Классификация документов в пределах архивных фондов.

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимаются их группировка и расположение в фонде.

Она определяется исторически сложившейся структурой фондообразователя, характером его деятельности, составом и содержанием документации. Классификационной единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объединенных общим признаком, и заключенных в отдельную обложку. Основы организации фонда закладываются еще до его поступления в государственный архив. В процессе делопроизводства документы формируются в единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел. Затем документальный фонд учреждения поступает в ведомственный архив, где из него формируют архивный фонд для последующей передачи на государственное хранение. В государственных архивах с уже сложившейся документацией классификация архивных фондов проводится только при переработке описей и обработке личных фондов.

Классификация документов архивных фондов состоит из двух этапов: 1) создание единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени или другим признакам; 2) расположение их в фонде на основе схемы систематизации дел фонда. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда. При разработке схем систематизации применяются следующие признаки группировки дел: структурный в соответствии со структурой учреждения; хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);

функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный; номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географический; авторский. Ведущими классификационными признаками являются признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. Работа по систематизации документов фондов проводится в белорусских архивах главным образом карточным способом. Каждое дело описывается на карточке. При этом указываются все необходимые элементы описания и ставится временный номер как на карточке, так и на обложке дела. Составленные карточки группируются и располагаются по принятой классификационной схеме и нумеруются еще раз, а потом в такой же системе группируются, располагаются и нумеруются дела фонда. Карточный способ избавляет архивистов от многократной раскладки дел по группам, подгруппам, значительно экономит рабочее время и облегчает работу

37.Архивные коллекции: особенности формирования, хранения и изучения. Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектовому, авторскому, хронологическому и др.). В Национальном историческом архиве Беларуси имеется коллекция топографических карт, планов городов, деревень, сел, имений Минской губернии за 1798—1906 гг. Основой для ее создания послужил номинальный признак (вид документов — планы, карты). В НА РБ хранится сформированная по тематическому признаку коллекция агитационных документов предвыборной кампании по выборам в Верховный и местные советы БССР в 1990 г.

38.Экспертиза ценности документа. Формирование Национального архивного фонда Беларуси — процесс сложный и ответственный. В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все они имеют одинаковую ценность. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представляют научно-историческую ценность. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе ценности. Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.

Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение. Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в других целях. Например, при подготовке справочников, документальных сборников, создании страхового фонда на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергаются. также при передаче из одного архива в другой

Определение ценностных приоритетов документов осуществляется через систему принципов, критериев и методов. Методологическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев: происхождения документов; содержания документов; внешних особенностей документов. В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии: функционально-целевое назначение учреждения, время образования документов,

место образования документов, интенсивность документирования. Группа критериев содержания включает следующие основные критерии: значение имеющейся в документе информации, виды и разновидности документов,

повторение информации в других документах. К группе критериев внешних особенностей документов относятся следующие: подлинность документа,

уникальность материальной основы, физическое состояние документа, степень сохранности документов. Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз и навсегда установленными. Одни из них в зависимости от исторических условий теряют свое значение, на смену им приходят другие.

Экспертиза ценности документов проводится в учреждениях и государственных архивах. В учреждениях она начинается в текущем делопроизводстве и завершается в ведомственном архиве. После завершения использования документов в делопроизводстве проводится их упорядочение в структурных подразделениях. Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается выполнение этой

работы только на основании заголовков дел. В архивных учреждениях экспертно-проверочные комиссии созданы в центральных государственных архивах и отделах по архивам и делопроизводству облисполкомов. При Госкомархиве образована центральная экспертно-методическая комиссия, являющаяся центром научно-методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов. Действующий порядок экспертизы ценности документов обеспечивает полноту и качество состава Национального архивного фонда Беларуси.

39.Перечни документов в архивах. Для практического осуществления экспертизы ценности архивисты готовят научные разработки: перечни и номенклатуры дел, методические рекомендации, пособия и др. Ведущее место среди них занимают перечни документов — систематизированные списки документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Перечни обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют освобождению архивов от дел с малоценной информацией. Сложилась система перечней, т.е. совокупность взаимосвязанных между собой справочных пособий. По целевому назначению можно выделить две группы перечней. К первой относятся перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов и разновидностей документов.

