Понятие о классификации документов АФРФ

В архивоведческой литературе синонимами термина «организа­ция» являются термины «классификация» и «систематизация» до­кументов и дел.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на ос­нове схемы классификации документов.

Классификация документов АФ РФ включает три ступени:

I. классификация в пределах АФ РФ в целом – распределение документов между государственными архивами.

Признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных госу­дарственных архивов.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по сле­дующим признакам:

1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

3) принадлежности к определенным административно-терри­ториальным единицам (краям, областям, районам);

4) принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

5) принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

6) способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации стала осуществляться по следующие признакам:

1) по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной час­ти АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­нии муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­стоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­ных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­раслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­сти Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депози­тарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в ар­хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их пере­дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государствен­ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­ственные отраслевые фонды.

Хранение в собственности государства - это хранение доку­ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Депозитарное хранение документов - временное хранение доку­ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

II. классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - архивным фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из на­учных принципов классификации:

принцип происхождения (организация документов по истори­чески сложившимся комплексам (фондам);

логический (тематический) принцип классификации докумен­тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­пам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, со­ставляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

ü наличие правового акта о его образовании, регистрации, компе­тенции, порядке деятельности;

ü самостоятельный баланс;

ü расчетный счет в банке;

ü штатное расписание, печать, собственные бланки;

ü для физического лица - наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая исто­рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране­нию.