Формуляр документа и его составные части.

2. Создание и развитие традиционной формы документа.

Формуляр современного управленческого документа.

Текст документа.

Унификация текста документа.

Формуляр документа и его составные части

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.).

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью . Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью .

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр . При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец . Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца” установлены:

– форматы бумаги - от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

– служебные поля - поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

– конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2, 6 на 4, 25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14;

– состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеют определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного этапа исторического развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Формуляры различных видов документов складывались на протяжении веков.

Создание и развитие традиционной формы документа

Формуляр текстового документа ХVI-ХVII веков

Общие вопросы документирования

В государственном правовом акте – Судебнике 1550 года – отдельные статьи затрагивают и общие вопросы документирования и вопросы порядка составления конкретных документов.

К правилам составления документов возвращается и Судебник 1589 года. Статья 191 определяет, например, порядок составления завещания.

Вид документа

Наименование вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалось в тексте. Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа (рис. 14, прил. 1).

Рис. 14. Договорная грамота Новгорода с великим князем тверским Ярославом Ярославовичем (1265 г.)

Число видов документов периода до образования государственности было невелико.

Основными распорядительными документами были указы царя и приговоры Боярской думы, названия которых даются в тексте или определяются по словам “указал”, “приговорил”.

Грамотой стали называться лишь отдельные виды документов. Это, прежде всего, жалованные и указные грамоты. Они выдавались великими и удельными князьями, митрополитами, архиепископами. В великокняжеских, царских жалованных и указных грамотах вид документа обозначался в тексте: в жалованных грамотах – “...как в сей жалованной грамоте писано”, “а дана грамота”; в указных грамотах – “а выход бы есте велели им тем крестьяном платити по нашему указу”; в указных монастырских грамотах, регламентирующих крестьянские повинности, в начале текста писали: “таковы указные грамоты даны по селам...”.

Термин “грамота” употреблялся для обозначения актов феодального землевладения и хозяйства – данные, деловые, духовные, закладные, купчие, меновнне и др. Они фиксировали передачу, раздел имущества, завещательные распоряжения, запись займа, обеспеченного залогом имущества, запись купли-продажи и обмена имущества.

Переписка оформлялась такими документами, как отписки, сказки, челобитные, памятки. Отписки обычно поступали в приказ от официального лица – воеводы, посла, епископа. Наименование этого вида документа давалось в конце текста (“а отписку, государь, и книги велел отдать...”).

Автор документа

В самом тексте документа обозначался и автор.

При отсутствии упоминания автора в тексте его можно установить путем анализа текста, выяснения вопроса и функции управления и соотнесения их с учреждением, путем изучения автографов отдельных дьяков, которые “приписывали” документ. Изучение автографов помогает определить принадлежность текстов автору или переписчику, отнести документы к отдельным учреждениям, в которых работали дьяки и подьячие, известные по их автографам.

Адресат документа

Определенное место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат. В судебниках, актах местного управления (губных и земских грамотах) давалось подробное адресование – указание “всех служилых чинов и сословий или лиц”. Конкретный адресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах (“Боярину нашему князю Ивану Федоровичу Мстиславскому да дьяку нашему Ондрию Щелканову”, “пожалован есмь игумена Никона”; “...в Суздальский уезд княж Ондреевских сел Шуйского приказчику Медведю Клементьеву”), в памятях (“в дрвню Кучи старосте Гришке Андронову и всем крестьянок...”), в некоторых сказках (“сказал постелничему Федору Михайловичу Ртищеву”), в частных письмах (“Гсдрю моему племяннику князю Василью Васильевичу...”).

С адресата обычно начинался текст и таких документов, как отписки и челобитные. Однако обозначение адресата имело особенность: они адресовались на имя царя (“Государю и великому князю”), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. Иногда в таких случаях делалась особая отметка о конкретном адресате; “Отдати в посольскую избу Ондрею Щелканову”. На документах – столбцах адресат повторялся на обратной стороне.

Дата документа

Одним из реквизитов документа является его дата. Дошедшие донас многие ранние документы ХII-ХV веков не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам.

