Правительство администрации Белгородской области

В.Ф. Боровику

Начальнику департамента

Финансов и бюджетной политики

 

Допускается центровать каждою строку реквизита адреса по отношению к самой длинной строке. Например:

 

Начальнику департамента финансов

И бюджетной политики

Правительства администрации

Белгородской области

 

В.Ф. Боровику

 

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:

 

Администрации городов и районов

Белгородской области

 

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово “копия” перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2-3 интервалами.

При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформ­ляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита “адресат” может входить поч­товый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последо­вательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:

Редакция газеты “Новый мир”

Малый Путинковский пер., 1/2,

Москва, К-6 ГСП 103806

 

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получа­теля, почтовый адрес. Например:

М.И. Комарову

Ул. Королева, д. 8, кв.12,

Белгород, 308034

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996 года № 1239 “Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи”.

Помимо документов, направляемых за пределы организа­ции, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, опера­тивного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, рас­поряжения, указания), а также с целью регулирования на­правления отдельных документопотоков (докладные и объяс­нительные записки, заявления). Адресование внутренних до­кументов оформляется либо с указанием конкретных должно­стных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

 

Начальникам производственных служб

 

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4-5 межстроч­ных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому поло­жению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита “адресат” печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1, 5-2 интервалами.

Реквизит 16 –гриф утверждения документа. Документы, кото­рые не могут быть введены в действие их авторами, приобрета­ют юридическую силу после утверждения руководителем орга­низации, коллегиальным (совещательным) органом или выше­стоящим органом власти (управления).

Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его вы­ходных данных на утверждаемом документе.

1. Утверждение изданием распорядительного документа прак­тикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяс­нения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждаемом доку­менте проставляется гриф утверждения со ссылкой на распоря­дительный документ. При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Архивного отдела

23.04.2000 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета университета

От 07.12. 2000 №4

 

2. Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утвержде­ния оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор подпись Л.Т. Шведов

14. 05. 2004

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите “гриф утверждения” центри­ровать элементы относительно самой длинной строки. Гриф утверждения располагают справа над текстом. Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 8.

Реквизит 17 – резолюция. Резолюция составляется руководите­лем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом “адресат”. В ре­золюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руко­водителя и дата составления резолюции. Например:

И.И. Иванову

Прошу подготовить смету

И проект договора к 30.07.2000

Личная подпись Сидоров

10. 07. 2004

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руково­дителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Реквизит 18 – заголовок к тексту. Заголовок к тексту составля­ется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень ин­формативности документа, его важность или срочность, помога­ет ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

– Приказ (о чем? ) о создании структурного подразделения;

– Приказ (о чем) об увольнении;

– Протокол (чего? ) заседания ученого совета;

– Письмо (о чем? ) о заключении договора;

– Должностная инструкция (кого? ) секретаря;

– Акт (чего? ) ревизии;

– Акт (о чем? ) о выделении к уничтожению документов.

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок распо­лагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 19 – отметка о контроле. Отметка о контроле про­ставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопро­изводственной службой (или секретарем) после того, как руко­водитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой круп­ную букву “К”, которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется от­метка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, напри­мер, штамп “контроль” и срок исполнения документа.

Реквизит 20 – текст документа. Текст документа печатают от­ступив 2-4 интервала от реквизита “заголовок к тексту” через 1, 5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вто­рая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

Реквизит 21 – отметка о наличии приложений. Отметка о нали­чии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита “подпись”. Слово “Приложение” печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печата­ется через один межстрочный интервал, если приложений не­сколько. Текст разделяется 1, 5 интервалами. Если в тексте доку­мента даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформля­ется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не на­званы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

 

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003
№ 02-6\172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова “Приложе­ние” (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа. Например:

Приложение

к приказу ректора университета 11.04.99 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. “Приложение № 1”, “Приложение № 2” и т. д.

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ №” печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наимено­вание документа, его дату, и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу ректора университета 11.04.2000 № 07/21

Реквизит 22 – подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, матери­ального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита “подпись” входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Председатель правления

“Кристаллбанка” личная подпись М.В. Николаев

Если документ оформлен на бланке, то реквизит “подпись” включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

 

Ректор университета личная подпись В.И.Теплов

 

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

 

Заместитель директора ОАО “Кристалл” личная подпись В.П. Кац

Заместитель директора ОАО “Агат” личная подпись Ю.Б. Смык

 

В таком случае документы оформляют не на бланках и под­писывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая ор­ганизация (учреждение) имеет официально оформленный под­линник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Генеральный директор личная подпись А.Д. Лакеенков

Главный бухгалтер личная подпись Л.Д. Жукова

 

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

 

Председатель комиссии	Личная подпись	В.И. Карсев
Члены комиссии	Личная подпись	Е.А. Семухина
	Личная подпись	О.Е. Алексеева
	Личная подпись	И.В. Козлова

 

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах ор­ганизации – автора документа. Приложения к документам так­же должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога “за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что до­кумент подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Доку­мент может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога “за” или сокраще­ния “зам”, “врио” недопустимо.

Допускается в реквизите “подпись” центрирование наимено­вания должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Начальник архивного

отдела администрации области подпись С.В. Хабаров

 

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое вос­произведение собственноручной подписи руководителя. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования фак­симильной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изда­нием распорядительного документа, либо инструкцией по дело­производству. При этом необходимо помнить, что использова­ние факсимильной подписи вместо настоящей не должно про­тиворечить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” установил порядок удостоверения доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридиче­ская сила таких документов удостоверяется электронной цифро­вой подписью.

Реквизит 23 – гриф согласования документа.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляет­ся или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово “СО­ГЛАСОВАНО”, должности руководителя и наименования орга­низации, с которой согласовывают документ, его личной подпи­си, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на доку­менте располагают ниже подписи слева.

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации
2. ВВЕДЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ ПОТОВАРНЫХ НАЛОГОВ
3. Влияние приграничного положения Белгородской области на сферу труда
4. Вопрос 11 Увольнение по инициативе администрации.
5. Вопрос 15.Правительство РФ: состав, полномочия, административно-правовые формы деятельности
6. Годов правительство начало издавать указы, во многом сводившие на нет основные положения
7. Е) Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.
8. Законодательная власть осуществляется парламентом, исполнительная – правительством, а судебная – Верховным судом, который независим, подчинен только закону и наделен правом конституционного надзора.
9. Исполнительная деятельность публичной администрации
10. Кормопроизводство. Практикум и рабочая тетрадь – Белгород: Изд-во Белгородской ГСХА им. В.Я. Горина, 2013. – 137 с.
11. Миграционная ситуация в Белгородской области
12. Обострившимися отношениями между правительством и предпринимателями в конце 1917 г.—