Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


IV курс VIII семестр 2009/2010 уч. год



IV курс VIII семестр 2009/2010 уч. год

Содержание

1. Введение. Разделы архивоведения, основные понятия. 2

2. Развитие архивов древнерусском государстве. 3

3. Генеральный регламент или устав Петра I. 4

4. Архивная деятельность при Екатерине 2. 4

5. Архивы в начале 20 века. 5

6. Становление советской Архивной системы.. 6

7. Влияние тоталитарного режима на архивы.. 7

8. Архивное дело в послевоенные годы.. 9

9. Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах. 11

10. Система Рос архива. 14

11. Архивный фонд РФ.. 15

12. Федеральная архивная служба РФ.. 17

13. Ведомственный архив. 18

14. Понятие о классификации документов АФРФ.. 19

15. Порядок расположения групп документов в пределах фонда. 19

16. Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних дат документов Фонда 19

17. Экспертиза ценности документов. 19

18. Критерии постоянности информации Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение. 19

19. Экспертиза ценности документов личного происхождения. 19

20. Перечни документов. 19

21. Комплектование архива. 19

22. Комплектование гос. архива документами личного происхождения указание по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организация с указанием сроков хранения 19

23. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. 19

24. Обеспечение сохранности и гос. учёт документов архивного фонда РФ.. 19

25. Основные учётные документы.. 19

26. Описание архивных документов и система научно-справочного аппарата с документами 19

27. Недробимость архивных фондов. 19

 

 

1. Введение. Разделы архивоведения, основные понятия

Архивоведение - это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «на­уки об архивах».

Ее составными компонентами являются следую­щие специальные дисциплины:

· теория и методика архивоведения

· история и организация архивного дела

· археография (в последнее время все чаще включающаяся в архивоведение)

· архивное право

· архивоведческое терминоведение

· архивный менеджмент

· архивная статистика, автоматизированные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения - одна из основных науч­ных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следователь­но, архивоведение - это комплексная научная дисциплина, изу­чающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архиво­ведения - ее основная научная дисциплина, изучающая отдель­ные аспекты «науки об архивах».

Предметом изучения и разработки ТИМА являются следую­щие процессы и методы научной работы с доку­ментами:

1) принципы и методы отбора и организации документов, под­лежащих архивному хранению;

2) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов;

3)создание системы информации о содержании документов;

4)организация всестороннего использования документной информации;

5)организация работы архивных учреждений.

К объектам ее изучения относятся:

· текстовые документы на бумажной основе;

· научно-технические и кинофотодокументы;

· звукозаписи;

· микрофильмы и другие документы на различных носителях (материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.

Архивоведение как комплексная научная дисциплина не суще­ствует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодей­ствует с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспо­могательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физи­кой, химией, биологией и другими.

К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:

палеография - изучает начертания письменных знаков и другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, да­тировки и установления подлинности, помогает установить вре­мя и место создания документа, его авторство, помогает прочте­нию и пониманию древних документов;

дипломатика - изучает происхождение и структуру различ­ных официальных документов и разрабатывает методику получе­ния из них данных о процессах общественного развития, помогает определить подлинность, дату создания документов, их авторство и т.п.;

историческая хронология - изучает системы время­исчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их с современными, а также уточнения времени и места создания документов;

историческая метрология - изучает системы мер, использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современ­ными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а также уточняет время и место их создания;

сфрагистика - изучает временную государственную, территориальную, ведомственную, фамильную и личную принадлеж­ность печатей, помогает установить подлинность, авторство и время создания документа;

геральдика - изучает изображение на гербах, историю и социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагис­тике данные при изучении документов.

Также имеют важное значение и другие вспомогательные ис­торические дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, ну­мизматика, историческая география.

Основные понятия архивоведения

Документ - зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая орга­низацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имею­щий ценность для собственника.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокуп­ность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.

Архивный фонд - это совокупность архивных до­кументов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Фондирование документов - распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям.

Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Генеральный регламент или устав Петра I.

В 1720 г. был принят Генеральный регламент, установивший правила делопроизводства:

ü архивное дело было окончательно отделено от делопроизводства;

ü архив стал структурной частью учреждения и был определен как особое учреждение для приемки и хранения законченных де­лопроизводством дел;

ü архив принимал дела через три года после завершения их делопроизводством;

ü впервые введены термины " архив" и " архивариус".

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

 

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Архивы в начале 20 века

В годы Первой мировой войны (1914-1918) многие архивы понесли существенные поте­ри, так как не были своевременно эвакуированы; сократились и без того малые ассигнования на нужды архивного дела в стране.

После свержения монархии в марте 1917 г. были предприняты попытки чиновниками государственного аппарата уничтожить документы, компрометирующие действия властей. Наибольший ущерб был нанесен архивам полицейских охранных отделений, судов. Уничтожались важные документы, и в первую очередь - агентурные.

Таким образом, хотя в дореволюционной России и сложилась значительная сеть архивов, над ними не было единого руководя­щего органа, все они находились в подчинении различных ве­домств. Дореволюционная Россия была одним из немногих евро­пейских государств, в котором не произошла централизация ар­хивного дела, хотя подобные проекты предлагались правитель­ству учеными.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

 

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Система Рос архива

Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. было утверждено Положение о Федеральной архив­ной службе России, согласно которому:

ü Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов АФ РФ;

ü в систему Росархива входят федеральные госархивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, органы управления архивным делом на местах, подчиненные им учреждения;

ü в Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсужде­ния и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России;

ü при Росархиве действуют Научный совет по рассмотрению на­учных проблем архивного дела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, свя­занных с определением состава документов АФ РФ и их экс­пертизой ценности.