Место даты в документах обычно постоянно: в законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах – в начале текста, и в конце текста – в актах (“Писана на Москве лета 7000 тридесят первого, апреля”, “А меновные писал... лета 7068 го”).

При определении времени составления документов до ХVIII века следует иметь в виду, что в России применялась эра “от сотворения мира” или византийская эра.

Удостоверение документа

Обычно подпись (“припись”) ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе (месте склейки листов), а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бумаги. Современники считали: “Даже если клей держался недостаточно крепко, никто не мог подделать грамоты и не мог приписать в ней что-нибудь еще”. Свое имя дьяк писал мелким шрифтом, крупными буквами “дьяк писал от себя титул великого князя”; “Князь великий Иван Васильевич всеа Русия...А подписал паря и великого князя диак Юрьев Сидоров”.

Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Печать свидетельствовала о подлинности документа.

В Русском государстве ХVI-ХVII веков употреблялись две государственные печати – большая и малая. Они отличались размером, дополнительными изображениями и надписью. Малая печать прикладывалась к жалованным грамотам на кормление.

Помета (резолюция)

Важное значение для характеристики документа имеют пометы (резолюции) – надписи о характере и способе разрешения вопроса, затронутого в документе: “А будет один двор, а не слобода – подписати” – жалованная данная грамота 1546-1559 годов; “гсдь пожаловал велел от Челобитного приказу отставит” (челобитная 1676 года об освобождении от службы в приказе). Если документы не требовали дальнейших действий с ними, то писались такого рода пометы: “вклеить в столп”, “взять отписка к отпуску”, т.е. подклеить к отпуску того документа, ответом на который являлась полученная отписка.

Помета могла быть пространной: в ней объяснялось, кто документ слушал и какое решение принято. Встречаются по две пометы на документе, например, помета в приказе и его чети. С середины ХVII века встречаются датированные пометы.

Помету писал дьяк (“дьячя помета”) на обороте сверху, в редких случаях – на лицевой стороне в левом нижнем углу.

Отметки на документе

Особую нагрузку в формуляре несут отметки на документах; они помогают определить дату их составления, способ передачи истепеньсекретности. Самой распространенной была отметка о времени получения документа. Учреждение, получившее документ, делало на нем отметку обычно на обратной стороне под адресатом.

Имеются отметки об исполнении документа, нередко самим автором. Например, на закладкой грамоте 1546-1547 годов написано: “по сей кобале яэ, Микита, деньги, занел и вотчину заложил...”.

На исходящих документах делали отметки о времени отправления по назначению. Кроме того, имелись отметки с указанием имени подьячего, переписавшего документ набело. Встречаются отметки о секретности: “написано о тайных делах”.

Форма документа

Документ ХVI-ХVII веков отличает и его форма. В этот период наиболее распространенными были две внешние формы – столбцы и книги. Примерное время появления столбцов – ХIV век. В духовной книге Ивана Калиты (1339 г.) столбцы называются “великий сверток”.

Способ изготовления столбца следующий: большой александрийский лист бумаги резался на 2 или 3 части. В первом случае получался лист длиною 45 см, шириной 17 см, во втором случае – 34 см на 15 см. Полученные таким образом листы бумаги склеивались.Место оклейки называлось сставом. По количеству сставов измерялась длина столбца. Некоторые столбцы были больших размеров. Так, столбец Соборного уложения 1649 года имел 959 склеек и составлял 309 м в длину. Хранились столбцы в свернутом виде.

Текст писался на одной стороне столбца. На обороте ставилась подпись дьяка или подьячего “с приписью”, на некоторых видах документов – автор, пометы, адресат, отметки, черновые вставки.

Неудобство использования столбцов в справочных целях, трудность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги.

Рукописные книги ХVII века представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа (“вчетверку”) и в восьмую часть листа (“восьмушка”).

Существовала и третья форма документа – развернутый лист александрийской бумаги. На нем писались обычно царские грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: “писана грамота в лист”.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 Следующая ⇒