Комплектование государственных архивов в Республике Беларусь.

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 5

Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на постоянное хранение документы, имеющие научное и практическое значение. Это систематическое пополнение НАФ Беларуси называется комплектованием архивов. Процесс комплектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы. Источниками комплектования архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение. Определение источников комплектования осуществляется с помощью следующих критериев: значение учреждения в отраслевой системе; полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего учреждения. Критерий значения учреждения в отраслевой системе предполагает установление: правового положения учреждения; его функционально-целевого назначения; уровня учреждения в отраслевой системе. При определении источников комплектования на основании критерия значения учреждения необходимо учитывать также, что существует различие в степени и характере участия каждого вида учреждений в решении поставленных перед данной отраслью задач. К основным относятся учреждения, участвующие в решении стоящих перед отраслью главных задач. К ним причисляются, кроме органов управления, учреждения и предприятия, выполняющие основные, целевые функции отрасли. К вспомогательным относятся учреждения и предприятия, деятельность которых направлена на обеспечение нормального функционирования основных учреждений, реализацию их главных функций. Основные учреждения образуют и концентрируют документацию, отражающую процесс реализации и результаты выполнения возложенных на отрасль задач. Документы вспомогательных учреждений также нередко характеризуют существенные стороны деятельности отрасли. Документы обслуживающих учреждений и предприятий не имеют в большинстве случаев научно-исторического значения, их основная деятельность отражается в документации вышестоящих учреждений, поэтому они, как правило, исключаются из состава источников комплектования. Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения информации о его работе в фонде вышестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования.

Названная система критериев носит общий характер и позволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Фактор организации хранения документов НАФ республики в соответствии с существующей сетью государственных архивов может корректировать применение критерия полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения. Проводимая в стране экономическая реформа, переход к рыночным отношениям обусловили появление организаций и предприятий нового типа. Их выделяет из общего ряда цель деятельности — получение прибыли. Эти организации и предприятия обладают новыми чертами: отсутствием, как правило, ведомственной принадлежности стремлением к межотраслевой, многопрофильной деятельности, самостоятельностью в определении вида деятельности и структуры управления, формировании финансовых и материальных ресурсов. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования госархивов осуществляется с помощью следующих критериев: функционально-целевое назначение организации или предприятия; полнота отражения информации о деятельности организации или предприятия в фонде других учреждений. Деятельность организаций и предприятий нового типа многогранна. Организации и предприятия нового типа различаются масштабом деятельности. К источникам комплектования должны быть отнесены прежде всего те из них, которые выделяются среди других объемом и многообразием производства, услуг; объемом уставного фонда; составом учредителей и участников, межрегиональной деятельностью; численностью работников. При отборе на государственное хранение документов организаций и предприятий нового типа необходимо учитывать полноту отражения информации об их деятельности в фондах других учреждений. При этом предпочтение отдается тем организациям и предприятиям, деятельность которых полно отражена только в собственном фонде. В процессе отбора документации следует учитывать вид повторения информации, ее характер, полноту повторения. Утверждение политического плюрализма и демократии обусловили рост общественных организаций в стране. Построенные на основе самоуправления и организационной самодеятельности, они занимаются реализацией и защитой гражданских, политических, экономических, социальных и культурных прав и свобод, развитием активности и самодеятельности граждан, удовлетворением их профессиональных и любительских интересов; воспитанием, физкультурно-оздоровительной, культурной и спортивной работой, расширением международных связей и др.

Их документы представляют историческую ценность и должны стать источниками комплектования Национального архивного фонда республики. Исходным критерием отнесения общественных организаций к источникам комплектования госархивов является наличие деятельности как таковой. Вторым важным критерием является общественная значимость организации. Одним из важнейших критериев оценки деятельности общественной организации является масштаб ее деятельности, выражающий количественный аспект осуществляемых функций. Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков учреждений — источников комплектования в связи с созданием или ликвидацией отдельных учреждений, изменением функций или масштаба их деятельности, подчиненности учреждений, передачей их под контроль другому государственному архиву и т.д. Документы, подлежащие передаче в государственные архивы, хранятся в учреждениях в течение сроков, установленных Законом РБ " О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".

42.Задачи и структура системы научно-справочного аппарата. Документы, хранящиеся в государственных архивах, содержат информацию, отражающую многогранный общественный опыт. С каждым годом растет интерес к ней. Ключ к архивным богатствам — система научно-справочного аппарата (СНСА), представляющая комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС), создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего использования. По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом: 1. НАФ Беларуси — республиканский фондовый каталог Белкомархива; 2. Архив — описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.; 3. Фонд — опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.; 4. Отдельное дело и документ — каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др. Архивные справочники и АИПС по признаку уровня комплексов подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые. Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему СНСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным — обзоры, указатели, справочники и др. Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям: — применение ко всем категориям документов, в том числе создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. Это позволяет обеспечить преемственность СНА ведомственных и государственных архивов; — унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников; — взаимодополняемость справочников, позволяющая восполнить объективные недостатки одних справочников, обусловленные локальными целями их создания, наличием других. Необходимо отметить, что состав и количество справочников, применяемых в архивах, различны. Для центральных архивов они одни, для областных — другие, для ведомственных архивов — третьи. Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каждый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На обратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов. В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к документам архивов.

43.Виды научно-справочного аппарата. Историческая справка — самостоятельный вид научно-справочного аппарата к архивному фонду учреждения. Она составляется на каждое учреждение, документы которого передаются на государственное хранение. В исторической справке отражается история учреждения-фондообразователя и история его документального фонда. В ее первой части освещаются: 1. Исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение; 2. Причина создания учреждения; 3. Основание и дата образования учреждения; 4. Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его подчиненность; 5. Задачи и функции учреждения, его структуры, подведомственная сеть, если таковая имеется; 6. Изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности и ведомственной сети; 7. Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также название учреждения, унаследовавшего его функции. Одним из основных требований всех сообщаемых в исторической справке сведений о создании, реорганизации и ликвидации учреждения, его структурных подразделений является наличие ссыпок на законодательные и распорядительные акты. Историческая справка излагается повествовательно. Сведения по истории учреждения даются в хронологической последовательности. Во второй части исторической справки приводятся сведения об истории документального фонда учреждения и его составе, указываются объем фонда, крайние даты и состояние документов, сведения о передаче материалов фондов на государственное хранение правоприемнику или другому учреждению, о выделении из фонда дел, не подлежащих хранению. В справке раскрывается состав научно-справочного аппарата к описям, оговаривается состав документов, выделенных к уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата, количество дел, выделенных к уничтожению. Если учреждение прекратило свою деятельность, в истории фонда указывается, куда переданы документы постоянного хранения (в госархив, правоприемнику, вышестоящей организации), а также место хранения документов по личному составу.

Архивные описи.Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел архивного комплекса с самостоятельной порядковой нумерацией Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел. Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники. Архивные каталоги.Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов. Каталог — межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.Путеводители.Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата. Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам, путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники. Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов.

Обзоры документов.Обзор документов — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.

44.Описание архивных дел.Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, т.е. на базе вторичной информации о составе, содержании и адресах документов и фондов путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель и др.) готовится, описание документов. Подготовка всех видов справочников о содержании документов начинается с описания дел. Оно включает: составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его архивного шифра. Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и становится его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отражать его основное содержание и состав документов. В состав заголовка дела входят следующие элементы: название вида дела или документов; название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которым составлены документы; название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которому адресованы или от которого получены документы, вопрос или предмет, событие или факт, о котором идет речь в документе; название местности. Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок дела начинается с понятия " документы", а в скобках указываются основные их виды. В случае, когда автором документа является учреждение- фондообразователь, то один раз дается его полное название, а в дальнейшем указывается только общее видовое название. Если единица хранения представляет собой " переписку", в заголовке указывается название только корреспондентов. Изложение вопроса, отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида документа, его автора и корреспондента, которому он направлен. В фондах всех категорий при изложении вопроса следует: — приводить полные или официально принятые сокращения названия учреждения; — в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств раскрывается сущность вопроса. В случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в порядке их значимости и связи между собой. При составлении заголовков на дела со стенограммами и протоколами съездов и сессий органов власти желательно усиливать информационную полноту описательной статьи путем включения в нее вопросов повестки дня. При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. В заголовках при описании документов может указываться их подлинность или копийность. Завершается описание дел оформлением обложки дела. Эта работа проводится после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. На обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом в левом нижнем и правом верхнем углах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения пишется: " Хранить постоянно".

45.Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах. В условиях научно-технического прогресса и, в частности, быстрого развития электронной техники во всех сферах информационной деятельности наряду с традиционными методами справочно-информационного обслуживания широко используются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин. Эта тенденция характерна и для архивных учреждений. Пока архивы существенно отстают в деле разработки и внедрения АИПС в практику работы. Первыми разработками архивистов были всесоюзные автоматизированные информационно-поисковые системы по темам " Документы Великого Октября" и " Памятники архитектуры и градостроительства", в которых принимали участие и сотрудники белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению тематических карточек по установленному образцу. Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились персональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС. В НА РБ, например, создана АИПС " Германская неволя", в Госкомархиве формируется автоматизированный банк данных о лицах, необоснованно репрессированных в 20—50-е годы. Автоматизированный поиск информации ведется по фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принудительные работы, с учетом данных о времени и месте их рождения.АИПС о необоснованно репрессированных в Беларуси в 20—50-е годы носит общереспубликанский характер. База данных формируется на основе материалов государственных архивов и архивов учреждений КГБ и МВД. Говоря в целом о внедрении автоматизированных технологий для поиска документной информации в архивных учреждениях республики, следует отметить, что ее масштабы и реальная значимость для практической работы пока невелики. Это объясняется отсутствием разработанной концепции информатизации архивной отрасли, основных ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты убеждены в необходимости дальнейшего развития и внедрения автоматизированных технологий.

46.Цели научно-информационной деятельности государственных архивов Республики Беларусь.Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах печать, радио, телевидение и кино, исполняют запросы учреждений и заявления граждан, выдают им архивные справки и копии документов. В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан. Архивисты активно популяризуют документы. Известный вклад вносят архивы в развитие художественного творчества. Документальные источники являются базой для написания художественных произведений, сценариев для кино и телефильмов, спектаклей, помогают при реставрации памятников архитектуры, живописи и др. Преподавание истории в учебных заведениях немыслимо без использования архивных документов. Они способствуют более качественному усвоению знаний. Архивы стоят на страже интересов граждан, обеспечивая их справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орденами и медалями, подтверждая владение собственностью и т.д. Научно-информационная деятельность государственных архивов осуществляется в разнообразных формах, под которой понимается вид информационного обслуживания потребителей или способ предоставления им ретроспективной информации. Среди наиболее распространенных форм использования документов в белорусских архивах — инициативное информирование об архивных источниках, предоставление документов исследователям в читальных залах, организация выставок, исполнение запросов учреждений и заявлений граждан, выдача документов во временное пользование учреждениям и др.

47.Инициативное информирование и организация выставок документов архивами РБ. Инициативное информирование — это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учреждений сведениями о составе, содержании и месте хранения архивных источников. Исходным этапом в этой работе является определение тематики информации. При ее выборе следует руководствоваться задачами, решаемыми обществом на данном этапе развития, а также учреждениями, заинтересованными в ретроспективной информации. Определение тематики неразрывно связано с изучением потребностей государства и общества в такой информации. Для этого можно использовать такие каналы, как: знакомство с перспективными и текущими планами работы учреждений; согласование планов архивов по научно-информационной деятельности с учреждениями; изучение тематики запросов учреждений, поступающих в архив, а также плановых и служебных заданий их представителей, работающих в читальном зале. Для выявления потребностей учреждений в архивных документах можно использовать анкетный опрос. Важное место в работе по инициативному информированию занимает налаживание непосредственных связей с учреждениями-потребителями ретроспективной информации. От того, насколько установлены эти контакты, во многом зависит эффективность использования документов. В практике работы государственных архивов республики наибольшее распространение получило составление двух видов информационных документов — информационных писем и тематических перечней. Выставка документов — это художественно оформленная подборка копий иных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные или передвижные. По времени функционирования они делятся на постоянные и временные. Выставки организуются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Проведение совместных выставок позволяет подготовить более масштабную экспозицию. Тематика выставок бывает различной. Как правило, их приурочивают к юбилейным датам и знаменательным событиям. Так, Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства регулярно готовит выставки документов к юбилеям белорусских писателей и артистов. Для организации массового посещения выставки архив информирует общественность о ее открытии по радио, через печать, телевидение, путем расклейки афиш и рассылки пригласительных билетов. Архивом могут проводиться экскурсии по выставке.

48.Исполнение запросов учреждений и обращений граждан как вид деятельности архивов РБ. Государственные архивы уделяют много внимания исполнению поступающих запросов учреждений и заявлений граждан. Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др. В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов. Архивная справка — это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов Архивная справка составляется по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия документа " Архивная справка". Она должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к запросу (заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в документах. При этом информация дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки (" так в документах" ). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них. Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью. Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью. По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов. Архивная копия — это дословное воспроизведение различными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом. Архивная выписка — это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

49.Выдача архивных документов во временное пользование читателям и учреждениям. Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на государственное хранение. Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение. Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необходимости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока. Строгое соблюдение всех требований архива — обязательное условие получения учреждением документов во временное пользование. Характеристика вышеприведенных форм использования документов не исчерпывает всех форм научно-информационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивистов и растущие потребности общества в ретроспективной информации рождают новые формы.

50.Цели, задачи и состав работ по комплектованию государственных архивов. Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на постоянное хранение документы, имеющие научное и практическое значение. Это систематическое пополнение НАФ Беларуси называется комплектованием архивов. Процесс комплектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы. Источниками комплектования архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение. Определение источников комплектования осуществляется с помощью следующих критериев: значение учреждения в отраслевой системе; полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего учреждения.

