Обеспечение сохранности и гос. учёт документов архивного фонда РФ

Обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Требования к зданиям и помещениям архива:

· архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;

· не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений;

· архив должен быть предоставлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;

· помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход;

· в помещении архива не должно быть газовых и водонесущих труб;

· в помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, а рубильники - располагаться вне помещений хранилищ.

Световой режим:

· постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

· естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;

· для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

· документы хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п;

Температурно-влажностный режим:

· бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 ^oС и относительной влажности воздуха 50 - 55%;

· черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;

· документы на магнитных лентах и дисковых носителях должны хранится при температуре 15 - 20 °С и влажности воздуха 50-65%;

· в помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности;

· температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим:

· архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;

· обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;

· при проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

· Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;

· вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке;

· обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище.

· хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др;

· расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене;

· расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

· документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Гос. учёт документов архивного фонда РФ

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

1. подсчет количества документов в архиве;

2. регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

3. заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

4. составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

· централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

· унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

· динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

· полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

единица хранения;

отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Основные учётные документы

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы.

К внутренним документам относится:

• книга поступлений

• список фондов

• лист фонда

• архивная опись

• дело фонда.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

Из дела фонда можно получить следующие сведения:

• о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

• условиях хранения материалов;

• видах научно-технической обработки материалов.

Документы централизованного государственного учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов:

архивные материалы;

страховой фонд копий;

научно-справочный аппарат;

условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 89