В 1998 г. были приняты:

ü Госстандарт ГОСТ Р-51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ";

ü Правила работы пользователей в читальных залах госархи­вов РФ;

ü Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства, ведомства РФ.

Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1999г. " О федеральных государственных архивах" был утвержден перечень современных федеральных госархивов:

ü Государственный архив Российской Федерации (Российский государственный архив древних актов);

ü Российский государственный исторический архив;

ü Российский государственный военно-исторический архив;

ü Российский государственный архив экономики;

ü Российский государственный архив социально-политической ис­тории;

ü Российский государственный архив новейшей истории;

ü Российский государственный военный архив;

ü Российский государственный архив Военно-Морского флота;

ü Российский государственный архив литературы и искусства;

ü Российский государственный архив научно-технической документации;

ü Российский государственный архив кинофотодокументов;

ü Российский государственный архив фонодокументов;

ü Российский государственный исторический архив Дальнего Востока;

ü Центр хранения страхового фонда.

На основании архивного законодательства в 2002-2003 годах были изданы:

ü Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

ü Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации;

ü Основные правила работы архивов организаций.

В соответствии с ними осуществляется работа современных государственных и ведомственных архивов.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

 

Архивный фонд РФ

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность доку­ментов, отражающих материальную и духовную жизнь ее наро­дов, имеющих историческое, научное, социальное, экономичес­кое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российс­кой Федерации.

В состав АФ РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности. В его состав входят также поступившие из-за границы на законных основаниях документы государственных учреждений России и хранящиеся в иностранных архивах

АФ РФ состоит из двух частей: государственная и негосударственная.

Государственная часть Архивного фонда РФ архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной, муниципальной собственностью или собственностью субъектов РФ.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архи­вные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории Рос­сии на всем протяжении ее истории, а также учреждений религи­озных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­приятий, действующих на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преоблада­ющая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовав­шихся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ции в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственная часть Архивного фонда РФ - архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных организаций, религиозных объединений, действующих на территории РФ, а также в частной собственности.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

государственных объединений и организаций с момента их ре­гистрации в соответствии с законодательством РФ об обществен­ных объединениях, в том числе профессиональных союзов, бла­готворительных и иных фондов, политических партий и движе­ний, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий про­мышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамиль­ные архивы, коллекции документов и др.).

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ü Лекции

 

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

 

Ведомственный архив

Ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомст­венные архивные документы. В зависимости от объема храня­щихся документов он создается как самостоятельное структур­ное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

ü комплектование документами, законченными делопроизводством;

ü учет и обеспечение сохранности документов;

ü создание к ним научно-справочного аппарата;

ü использование хранящихся в архиве документов;

ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;

ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­ка их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

ü центральный архив федерального органа власти или органа вла­сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального располо­жения;

ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчи­ненности или однотипных по профилю деятельности;

ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомст­венные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, элек­тронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения ар­хивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский науч­но-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ü Лекции

ü Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

 

Литература

ü Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

 

 

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ü Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

ü Павлюк

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ü Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

 

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ü Вовкотруб О.В. Архивоведение /О.В. Вовкотуб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005

 

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Перечни документов

Перечни документов - это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Система перечней документов в зависимости от сроков хранения

 

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

3) с указанием сроков хранения;

4) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хра­нения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хра­нения однородной типовой документации, образующейся в дея­тельности всех учреждений, организаций и предприятий незави­симо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав доку­ментов, подлежащих передаче в госархивы.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однород­ных фондов обычно разрабатываются примерные перечни докумен­тов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке докумен­тов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ­ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори­ентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро­кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоян­ному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име­ющих тот или иной временный срок хранения.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи -представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схе­мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

– поряд­ковый номер;

– наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.;

– сроки хранения документов, дифференцированные по звень­ям перечня;

– примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Ниже приводится образец оформления описательной статьи.

 

№ статьи Виды и разновидности документов (категории документов) Сроки хранения (звенья) Приме­чания
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
                   

Справочный аппарат помогает ориентироваться в пе­речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор­мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­клатуры дел и т.п.).

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Комплектование архива

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

– установление профиля архива;

– определение источников комплектования;

– определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

– организация комплектования.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

23. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

ü дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

ü в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;

ü в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

ü документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

ü в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземпляры документов, черновики;

ü документы в деле располагаются по их хронологии;

ü дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

ü приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

ü каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

ü документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полногоархивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований:

ü подшивка или переплет дела;

ü нумерация листов дела;

ü составление листа-заверителя дела;

ü составление внутренней описи документов;

ü внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

· правильность формирования и оформления дел;

· соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­чество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­дится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

 

Вид документации   Срок хранения, лет
Записи актов гражданского состояния.; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги  
Научная, технологическая, патентная документация  
Конструкторская документация
Проектная документация по капитальному строительству  
Телеметрическая документация
Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы  
Фотодокументы
Документы на машинных носителях

 

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж­дения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­ков передачи документов от источника комплектования в госар­хив.

Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб­разователя осуществляется в несколько этапов:

· на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

· в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

· на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение.

Литература

ü Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

 

Основные учётные документы

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета и различаются по составу в него­сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­лом субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы.

К внутренним документам относится:

• книга поступлений

• список фондов

• лист фонда

• архивная опись

• дело фонда.

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

Из дела фонда можно получить следующие све­дения:

• о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

• условиях хранения материалов;

• видах научно-технической обработки материалов.


Поделиться:



Популярное:

Последнее изменение этой страницы: 2016-03-25; Просмотров: 1040; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.17 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь