Критерии постоянности информации Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение

Этот критерий получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

Наиболее характерно повторение информации для таких систем документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться дословно и в виде обобщения данных. Документы, на основе которых были созданы новые принято называть первичными источниками информации, а документы поглотившими их информацию – вторичными.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

– формальный (когда происходит простое воспроизведение до­кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­мами, как дублетность, цитирование и суммирование;

– аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариант­ность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­жению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информа­ции является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ü Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

 

Экспертиза ценности документов личного происхождения

При проведении экспертизы ценности доку­ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп­ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен­тов. Документы личного происхождения отражают не только фак­ты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори­ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально­го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного зна­чения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно­сти для отбора документов личного происхождения на государствен­ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения кри­терии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов личного происхождения;

К группе относятся:

– значение творческой и общественной деятельности фондооб­разователя;

– история фонда и его состав;

– взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут под­тверждать и дополнять их).

Критерии ценности документов личного происхождения.

К группе относятся:

– значение творческой и общественной деятельности автора до­кумента;

– время и место создания документа;

– значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

– внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

– взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Перечни документов

Перечни документов - это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Система перечней документов в зависимости от сроков хранения

 

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

3) с указанием сроков хранения;

4) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хра­нения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хра­нения однородной типовой документации, образующейся в дея­тельности всех учреждений, организаций и предприятий незави­симо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав доку­ментов, подлежащих передаче в госархивы.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однород­ных фондов обычно разрабатываются примерные перечни докумен­тов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке докумен­тов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ­ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори­ентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро­кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоян­ному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име­ющих тот или иной временный срок хранения.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи -представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схе­мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

– поряд­ковый номер;

– наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.;

– сроки хранения документов, дифференцированные по звень­ям перечня;

– примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Ниже приводится образец оформления описательной статьи.

 

№ статьи	Виды и разновидности документов (категории документов)	Сроки хранения (звенья)	Приме­чания
11.	12.	13.	14.	15.	16.	17.	18.	19.	20.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в пе­речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор­мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­клатуры дел и т.п.).

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Комплектование архива

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

– установление профиля архива;

– определение источников комплектования;

– определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

– организация комплектования.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. I.2. Основные интерпретации катарсиса.
3. II. Основные принципы и правила служебного поведения государственных служащих
4. II. ЦЕЛИ, ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ЗАДАЧИ ПРОФСОЮЗА
5. III. Критерии оценивания курсовой работы
6. IV. Основные способы и средства защиты населения в чрезвычайных ситуациях.
7. IV.3. СОХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ОТ ПОКОЛЕНИЯ К ПОКОЛЕНИЮ
8. Quest15Исследование материалов документов
9. V. ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ РИСКА ВОЗНИКНОВЕНИЯ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ ПРИРОДНОГО И ТЕХНОГЕННОГО ХАРАКТЕРА.
10. V1: 2. Основные этапы становления и развития финансовой системы России
11. XI. Основные виды и жанры аниме
12. XVI. Производит проверку нерабочего положения кабины управления.