Критерий значения учреждения в отраслевой системе предполагает установление: правового положения учреждения; его функционально-целевого назначения; уровня учреждения в отраслевой системе. Названная система критериев носит общий характер и позволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков учреждений — источников комплектования в связи с созданием или ликвидацией отдельных учреждений, изменением функций или масштаба их деятельности, подчиненности учреждений, передачей их под контроль другому государственному архиву и т.д. Документы, подлежащие передаче в государственные архивы, хранятся в учреждениях в течение сроков, установленных Законом РБ " О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".

51.Профили архивов РБ и источники их комплектования. В настоящее время в республике имеются шесть центральных, девять областных и 16 зональных архивов. Национальный исторический архив Республики Беларусь образован в 1938 г. В нем хранятся документы учреждений Беларуси (кроме бывшей Гродненской губернии) с XIV в. по 1917 г.

Национальный исторический архив Беларуси в Гродно, созданный в 1940 г., хранит документы учреждений бывшей Гродненской губернии за 1802—1917 гг.

Национальный архив Республики Беларусь (бывший Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР) образован в 1927 г. В нем находятся документы высших органов власти и управления, республиканских общественных, кооперативных и профсоюзных организаций, вузов и других заведений с 1917 г. по настоящее время, а также фонды республиканских организаций коммунистической партии и комсомола Беларуси. Белорусский государственный архив кинофотодокументов создан в 1941 г. В нем собраны фотографии, киновидеофильмы, звукозаписи по истории республики. В Белорусском государственном архиве-музее литературы и искусства, начавшем свою деятельность в 1960 г., отложились документы творческих государственных и общественных учреждений и организаций, личные фонды деятелей литературы и искусства. Белорусский государственный архив научно-технической документации организован в 1968 г. Хранит проектную, конст-рукторско-технологическую, научно-исследовательскую и патентную документацию, а также управленческие документы НИИ, проектных и конструкторских организаций.

В Брестском, Витебском, Гродненском, Гомельском, Минском и Могилевском областных и зональных архивах сосредоточены документы местных органов власти и управления, а также областных, районных, городских и сельских учреждений, организаций, предприятий, колхозов и совхозов с 1917 г. по настоящее время, фонды местных организаций КПБ и комсомола. В основу организации сети архивных учреждений положен принцип раздельного хранения документов, различных исторических периодов. Разграничительной чертой является март 1917 г. Материалы, созданные ранее этой даты, хранятся в исторических архивах Минска и Гродно. При организации государственных архивных учреждений используются и другие признаки. При создании Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства применен признак принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности (литература и искусство), Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов — способ и техника закрепления информации. При образовании областных и зональных архивов руководствовались комбинацией признаков: принадлежность к историческим эпохам (советский период); способ и техника закрепления информации (хранят документы только на бумажной основе); принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (область, район, город); принадлежность документов к учреждениям республиканского и местного значения (хранят документы учреждений местного значения). Созданная в республике сеть архивных учреждений в целом обеспечивает научно обоснованное распределение документов Национального архивного фонда.

52.Правила приёма документов на государственное хранение архивами РБ. Формирование Национального архивного фонда Беларуси — процесс сложный и ответственный. В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Каждый архив ведет два списка: список №1 учреждения, документы подлежат приему на государственное хранение, и список №2 учреждений, не передающих документы в архив. Первый список содержит сведения о названиях учреждений, датах их образования, подведомственной подчиненности и формах приема на государственное хранение документов от них. Под формой приема понимается состав документов, поступающих в государственный архив от учреждений, отнесенных к источникам комплектования. В связи с этим учреждения делятся на две группы: учреждения — источники комплектования сплошного приема и учреждения — источники комплектования выборочного приема. От каждого учреждения первой группы в госархив документы поступают в полном комплексе, т.е. вся документация, имеющая научно-историческое значение. В Национальном архиве Республики Беларусь, например, к источникам сплошного приема относятся министерства. Документы от учреждений второй группы принимаются выборочно. Выборочный прием документов опирается на положение о возможности распространения выводов о всей совокупности явлений (генеральной совокупности) на основании анализа части этой совокупности (выборочной совокупности).

Применение этой формы приема документов обусловлено действием ряда факторов. Среди них — массовый характер документов, отражающих определенные направления деятельности организаций или стороны жизни общества; принадлежность данных документов организациям, как правило, местного уровня управления; повторяемость документной информации в системе документирования управленческой деятельности. При применении выборочной формы приема документов учитываются системы организации управления экономикой и социально-культурной сферой и хране<

⇐ Предыдущая 1 2 3 45