инфра-М, Сибирское соглашение. 2008.

5 Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

6 Делопроизводство: Образцы, документы: Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов": Более 120 документов (под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А.) Изд. 2-е, перераб., доп. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н.

7 Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. Учебно-практическое пособие. Издательство: КноРус. 2006

8 Соколова О. В. Работа офис-менеджера от А до Я. Издательство: Форум, Инфра-М. 2008, -28с.

9 Правильно оформляем документы на компьютере (+ CD-ROM). Н. Н. Пещерская, Н. В. Козлов. Учебный курс. Издательство: Наука и техника. 2008, -288с.

10 Основы управленческой деятельности. Социальная психология, менеджмент. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа 2004, -327с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 7.

Составление и оформление организационно-правовых документов.

Организационно-правовые документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Задание (приложение 3).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить

1. Формуляр-образец (макет) положения;

2. Формуляр-образец (макет) должностной инструкции;

3. Должностную инструкцию работника организации.

Реквизиты должностной инструкции: Наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, гриф утверждения документа, текст документа, подпись, виза согласования.

Список литературы:

1. Лопатникова Е.А.Делопроизводство: Образцы документов с комментариями. 6-е изд., испр.2009, -318 с.

2. Документационное обеспечение управления. Практикум по организации работы офиса. Издательство: Феникс. 2007, -144.

3. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 2-е изд., доп. Издательство: Эксмо. 2009, -352с.

4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М, 2008.

5. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

6. Петелин В. Г. Делопроизводство на предприятии. Краткий курс. Деловая игра " Создай свое предприятие". Издательство: Ось-89, 2006, -128с.

7. Предприятие. Положения об отделах и службах, должностные инструкции. Казакова Ф.К., Волкова К.А. Справочное пособие. Издательство: Экономика. 2003, 557с.

8. Никуленко Т. Г. Организационное поведение. Учебное пособие. Издательство: Феникс. 2006, 416с.

9. Управленческая психология. О. Д. Волкогонова, А. Т. Зуб. Профессиональное образование. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007, -352с.

10. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. учеб.пособие, 6-е изд., испр.и доп., ВУЗ. Издательство: Инфра-М. 2008, -367с.

11. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М. 2008.

12. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007.

13. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. Издательство: Журнал " Управление персоналом", 2005, -200с.

14. Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. Издание второе, дополненное и переработанное – М.: Мздательство ПРИОР, 2002.-384 с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 8.

Составление и оформление распорядительных документов.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительно-исполнительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации – регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

1. обеспечить реализацию поставленных задач.

2. получить максимальный эффект от своей деятельности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Задание (приложение 4).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить: указание, распоряжение, решение, приказ. Выберите любое задание и составьте документ.

1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе.- В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя П.Г., и с ГОСТ Р 6.30-97 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно- распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2000 по 01.09.2000. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И.Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1, 5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1998 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы.

7. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

8. Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:

Министерство образования Республики Беларусь ПРИКАЗ. 00.00.000Q. № 64 г. Минск. Об утверждении примерной номенклатуры дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работы с документами в средних специальных учебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 00.00.0000 № 64 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. министра А. В. Петрова.

Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь.

9. Оформите выписку из приказа министра образования Республики Беларусь от 00.00.0000 N° 64 по п. 2 распорядительной части.

10. Составить документ, используя следующие реквизиты: 03.12.1887; №31; г.Минск; УКАЗАНИЕ; ООО«Трикотаж»; Генеральный директор подпись расшифровка подписи; О составлении графика отпусков на 1998г.; В целях составления графика отпусков на 1998г. ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 1998г. Срок предоставления -10.12.1997. 2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников ООО «Трикотаж» на 1998г. и представить его на утверждение дирекции. Срок представления - 24.12.1997. 3. Контроль за исполнением указания возложить на начальника отдела кадров B.C. Петрова.; Визы; В дело 1-6 Подпись 24.12.1997.

11. Составить документ, используя следующие реквизиты: РАСПОРЯЖЕНИЕ; 27.12.1997 №80; г. Минск; Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности; Приборостроительный завод «Антрон»; В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности: 1. Назначить главного бухгалтера Ю.В. Чиновникову ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности. 2. Создать комиссию по списанию бланков строгой отчетности в составе: Председатель - зам. генерального директора - В.Д. Селезнев. Члены комиссии: Старший бухгалтер A.M. Черноусова. Инспектор по кадрам Л.И. Муромова.; Визы; В дело 1-5 Подпись 28.12.1997; Генеральный директор Подпись Расшифровка подписи.

12. Составьте документ, используя следующие реквизиты: УКАЗАНИЕ; О графике отпусков на 2001г.; 00.00.2000; №; СГУТиКД; Для

составления графика отпусков на 2001г. ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемых сроков очередных отпусков в 2001г. Срок представления списков - 00.00.2000. 2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2001г. И представить его на утверждение директору предприятия. Срок представления графика -

00.00.20000.; Визы; В дело №___ Подпись исполнителя 00.00.2000; Директор предприятия

подпись И.О.Фамилия.

13. Составьте документ, используя следующие реквизиты: РАСПОРЯЖЕНИЕ. О проведении служебного расследования. ЗАО «ФОРУМ»; 00.00.2002; № 5; Генеральный директор подпись Р.И. Татищев; rasp5.doc; Соловьева 23-61-26; В связи с фактом утраты 2 документов, имеющих гриф «Конфиденциально», в управлении делами ПРЕДЛАГАЮ: 1. Заместителю генерального директора B.C. Дмитриеву создать рабочую группу для проведения служебного расследования до 00.00.2002. 2. Рабочей группе установить причины и виновных в утрате документов. О результатах работы группы доложить на диспетчерском совещании 00.00.2002. 3. Начальнику управления делами И.П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов, имеющих грифы «ДСП», «Конфиденциально», и представить мне на рассмотрение до 00.00.2002. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора В.И. Иванова.; Претров 53-62-86; Генеральный директор подпись Р.И. Тратников.

14. Составьте документ, используя следующие реквизиты: РЕШЕНИЕ; Общего собрания акционеров; ОАО «АКЦЕПТ»; 27.01.2002; № 1; Председатель общего собрания подпись В.Л. Кравец; Секретарь подпись О.Р. Туманова; Общее ежегодное собрание акционеров ОАО «Акцепт» в связи с перерегистрацией акционерного общества РЕШИЛО: 1. Утвердить новую редакцию Устава ОАО «Акцепт» со следующими изменениями: в ст. «Управление обществом» исключить подп.4 из п. 8.5. 2. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО «Акцепт» в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.02.2002.

Список литературы:

1. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Бизнес-пресса. 2007.

2. Основы делопроизводства и язык служебного документа. Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова. Издательство: Феникс. 2007.

3. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Бизнес-пресса. 2007.

4. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: Образцы документов с комментариями. Практическое пособие по составлению и оформлению документов организации (учреждения, предприятия). 5-е изд., 2008, - 319с.

5. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

6. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

7. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. Издательство: Инфра-М, 2003, -87с.

8. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. практическое пособие, 9-е изд., доп. и перераб. Издательство: Феникс. 2009, -249с.

9. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: Формуляры-образцы документов; Организация работы с документами; Система делопроизводства на предприятии; Организация архивного дела; Компьютерное обеспечение делопроизводства Изд. 7-е, перераб., доп. Издательство: ИД Герда. 2002, - 288с.

10. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 10.

Составление и оформление информационно-справочных документов.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Документы этой системы выполняют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам.

12 3 4 Следующая ⇒