Вторую группу составляют перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной передаче в государственные архивы. По характеру документации перечни делятся на перечни типовых документов и перечни документов конкретных учреждений или ведомств. Любой перечень состоит из описательных статей и вспомогательного справочного аппарата.

Описательная статья перечня включает следующие графы:

порядковый номер статьи в перечне, название категорий документов, сроки хранения документов; примечание.

Основной частью описательной статьи является графа " Название категорий документов". В ней в сжатых, обобщенных формулировках перечисляются виды документов, раскрывается содержание. В одной статье перечня не допустимо объединение одинаковых по форме, но разных по содержанию документов, если их научная или практическая значимость, следовательно, и сроки хранения различны. В статьях перечня не следует употреблять неконкретные формулировки, не раскрывающие состав и содержание документов. Документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения перечисляются в литерных обозначениях после основного текста статьи. Термин " документы" рекомендуется употреблять только, когда он предусматривает объединение документов по одному вопросу и одинаковой научно-исторической или практической ценности. Описательные статьи систематизируются по разделам и подразделам в соответствии с классификационной схемой перечня. Разделы делятся на подразделы, в которых отражаются основные вопросы по каждой отрасли. Систематизация статей внутри подразделов производится по вопросно-предметным группам, внутри групп — по степени важности документов. При систематизации следует не допускать дублирования статей в различных разделах перечня. В перечнях документов нередко рядом со сроком хранения проставляется отметка ЭПК, которая свидетельствует о возможной научно-исторической ценности документов. Срок хранения документов исчисляется с момента окончания их делопроизводством. В перечнях срок хранения документов зависит не только от научно-исторической ценности документов, но и места их создания. Как правило, в перечнях устанавливаются постоянный и временный сроки хранения документов (от 6 месяцев до 75 лет). Перечни типовых документов утверждаются Госкомархивом. Ведомственные перечни разрабатываются министерствами, ведомствами, республиканскими центральными учреждениями и утверждаются их руководством и Госкомархивом. В Беларуси, за небольшим исключением, практически не велась работа по созданию перечней, использовались всесоюзные разработки.

40.Каталоги и путеводители в архивах. Архивные каталоги. Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов. Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации. В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги. Систематический каталог — это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов. В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов одной системы учреждений, иногда разных категорий. Отбор документов идет не только на уровне фонда, но и их структурных подразделений. В крупных фондах иногда сразу принимаются решения не каталогизировать. Применяются три способа описания документов на карточках: подокументный, поединичный и групповой. Отобранные сведения описываются на стандартных каталожных карточках. При изложении вопроса на каталожных карточках следует соблюдать ряд требований: не допускается пересказ содержания документа, текст информации не должен сокращать или увеличивать объем информации, заключенной в документе, стилистическая сторона информации каталожной карточки обязана обеспечивать предельную ясность и ее полное смысловое понимание, а также включать характеристику действия при подаче информации. Готовые тематические карточки редактируются и индексируются. Именной каталог — разновидность предметного каталога, содержащего информацию о лицах, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Для него отбираются сведения биографического характера, материалы о производственной, творческой и общественной деятельности, автографы выдающихся деятелей и т.д. Карточки для именного каталога составляются аналогично карточкам систематического каталога. Путеводители. Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата. Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам, путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники. Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов. В Беларуси подготовлено девять подобных путеводителей, восемь из которых изданы Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором — речь идет о фондах одного архива. Схема построения путеводителя зависит от состава и содержания фондов архива. Большинство архивов при подготовке путеводителей берут за основу производственно-отраслевую схему. Ее суть сводится к тому, что характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. По этой схеме составлены все путеводители Беларуси. В последнее время у архивистов все большую роль начинают играть краткие справочники о фондах архивов, которые представляют собой систематизированный перечень названий фондов со справочными данными о них. В отличие от путеводителей они в меньшей мере раскрывают содержание документов, зато их подготовка не так сложна и трудоемка.

⇐ Предыдущая 1 2 345 Следующая ⇒