Характеристика отдельных видов деловых документов

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 7Следующая ⇒

К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

Документы коллегиальных органов это — протоколы, стенограммы, справки.

Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

Содержание письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

Телеграммы посылаются в срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

Телефонограмма — срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

Справка — документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера.

Докладная, пояснительная и служебная записки информируют руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся ситуации.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя.

Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях — по инициативе подчиненного.

Одним из распространенных документов коллегиальных органов является протокол. В нем фиксируется место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления по заслушанным вопросам.

Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и т. п.).

Одной из важнейших подсистем управленческой доку! ' ментации является система организационно-распорядительных документов.

Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).

Постановление — нормативный акт, принимаемый местными советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Приказ — распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, организации, учреждения, фирмы на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов.

Распоряжение — утверждает задание руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а распоряжения — по частным.

Все организации и предприятия в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы именуют организационными.

Устав — юридический акт, на основании которого оформляется структура, функции и правовое состояние учреждения, организации или предприятия. Уставы после их утверждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах министерства финансов. После регистрации вновь созданная организация может разворачивать свою деятельность.

Положение — это правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности государственных органов, их структурных подразделений, предприятий (филиалов). Его, как правило, составляют при создании новых предприятий, организаций, фирм и их структурных подразделений.

Инструкция — это документ, содержащий правила, регулирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Например, «Инструкция о порядке замещения...», «Инструкция о внедрении...». Инструкцию подписывает руководитель организации. Она предназначена для постоянного пользования, поэтому текст излагается лаконично, точно и понятно.

Документ как артефакт

По признаку социально-культурной значимости выделяют группу документов, получивших название артефакт (лат. arte — искусственно, factus — сделанный) — документ, обладающий особой социально-культурной ценностью, не свойственной документу в целом. Артефактные документы — это документные памятники, в т. ч. письменности, составляющие часть культурного достояния страны, народа, человечества, обычно охраняемые специальными законами.

Памятники выступают объектом науки памятниковеде-ния, которая делит их на движимые и недвижимые. К числу движимых относят документные памятники: рукописи и старопечатные книги (манускрипты, палимпсесты, инкунабулы), раритеты, редкие письменные и графические издания, кинофотофонодокументы и т. п.

Основой отнесения документа к артефакту (памятнику) может служить особая ценность и уникальность содержания, предисловия, сопроводительных статей, комментариев и т. п. Документы этого вида отличаются по внутренней структуре (составу, подбору и организации сообщения в нем). Артефакт-ные документы оснащены особенно сложным аппаратом. Помимо основного текста, они могут включать научно-исследовательские статьи, поясняющие текст, обширный текстологический материал, историографические комментарии и разнообразные указатели (тематические, предметные, именные). Как правило, артефактные документы имеют особую материальную основу, конструкцию, особые условия бытования во внешней среде. Они выходят в улучшенном оформлении, с многочисленными иллюстрациями, часто в нестандартных формах, в переплетах. Для издания памятников нередко используют факсимильное воспроизведение.

Артефактные документы составляют основу духовных и материальных ценностей человечества и по уровню качественных критериев относятся к документным памятникам мирового, национального и местного значения.

Важнейшая задача библиотек и других учреждений культуры страны состоит в создании специализированных фондов рукописных и старопечатных книг, редких и особо ценных документов нового времени, в обеспечении их сохранности и рациональной доступности для научных, просветительских и воспитательных целей.

Документный памятник — это ценностная категория, охватывающая результаты человеческой деятельности, в высокой степени отразившие культуру и исторические особенности той или иной эпохи и вследствие этого ставшие объектами ценностного отношения В фондах библиотек, архивов, музеев, информационных центров наряду с ценными есть неценные документы — с ограниченным сроком хранения.

Книжный памятник — издание, сочетающее в себе количественные и качественные признаки редкой и ценной книги. Это разновидность документного памятника. Книга рассматривается в ряду других памятников истории и культу-

ры — научных, литературно-художественных, изобразительных, архитектурных, музыкальных и т. д., — но как особый памятник. Его специфика определяется сущностью книги как единства опубликованного произведения и способа его материального существования (издания).

Книжный памятник может быть литературно-художественным, научным и др. Кроме того, он несет информацию о том, где, когда, кем он напечатан, прокомментирован, полиграфически выполнен в соответствии с поставленной задачей и объективными возможностями — т. е. информацию о книжной культуре времени, об отраженной в каждом конкретном издании современной ему истории и культуры общества.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 Следующая ⇒