Регламентация документирования

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 9Следующая ⇒

Порядок документирования определялся новыми принципами управления. Он был жестко регламентирован законами, манифестами о создании высших органов управления и “Общим учреждением министерств”.

Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные (“пространные”), “дополнительные”, “краткое изложение”, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, докладная записка должна была “содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов”.

Многие документы получают табличную форму изложения содержания, описательная часть в них сокращается. Это особенно касается документации статистической, бухгалтерской.

Имели свои особенности и эпистолярные документы XIX – начала XX века. Продолжают издаваться специальные руководства (“письмовники”) по составлению писем. В них определялась форма документа – место автора, адреса и даже качества бумаги – и содержание: начальная фраза обращения (“Милостивый государь”) и заключительная часть (“с совершенным почтением”).

Стремление облегчить процесс составления документов выразилось в создании документов с элементами трафаретных текстов – унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX – начале XX века.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): “препровождается с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении настоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения”.

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.

Вид документа

Все документы, кроме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый период возросло (рис. 17, 18).

Рис. 17. Прошение белгородского купца Василия Дубинина
о выдаче свидетельства об объявлении капитала (1809 г.)

С изданием положения 19 февраля 1861 года возникли документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Создание новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др.

Рис. 18. Письмо белгородского головы И. Муромцева

курскому губернатору о сборе пожертвований
на народный дом в г. Уфе (1909 г.)

Законами устанавливались виды документов, создаваемых на разных уровнях управления. Мнения, манифесты, указы повеления издавали высшие органы государственной власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы: 1) внутренние документы, 2) переписка, 3) “просительские” документы, 4) акты.

Большую группу документов составляли акты.

Автор документа

Изменилось оформление автора документа.

Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х годов XIX века появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось кто подписал документ (“подписал”, “скрепил”).

Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В “Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве” указывалось, что на бумаге без бланка пишутся “всеподданейшие” рапорты и прошения.

Дата документа

Дата составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях Государственного Совета она указывалась в заголовке, в манифестах и именных указах Сенату, кроме того, дата ставилась в конце текста: в манифестах перед подписью, в указах - после подписи.

В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, направления на исполнение (“С.Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.”), исполнения документа, подписания его к печати и опубликования.

Адресат документа

Обозначение адресата в XIX веке имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога “в”: “В Правительствующий сенат”, “В Палату гражданского суда”. В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: “Уездному суду”, “Губернскому правлению”.

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул – “его превосходительству”, “его высокоблагородию”, “его благородию” и т.п.

В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

Удостоверение документа

Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: “На подлинном собственною е.и.в. рукою подписано: “Николай”.

Законы повторяли установленные в ХVIII веке правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата.

В законе XIX века подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, “коими они были составлены”.

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: “Подлинный подписали...” или “На подлинном надписано”. Заверяли копии должностные лица: “Верно: вице-директор”.

Более детально определялся порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.

Для удостоверения документов в XIX веке употреблялись три государственные печати; большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утверждались.

Резолюция

Резолюции имели конкретные указания по решению вопроса:

“Разрешаю перевести в...класс гимназии без испытаний", или " К докладу со справкою”. Для документов, не требующих ответа, писалось: “К сведению”. Под решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: “исполнить”.

Отметки на документе

В XIX веке в правилах оформления документов большое место отводилось “особым отметкам”. Они подчеркивали степень важности документа: “нужное”, “весьма нужное”, “секретное”, “в собственные руки”, “конфиденциально”, “строго конфиденциально”. Эти отметки делались на правой стороне первой страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрации. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен или ставилась отметка: “к делу”.

Форма документа

Унификации формы документа способствовало установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. В 1833 году был установлен единый размер листа бумаги.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 Следующая ⇒